Nota Activabeleid VRUHet algemeen bestuur van Veiligheidsregio Utrecht; gelet op: artikel 212 lid 2 onder a Gemeentewet; en artikel 7 Financiële Verordening VRU gehoord: de beraadslaging; besluit: de Nota activabeleid VRU zoals vastgesteld op 9 november 2020 en de bijbehorende gewijzigde tabel afschrijvingstermijnen zoals vastgesteld op 11 oktober 2023 in te trekken; en de Nota Activabeleid VRU vast te stellen. 1Inleiding In deze nota worden nadere regels gegeven ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van activa zoals bedoeld in de financiële verordening VRU. De wettelijke basis is zoals hierna beschreven. 1.1Kader In de Gemeentewet, die volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen ook van toepassing is op de veiligheidsregio’s, is opgenomen dat de raad (en bij een gemeenschappelijke regeling het algemeen bestuur) het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 lid 2 letter a. van de Gemeentewet bepaalt dat in de door het algemeen bestuur vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen. In de financiële verordening VRU is in artikel 7 (waardering en afschrijving vaste activa) bepaald dat de waarderingsgrondslagen van de immateriële en materiële vaste activa en daarbij behorende methodiek en de termijnen worden opgenomen in de nota activabeleid VRU. Deze nota activabeleid bakent de formele kaders af, waarbinnen het dagelijks bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de kadernota, de begroting en de jaarrekening. Van de afschrijvingstermijnen die in bijlage 1 van deze nota zijn opgenomen kan in bijzondere situaties bij een begroting(swijziging) worden afgeweken. 1.2Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat het beleid ten aanzien van activeren en afschrijven vaste activa, de berekening van rente en kapitaallasten en de bepalingen ten aanzien van investeringen. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting op het beleid en worden begrippen nader omschreven en gedefinieerd. Bijlage 1 bevat de afschrijvingstermijnen van materiële en immateriële vaste activa. 2Beleid De onderstreepte begrippen worden nader uitgewerkt in hoofdstuk
- 2.1Activeren en waarderen Activa wordt gewaardeerd (zie waarderen) op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV), verminderd met ontvangsten van derden en afschrijvingen. Aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/verkrijgingsprijs vanaf € 10.000 worden geactiveerd. Voor aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 is activering toegestaan als dit bedrijfsmatig gewenst is 1 Bijvoorbeeld als de som van een aantal samenhangende aanschaffingen meer bedraagt dan € 10.000 en het opnemen in het meerjaren investeringsplan gewenst is. Kleding wordt niet geactiveerd voor zover deze op de persoon wordt uitgeleverd en niet wordt hergebruikt. Mobiele telefoons worden niet geactiveerd. Onderhoudskosten worden niet geactiveerd. Uitzonderingen hierop zijn renovaties en verbouwingen van bedrijfsgebouwen en revisies waarbij de verwachte gebruiksduur van de activa wordt verlengd met minimaal 2 jaar. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering in mindering gebracht. Uren van eigen personeel worden niet geactiveerd. Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op een investering. Activa wordt geactiveerd inclusief BTW. Voor materiële vaste activa, immateriële activa en financiële vaste activa zijn verschillende waarderingsgrondslagen van toepassing. 2.2Afschrijven van activa De VRU werkt met lineaire afschrijving. De afschrijvingstermijnen die gelden voor nieuwe activa zijn opgenomen in bijlage 1 (zie afschrijven). Bij activa die niet is opgenomen in bijlage 1, tweedehands activa en revisies geldt dat de (resterende) gebruiksduur leidend is voor de afschrijvingstermijn. De restwaarde wordt bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen op nihil gesteld. De VRU past de componentenbenadering toe bij het activeren met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen. De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief. Materieel met een restwaarde wordt in principe verkocht via een (openbare) veiling, tenzij door of namens het dagelijks bestuur expliciet anders wordt besloten. Duurzame waardevermindering wordt op het moment van constatering onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar ten laste van het resultaat gebracht. 2.3Berekening rente De berekening van rente start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari en wordt jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht. 2.4Egalisatiereserve kapitaallasten Via het meerjarig investeringsplan wordt gestuurd op een meerjarig evenwicht tussen de begrote en gerealiseerde kapitaallasten (afschrijving en rente). Om de kosten van afschrijving en rente over de jaren te egaliseren wordt gebruik gemaakt van een egalisatiereserve. Tekorten op de kapitaallasten worden aan deze reserve onttrokken. Overschotten worden aan deze reserve gedoteerd. Boekwinst (opbrengst activa) of -verlies (versnelde afschrijving) bij afstoten van activa wordt ten gunste van de exploitatie gebracht en vervolgens via een dotatie/onttrekking gemuteerd in de reserve egalisatie kapitaallasten. 2.5Investeringsbevoegdheid Autorisatie van de geplande investeringen vindt plaats door vaststelling van de begroting. Het meerjarig investeringsplan maakt onderdeel uit van de begroting. Het investeringsbudget wordt door of namens het dagelijks bestuur voor 2 jaar ter beschikking gesteld. Daarna zal dit budget, indien noodzakelijk, opnieuw door het dagelijks bestuur worden verlengd. Indien het investeringsbudget ontoereikend blijkt, kan door of namens het dagelijks bestuur worden ingestemd met een uitbreiding van het budget van maximaal 10% op voorwaarde dat dit wordt gedekt binnen de bestaande begroting. De ondermandaatregeling VRU is leidend voor het aangaan van investeringsverplichtingen. Bij een negatief advies (financiële kaders, nota activabeleid VRU en inkoop/rechtmatigheid) wordt het investeringsvoorstel voorgelegd aan het directieteam van de VRU. 3.Nadere uitwerking begrippen Activa Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut: deze investeringen bieden mogelijkheden om middelen te genereren en/of te verhandelen. Investeringen met maatschappelijk nut (komt bij de VRU niet voor): deze investeringen hebben die mogelijkheden, onder economisch nut genoemd, niet. Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen en saldo agio en disagio (art. 63 BBV). Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (art. 60 BBV). Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen. Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen. Overige verstrekte langlopende leningen. Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar. Afschrijven Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. De afschrijving wordt berekend door het investeringsbedrag (in het jaar nadat het actief gereed is gemeld) te delen door de afschrijftermijn (zie bijlage 1). BBV Besluit Begroting en Verantwoording. Regelgeving omtrent het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen van provincies en gemeenten. Bijdragen aan derden Bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: Er moet sprake zijn van een investering door een derde; De investering moet bijdragen aan de aan de VRU opgedragen publieke taak; De derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; De bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft, of de VRU de mogelijkheid heeft recht te doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. middels pandrecht of hypotheekrecht). Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan moet de VRU de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de VRU. Bijdragen van derden Hieronder vallen onder andere de subsidies van het Rijk en de provincie. Componenten benadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kunnen de gebruiksduren namelijk verschillen. Bij toepassing van deze benadering worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd. Kleding Bijvoorbeeld uniformen, t-shirts, hemden, sokken, schoenen en blushandschoenen. Lineaire afschrijving Het afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien. Onderhouds-kosten Klein onderhoud Dit keert jaarlijks terug en moet daarom uit de jaarlijkse budgetten worden bekostigd. Activering van de kosten is niet mogelijk. Groot onderhoud Het gaat om zaken die eens in de zoveel jaar moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het (buiten) schilderwerk van een gebouw. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat hierbij uit dekking van de kosten via exploitatie, dan wel de vorming van een voorziening. Revisie Dit betreft het opknappen van activa met de intentie om de gebruiksduur significant te verlengen (minimaal 2 jaar). Renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen Renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen worden wel apart geactiveerd. Rente Voor de toerekening van rente aan de individuele activa wordt aansluiting gezocht met de notitie rente 2023 (commissie BBV, december 2023), die met ingang van begrotingsjaar 2025 in werking treedt. Hierin is het volgende opgenomen: De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente (in euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa + voorraad gronden die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa + voorraad gronden. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. Restwaarde De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Waarderen In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Ook kunnen de door derden in rekening gebrachte personele kosten die een directe relatie hebben met de vervaardiging van het actief (bijvoorbeeld ontwikkeling van software) wel worden geactiveerd. Waarderings-grondslagen De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden, conform artikel 62 BBV, in mindering gebracht op de boekwaarde van de investering. De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden - voor zover de VRU de bevoegdheid heeft tot het verstrekken ervan - gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. De bijdragen aan activa in eigendom derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Deze bijdragen worden lineair afgeschreven. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur, Utrecht, 2 december 2024,S.A.M. Dijksma voorzitter J.R. DonkersecretarisBijlage1Tabel afschrijvingstermijnen De afschrijvingstabel is van toepassing op investeringen na 1 januari
- De onderstaande opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld als de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen. Soort actief Sub-indeling soort actief Afschrijvingstermijn Onderzoek en ontwikkeling Onderzoek en ontwikkeling van een actief Maximaal 5 jaar (conform artikel 64 lid 5 BBV) Toelichting: kosten ter voorbereiding van een investering worden niet geactiveerd, maar gaan ten laste van de exploitatie. Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa Soort actief Activagroep Afschrijvings-termijn Toelichting Gronden en terreinen Gronden en terreinen posten N.v.t. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven Bedrijfsgebouwen Gebouwen (nieuwbouw) 40 jaar Renovatie en verbouwing 25 jaar Overige bouwkundige aanpassingen 15 jaar Gebouwgebonden technische installaties 15 jaar Inventaris bedrijfsgebouwen Inventaris algemeen 10 jaar Bedden, fitnessapparatuur, garderoberekken, kledinglockers, kantoor- en overig meubilair Inventaris werkplaats 20 jaar Bokken, kolombrug, olie-aftapsysteem, werkkast, uitlaatafzuiging 15 jaar Brug (groot en klein), draaibank, keytracer-systeem, multizaagtafel, werkbank, slangenwasmachine, was- en droogmachines, adembeschermingsinstallatie, compressor 10 jaar Testapparatuur (passend bij te testen activa), airco-servicestation, pomptestunit, pulslasapparaat, stuurkogelpers, speciaal gereedschap 5 jaar Testapparatuur (passend bij te testen activa), gereedschapskarren, hogedrukreiniger ICT-middelen Centrale omgeving 5 jaar Backup, housing, servers, storage, switches, systeemsoftware, virtualisatie, samenwerken Kantoor automatisering 5 jaar Documentbewerking, documentbeheer, projecten, schema maken Netwerk 5 jaar Beheer tooling, firewall, routers, switches, TV-abonnement, verbindingen, WAN-apparatuur, WLAN access points, WLAN controllers Randapparatuur 5 jaar Camera’s, MPF, presentatiemiddelen, TV Primaire applicatie 5 jaar Brandweerrepressie, crisisbeheersing, GHOR, GEO, koppeling, materieel beheer, opleiden en oefenen, risicobeheersing Secundaire applicatie 5 jaar Documentbeheer, HRM/financieel, ICT Beheer, procesmanagement, samenwerken, websites/communicatie, BI- en rapportagetools Telefonie 5 jaar Centrale lijnen, mobiele abonnementen, mobiele telefoons, vaste telefoons Data werkplek 4 jaar Desktop, KVM-switches, landing place mobiel, landing place vast, laptop, MIFI-apparatuur, monitor, overige tablets, tablet Windows, thin client Operationele dienstvoertuigen Tankautospuiten 20 jaar Basis, compact, CCFM Redvoertuigen 15 jaar Autoladder, autoladder knik, hoogwerker Hulpverleningsvoertuig 15 jaar HV wegvariant, HV terreinvaardig Haakarmvoertuigen 15 jaar Haakarmvoertuig wegvariant, haakarmvoertuig terreinvaardig Schuimblusvoertuig 15 jaar Mobiele Commando Units 15 jaar Bestelbus, vrachtwagen met opbouw Overige operationele voertuigen 15 jaar Overige operationele voertuigen (bijv. waterwagen) Waterongevallenbestrijdingsvoertuig 10 jaar Duiken, oppervlakteredding Operationele bestelbus 10 jaar Hoogteredding, grof en extreem geweld, patiëntenvervoer terrein, rietenkap brandbestrijding, hulpverlening vee en grote huisdieren, verzorging klein Piketvoertuigen 8 jaar Piketauto wegvariant, piketauto terreinvaardig, piketbestelbus wegvariant, piketbestelbus terreinvaardig Ondersteunende dienstvoertuigen Vrachtwagen 15 jaar Haakarmvoertuig bedrijfsvoering, overige vrachtwagens bedrijfsvoering Personenbus 10 jaar Normaal, verlengd Personenauto 8 jaar Miniklasse (A), compacte klasse (B), compacte middenklasse (C), middenklasse (D), MPV (J en K), SUV (L en M) Bestelauto 8 jaar Bestelauto enkele cabine, bestelauto dubbele cabine Bestelbus 8 jaar Bestelbus enkele cabine, bestelbus dubbele cabine, chassis met opbouw Overig operationeel materieel Haakarmbakken operationeel 20 jaar Haakarmbak en bijbehorende verreiker, haakarmbak technische hulpverlening (THV), verlichting, haakarmbak overig en haakarmbak voor grootwatertransport (WTS1500) 15 jaar Adembescherming (ABH), arbeidshygiëne, basisontsmettingseenheid (BOE), brandstof, olie en smeermiddelen (BOS), bronpomp (6m3) (BPH), sanitair unit, schuimvormend middel (SVM), verzorgingsunit, waterbassin (24m3) (WBH), watertank (12m3) (WTH) Operationele aanhangers 15 jaar Motorspuitaanhanger, overige operationele aanhanger Vaartuigen 15 jaar Vaartuig waterongevallen, vaartuig overig en bijbehorende trailer Overig ondersteunend materieel Haakarmbakken ondersteunend 20 jaar Ondersteunende aanhangers 15 jaar Heftrucks 15 jaar Motoren, scooters en fietsen 6 jaar Operationeel materiaal Slangen en watervoerende armaturen (SWA) 15 jaar Slangen, straalpijpen, watervoerende armaturen, overige armaturen en watervoerend materiaal Kleine blusmiddelen 15 jaar Sproeischuimblusser, poederblusser en CO2-blusser Materiaal QRT, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen 10 jaar Materiaal hoogteredding en brandweeroptreden bij grof en extreem geweld, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen Klein motorgereedschap (KMG), elektrisch (hand)gereedschap 10 jaar Overdrukventilator, motorkettingzaag, multizaag met accu, dompelpomp Redgereedschap (RG) 10 jaar Schaar hydraulisch, spreider hydraulisch, ram hydraulisch, ram steun, pedaalknipper of minischaar, pomp hydraulisch en slangen hydraulisch AED 10 jaar Adembeschermende middelen (ABM) 10 jaar Ademluchttoestel, ademluchtcilinder op ademlucht-toestel, volgelaatsmasker, blushelm Chemiepakken en toebehoren (OGS) 8 jaar Chemicaliën-pak, chemicaliën-laarzen, chemicaliën-werkhandschoenen, set t.b.v. aankleden chemicaliën-pak (o.a. overall, slippers, zeil) Bluskleding, kleding jeugdbrandweer 8 jaar Bluspakken en schouderstukken Beschermende middelen 8 jaar HV-en zaaghelmen, redvesten, waadpakken, handschoenen hoge spanning Verlichting 8 jaar Handlampen, laadhouders en werkplekverlichting Overige materialen voertuigen 8 jaar Stabilisatiemateriaal, obstakelverlichting, verkeerskegels, handgereedschap en overige materialen Duiktoestellen en uitrusting duiker 7 jaar Duikapparatuur (o.a. duiktoestellen, -cilinders en -maskers) en persoonlijke uitrusting duikers Meters 5 jaar Explosiegevaarmeter (4-gasmeter), CO-meter, oppervlaktetemperatuurmeter, persoonlijke dosismeter, RA-meter Verbindingsmiddelen en navigatieapparatuur 5 jaar Portofoon C2000, portofoon (object), mobilofoon, navigatieapparatuur, inbouwmiddelen en (tweeweg)pagers Warmtebeeldcamera (WBC) 5 jaar Ondersteunend materiaal Materiaal vakbekwaamheid 15 jaar 10 jaar 8 jaar 5 jaar