Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2025 (Overbetuwe)

Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2025Burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe; gelet op artikel(

1. en)103, lid 2 van de Gemeentewet dat bepaalt dat het College nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de Gemeentesecretaris; gelet op artikel 160, lid 1 aanhef en onder c van de Gemeentewet dat het College de bevoegdheid geeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de Griffie; gelet op de door het College op 15 juli 2019 vastgestelde hoofdstructuur voor de ambtelijke organisatie; gelet op de door het College op 20 juli 2021 vastgestelde verfijning van de hoofdstructuur voor de ambtelijke organisatie; gelet op de door het College op 15 juli 2024 vastgestelde formalisering van de eenhoofdige directie; gelet op het voorgenomen besluit van het college op 29 oktober 2024 tot verfijning van de hoofdstructuur voor de ambtelijke organisatie; en gelet op het advies van de Ondernemingsraad hierover van 25 november 2024; b e s l u i t e n : vast te stellen het Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2025 Hoofdstuk1:Begripsomschrijving en reikwijdte Artikel1.Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: College: het college van burgemeester en wethouders van gemeente Overbetuwe; Domein: een organisatie-eenheid binnen de ambtelijke organisatie, bestaande uit een aantal teams, dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van werkzaamheden en/of ontwikkelen van beleid voor hun werkterrein(en); Gemeentesecretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet, tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie; Ondernemingsraad: het orgaan als bedoeld in artikel 2 van de Wet op de Ondernemingsraden; Organisatie: het totale ambtelijke apparaat van de gemeente dat ten dienste staat van het gemeentebestuur en haar samenleving, met uitzondering van het ambtelijk apparaat van de griffie; Werkterrein: het werkterrein binnen het domein en het team waarin de medewerkers hun werkzaamheden verrichten. Artikel2.Reikwijdte 1.De bepalingen zoals deze zijn opgenomen in dit Organisatiebesluit zijn overeenkomstig van toepassing op andere regelingen betreffende de ambtelijke organisatie die door het college worden vastgesteld, tenzij de betreffende regeling anders bepaalt. 2.De griffie valt rechtstreeks onder de gemeenteraad en is daarmee geen onderdeel van de hoofdstructuur in de zin van dit besluit. In de praktijk maakt de griffie wel deel uit van de ambtelijke organisatie, in die zin dat de griffie aansluit bij allerlei organisatorische regelingen zoals de arbeidsvoorwaardelijke regelingen, de regels rondom de financiële organisatie en de regels voor de interne bedrijfsvoering. Artikel3.Werkwijze en bevoegdheidstoedeling 1.De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op een sturingsvisie. 2.De werkterreinen waarin de teams en medewerkers hun werkzaamheden verrichten staan beschreven in bijlage 2 bij dit Organisatiebesluit. 3.De algemene bevoegdheden waarbinnen de organisatie uitvoering kan geven aan deze werkzaamheden zijn vastgelegd in een mandaatbesluit. 4.De financiële organisatie van de gemeente is vastgelegd in: de financiële verordening gemeente Overbetuwe 2025; Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Overbetuwe 2023; Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Overbetuwe 2023 en toekomstige hiervoor in de plaats tredende regelgeving. 5.Ter uitwerking van de uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie, is een budgetregeling vastgesteld, waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de (hoofd)budgethouders en -adviseurs zijn vastgelegd. Hoofdstuk2:Organisatiestructuur Artikel4.Ambtelijke organisatie 1.Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast. Deze is weergegeven in bijlage 1 van dit Organisatiebesluit. 2.De ambtelijke organisatie handelt in haar werkzaamheden voor het bestuur en de samenleving als één concern, ongeacht haar structuur. Hoofdstuk3:De hoofdstructuur Artikel5.De gemeentesecretaris 1.De gemeentesecretaris: is verantwoordelijk voor de ondersteuning, het informeren en de advisering van het college; is eindverantwoordelijk voor de organisatie, voor het realiseren van de organisatiedoelen, en voor de continue (strategische) doorontwikkeling van de organisatie; waarborgt de continuïteit en kwaliteit van de gemeentelijke prestaties gedurende de ontwikkelperiode; is verantwoordelijk voor de integraliteit en integrale belangenafweging binnen de organisatie in relatie tot het realiseren van de organisatiedoelen; is integraal verantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie en is hiërarchisch leidinggevende van de domeinmanagers en medewerkers van de staf; is ambtelijk opdrachtgever bij majeure projecten/programma’s; participeert in (boven)regionale samenwerkingsverbanden en initiatieven; signaleert en verbindt vanuit lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen; is bestuurder in de zin van de WOR; zorgt samen met de griffier en in afstemming met de burgemeester (zogenaamde ‘driehoek’) voor een effectief bestuurlijk besluitvormingsproces; is verantwoordelijk voor (de inrichting van) een goed verloop van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. 2.Vervanging van de gemeentesecretaris is geregeld in het ‘Besluit vervanging gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2024’ en toekomstige hiervoor in de plaats tredende besluiten. Artikel6.De staf 1.De staf is rechtstreeks gepositioneerd onder de gemeentesecretaris. 2.De staf staat de gemeentesecretaris bij in zijn taken. Artikel7.Het managementteam 1.Het managementteam (MT) bestaat uit: de gemeentesecretaris; de domeinmanagers; en wordt ondersteund door een secretaris. 2.Het MT zorgt voor: het realiseren van organisatiedoelen en strategische ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie als geheel; het collectief invulling geven aan een goed ambtelijk–bestuurlijk samenspel; waarborgen van de samenhang en onderlinge samenwerking tussen teams en domeinen op uitvoering van de reguliere taken en organisatieontwikkeling; het oplossen van domeinoverstijgende knelpunten; beleggen van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap van majeure projecten en programma’s. Artikel8.Domeinen 1.Er zijn 3 domeinen te onderscheiden: Domein Fysiek Domein Sociaal Domein Dienstverlening 2.Ieder domein wordt aangestuurd door een domeinmanager. Artikel9.Teams 1.Er zijn 16 teams: Tot Domein Fysiek behoren team Strategie Domein Fysiek; team Beleid & Projecten Fysiek; team Omgeving; team Vastgoed; team Ruimte en team Openbare Werken. Tot Domein Sociaal behoren team Strategie Domein Sociaal; team Beleid Sociaal; team WMO & Bedrijfsvoering; team Jeugd, Interventieteam & Toegang en team Bestaanszekerheid & Inburgering. Tot Domein Dienstverlening behoren team Strategie Domein Dienstverlening; team Communicatie, Personele & Juridische Zaken; team Financiën; team Informatie & Ondersteuning en team Externe Dienstverlening. 2.Ieder team wordt aangestuurd door een teammanager, met uitzondering van team Strategie Domein Fysiek, team Strategie Domein Dienstverlening en team Strategie Domein Sociaal. Deze teams worden aangestuurd door een domeinmanager. Artikel10.De domeinmanager 1.De domeinmanager: is verantwoordelijk voor de integrale sturing en het realiseren van de ontwikkelopgave binnen het domein; is verantwoordelijk voor de integrale uitvoering, ontwikkeling en innovatie van de taken binnen het domein; is hiërarchisch leidinggevende van de teammanagers van het betreffende domein. In uitzondering hierop is de teammanager Ruimte de hiërarchisch leidinggevende van de teammanager Openbare Werken; is hiërarchisch leidinggevende van één team van het domein en vervult voor dat team de taken zoals genoemd in artikel 11 a t/m c; adviseert de gemeentesecretaris en andere domeinmanagers over domein- en domein-overstijgende vraagstukken; is verantwoordelijk voor teamoverstijgende projecten / programma’s (opdrachtgever- / opdrachtnemerschap). Is als lid van het MT mede verantwoordelijk voor de gehele organisatie. Artikel11.De teammanager De teammanager: is verantwoordelijk voor de integrale uitvoering, ontwikkeling en innovatie van de taken binnen het team; is hiërarchisch leidinggevende van de medewerkers binnen het team; is verantwoordelijk voor de ontwikkeling naar taakvolwassen medewerkers op inhoud en gedrag, en weet daarbij een goede balans aan te brengen tussen sturing en zelfsturing van medewerkers; adviseert de domeinmanager en andere teammanagers over team en team-overstijgende vraagstukken. Artikel12.Concerncontroller en Chief Information Security Officer (CISO) 1.De concerncontroller en de CISO hebben vanwege de aard van hun functie een bijzondere positie in de organisatie. 2.Zij adviseren, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks aan team- en domeinmanagers, zo nodig na overleg met de gemeentesecretaris, en aan de gemeentesecretaris zelf. 3.Zij adviseren en rapporteren, in overleg met de gemeentesecretaris, aan de portefeuillehouder en het college. 4.Als de ernst van de kwestie of het gewicht van hun advies daarover dat rechtvaardigt, kunnen zij zich – in geval de route naar de gemeentesecretaris tot onvoldoende resultaat leidt – direct wenden tot het college en/of de portefeuillehouder en in geval van uiterste escalatie tot de gemeenteraad. Artikel13.Plaatsvervanging en waarneming 1.Bij afwezigheid van een domeinmanager vervult een andere domeinmanager de vervanging. Indien deze ook afwezig zijn, vervult de gemeentesecretaris de vervanging. 2.Bij afwezigheid van een teammanager vervult een andere teammanager binnen het domein de vervanging. Indien deze ook afwezig zijn, vervult de domeinmanager de vervanging. Artikel14.Wijzigingen 1.Tot het wijzigen van de hoofdstructuur van de organisatie wordt besloten door het college op voordracht van de gemeentesecretaris en na advies van de Ondernemingsraad. 2.Tot het wijzigen van de werkterreinbeschrijving in bijlage 2 van dit Organisatiebesluit wordt besloten door de gemeentesecretaris, na advies van het MT en het informeren van de Ondernemingsraad. Artikel15.Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist het college. Artikel16.Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit besluit wordt aangehaald als "Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2025". 2.Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking. 3.Het “Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2024”, zoals vastgesteld op 15 juli 2024, wordt ingetrokken. Aldus besloten in de vergadering van 3 december 2024.Burgemeester en wethouders,de gemeentesecretaris, D.C. van Eeten de burgemeester,R.P. Hoytink-Roubos Bijlagen bij dit Organisatiebesluit Organogram Werkterreinbeschrijving Bijlage1bij het Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2025 Organogram gemeente Overbetuwe per 1 januari 2025 Bijlage2bij het Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2025 Werkterreinbeschrijving SOCIAAL DOMEIN Het domein houdt zich bezig met de taken van de gemeente op de volgende werkterreinen: Jeugdzorg Maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Re-integratievoorzieningen Inkomensvoorzieningen Sociale werkvoorziening Leerplicht Onderwijs Leerlingenvervoer Gezondheid Schuldhulpverlening Armoedepreventie Huisvesting nieuwkomers Inburgering Welzijn Sport Kunst, cultuur en erfgoed Recreatie en toerisme Maatschappelijke participatie Dorps- en wijkcoördinatie Kinderopvang en peuterspeelzalen De werkzaamheden van Team Beleid Sociaal richten zich op het realiseren van de beleidsopdrachten in het sociaal domein: Beleidsontwikkeling (gehele cyclus) en beleidsanalyse Beleidsontwikkeling en –implementatie, in afstemming met de uitvoering en regiogemeenten Opdrachtgeverschap richting ketenpartners Planning & control, inkoop, contractmanagement en relatiebeheer De werkzaamheden van Team WMO & Bedrijfsvoering richten zich op: Uitvoering van de Wmo2015 en leerlingenvervoer Administratieve verwerking en betaling van relevante wetten Secretariële en administratieve ondersteuning van de medewerkers in de uitvoering, waaronder behandelen eenvoudige aanvragen Handhaving van de sociale wetten Verbeteren, controleren en bewaken van rechtmatigheid en kwaliteit Behandelen van de bezwaar- en beroepszaken Integrale samenwerking, zowel intern als extern Input leveren ten behoeve van beleidsontwikkelingen De werkzaamheden van Team Jeugd, Interventieteam & Toegang richten zich op: Uitvoering van de jeugdwet (jeugd en gezinsconsulenten) Veiligheid van inwoners naar aanleiding van veiligheidsmeldingen en complexe casuïstiek (IVT) Hulpvragen van inwoners analyseren en adresseren en doorverwijzen (screeners) Integrale samenwerking, zowel intern als extern Input leveren ten behoeve van beleidsontwikkeling De werkzaamheden van Team Bestaanszekerheid & Inburgering richten zich op: Uitvoering van de Participatiewet op het gebied van inkomensregelingen, LKS en re-integratie (Werk & Inkomen) Uitvoering van de wet Inburgering Uitvoering van de wet Schuldhulpverlening, inclusief vroegsignalering en fase 2 Integrale samenwerking, zowel intern als extern Input leveren ten behoeve van beleidsontwikkelingen De werkzaamheden van Team Strategie Domein Sociaal richten zich op de lange termijn opgaven in het sociaal domein, zowel beleidsmatig als organisatorisch en de samenwerking in de regio: Formuleren en initiëren van de strategische opgaven Opstellen en uitvoeren van de ontwikkelagenda voor het domein Monitoring van prestaties en resultaten FYSIEK DOMEIN Het domein houdt zich bezig met de taken van de gemeente op de volgende werkterreinen: Ruimtelijke projecten Grondzaken Gemeentelijk vastgoed Duurzaamheid, Energietransitie, Circulaire Economie Regionale samenwerking Groen & Landschap, Verkeer & Vervoer, Bodem & Geluid, Integrale Veiligheid, Economie, Wonen, Stedenbouw, Archeologie & Monumenten Accountmanagement bedrijven Omgevingsplannen Vergunningen Zwemonderwijs Onderwijshuisvesting Toezicht en handhaving Ontwikkeling, beheer, onderhoud en toezicht van de openbare buitenruimte De werkzaamheden van Team Beleid & Projecten Fysiek richten zich op de gehele keten van het fysieke domein en is verantwoordelijk voor het opstellen en adviseren van beleid binnen het fysieke domein. Dit omvat taken als: Integraal advies en beleid op de werkterreinen Groen & Landschap, Verkeer & Vervoer, Duurzaamheid, Bodem & Geluid, Integrale Veiligheid, Openbare orde en Veiligheid, Economie, Wonen, Stedenbouw Accountmanagement bedrijven Projectmanagement van majeure projecten Projectcontrol Projectondersteuning Planeconomie Juridisch advies Grondzaken De werkzaamheden van Team Omgeving richten zich op activiteiten die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving van inwoners en bedrijven. Dit omvat taken als: Omgevingsvergunningen Omgevingsplannen Beoordeling van ruimtelijke initiatieven Toezicht en Handhaving Monumenten en Archeologie APV en Bijzondere wetten Evenementencoördinatie De werkzaamheden van Team Ruimte richten zich op het zorgen voor een beheerbare, aantrekkelijke en toekomstbestendige openbare ruimte die bijdraagt aan het behouden en realiseren van een prettige leefomgeving voor alle inwoners van onze gemeente. Dit omvat taken als: Ingenieursbureau (voorbereiden, ontwerpen en aanleggen van alle civieltechnische werken) Beheer en toezicht van de openbare ruimte (riool, groen, speelterreinen, afval, wegen, openbare verlichting en verkeer) Toezicht en handhaving (BOA’
2. s)De werkzaamheden van Team Openbare Werken richten zich op activiteiten die betrekking hebben op de gemeentewerf en milieustraten. Dit omvat taken als: Onderhoud openbaar groen Milieustraat en transport (ontvangst/afvoer afvalstromen) Boomverzorging Werkzaamheden omtrent verkeer en speelvoorzieningen Gladheidsbestrijding Ongediertebestrijding Facilitering evenementen Onderhoud/storingen rioolgemalen Beheer en administratie gemeentelijke begraafplaatsen en volkstuinen De werkzaamheden van Team Vastgoed richten zich op de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van gemeentelijk en maatschappelijk vastgoed. Dit omvat taken als: Ontwikkeling, beheer en exploitatie van gemeentelijke werklocaties Ontwikkeling, beheer en exploitatie van onderwijs-, recreatie-, sport- en welzijnsaccommodaties Grondzaken Energiebeheer Facilitaire zaken Beheer brede scholen Zwemonderwijs De werkzaamheden van Team Strategie Domein Fysiek richten zich op de samenwerking in de regio en het strategische beleid van de fysieke leefomgeving. Dit omvat taken als: Strategisch beleidsadvies (o.a. duurzaamheid, energietransitie, regionale ontwikkelingen, gebiedsontwikkelingen, woningbouw, e.d.) DIENSTVERLENING DOMEIN Het domein houdt zich bezig met de taken van de gemeente op de volgende werkterreinen: Bedrijfsvoering (financiën, P&O, juridisch, inkoop, communicatie, informatie, gegevens, administratie) Externe dienstverlening Belastingen Ondersteuning (secretariaat, Kabinet & Protocol, bodes) De werkzaamheden van Team Communicatie, Personele & Juridische Zaken richten zich op activiteiten die betrekking hebben op: Strategisch-tactische advisering op het vlak van communicatie, P&O en juridische zaken Ondersteuning van de bestuurder in relatie tot de medezeggenschap Communicatie en participatie (advisering, uitvoering, perswoordvoering) Dorpscontactpersonen (verbinding tussen ontwikkelingen in buurten of dorpen en de gemeente) Personeel & Organisatie (adviseren/opstellen/onderhouden/ondersteunen bij uitvoering van beleid, uitvoeren personeels- en salarisadministratie) Juridische Zaken (adviseren/opstellen/onderhouden/ondersteunen bij uitvoering van juridische en privacy aangelegenheden, uitvoeren secretariaat bezwaarschriftencommissie, klachtencoördinatie, coördinerende werkzaamheden i.h.k.v. AVG, Woo en datalekken) Inkoop (adviseren/opstellen/onderhouden/ondersteunen bij uitvoering van inkoopbeleid) De werkzaamheden van Team Financiën richten zich op activiteiten die betrekking hebben op financiën, treasury, belastingen en verzekeringen: Strategisch-tactische advisering op het vlak van financiën Adviseren/opstellen/onderhouden/ondersteunen bij uitvoering van financieel beleid conform de financiële verordening Borgen van het proces van de financiële planning & control Financiële administratie (registreren, doen van betalingen, innen van vorderingen, rapporteren) Treasury, conform het treasury statuut Belastingen (beleidsadvisering, gegevensbeheer, WOZ, heffen, innen, bezwaar en beroep, kwijtschelding, dwanginvordering) Verzekeringen (beheer portefeuille, adviseren over en afwikkelen meldingen en claims, contacten met verzekeraars) en aansprakelijkheidsstellingen van derden vormgeven en begeleiden De werkzaamheden van Team Informatie & Ondersteuning richten zich op activiteiten die betrekking hebben op gegevens- en informatieverwerking, secretariële en administratieve functies van het bestuurs- en directiesecretariaat, managementondersteuning en Kabinet & Protocol. Dit omvat taken als: Strategisch-tactische advisering op het vlak van informatievoorziening (opstellen van gemeentebreed informatiebeleid) Opdrachtgeverschap richting ICT Lingewaard Informatieadvies Data analyse Informatieveiligheid Uitvoering projecten op het vlak van informatievoorziening Analyseren en verbeteren van werkprocessen en het begeleiden van teams hierbij Functioneel beheer van organisatiebrede applicaties Ondersteuning bij het gebruik van organisatiebrede applicaties Beheren van geografische informatiesystemen, Basisregistratie adressen- en gebouwen en Basisregistratie Ondergrond Postverwerking en kwaliteitsbewaking archivering, vervanging en vernietiging Uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden voor college, gemeentesecretaris, managers en Ondernemingsraad Ondersteuning representatie bestuur Kabinetszaken De werkzaamheden van Team Externe Dienstverlening richten zich op activiteiten die betrekking hebben op Burgerzaken, Klant Contact Centrum (KCC), online dienstverlening, communicatie en bodewerkzaamheden. Dit omvat taken zoals/behorende bij: Burgerzaken: Beheren van de Basisregistratie Personen (BRP) Alle werkzaamheden voortvloeiend uit de uitvoering van: paspoortwet, paspoortbesluit, PUN, Wegenverkeerswet (Wvw), Rijkswet op het Nederlanderschap (RwN), Besluit Burgerlijk Bestand, Burgerlijk Wetboek (Boek 1, Boek 10), Wet op de Lijkbezorging, Kieswet en Kiesbesluit Innen van leges Gevonden voorwerpen Gehandicaptenparkeerkaart KCC: Receptiefunctie Eerstelijns afhandeling van klantvragen Online dienstverlening: Ontwikkelen en beheren van online dienstverleningsomgeving (o.a. website, webformulieren, e-herkenning) Print & design: Tekstverwerking en vormgeving van diverse communicatie-uitingen Beheren communicatiemiddelen, applicaties en sjablonen Bodes: Bodewerkzaamheden (postverspreiding, ontvangst bezoek, catering en kleine facilitaire werkzaamheden m.b.t. bijeenkomsten) De werkzaamheden van Team Strategie Domein Dienstverlening richten zich op: Strategische advisering op het vlak van bedrijfsvoering, dienstverlening en informatieveiligheid Chief Information Security Officer (CISO): treffen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de betrouwbaarheid (beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid) van de informatievoorziening te waarborgen Inrichten, ontwikkelen en beheren van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) STAF In de staf zijn de functies ondergebracht die de gemeentesecretaris ondersteunen. Dit omvat onderstaande werkzaamheden: Organisatieadvisering: Adviseren gemeentesecretaris en management over en ondersteunen bij de ontwikkeling van de organisatie Tijdig signaleren en interpreteren van in- en externe ontwikkelingen Bestuursadvisering: Adviseren en ondersteunen van het college en de gemeentesecretaris Adviseren van collega’s over het politiek-bestuurlijke proces Tijdig signaleren en interpreteren van in- en externe ontwikkelingen Concern control: Adviseren van college, gemeentesecretaris en management m.b.t. planning & control, rechtmatigheid, risicomanagement, bedrijfsvoering en afstemming met de accountant Adviseren over, implementeren en operationaliseren van beleids-, control en beheersinstrumenten en programma’s ter optimalisatie van organisatiesturing en bedrijfsvoering Evalueren van de naleving van kaders, richtlijnen en regelgeving en hierover adviseren Toezicht houden op de uitvoering van interne audits en opstellen van rapportages Analyseren van managementinformatie ten behoeve van de interne sturing en hierover rapporteren aan het management