Protocol Geheimhouding ‘Openbaar tenzij..’ in de gemeente RhedenDe raad, het college en de burgemeester van de gemeente Rheden, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders en van de burgemeester van 10 december 2024; gelet op de artikelen 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet, artikel 5.1 van de Wet open overheid, het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Rheden en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht; b e s l u i t e n : vast te stellen het volgende protocol: Protocol Geheimhouding ‘Openbaar tenzij..’ in de gemeente Rheden Hoofdstuk1Algemeen Artikel1Definities In dit protocol wordt verstaan onder: bestuursorgaan: de burgemeester van de gemeente Rheden, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden en de raad van de gemeente Rheden; de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Rheden; de raad: de raad van de gemeente Rheden; commissie: de in het Reglement van orde beschreven raadscommissies, bestuurscommissies of andere commissies als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet, waaronder de informatiebijeenkomsten, beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen, het Bestuurlijk Coördinatie Overleg (BCO), de Strategische agendacommissie (SAC) en de klankbordgroep; geheim: geheimhouding zoals bedoeld in artikel 87, 88 en 89 van de Gemeentewet; het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden; niet-openbaar: informatie in documenten die valt onder de uitzonderingen zoals genoemd in de Wet open overheid of andere wettelijke grondslagen; vertrouwelijke informatie: uitsluitend mondelinge informatie in de informatievoorziening tussen het college, burgemeester, commissie en de raad, niet zijnde vertrouwelijke informatie op grond van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel2Geheimhouding is de uitzondering In de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de raad en in de vergaderingen van de raad is openbaarheid het uitgangspunt en geheimhouding de uitzondering. Artikel3Geheim en vertrouwelijk Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad of een commissie overleggen en die niet openbaar mogen worden, de term ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gebruikt, tenzij er sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 15 van dit protocol. Hoofdstuk2Geheimhouding Artikel4Opleggen van de geheimhouding op schriftelijke informatie Geheimhouding kan worden opgelegd op schriftelijke informatie, die bij het betreffende bestuursorgaan berust. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de raad of een commissie overlegt wordt daarbij vermeld: een toelichting waarin exact wordt aangegeven welke (passages van) stukken geheim zijn; een gemotiveerde toelichting voor de noodzaak van geheimhouding, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5:1 eerste of tweede lid van de Wet open overheid; de termijn tot welke de geheimhouding dient te gelden (de zogenaamde horizonbepaling). De geheimhouding vervalt dan automatisch wanneer deze termijn is verstreken. Is een dergelijke termijn niet te noemen dan wordt opgenomen ‘voor onbepaalde tijd’. Artikel5Vermelding geheime status op documenten Op de geheime documenten wordt ‘geheim’ vermeld op de voorpagina en de volgende pagina’s. Bij digitale documenten wordt dit tevens vermeld in de bestandsnaam. Als de geheimhoudingsplicht rust op mondelinge informatie dan wordt die verplichting voorafgaand aan het delen van de mondelinge informatie uitdrukkelijk medegedeeld. Artikel6Publicatie geheime documenten Schriftelijke informatie waarop geheimhouding is gelegd wordt alleen gepubliceerd op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem, te weten het overzicht ‘Mededelingen griffie/college’ en is alleen toegankelijk voor raadsleden, raadsvolgers, de medewerkers van de griffie, het college en de gemeentesecretaris. Artikel7Delen van geheime informatie Geheime informatie wordt met alle raadsleden en raadsvolgers gedeeld. Geheime informatie die met een commissie wordt gedeeld waarin leden van de raad zitting hebben, moet ook met de gehele raad worden gedeeld. Het eerste lid is niet van toepassing als (een lid van) het college of de burgemeester tijdens een besloten commissievergadering of andere vergadering van de raad geheime informatie mondeling mededeelt met de aanwezigen. Als het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en deze geheime informatie eerst aan de raad heeft verstrekt, dan kan deze geheime informatie worden gedeeld met derden als dat voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer deze informatie verstrekt moet worden voor een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek van de rekenkamer, de accountantsdienst of een door de gemeenteraad op grond van artikel 155a Gemeentewet ingestelde onderzoekscommissie. Bij het verstrekken van deze informatie wordt vermeld dat het hier gaat om een geheim documenten en dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Zo nodig kan ervoor worden gekozen om de ontvanger van de geheime informatie een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Hoofdstuk3Vergaderen in beslotenheid raad en commissie Artikel8Vergaderen in beslotenheid Vergaderingen van de raad en commissie zijn in beginsel openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten. Op de openbare agenda wordt een agendapunt dat met gesloten deuren moet worden besproken in algemene termen benoemd. De stukken, waarop geheimhouding is gelegd en die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd, worden achter een slotje in het raadsinformatiesysteem (overzicht ‘Mededelingen griffie/college’) geplaatst, zodat deze alleen toegankelijk zijn voor raadsleden, raadsvolgers, het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de medewerkers van de griffie. Artikel9Het sluiten van de deuren Op verzoek van ten minste één vijfde deel van het aantal aanwezige leden dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten. Als de deuren sluiten, dan mogen in beginsel raadsleden, raadsvolgers, collegeleden, functioneel betrokken ambtenaren en griffie aanwezig zijn. Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer elders in het gemeentehuis is te volgen. Artikel10Vergaderen achter gesloten deuren Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. In beslotenheid kan diegene, die een verzoek voor beslotenheid heeft gedaan, dit toelichten. Alleen als de raad of de commissie vervolgens in volstrekte meerderheid met inachtneming van de gronden van artikel 5.1 van de Wet open overheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd. Als de deuren worden gesloten besluit de raad of commissie wie er verder bij de vergadering aanwezig mogen zijn. Voor dit besluit geldt een gewone ofwel volstrekte meerderheid. De griffie registreert de namen van alle aanwezigen. Wordt besloten tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze opheft. Artikel11Verslag besloten vergadering Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend. Hoofdstuk4Opheffing geheimhouding en besloten vergaderingen Artikel12Opheffen geheimhouding Het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, is bevoegd om deze op te heffen. In afwijking van het eerste lid kan een door de raad ingestelde commissie opgelegde geheimhouding ook worden opgeheven door de raad. Wanneer de informatie waarop geheimhouding is gelegd ook aan de raad is verstrekt, kan alleen de raad die geheimhouding weer opheffen. Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Een verzoek tot het opheffen van geheimhouding kan worden gedaan door het college, de burgemeester of een raadslid en dient middels een gemotiveerd voorstel te worden ingediend bij het Bestuurlijk Coördinatie Overleg (BCO). Als een verzoek om informatie op grond van artikel 4.1 van de Woo betrekking heeft op informatie waarop geheimhouding rust wordt dit verzoek opgevat als verzoek om opheffing van de geheimhouding. In afwachting van het besluit op dit verzoek door de raad wordt de beslistermijn op het verzoek om openbaarmaking opgeschort. Beraadslaging over een voorstel als bedoeld in het vierde lid, dan wel een verzoek als bedoeld in het vijfde lid, kan alleen achter gesloten deuren plaatsvinden. Artikel13Register geheime informatie en besloten vergaderingen De griffie houdt een register bij van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en van alle documenten die voor of tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en waarop geheimhouding is gelegd. Het register bevat in ieder geval: de datum waarop de geheime documenten zijn verstrekt; de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd; de reden voor de geheimhouding; de horizonbepaling of datum waarop de geheime status wordt beëindigd. Het register wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst. De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad wordt gedaan. Artikel14Publicatie openbaar geworden informatie Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen plaatst de griffie de desbetreffende informatie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het besluit tot opheffing van de geheimhouding. Hoofdstuk5Vertrouwelijkheid en embargo Artikel15Vertrouwelijkheid In afwijking van het bepaalde in artikel 3 kan de burgemeester of een wethouder de leden van het Bestuurlijk Coördinatie Overleg (BCO) mondeling vertrouwelijk informeren als het gaat om: persoonlijke aangelegenheden; interne aangelegenheden; integriteitskwesties; informatie met een hoge onzekerheidsmarge. Dat deze informatie vertrouwelijk is, wordt voorafgaand aan het delen ervan uitdrukkelijk medegedeeld. Artikel16Onder embargo verstrekken van informatie Wanneer geheimhouding niet strikt noodzakelijk is, maar het wel zeer wenselijk is dat de informatie nog niet openbaar wordt, kan informatie door het college of de burgemeester ‘onder embargo’ worden verstrekt aan de raadsleden en raadsvolgers. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer het college binnenkort een persbericht uitdoet over een onderwerp waarover de raad iets eerder wordt geïnformeerd gezien de maatschappelijke impact. ‘Onder embargo’ heeft geen juridische status en is uitsluitend bedoeld voor informatie waarop kort na het delen met de raad een persbericht volgt. De raad zal deze informatie onder zich houden totdat het persbericht is gepubliceerd. Op en in het stuk wordt duidelijk gemotiveerd dat de informatie ‘onder embargo’ wordt verstrekt en op welk moment het persbericht volgt. Artikel 17 Citeertitel Dit protocol kan worden aangehaald als ‘‘Protocol Geheimhouding ‘Openbaar tenzij..’ in de gemeente Rheden’. Artikel 18 Bekendmaking Dit protocol treedt in werking na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van het ‘Protocol Geheimhouding ‘Openbaar tenzij..,’ vastgesteld door de gemeenteraad op 28 juni
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.