Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland)

Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland Het algemeen bestuur van het Openbaar Lichaam Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (hierna: “BSGR”); Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van BSGR Overwegende dat het gewenst is dat BSGR een eigen archiefverordening vaststelt; gelet op het bepaalde in: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995; artikel 41 van de Gemeenschappelijke Regeling Gouwe-Rijnland 2021; Besluit vast te stellen de Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland Artikel1Definities a. De wet De Archiefwet 1995; b De gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland 2021; c. De archiefbewaarplaats De overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; d Archiefbescheiden De in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, daaronder mede verstaande gegevensverzamelingen die samen met de toepassingsprogrammatuur een bescheiden visualiseren; e. Beheerder De directeur van de gemeenschappelijke regeling; f. Beheerseenheid De gemeenschappelijke regeling g. Informatiesysteem Systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukII. De archiefbewaarplaats Artikel2 Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats bij Erfgoed Leiden en Omstreken zich bevindend aan Boisotkade 2A, 2311 PZ Leiden. HoofdstukIII. De zorg van het dagelijks bestuur en de beheerder voor de archiefbescheiden Artikel3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 De beheerder draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid. Artikel5 De beheerder draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht in welke vorm. Artikel6 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de bewaring van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen geschiedt op zodanige wijze, dat behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9 1.Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en bewaring van de betreffende archiefbescheiden. 2.Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een deelnemer geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan. Artikel10 Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag uit omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 41 lid 1 van de wet. Het dagelijks bestuur overlegt daarbij het verslag dat door archivaris van Erfgoed Leiden en omstreken aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukIV. Slotbepalingen Artikel11Inwerkingtreding 1.Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. 2.Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening BSGR. Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van 11 april 2024.De directeur, mevrouw drs. E.T.M. van Kesteren de voorzitter,de heer ir. C.L. VisserMemorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 3 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de tekst van lid 3 van artikel 41 van de gemeenschappelijke regeling Artikel 6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Artikel 8 De bedoelde voorschriften worden opgenomen in een nog nader vast te stellen ‘Beheerregeling Informatiebeheer BSGR’. Artikel 10 Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.