Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024 (Zuid-Holland)

Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024Besluit van provinciale staten van Zuid-Holland van 18 september 2024, tot vaststelling van de verordening over de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen en het toezicht daarop (Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024) Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 28 mei 2024, met het besluitnummer PZH-2024 853756095; Gelet op Artikel 143 van de Provinciewet; gelet op de artikelen 27 eerste lid en artikel 29 tweede lid van de Archiefwet 1995; Overwegende dat het noodzakelijk is dat provinciale staten op grond van de Archiefwet 1995 een verordening vaststellen die de zorg van gedeputeerde staten voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen alsmede het toezicht op het beheer regelt; Overwegende dat het gewenst is de huidige Archiefverordening Provincie Zuid-Holland te actualiseren; Overwegende dat gezien het aantal te wijzigen artikelen de Archiefverordening Provincie Zuid Holland wordt ingetrokken en vervangen door een nieuwe verordening; Besluiten vast te stellen de volgende verordening: HoofdstukI Begripsbepalingen Artikel1Begripsbepalingen archiefbescheiden: archiefbescheiden van de provinciale organen als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, bestaande uit informatie en data; archiefbewaarplaats: archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1 onder f van de Archiefwet 1995; data: ruwe feitelijke gegevens die betekenisloos zijn zolang deze niet in context zijn geplaatst; duurzaam toegankelijk: gedurende de vastgestelde bewaartermijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig voor iedereen die daar recht op heeft; informatie: data waaraan context is toegevoegd, waardoor er inhoudelijke betekenis aan kan worden gegeven; informatie- en databeheer: uitvoering van de werkzaamheden noodzakelijk om archiefbescheiden bestaande uit informatie en data duurzaam toegankelijk te maken en te houden gedurende de hele levenscyclus daarvan; niet overgebrachte archiefbescheiden: archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; provinciale organen: provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning, genoemd in artikel 6 van de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koning voor de taken als genoemd in artikel 182 van de Provinciewet; HoofdstukII De zorg voor het informatie- en databeheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Artikel2Beheer Gedeputeerde staten zorgen dat het informatie- en databeheer van niet overgebrachte archiefbescheiden zodanig is ingericht dat deze archiefbescheiden duurzaam toegankelijk zijn. Artikel3Middelen Gedeputeerde staten zorgen voor voldoende middelen om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de duurzame toegankelijkheid van niet overgebrachte archiefbescheiden. Artikel4Personeel Gedeputeerde staten zorgen voor voldoende en deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het informatie- en databeheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. Artikel5Beheervoorschriften Gedeputeerde staten stellen nadere regels vast voor het informatie- en databeheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. Artikel6Samenhang Gedeputeerde staten zorgen voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid dat gebaseerd is op wetgeving en nadere regels en waarborgen daarmee de samenhang tussen alle taken met betrekking tot het informatie- en databeheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. HoofdstukIII Toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Artikel7Uitoefening toezicht De provinciearchivaris kan de uitoefening van het toezicht, als bedoeld in artikel 29 tweede lid van de Archiefwet 1995, laten uitvoeren door daartoe gekwalificeerde personen. Artikel8Informatieverstrekking Op verzoek van de provinciearchivaris of van de persoon, als bedoeld in artikel 7 wordt alle informatie verstrekt die nodig is voor een goede vervulling van diens toezichtstaak. Artikel9Toegang De provinciearchivaris en de persoon, als bedoeld in artikel 7 hebben toegang tot niet overgebrachte archiefbescheiden, de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden en tot de systemen met behulp waarvan deze beheerd worden. Artikel10Verslag over het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden De provinciearchivaris stelt gedeputeerde staten minimaal eens in de twee jaar met een verslag op de hoogte van zijn oordeel over het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden en geeft daarbij aan welke verbetermaatregelen - eventueel - nodig zijn om aan de Archiefwet 1995 te voldoen. Artikel11Advies De provinciearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan gedeputeerde staten over het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. HoofdstukIV Beheer van overgebrachte archiefbescheiden Artikel12Beheer archiefbewaarplaats Gedeputeerde staten zorgen dat de provinciearchivaris zijn taak, als bedoeld in artikel 29 eerste lid van de Archiefwet 1995 kan uitoefenen. Artikel13Verslag over het beheer van overgebrachte archiefbescheiden De provinciearchivaris legt minimaal eens in de twee jaar in de vorm van een verslag verantwoording af aan gedeputeerde staten over het beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel14Advies De provinciearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan gedeputeerde staten over het beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukV Verantwoording door gedeputeerde staten aan provinciale staten Artikel15Verslag Gedeputeerde staten doen minimaal eens in de twee jaar verslag aan provinciale staten over de zorg voor het informatie- en databeheer van niet overgebrachte en overgebrachte archiefbescheiden, als bedoeld in respectievelijk hoofdstuk II en IV, onder toevoeging van de verslagen die de provinciearchivaris aan hen heeft uitgebracht op grond van de artikelen 10 en

1. HoofdstukVI Slotbepalingen Artikel16Intrekking De Archiefverordening provincie Zuid-Holland bij besluit van 16 oktober 2007 (Prov. Blad 2007, nr.111) wordt ingetrokken. Artikel17Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking na afloop van de dag van uitgifte van het provinciaal blad waarin deze verordening wordt geplaatst. Artikel18Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening provincie Zuid-Holland
2. Den Haag, 18 september 2024Provinciale Staten van Zuid-Holland,Griffier drs. B.S.M. Sepers Voorzittermr. A.W. KollfToelichting bij de Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024 Algemene toelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van gedeputeerde staten overeenkomstig een door provinciale staten vast te stellen verordening zorgdrager is voor de archiefbescheiden die de provincie ontvangt en creëert op grond van haar taken en verantwoordelijkheden. Hoewel de term 'zorg' niet specifiek wordt gedefinieerd in de Archiefwet 1995, verwijst dit doorgaans naar de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het naleven van wettelijke voorschriften. Dit in tegenstelling tot het beheer van archiefbescheiden, wat onder de ambtelijke verantwoordelijkheid valt. De zorg geeft kaders, het beheer betreft de uitvoering van de bijbehorende werkzaamheden. Een effectief beheer van archiefbescheiden legt de basis voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, helpt de provincie haar rechtspositie en die van anderen te kennen, stelt haar in staat verantwoording af te leggen over haar handelen en garandeert de blijvende bewaring van de archiefbescheiden die voor de historie en cultuur van de provincie van belang zijn. De provincie kan taken laten uitvoeren door of overdragen aan andere publiekrechtelijke organen, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, of aan private rechtspersonen. De archiefbescheiden die deze organen of rechtspersonen creëren of ontvangen bij het uitvoeren van de provinciale taken, vallen ook onder de regels van deze verordening. De regels zijn niet van toepassing op de archiefbescheiden, die voortvloeien uit de taken van de commissaris van de Koning als bedoeld in artikel 182 eerste lid, sub a tot en met e, en het tweede lid van de Provinciewet. Deze Archiefverordening bestaat, naast de hoofdstukken met definities en slotbepalingen, uit de volgende hoofdstukken. In hoofdstuk II is geregeld dat gedeputeerde staten moeten zorgen voor beleid en interne regels voor het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden en de wijze waarop gedeputeerde staten hierover moeten worden geïnformeerd. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en hoofdstuk V regelt de wijze van informeren van provinciale staten door gedeputeerde staten. Gedeputeerde staten stellen op grond van artikel 5 van deze verordening voorschriften voor het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden vast in de vorm van een beheerregeling informatiebeheer. Hierin is onder meer bepaald wat de rol is van de beheerder, belast met de uitvoering van het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden van de provinciale organen. Op grond van artikel 28 en 29 derde lid van de Archiefwet 1995, nemen gedeputeerde staten afzonderlijke besluiten voor de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en de provinciearchivaris. Artikelsgewijze toelichting Deze toelichting behandelt alleen de bepalingen die extra uitleg nodig hebben. Artikel 1 Archiefbescheiden: onder archiefbescheiden wordt alle informatie en data gerekend die de provinciale organen ontvangen, creëren en gebruiken bij de uitvoering van hun taken, ongeacht de vorm of leeftijd en of die digitaal of analoog is vastgelegd op één of meer informatiedragers. Archiefbewaarplaats: de voorziening waar blijvend te bewaren archiefbescheiden op grond van de Archiefwet 1995 naar toe worden overgebracht om te bewaren, beheren en beschikbaar te stellen. Provinciearchivaris: de door gedeputeerde staten aangewezen provinciearchivaris is belast met het toezicht op niet overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Artikel 6 Gedeputeerde staten moeten hun beleid over de zorg voor archiefbescheiden in samenhang zien en afstemmen met andere domeinen als informatiemanagement, -architectuur, -beveiliging, de regels voor openbaarheid en de bescherming van persoonsgegevens en hier – zo nodig - passende maatregelen voor nemen. Artikel 9 Iedereen die archiefbescheiden beheert dient de hier bedoelde toegang te verlenen met inachtneming van de bestaande voorschriften voor informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens. Artikel 11 en 13 De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de provinciearchivaris vormen de basis voor de verslaglegging door gedeputeerde staten aan provinciale staten. Artikel 12 Het daadwerkelijke beheer van de archiefbewaarplaats wordt namens de provinciearchivaris uitgevoerd door het Nationaal Archief, waartoe gedeputeerde staten een dienstverleningsovereenkomst hebben afgesloten. Artikel 15 Op deze wijze kunnen provinciale staten controleren of gedeputeerde staten de zorgtaak in overeenstemming met artikel 27 van de Archiefwet 1995 uitvoeren.