Archiefverordening Kaag en Braassem 2009 (Kaag en Braassem)

Archiefverordening Kaag en Braassem 2009Nr ; De raad van de gemeente Kaag en Braassem; gelezen het voorstel van het college van Alkemade en het college van Jacobswoude ; gelet op artikelen 30 en 32 Archiefwet 1995;B E S L U I T: vast te stellen de volgende verordening: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b van de wet voor zover behorende tot de gemeente;c. de archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;d. de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;e. beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouder als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;g. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet door burgemeester en wethouders benoemde gemeentearchivaris. Hoofdstuk2De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de inrichting en instandhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder / beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel5 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hoofdstuk3Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel9 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel10 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel11 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel12 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel13 De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk4Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel14 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel15 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel16 1De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel17 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel19 De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel20Intrekken oude regeling De Archiefverordening gemeente Alkemade 2005 en de Archiefverordening Jacobswoude 2004 worden ingetrokken Artikel21Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na de datum van haar bekendmaking. Artikel22Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als:Archiefverordening Kaag en Braassem 2009. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van Kaag en Braassem van 2 januari 2009De griffier, De voorzitter,I.J.M. Romijn-Speekenbrink H.B. Eenhoorn