Verordening Artikel 212 Gemeentewet: Financieel beleid, beheer en organisatie Participatiebedrijf KempenPlus 2025Paragraaf1.Algemene bepalingen Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het bestuur van KempenPlus waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. KempenPlus: de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus; Klantgemeenten: Gemeenten die gebruik maken van de diensten van Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus maar geen deelnemer zijn aan de gemeenschappelijke regeling en geen invloed hebben op de inrichting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus; Programmakosten: lasten en baten die ten laste c.q. ten gunste van de begrotingsprogramma’s van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten komen en door Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus namens de gemeenten worden betaald c.q. ontvangen. In de financiële verantwoording van de programmakosten is tevens het aandeel van de gemeente in de activa en passiva, verband houdende met de programmakosten opgenomen; Paragraaf2.Begroting en verantwoording Artikel2.Vaststelling programma-indeling en paragrafen De begroting en jaarstukken van KempenPlus bevatten één programma zoals bedoeld in artikel 8 BBV. Het bestuur kan het programma uitsplitsen in deelprogramma’s Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd. Artikel3.Inrichting begroting en jaarstukken In de begroting worden de bijdragen per gemeente geraamd en gesplitst in incidenteel en structureel. Incidentele baten en lasten worden vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Bij het jaarverslag wordt inzicht gegeven in de realisatie ingedeeld naar deelprogramma’s. Artikel4.Kaders begroting en meerjarenraming Het bestuur stelt gezamenlijk met de gemeenten een meerjarenbeleidsplan met het financiële beleid en de financiële kaders voor de begroting die ingaat een jaar na het huidige verslagleggingsjaar. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het bepalen van het beleid en KempenPlus heeft hierbij een ondersteunende rol. Het meerjarenbeleidsplan bevat de beleidsvoornemens voor vier jaar. Artikel5.Autorisatie begroting en investeringskredieten Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale baten en de lasten. Er is sprake van één programma zoals bedoeld in artikel 8 BBV. Er vindt geen autorisatie per deelprogramma plaats. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip met een apart voorstel autoriseert. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Investeringskredieten worden geautoriseerd en gemonitord op de volgende niveaus: - Gebouwen en terreinen - Inventaris, installaties en Machines - Vervoermiddelen Het bestuur kan, in aanvulling op bovenstaande stelregel, in uitzonderlijke gevallen besluiten een krediet op individuele investering te autoriseren. Bij de behandeling van de tussenrapportages bedoeld in artikel 6, lid 1, doet de directie voorstellen voor het wijzigen van geautoriseerde baten en lasten, de geautoriseerde investeringskredieten en stelt het beleid bij. Ingeval van investeringen met een meerjarig karakter wijzigt het bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen de geautoriseerde investeringskredieten. Artikel6.Tussentijdse rapportages Het bestuur ontvangt minimaal 1x per jaar van de directie een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van KempenPlus van het lopende boekjaar. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: De baten en de lasten per deelprogramma De realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht, ingeval deze afwijkingen groter zijn dan € 25.
- Afwijkingen bij investeringskredieten die groter zijn dan € 25.000 dan begroot worden toegelicht op het niveau zoals is vastgesteld in artikel 5.
- Artikel7.Jaarstukken Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt de directie het bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan de directie het bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Artikel8.Informatieplicht Het bestuur heeft een actieve informatieplicht naar de raden van de deelnemende gemeenten ten aanzien van actuele ontwikkelingen in regelgeving, beleid en financiële afwijkingen van belang voor de gemeentelijke begrotingen. Jaarlijks vindt conform artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie KempenPlus en de daarbij behorende overlegstructuur raden een bijeenkomst met de gezamenlijk raden van de deelnemende gemeenten plaats. In de bijeenkomst wordt het meerjarenbeleidsplan toegelicht. Artikel9.EMU-saldo Als het Rijk bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert de directie het bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directie een aanpassing nodig acht, doet zij een voorstel voor het wijzigen van de begroting. Paragraaf3.Rechtmatigheidsverantwoording Artikel10.Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van2% van de totale lasten van KempenPlus, inclusief de dotaties aan de reserves. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht. Artikel11.Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het bestuur stelt jaarlijks een normenkader rechtmatigheid vast. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Artikel12Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel
- Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerd kredietbedrag, zoals is opgenomen in artikel
- De hoogte van de investeringskredieten wordt bepaald op de volgende niveaus: - Gebouwen en terreinen - Inventaris, installaties en Machines - Vervoermiddelen Een overschrijding of onderschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding qua lasten en investeringen van de begroting na wijziging (ofwel gevoteerd kredietbedrag) als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Overschrijdingen die zijn veroorzaakt door zaken die niet konden zijn meegenomen in tussentijdse rapportages, doordat de informatie te laat is binnengekomen Overschrijdingen die veroorzaakt zijn door noodzakelijk handelen passend binnen het beleid, zoals: Een noodzakelijke investering, kosten, of afwaardering als gevolg van marktomstandigheden. noodzakelijke kosten om de dienstverlening door te kunnen laten gaan. Hier geldt dat de noodzakelijk overschrijding reeds gemeld moeten zijn aan het bestuur. Overschrijdingen die veroorzaakt zijn door verplichtingen die worden opgelegd door het Besluit Begroting en Verantwoording of voortkomen uit onderzoek achteraf (van bijvoorbeeld de belastingdienst of een subsidieverstrekker) en die niet eerder dan in de jaarrekening verwerkt hadden kunnen worden. Onderschrijdingen van de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging en afwijkingen op de baten zijn niet onrechtmatig, mits deze tijdig zijn gemeld. Onder tijdig melden wordt volstaan: dat afwijkingen worden gemeld middels de tussentijdse rapportages of door melding aan het bestuur zodra bekend afwijkingen die niet eerder zijn gemeld, worden toegelicht in de jaarrekening. Het melden bij de jaarrekening van het betreffende jaar wordt gezien als tijdig. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid en acceptabel zijn (zie 12.4)worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Artikel13Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen. Het bestuur zorgt voor het vast leggen de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Paragraaf4.Financieel beleid Artikel14.Waardering en afschrijving vaste activa Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden alleen geactiveerd als het bestuur hiertoe besluit. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Voor gebouwen en vaste inrichtingen kan een restwaarde worden gehanteerd. Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,- worden niet geactiveerd. Activa worden afgeschreven vanaf het jaar volgend op het jaar van investeren. Artikel15.Voorziening voor oninbare vorderingen Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen. Artikel16.Reserves en voorzieningen KempenPlus houdt een algemene reserve aan die minimaal gelijk is aan 1 maal de in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheer van de begroting opgenomen risico’s. De algemene reserve bedraagt maximaal 1,4 maal de in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheer opgenomen risico’s van de begroting. Het meerdere wordt uitgekeerd aan de gemeenten conform de vastgestelde verdeelsleutel. KempenPlus biedt het bestuur eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval: de vorming en besteding van reserves; de vorming en besteding van voorzieningen, en bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve. Bij de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven: het specifieke doel van de reserve; de voeding van de reserve; de maximale hoogte van de reserve; en de maximale looptijd. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding of een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd. Artikel17.Financieringsfunctie Het bestuur vraagt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen met een looptijd langer dan één jaar ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het bestuur indien mogelijk zekerheden. Paragraaf5.Programmakosten Artikel18.Verantwoording van de programmakosten KempenPlus draagt zorg voor de betaling van de programmakosten. De programmakosten van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten zijn niet in de jaarrekening van KempenPlus opgenomen. De baten en lasten van de programma kosten worden in een afzonderlijke administratie verantwoord. Deelnemende gemeenten die facturen ontvangen, die door KempenPlus administratief en financieel worden afgewikkeld, zijn verantwoordelijk voor de volledigheid van doorzending van facturen aan KempenPlus. Artikel19.Informatievoorziening van de programmalasten en baten De informatievoorziening ten behoeve van de gemeentelijke jaarrekeningen wordt door de deelnemende gemeenten en KempenPlus in onderling overleg bepaald; De informatie zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt ook aan de klantgemeenten ter beschikking gesteld. Paragraaf6.Paragrafen bij de begroting en jaarstukken Artikel20.Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het bestuur stelt ten minste eens in de vier jaar een beleidsnota vast met de uitgangspunten voor het weerstandsvermogen en risicobeheersing. Artikel21.Onderhoud kapitaalgoederen Het bestuur stelt ten minste eens in de vier jaar een onderhoudsplan voor de gebouwen vast. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen. Artikel22.Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken wordt naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 BBV in ieder geval opgenomen: de omvang, opbouw en ontwikkeling van het gesubsidieerde en niet gesubsidieerde personeel en de loonkosten; de kosten van inhuur derden; de huisvestingskosten; de automatiseringskosten; het ziekteverzuim. een toelichting op alle afwijkingen op rechtmatigheid die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Artikel23.Verbonden partijen Bij de begroting en de jaarstukken neemt het bestuur in de paragraaf verbonden partijen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ook informatie op over de samenwerking met en opdrachtverlening aan gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten. Paragraaf7.Financiële organisatie en financieel beheer Artikel24.Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in KempenPlus als geheel en in de afdelingen; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten; het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; het verschaffen van informatie met betrekking tot de omzet en de productie van goederen en diensten van KempenPlus; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving; en de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel25.Financiële organisatie Het bestuur van KempenPlus draagt zorg voor: een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen; een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid kunnen worden getoetst. Artikel26.Interne controle Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel. Het bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van KempenPlus. Bij afwijkingen in de registratie neemt het bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. Paragraaf8.Slotbepalingen Artikel27.Intrekking oude regeling De Financiële verordening 2024 wordt ingetrokken. Artikel28.Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op 1 januari
- Paragraaf 3 van deze verordening, betreffende de rechtmatigheidsverantwoording, treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Participatiebedrijf KempenPlus
- Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 3 april
- Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 14 De immateriële vaste activa worden alleen geactiveerd als het bestuur hiertoe besluit en lineair afgeschreven in maximaal: Bijdragen aan activa in eigendom van derden; 5 jaar Kosten voor onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief als deze niet worden toegevoegd aan het actief; 5 jaar Saldo voor agio of disagio: 5 jaar Computerapplicaties door KempenPlus in eigen beheer ontwikkeld; 4 jaar Op grond en terreinen wordt niet afgeschreven. Voor gebouwen en vaste inrichtingen kan een restwaarde worden toegepast. Per activum wordt indien van toepassing een restwaarde vastgesteld. De materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs groter dan € 10.000 worden geactiveerd en lineair afgeschreven in de volgende termijnen: Gebouwen (exclusief grond) permanent: nieuwbouw/verbouw: 40 jaar Renovatie, restauratie en uitbreiding van gebouwen: 20 jaar Installaties: Telefooncentrale: 10 jaar Brandbeveiligingsinstallaties: 15 jaar CV en warmwaterinstallaties: 10 jaar Elektronische beveiligingsinstallatie: 10 jaar Luchtbehandelingsinstallatie: 15 jaar Zonnepanelen: 20 jaar Overige installaties: 10 jaar Machines: Afhankelijk van de economische gebruiksduur Meubilair/inventaris gebouwen: 15 jaar Vervoermiddelen en bedrijfswagens: 8 jaar Vrachtwagens en tractoren: 10 jaar Schaftwagens en aanhangwagens: 10 jaar Overig materieel beheer en uitvoering: 8 jaar Computerapparatuur/hardware: 4 jaar Software: 4 jaar Bekabeling netwerk: 10 jaar De bovenstaande afschrijvingstermijnen gaan in voor het begrotingsjaar 2024