Mandaatbesluit secretaris (Utrecht)

Mandaatbesluit secretaris De secretaris; Gelet op artikel 17 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004; Besluit: Artikel 1 De directeuren en schriftelijk door de secretaris aangewezen opdrachtgevers zijn bevoegd om in naam van gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koningin, ieder voor zover het zijn portefeuille of project betreft, alle besluiten te nemen en privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen te verrichten waartoe de secretaris bevoegd is krachtens: artikel 14 en 15 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004; de artikelen 21 tot en met 24 van het Organisatiebesluit inzake budgetbeheer. Artikel 1a. In afwijking van het bepaalde in artikel 1 zijn opdrachtgevers niet bevoegd ten aanzien van het benoemen, schorsen en ontslaan van ambtenaren, bedoeld in artikel 158, eerste lid, aanhef en sub d, van de Provinciewet. Artikel 2. De afdelingsmanagers, teamleiders, projectleiders en behandelend medewerkers hebben de in artikel 1 bedoelde bevoegdheid voor zover het hun afdeling, team, project of functie betreft en voor zover dat is aangegeven in bijlage 1 bij dit besluit. Verder ondermandaat wordt niet verleend. De desbetreffende functionarissen van de afdeling Financiën hebben bevoegdheden inzake treasury voor zover dat is aangegeven in bijlage 2 bij dit besluit. Verder ondermandaat wordt niet verleend. De districtsmanager, de gebiedsmanager Agenda Vitaal Platteland, de adjunct-controller en de beleidsadviseur van het team Bestuurs- en Directieondersteuning van de afdeling Staf Directie en Control worden voor de toepassing van dit besluit beschouwd als teamleider. Onder een externe functionaris wordt verstaan: een functionaris die werkzaamheden verricht binnen de organisatie van de provincie Utrecht, niet zijnde een ambtenaar bedoeld in artikel A.1, onderdeel a, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies aangesteld in dienst van de provincie Utrecht voor bepaalde of onbepaalde tijd. In afwijking van het bepaalde in onderdeel a.van dit artikel, heeft een externe functionaris een beperkt mandaat. Uitgezonderd zijn de bevoegdheden in bijlage 1, onderdelen 10, 10a en 10b. Het aangaan van stage-overeenkomsten, zoals bedoeld in bijlage 1, onderdeel 10, is toegestaan voor een externe functionaris. .Ten aanzien van de bevoegdheden zoals opgenomen in bijlage 1, onderdelen 32 en 33, wordt de externe functionaris, ongeacht de functie die wordt vervuld, beschouwd als teamleider. Artikel 3 De machtiging geldt niet indien de aard van de bevoegdheid zich tegen uitoefening van de machtiging verzet. Zij geldt voorts niet: voor het voorleggen van voorstellen aan gedeputeerde staten of, op grond van een algemeen mandaat als bedoeld in artikel 2, derde lid, van het Organisatiebesluit, aan leden van gedeputeerde staten; voor het indienen van stukken bij provinciale staten; voor de vaststelling dat de belanghebbenden bij een beslissing tot toepassing van bestuursdwang geen of onvoldoende maatregelen hebben getroffen als bedoeld in artikel 5:24, vierde lid, van de Awb; voor kwijtschelding van de kosten van bestuursdwang als bedoeld in artikel 5:25, derde lid, van de Awb; • e. voor elke andere aan de secretaris opgedragen bijzondere taak, tenzij hij zelf anders bepaalt. Artikel 3a. De secretaris kan bij managementcontract de bevoegdheden van een directeur, een afdelingsmanager en een opdrachtgever nader bepalen en de manier waarop zij een bevoegdheid uitoefenen regelen. Artikel 4. De directeuren verlenen verder ondermandaat aan de functionarissen binnen hun portefeuille, onverminderd de bijlagen bij dit besluit. Zij kunnen hen de bevoegdheid verlenen om verder ondermandaat te verlenen. Artikel 16 van het Organisatiebesluit is van toepassing. Artikel 5. De directeuren, afdelingsmanagers en opdrachtgevers plegen overleg met de leden van gedeputeerde staten als bedoeld in artikel 4 van het Organisatiebesluit. Het tweede lid van dat artikel is van overeenkomstige toepassing. De directeuren, afdelingsmanagers en opdachtgevers dragen zorg voor verslaglegging van het overleg. Zij zenden de secretaris onverwijld afschrift van de verslagen. Artikel 6 1. De (onder)mandataris legt een door hem te nemen beslissing voor aan de mandaatgever indien: advies nodig is van anderen en het advies niet aansluit op het eigen standpunt dan wel niet tot dezelfde uitkomsten leidt; de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridsche of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven. 2. Het niet voldoen aan de in het vorige lid bedoelde terugkoppelingsplicht doet niet af aan de rechtsgeldigheid van de krachtens (onder)mandaat genomen beslissing. Artikel 7. De concerncontroller is bevoegd in naam van de secretaris inlichtingen te vragen aan alle provinciale functionarissen. Artikel 8. Het Mandaatbesluit secretaris/diensten wordt ingetrokken. Artikel 9. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit secretaris. Artikel 10. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juli 2007. H.H. Sietsma Utrecht, 28 juni 2007 Bijlage 1 als bedoeld in artikel 2 bij het Mandaatbesluit secretaris De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin uitgeoefend door: Algemeen (informatie)verkeer 1. Toezending zonder commentaar van gevraagde feitelijke informatie, die openbaar is Behandelend medewerker 2. Beantwoording van eenvoudige vragen Behandelend medewerker 3. Ontvangstbevestiging van alle ingekomen stukken Behandelend medewerker 4. Doorzenden van stukken die voor een ander bestuursorgaan zijn bestemd dan wel verwijzen naar de juiste instantie buiten de provincie Behandelend medewerker 5. Terugzenden naar de afzender van stukken die niet zijn bestemd voor het bestuursorgaan en die niet worden doorgezonden Behandelend medewerker 6. Voor kennisgeving aannemen of deponeren van daarvoor in aanmerking komende stukken Behandelend medewerker 7. Verzoeken aan derden tot levering van gegevens/informatie Behandelend medewerker Personeel en organisatie (Beslissingen betreffende de mandataris zelf worden door zijn leidinggevende genomen) 8. Openstellen vacature Afdelingsmanager 9. Aanstellen van medewerkers (geen teamleiders) voor bepaalde en onbepaalde tijd Afdelingsmanager 10. aantrekken uitzendkrachten voor periode van Teamleider/projectleider 10a. Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen in verband met detachering / inhuur van personeel - tot € 100.000,- Teamleider/projectleider - vanaf € 100.000,- Afdelingsmanager/ opdrachtgev 10b. Het aangaan van financiële verplichtingen in verband met detachering / inhuur van personeel - tot € 10.000, Teamleider/projectleider - tot € 100.000,- Afdelingsmanager/projectleider - vanaf € 100.000,- Directeur/opdrachtgever (na voorafgaande kennisgeving aan secretaris) 11.a Afschrijven opgeroepen sollicitanten Teamleider/Afdelingsmanager 11.b afschrijven niet opgeroepen sollicitanten Behandelend medewerker PEO 12.a Opleggen respectievelijk ontheffen verhuisplicht Afdelingsmanager 12.b toekennen verhuiskostenvergoeding Afdelingsmanager 12.c ontheffing terugbetalingsverplichting (bij ontslag) Directeur 13. Besluiten inzake benoeming in een andere functie , met uitzondering van de functie teamleider of een functie die daarmee gelijk wordt gesteld (CAP, artikel B.6), en toekennen dan wel intrekken van een vergoeding bij waarneming andere functie (CAP, artikel C11) Afdelingsmanager 14.a Besluiten inzake deeltijd werktijdvermeerdering respectievelijk vermindering en wijzigen werktijdindeling Teamleider 14.b Tijdelijke werktijdvermeerdering (40 uur) toekennen, verlengen, intrekken Teamleider 15. Schorsing met behoud van bezoldiging Afdelingsmanager 15.a Opleggen disciplinaire straf: - Schriftelijke berisping Afdelingsmanager - Vermindering verlof Afdelingsmanager 16.a Verlenen ontslag op aanvraag en wegens bereiken pensioengerechtigde leeftijd (CAP, artikel B.9 onderdelen a. en b.) ten aanzien van een medewerker Afdelingsmanager 16.b Verlenen ontslag op grond van de overige onderdelen van artikel B.9 van de CAP (met uitzondering van onderdeel

1. n)ten aanzien van een medewerker Afdelingsmanager, mits wordt gehandeld conform het advies van de afdelingsmanager PEO 16.c Verlenen ontslag op grond van artikel B.9 van de CAP (met uitzondering van onderdeel
2. n)ten aanzien van een teamleider. Directeur 17. Beëindigen aanstelling voor bepaalde tijd op eigen verzoek of aan einde periode Afdelingsmanager 18. Verstrekken getuigschrift Teamleider/projectleider 19. Het nemen van besluiten op grond van artikel F1 van de CAP (nevenwerkzaamheden en integriteit) Directeur 20.a Uitvoering opleidingsplan: beslissen op verzoeken voor opleidingen, trainingen en studiedagen Teamleider 20.b Ontheffing terugbetalingsverplichting kosten opleiding (bij ontslag) Directeur 21. Vaststellen personeelsbeoordelingen Afdelingsmanager 21a. Voeren van plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken Teamleider 22.a Vaststellen salaris en inpassing in functionele schaal (CAP art. C.6) Afdelingsmanager 22.b Muteren bezoldiging (art. CAP C.7) Afdelingsmanager 22.c gratificaties (CAP art. C.10) Afdelingsmanager 22.d toekennen arbeidsmarktoeslag (CAP art. C.14) Afdelingsmanager 23.a Goedkeuren aanvraag overwerk en goedkeuren declaratie overwerk (CAP art.C.20) Teamleider/projectleider 23.b Toekennen maaltijdvergoeding bij overwerk (Regeling maaltijdvergoeding) Teamleider/projectleider 24 Toekennen/intrekken toelage: Afdelingsmanager - toelage onregelmatige dienst (CAP artt. C.12 en C.13; - wachtdiensttoelage (Wachtdienstregeling) - inconveniëntentoelage (Inconveniëntenregeling) - gebondenheidstoelage (CAP art. C.15) - continutoelage (CAP art. C.15) 24a Vaststellen terugbetalingsregeling ten onrechte toegekende toelage Directeur 25. Goedkeuren declaratie reis- en verblijfkosten bij dienstreizen (Regeling reis- en verblijfkosten dienstreizen) Teamleider/projectleider 26. Toekennen mobiele telefoon van de zaak Teamleider/projectleider 27. Toekennen schadevergoeding bij diefstal of beschadiging van eigendommen (CAP art. F.3.2) Afdelingsmanager/Opdrachtgever 28. Vaststellen verlofaanspraken (CAP artt. D.5 t/m D.13) Teamleider 29. Verlenen verlof: - gewoon verlof (CAP art. D.7) Teamleider - bezoldigd buitengewoon verlof (CAP artt. D.12-D.14) Afdelingsmanager - onbezoldigd buitengewoon verlof (CAP D.15) Afdelingsmanager - Levensloopverlof (o.g.v. Levensloopregeling) Afdelingsmanager - Ouderschapsverlof (o.g.v. overgangsregeling ouderschapsverlof t/m 31-12-2008) Teamleider - Ontheffing terugbetalingsregeling ouderschapsverlof bij ontslag Directeur 30. Toekennen zwangerschaps- en bevallingsverlof Teamleider 30a. Informatieverstrekking ten behoeve van personeelsbeoordelingen Projectleider 30b. uitvoering IKAP: Teamleider - kopen/verkopen verlof - eigen rekening ov - fiets voor woon-werkverkeer} - vakbondslidmaatschap - toepassen hardheidsclausule (artikel 10 IKAP) Directeur 30.c1 Vaststellen pakket dienstkleding Afdelingsmanager 30.c2 vaststellen verplichting dienstkleding te dragen Teamleider 30. d Toekennen voorschot vakantiegeld/eindejaarsuitkering Afdelingsmanager Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten en overige bijdragen en subsidies 31. Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen in verband met de levering van goederen en diensten Teamleider / projectleider/ voorzitter OR - tot € 100.000,- Afdelingsmanager / opdrachtgever - vanaf € 100.000,- 32. Het aangaan van financiële verplichtingen voor de levering van goederen en diensten (in overeenstemming met de afdelingsbegroting) - tot maximaal € 10.000,- Teamleider / voorzitter OR - tot maximaal € 100.000 Afdelingsmanager / projectleider (NB daarboven Directeur/ opdrachtgever na voorafgaande kennisgeving aan secretaris) 33. Het betaalbaar stellen bij levering van goederen en diensten - tot maximaal € 10.000,- Teamleider / voorzitter OR - tot maximaal € 100.000,- Afdelingsmanager / projectleider (NB daarboven Directeur/ opdrachtgever na voorafgaande kennisgeving aan secretaris) 34. Het afschrijven van offertes Teamleider / projectleider / voorzitter OR 35. Het nemen van de verschillende besluiten in het kader van het subsidieproces, alsmede het besluiten tot het aangaan van en het ondertekenen van een subsidie uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 4:36 Awb - de te verstrekken subsidie bedraagt maximaal € 125.000,-. Afdelingsmanager SEI - de te verstrekken subsidie bedraagt meer dan € 125.000,-. Directeur/opdrachtgever (na voorafgaande kennisgeving aan de secretaris) 36. Besluiten en betaalbaar stellen inzake bevoorschotting en overige bijdragen bij verstrekking tot en met € 125.000,-. Afdelingsmanager SEI (NB daarboven directeur / opdrachtgever na voorafgaande kennisgeving aan secretaris) 37. Betaalbaarstelling bij subsidievaststelling tot en met € 125.000,-. Afdelingsmanager SEI (NB daarboven directeur / opdrachtgever na voorafgaande kennisgeving aan secretaris) I. (Project) Een project wordt als zodanig schriftelijk aangewezen en omschreven door de secretaris. II. (Vervanging) Indien een functionaris als hiervoor aangewezen niet beschikbaar is, wordt hij of zij bij de uitoefening van het desbetreffende mandaat als volgt vervangen: a. Een behandelend medewerker wordt vervangen door - een andere behandelend medewerker, door de teamleider of - door de afdelingsmanager b. Een teamleider wordt vervangen door: - door de afdelingsmanager c. Een afdelingsmanager wordt vervangen door - de aangewezen vervanger binnen de afdeling, of - door de directeur. d. Een directeur wordt vervangen door - een andere directeur of - door de secretaris. e. Een projectleider wordt vervangen door - de opdrachtgever. f. Een opdrachtgever wordt vervangen door - de directeur. g. De afdelingsmanager SDC wordt ten aanzien van control aangelegenheden vervangen door de adjunct-controller en ten aanzien van personele aangelegenheden door de teamleider strategie, kaderstelling en control van de afdeling SDC. h. De afdelingsmanager SEI wordt ten aanzien van de bevoegdheden in bijlage 1, onderdelen 35, 36 en 37 vervangen door de teamleider SEI. Bijlage 2 - Mandateringslijst van de bevoegdheden Treasury GS TL KBC TR AMF 1 Aantrekken/uitzetten van gelden in callgeld, (bestemmings)deposito, rekening-courant en spaarrekening X 2 Aantrekken/uitzetten van verhandelbaar schuld¬papier als commercial paper, certificate of deposit en medium term notes X 3 Verstrekken c.q. kopen van geldleningen aan of van derden X 4 Uitzetten van gelden via (staats)obligaties X 5 Afsluiten van derivatentransacties X 6 Afsluiten (kopen) en verkopen van garantieproducten X 7 Aangaan van rekening-courant verhoudingen met banken en bemiddelaars X 8 Ondertekenen van overeenkomsten van geldleningen opgenomen geld en uitgeleend geld X 9 Vervroegd aflossen van langlopende leningen X 10 Het verrichten van voorbereidende werkzaam¬heden t.a.v. bovengenoemde producten en het mededelen van de door de TL KBC genomen beslissingen X 11 Het verschaffen van informatie inzake treasury X 12 Overige correspondentie (niet informatie) inzake treasury X Afkorting Omschrijving GS Gedeputeerde staten TL KBC teamleider Kaderstelling Beleid en Coördinatie van de afdeling Financiën TR adviseur middelen met aandachtsgebied treasury AMF afdelingsmanager van de afdeling Financiën Vervangingsregeling bevoegdheden treasury. Indien een functionaris als hiervoor aangewezen niet beschikbaar is, wordt hij of zij bij de uitoefening van het desbetreffende mandaat als volgt vervangen: 1. De adviseur middelen met aandachtsgebied treasury wordt vervangen door: - de teamleider Kaderstelling Beleid en Coördinatie van de afdeling Financiën, of - door de afdelingsmanager van de afdeling Financiën. 2. De teamleider Kaderstelling Beleid en Coördinatie van de afdeling Financiën wordt vervangen door: - de afdelingsmanager van de afdeling Financiën; 3. De afdelingsmanager van de afdeling Financiën wordt vervangen door: - de Directeur