Gemeentewet (eed of belofte) Collegeleden Artikel 41a en 65 Gemeentewet (eed of belofte) 3.Afspraken over de omgang met gemeentelijke voorzieningen KERN De gemeente werkt met belastinggeld. Politieke ambtsdragers gaan daarom zorgvuldig om met gemeentelijke faciliteiten en financiële middelen en gebruiken die alleen waar ze voor zijn bedoeld. Politieke ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de gemeente hun ter beschikking stelt. Zij maken kosten bij de uitoefening van hun ambt, waarvoor zij een vergoeding ontvangen. In de wet staat dat geen andere vergoedingen zijn toegestaan dan waarin de wet voorziet. ARTIKEL3.1GEMEENSCHAPPELIJKE RUIMTES Politieke ambtsdragers houden zich aan de regels voor het gebruik van algemene interne voorzieningen, zoals vergaderruimtes. ARTIKEL3.2ONKOSTENVERGOEDINGEN EN DECLARATIES 1.Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Politieke ambtsdragers zijn terughoudend bij het in rekening brengen van uitgaven die zich op het grensvlak van privé en publiek bevinden. 2.Ter bepaling van de functionaliteit van uitgaven worden als criteria gehanteerd dat met de uitgave het belang van de gemeente is gediend en dat de uitgave voortvloeit uit de functie van politieke ambtsdrager. 3.Politieke ambtsdragers declareren geen zaken die door de onkostenvergoedingen worden gedekt. 4.In geval van twijfel over een declaratie van raadsleden wordt dit voorgelegd aan het seniorenoverleg en zo nodig ter besluitvorming aan de raad. Collegeleden leggen twijfel over een declaratie voor aan het college en het standpunt van het college wordt schriftelijk vastgelegd. ARTIKEL3.3GEBRUIK ICT- MIDDELEN Politieke ambtsdragers houden zich bij gebruik van de ICT-middelen van de gemeente aan de interne werkafspraken . Daarbij is van belang dat: usb sticks met informatie niet onbeveiligd en onbewaakt worden achtergelaten; inloggegevens niet worden gedeeld; laptops en/of tablets niet worden uitgeleend aan anderen, ook niet tijdelijk. ARTIKEL3.4GEBRUIK DIENSTAUTO Het college bepaalt in hoeverre burgemeester en wethouders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto (met of zonder chauffeur) en of van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van q.q.-nevenfuncties. TOELICHTING Politieke ambtsdragers bevinden zich onder een vergrootglas als het gaat over het vergoeden van gemaakte kosten of het gebruikmaken van voorzieningen. Van politieke ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht en zij hebben een voorbeeldfunctie. Het is moeilijk uit te leggen als een politieke ambtsdrager in economisch moeilijke tijden een beroep doet op de soberheid van burgers, terwijl die zelf veel kosten declareert. Politieke ambtsdragers dragen immers vaak zelf de eindverantwoordelijkheid voor het kostenniveau van een bepaalde voorziening of verstrekking. Uitgaven die ogenschijnlijk van ondergeschikt belang zijn, kunnen in de publiciteit breed worden uitgemeten en de reputatie van een politieke ambtsdrager aantasten.
Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Verordening onkostenvergoedingen en voorzieningen raads- en commissieleden Nijmegen 2019 Collegeleden Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Regeling Rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders gemeente Nijmegen 2024 4.Afspraken over de omgang met informatie KERN Politieke ambtsdragers gaan zorgvuldig en correct om met de informatie die zij hebben. Daar hoort ook bij dat zij niet met opzet een feitelijk onjuiste voorstelling van zaken geven over gebeurtenissen in en rond de gemeente. Zij streven met elkaar naar een open en controleerbare overheid. ARTIKEL4.1OPEN EN CONTROLEERBAAR Politieke ambtsdragers handelen in overeenstemming met de letter en de geest van de Gemeentewet en van de Wet open overheid. Zij streven ernaar open en transparant te zijn over het gevoerde beleid en de beweegredenen daarvoor. ARTIKEL4.2OMGANG MET GEHEIME INFORMATIE 1.Politieke ambtsdragers die informatie ontvangen onder oplegging van geheimhouding kunnen deze informatie delen voor zover het Protocol geheimhouding hierin voorziet. Tegenover anderen zijn zij conform de wettelijke regeling tot geheimhouding verplicht. 2.Geheime informatie wordt door politieke ambtsdragers veilig gebruikt en bewaard, met inachtneming van artikel 3.3. 3.Ambtelijke adviezen en ambtelijke voorstellen waarover bestuurlijke besluitvorming in het college nog moet plaatsvinden, kunnen alleen worden gedeeld met derden voor zover het delen ervan een gerechtvaardigd doel dient. TOELICHTING Geheime informatie is informatie waar formeel geheimhouding is opgelegd (op grond van de artikelen 87, 88 en 89 Gemeentewet). Politieke ambtsdragers zijn dan wettelijk verplicht tot geheimhouding. Het schenden van de geheimhouding is strafbaar. De afspraken over (de omgang met) geheimhouding zijn vastgelegd in het Protocol geheimhouding. Een respectvolle omgang met elkaar en met informatie is een vereiste om met elkaar tot een werkelijk debat te komen op basis van feiten. Verspreid daarom niet bewust onjuiste informatie en controleer bronnen. De politieke duiding en waardering van feiten is (uiteraard) aan politieke ambtsdragers.
en 24 Gemeentewet (beslotenheid) Artikel 87, 88, 89 en 292 Gemeentewet (geheimhouding) Artikel 169 Gemeentewet (informatieplicht) Collegeleden Artikel 54 Gemeentewet (beslotenheid) Artikel 87, 88, 89 en 292 Gemeentewet (geheimhouding) Artikel 169 Gemeentewet (informatieplicht) 5.Afspraken over omgangsvormen en het politieke samenspel KERN Politieke ambtsdragers gaan op respectvolle wijze om met elkaar, medewerkers en inwoners. Zij gedragen zich als een goede ambassadeur van de gemeente en houden de eer en het aanzien van de gemeente hoog. Politieke ambtsdragers zorgen met elkaar voor een veilige werksfeer. ARTIKEL5.1OMGANGSVORMEN ALGEMEEN 1.Binnen en buiten het gemeentehuis behandelen politieke ambtsdragers zowel elkaar, de griffie, de gemeentesecretaris en andere medewerkers als de bestuursorganen op correcte wijze zowel mondeling, schriftelijk als in de (sociale) media. 2.Politieke ambtsdragers maken zich niet schuldig aan pestgedrag, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld. Ook bewust ongefundeerde beschuldigingen van strafbaar of anderszins niet-integer gedrag worden niet geaccepteerd. 3.Vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid bewaken politieke ambtsdragers actief elkaars sociale veiligheid. Dat doen politieke ambtsdragers door zelf het goede voorbeeld te geven en elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag. ARTIKEL5.2OMGANGSVORMEN IN VERGADERING 1.Politieke ambtsdragers houden zich tijdens vergaderingen aan het Reglement van Orde en volgen de aanwijzingen van de voorzitter op. Politieke ambtsdragers spreken in het debat via de voorzitter en spreken waar nodig politieke ambtsdragers aan en niet (individuele) ambtenaren. 2.Optreden tegen ongewenste omgangsvormen tijdens vergaderingen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de in de vergadering aanwezige personen. 3.De voorzitter kan een politieke ambtsdrager tot de orde roepen. In vergaderingen van de raad kan de voorzitter een raadslid bij belemmering van de geregelde gang van zaken, in overeenstemming met de wet het verdere verblijf in de vergadering ontzeggen. TOELICHTING Iedereen heeft recht op een sociaal veilige werkomgeving, ook politieke ambtsdragers. Los van de gevolgen van grensoverschrijdend gedrag op individueel niveau, zijn correcte omgangsvormen van politieke ambtsdragers van belang voor het goed functioneren van de democratie. Een respectvolle omgang met elkaar is een vereiste om met elkaar tot een werkelijk debat te komen op basis van feiten. Bovendien zijn onderlinge omgangsvormen in de raad en in het college van betekenis voor de vraag hoe inwoners en bedrijven naar de gemeente kijken. De manier waarop de raad en het college onderling en met elkaar omgaan is van invloed op de geloofwaardigheid van de politiek. Het goede voorbeeld geven, ook in de privésfeer, is daarbij in de praktijk de norm. Politiek is debatteren, en kan daarbij ook een arena van strijd en emotie zijn. Daar mogen verschillen worden uitvergroot. Daarbij geldt wel: we houden oog voor elkaars welzijn. Als politieke ambtsdragers zichtbaar over elkaars grenzen gaan ligt de verantwoordelijkheid niet alleen bij de persoon die de ongewenste gedraging ervaart, maar ook bij overige politieke ambtsdragers die op dat moment getuige zijn. AANDACHTSPUNTEN SOCIALEMEDIA Je bent zelf verantwoordelijk. Bij twijfel, plaats dan geen bericht. Blijf alert bij het mixen van je persoonlijke leven met je politieke werk. Geef nooit geheime informatie van de gemeente prijs. Realiseer je dat internet blijvend is; gegevens blijven vaak voor altijd vindbaar. Wees je bewust dat online verklaringen kunnen ook juridische gevolgen hebben, net als da bij de traditionele media het geval is.
Gemeentewet (reglement van orde) Artikel 26 Gemeentewet (handhaving van de orde) Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2023 Collegeleden Artikel 52 Gemeentewet (reglement van orde) Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2018 6.Overige afspraken ARTIKEL6.1EENDUIDIGE INTERPRETATIE De gemeenteraad bevordert de eenduidige interpretatie van deze gedragscode. Bij niet-geregelde onderwerpen of onduidelijkheden in de gedragscode voorziet de raad daarin op voorstel van de voorzitter. ARTIKEL6.2TOEZICHT OP NALEVING 1.De raad en in het bijzonder de burgemeester en de fractievoorzitters, zien erop toe dat de politieke ambtsdragers de gedragscode naleven. De griffier (voor de raad) en de secretaris (voor het college) ondersteunen hierbij. 2.De burgemeester stelt de gedragscode, het integriteitsprotocol en de naleving ervan eenmaal per jaar aan de orde in het presidium en het seniorenoverleg respectievelijk het college. 3.Bij vermoedens van niet-naleving van de gedragscode of anderszins een vermoeden van een integriteitsschending wordt gewerkt volgens het handhavingsprotocol van de gemeente Nijmegen. TOELICHTING Een gedragscode kan onmogelijk in alle situaties voorzien. Het is daarom van belang om regelmatig te reflecteren op de afspraken uit de gedragscode en op eventuele leemtes of onduidelijkheden. Daarbij kunnen ook de behoefte voor het bespreken van praktijkvoorbeelden of het volgen van trainingsbijeenkomsten worden gepeild. Op die manier blijft de gedragscode een levend document. Het toezien op naleving van de gedragscode ligt ultimo bij de gemeenteraad als orgaan dat de gedragscode vaststelt. Bijzondere rollen zijn weggelegd voor de burgemeester als bevorderaar van bestuurlijke integriteit (artikel 170 lid 2 Gemeentewet) en voor de fractievoorzitters, als primus inter pares binnen hun fracties. De griffier en de gemeentesecretaris zijn als eerste adviseurs van de raad respectievelijk het college beschikbaar voor ondersteuning en advies. Wanneer sprake is van een concreet vermoeden van niet-integer handelen, dan geldt het handhavingsprotocol. Dit protocol biedt een met waarborgen omklede procedure om zorgvuldig om te gaan met meldingen en signalen en recht te doen aan zowel de melder als de betrokken politieke ambtsdrager. 7.Tot slot ARTIKEL7.1INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL 1.De gedragscode Politieke Ambtsdragers Gemeente Nijmegen, vastgesteld op 17 april 2013, wordt ingetrokken. 2.Deze regeling treedt in werking op 30 mei 2025. 3.Deze regeling wordt aangehaald als: Gedragscode en integriteitsprotocol voor politieke ambtsdragers. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 mei 2025,De raadsgriffier,Drs. S.J. RutaDe voorzitter,Drs. H.M.F. BrulsINTEGRITEITSPROTOCOL Inhoudsopgave Inleiding, beginselen en uitgangspunten Fase 1: Aarzelingen of twijfel over een gedraging bespreken Fase 2: De melding Fase 3: Vooronderzoek Fase 4: Feitenonderzoek Fase 5: Afronding Nazorg INLEIDING De integriteit van het openbaar bestuur is verankerd in wetgeving en in door gemeenteraad vastgestelde gedragscode. Politieke ambtsdragers dragen zowel collectief als individueel verantwoordelijkheid voor de integriteit van het bestuur. Regels en beginselen die integer gedrag van politieke ambtsdragers borgen liggen daarmee vast en geven richting. Toch kan het gebeuren dat een politieke ambtsdrager gedrag vertoont dat bij anderen vragen oproept over de integriteit van dat gedrag. Op dat moment kan er sprake zijn van een vermoeden van een integriteitsschending. Vertrekpunt van dit protocol is dat politieke ambtsdragers elkaar aanspreken en aanspreekbaar zijn op voorgenomen of getoond gedrag wanneer over dat gedrag vragen of twijfels bestaan. Het maakt daarbij niet uit of het nu gaat om gedrag van zichzelf of dat van een ander. Een aanspreekbare en open houding draagt eraan bij dat makkelijker het gesprek kan worden aangegaan over integriteitsvragen en -kwesties. Als sprake is van een vermoeden van een integriteitsschending, wordt daar zorgvuldig mee omgegaan. Dit protocol beschrijft hoe te handelen bij een vermoedelijke integriteitsschending. Een duidelijk en eenduidig protocol is van belang voor iedereen die betrokken is bij een dergelijk vermoeden. Het gaat dan om degene die het vermoeden uit, degene over wie een melding wordt gedaan en de verschillende personen of organen die betrokken zijn bij de afhandeling. Het protocol drukt uit dat de politieke ambtsdragers bij een vermoeden van een integriteitsschending belang hechten aan zorgvuldigheid en objectiviteit. In die gevallen waarin het tot een onderzoek komt staat waarheidsvinding daarbij centraal. Individuele of partijpolitieke opvattingen zijn daaraan ondergeschikt. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan een proces dat zich kenmerkt als procedureel rechtvaardig. Beginselen Niet onveranderlijk Waarden en normen zijn geen statisch en onveranderlijk geheel, zij passen zich aan de omstandigheden zoals tijd en plaats aan. Ook dit protocol is geen statisch product. De burgemeester stelt de gedragscode, het integriteitsprotocol en de naleving ervan eenmaal per jaar aan de orde in het presidium en het seniorenoverleg respectievelijk het college. Proportionaliteit: zo groot als nodig, zo klein als mogelijk Een melding van een mogelijke integriteitsschending is ingrijpend voor alle betrokkenen: voor de melder, voor de beschuldigde maar ook voor (andere) betrokken functionarissen en voor de organisatie. Daarom staat bij de opvolging van de melding zorgvuldigheid voorop. Onder zorgvuldigheid wordt ook verstaan het oog hebben voor de betrokkenen en hun belangen. Het uitgangspunt in dit protocol is daarom dat de stappen die gezet worden steeds in verhouding staan tot het gemelde gedrag. De stappen zijn zo groot als nodig, maar tevens zo klein als mogelijk. Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Van alle politieke ambtsdragers mag verwacht worden dat zij bij de behandeling van een vermeende integriteitsschending het algemeen belang leidend laten zijn en zich niet laten leiden door politieke kleur. Bij de behandeling van een melding zorgen betrokkenen ervoor dat er geen sprake is van eventuele verstrengeling van belangen. De betrokken functionarissen handelen onbevooroordeeld, neutraal en autonoom en laten zich niet oneigenlijk beïnvloeden door derden. Zorgvuldigheid en zorgzaamheid Alle betrokkenen bij een vermeende integriteitsschending hebben recht op een zorgvuldige behandeling ervan. Zorgvuldigheid komt bijvoorbeeld tot uitdrukking door: het toepassen van hoor en wederhoor; een discrete omgang met informatie; de keuze voor een passende onderzoeksmethode; deskundigheid bij de behandeling van een melding; een respectvolle bejegening van en door alle betrokkenen; adequate ondersteuning. Ook zorgzaamheid weegt zwaar bij de behandeling van vermeende integriteitsschendingen. Zorgzaamheid komt tot uiting door oog te hebben voor alle betrokkenen. Melder, slachtoffer of beschuldigde maar ook andere betrokkenen reageren elk op een andere manier op een vermeende integriteitsschending. Zij hebben daarbij in de verschillende fasen van het proces ieder eigen behoeften en mogelijk ook een hulpvraag, of behoefte aan nazorg. Het ligt bijvoorbeeld in de rede dat de gemeente zorgdraagt voor een adequate ondersteuning aan de melder en de beschuldigde politieke ambtsdrager. Zij kunnen zich hiervoor wenden tot de burgemeester. Afspraken hierover kunnen het beste gemaakt worden alvorens het integriteitsonderzoek start en worden schriftelijk vastgelegd. Door die behoefte te onderkennen en hier zo goed als mogelijk op in te spelen wordt zorgzaam omgegaan met alle betrokkenen. Uitgangspunten Regierol voor de burgemeester Op grond van artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet bevordert de burgemeester de bestuurlijke integriteit van de gemeente. Vanuit deze verantwoordelijkheid vervult de burgemeester een belangrijke rol bij de behandeling van vermeende integriteitsschendingen in de gemeente. De burgemeester geeft regie aan het proces dat volgt op een melding. Ongeacht de aard van de melding, de persoon van de melder of de ambtsdrager waarop de melding betrekking heeft, handhaaft de burgemeester de toepassing van dit protocol. Indien er een melding is gedaan over of onderzoek plaatsvindt naar de burgemeester, wordt deze rol vervuld door diens plaatsvervanger. De burgemeester kan zich laten bijstaan door de griffier, de gemeentesecretaris of een andere ambtenaar, zoals een integriteitscoördinator of juridisch adviseur. Als dit het geval is verlenen zij die bijstand elk vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid binnen de gemeente. Bij de omgang met een melding van een vermeende integriteitschending kan de burgemeester te rade gaan bij de commissaris van de Koning of diens kabinetschef. Terughoudendheid bij communicatie Het is van belang dat betrokkenen bij een integriteitsschending terughoudend zijn met het doen van publieke uitspraken voordat feiten zijn vastgesteld. Voorkomen moet worden dat vermoedens afkomstig uit de media en/of van social media als vaststaande feiten worden gepresenteerd voordat aan waarheidsvinding is gedaan. Dit betekent ook dat tijdens het proces dat wordt doorlopen om die feiten vast te stellen centrale regie wordt gevoerd op de te voeren communicatie. De burgemeester draagt in voorkomend geval zorg voor interne en externe communicatie over een melding, een onderzoek en de uitkomsten daarvan. De kring van geïnformeerde personen wordt zo klein als mogelijk gehouden. Alleen (een woordvoerder van) de burgemeester spreekt zo nodig met de pers tijdens het doorlopen van het proces. Aangifte is soms een keuze, soms verplicht Als er in enige fase van de behandeling van de melding een redelijk vermoeden is dat een strafbaar feit is begaan, kan de burgemeester hiervan aangifte doen. Gaat het om een redelijk vermoeden van een ambtsmisdrijf, dan is de burgemeester hiertoe verplicht. Het gaat dan om strafbare feiten waarbij een politieke ambtsdrager ‘een bijzondere ambtsplicht schendt of bij het begaan van een strafbaar feit gebruikmaakt van macht, gelegenheid of middel, hem door zijn ambt geschonken‘. Tijdens de afhandeling van de aangifte wordt afgewogen of de werking van dit protocol voor de betreffende melding wordt opgeschort. Werkingssfeer van dit protocol Iedereen die in een relatie staat tot de gemeente kan twijfel hebben over het waargenomen gedrag van een politieke ambtsdrager. Of het nu gaat om inwoners, ondernemers, ambtenaren en andere medewerkers, leveranciers of politieke ambtsdragers, elk van hen kan twijfel over een vermoeden van een schending bespreken met de burgemeester, de secretaris of de griffier. Het melden van een vermoeden van een integriteitsschending gebeurt bij de burgemeester. Indien het vermoeden betrekking heeft op het gedrag van de burgemeester kan de melder terecht bij de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Dit protocol biedt houvast en richting voor het handelen bij vermoedens van integriteitsschendingen door raadsleden, fractievolgers, wethouders en de burgemeester. Het protocol wordt niet toegepast bij vermoedens van integriteitsschendingen door functionarissen die in een arbeidsverhouding staan tot de gemeente, zoals de algemeen directeur/secretaris, de griffier of andere ambtenaren. Afwijken van het protocol kan Dit protocol biedt inzicht in de omgang met een vermoeden van een integriteitsschending. Het protocol vormt een basis voor het handelen van functionarissen bij de omgang met een vermoeden van een integriteitsschending. Hoewel het protocol richting geeft, vormt het geen vrijbrief om tijdens het te volgen proces niet zelf te reflecteren op wat nodig is. Als dat in het belang is van de gemeente of van een of meer van de betrokkenen, kan de burgemeester dan ook besluiten af te wijken van het protocol. De burgemeester is duidelijk over de argumenten daarvoor en legt hierover achteraf verantwoording af aan de gemeenteraad. Fase 1: Aarzelingen of twijfel over een gedraging bespreken Wat niet-integer handelen is, is niet altijd volstrekt duidelijk. Het kan zijn dat een politieke ambtsdrager twijfel of vragen heeft over de juistheid van (voorgenomen) handelen van zichzelf of van een ander. Het is verstandig die twijfel en vragen zo vroeg mogelijk te bespreken met anderen. Een dilemma Bij een dilemma is sprake van een lastige keuze: over de beste handelwijze ten aanzien van een (mogelijk) probleem, over de interpretatie van regels, of over andere zaken waarin advies gewenst kan zijn. In het kader van dit protocol gaat het dan om twijfels of vragen in de preventieve sfeer: over kwesties die geen integriteitsschending zijn, maar wel de potentie hebben om dat te worden. Politieke ambtsdragers worden aangespoord om dergelijke dilemma’s in een vroeg stadium en laagdrempelig bespreekbaar te maken, om misstappen te vermijden. Twijfels of vragen of een mogelijk integriteitsdilemma over het (voorgenomen) handelen van zichzelf of een ander kunnen door de politieke ambtsdrager ter advisering besproken worden met de griffier of de secretaris. Bij een dilemma is nog geen sprake van een schending maar wordt advies gevraagd over hoe te handelen. Als de politieke ambtsdrager en de griffier of gemeentesecretaris er samen niet uitkomen kunnen zij de kwestie voorleggen aan de burgemeester. Het is aan de politieke ambtsdrager of deze het advies al dan niet opvolgt en om hierover transparant te zijn. Ook als degene die een dilemma waarneemt zelf geen politieke ambtsdrager is, kan diegene zich wenden tot de griffier of de gemeentesecretaris. Een vermoeden Bij een vermoeden is sprake van de situatie dat iemand het waarschijnlijk acht dat sprake is van niet- integer handelen. Het gaat dan om een reeds voorgevallen situatie die duidt op een mogelijke integriteitsschending. Bij een vermoeden van een integriteitsschending begaan door een ander, spreekt degene die het vermoeden heeft in beginsel eerst zelf de betreffende politieke ambtsdrager aan. Dit om meer duidelijkheid te krijgen over de kwestie en daarover het gesprek aan te gaan. Door zo’n gesprek kan in sommige gevallen al een gezamenlijke oplossing worden gevonden, zonder dat verdergaande stappen zoals een onderzoek nodig zijn. Wellicht was er sprake van onwetendheid of is er sprake van een misverstand. Ook kan er een logische verklaring zijn voor de gedraging waar de melder geen weet van heeft. Afhankelijk van de uitkomst van het hierboven beschreven gesprek kunnen twijfels en vragen over een vermoeden van een integriteitsschending ter advisering worden besproken met de griffier of de secretaris. Aandachtspunt hierbij is dat alleen een als zodanig aangestelde (externe) vertrouwenspersoon gehouden is aan geheimhouding, andere functionarissen kunnen uit hoofde van hun rol of verantwoordelijkheid niet altijd volledige geheimhouding over het besprokene garanderen. Ook kunnen zij uit hoofde van hun functie verplicht zijn te handelen naar aanleiding van het besprokene. Op basis van de uitkomst van het gesprek met de ambtsdrager en het eventueel ingewonnen advies, kunnen zowel degene die het gedrag heeft waargenomen als degene die het gedrag heeft vertoond zich wenden tot de burgemeester. TOELICHTING Er kunnen zwaarwegende redenen zijn om het gesprek over een vermoeden niet aan te gaan. Bijvoorbeeld omdat de melder zich in een hiërarchische relatie of afhankelijkheidsrelatie bevindt tot de ander. Een andere reden om niet direct in gesprek te gaan kan zijn dat de onderlinge verhoudingen van dien aard zijn dat aanspreken niet in de rede ligt. Ook kan het risico bestaan dat aanspreken de opvolging van de melding (bijvoorbeeld de waarheidsvinding) schaadt; in dat geval moet er wel sprake zijn van een vermoeden van een ernstige chending van de integriteit. Advies hierover kan gevraagd worden aan de burgemeester. In bepaalde gevallen kan een gesprek wel aangewezen zijn en soms ook bijdragen aan de oplossing van een kwestie, bijvoorbeeld als de kwestie met name te maken heeft met verstoorde persoonlijke verhoudingen. Een mogelijke uitkomst van een gesprek kan zijn dat een vermoeden van een integriteitsschending (gedeeltelijk) uit de wereld is geholpen, bijvoorbeeld omdat een en ander berustte op een misverstand. Ook kan het zijn dat er wel iets speelt, maar dat hierover in het gesprek goede afspraken kunnen worden gemaakt, naar tevredenheid van beide partijen. In die gevallen is het doorlopen van de hierna genoemde fasen niet altijd nodig. Als een gesprek niet mogelijk is of niet tot een gezamenlijke oplossing leidt, kan over worden gegaan naar het daadwerkelijk doen van een melding. Fase 2: De melding De feitelijke melding Een melding van een vermoeden van een integriteitsschending wordt gedaan bij de burgemeester. Dit gebeurt vertrouwelijk. Bij meldingen over raadsleden of fractievolgers ondersteunt de griffier de burgemeester bij de behandeling van de melding. Bij meldingen over wethouders is deze ondersteuning in handen van de gemeentesecretaris. De burgemeester kan ook zelf op basis van eigen waarnemingen of externe berichtgeving een vermoeden van een integriteitsschending hebben. De burgemeester doet dan eigenstandig melding van het vermoeden. Dit doet hij dan door tussenkomst van zijn plaatsvervanger of de gemeentesecretaris bij zichzelf. Eisen aan de melding De melding wordt schriftelijk ingediend en moet over een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan. Een melding van een mogelijke integriteitsschending bevat in ieder geval: de naam en functie van de politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft; de naam, functie en contactgegevens van de melder; een korte beschrijving van de mogelijke schending: de aard van de mogelijke schending; de vaststelbare feiten en omstandigheden van het gebeurde. Als aan deze vereisten niet wordt voldaan stelt de burgemeester de melder gedurende een nader te bepalen periode van minimaal vijf werkdagen in de gelegenheid de melding met de vereiste informatie aan te vullen. Meldingen die na deze periode niet aan de vormvereisten voldoen, worden door de burgemeester niet in behandeling genomen. De melder wordt hierover schriftelijk geïnformeerd. TOELICHTING In dit protocol wordt ervan uitgegaan dat de melder van een vermeende integriteitsschending zich bekend maakt. Toch kunnen er voor een melder zwaarwegende redenen zijn om anoniem melding te maken van de gedraging of om na het indienen van de melding, anonimiteit van de ontvanger te verlangen. Bij het vasthouden aan de anonimiteit, moet de burgemeester afwegen hoe opvolging te geven aan de melding. Afweging daarbij is of de anonieme melding voldoende aanknopingspunten biedt om deze desondanks in behandeling te nemen. De anonieme melder moet zich ervan bewust zijn dat de consequentie van anoniem melden is dat opvolging ervan veelal moeilijk of zelfs onmogelijk is; zo kan een anonieme melder niet worden gehoord, kan de melding niet als bron gebruikt worden en kan de anoniem beschuldigde geen weerwoord geven op een anonieme melding. Daardoor kunnen de feiten vaak niet worden achterhaald c.q. vastgesteld. Door anoniem te melden maakt de melder de keuze dit gevolg te aanvaarden. De melding zal daardoor dus vaak niet effectief zijn. Als het de intentie van de melder is de behandeling van de melding te kunnen laten vervolgen zal de melder de eigen identiteit alsnog bekend moeten maken. Alleen de melder zelf kan deze keuze maken. Te zetten stappen na een melding Na ontvangst van een melding stuurt de burgemeester de melder binnen vijf werkdagen een schriftelijke bevestiging van ontvangst. In de ontvangstbevestiging wordt de melder uitgenodigd voor een gesprek met de burgemeester over de melding. Dit persoonlijke gesprek met de melder wordt zo spoedig mogelijk gevoerd. In dit gesprek vraagt de burgemeester om een toelichting op de melding en wat de melder beoogt te bereiken met de melding. Ook stelt de burgemeester vast of er een dringende reden is om de identiteit van de melder niet bekend te maken. Tot slot informeert de burgemeester de melder over de inhoud van dit protocol en doet de burgemeester waar dat gepast is een beroep op de melder om geen onnodige ruchtbaarheid te geven aan de zaak. Na ontvangst van de melding wordt deze door de burgemeester beoordeeld. De burgemeester laat zich bij deze beoordeling ten minste bijstaan door de griffier of de gemeentesecretaris, afhankelijk van de positie van de politieke ambtsdrager over wie melding is gedaan. De burgemeester kan desgewenst deskundigen raadplegen. Bij de beoordeling van de melding kijkt de burgemeester naar de volgende toetsingscriteria: Aard van het feit: Wat is er aan de hand? Is er sprake van een vermoeden van een schending van de gedragscode of van een andere integriteitsschending, en zo ja, wat voor soort integriteitsschending is het? Is er sprake van een redelijk vermoeden dat de melding een strafbaar feit inhoudt? Is er een geschonden norm aan te wijzen? Is de melding voldoende concreet? Ernst van de zaak: Is de melding van voldoende gewicht? Hierbij wordt gelet op het feit zelf, de omstandigheden, de (functie van de) persoon op wie de melding betrekking heeft en op eventueel acuut gevaar of de maatschappelijke en/of politieke gevoeligheid. Hoe valt de weging van een onderzoek uit tegenover de eventuele gevolgen ervan? Is het op een andere manier op te lossen om daarmee de schade zoveel mogelijk te beperken? Valideerbaarheid: Zijn de feiten en omstandigheden goed controleerbaar? Zijn voldoende aanknopingspunten en is de informatie voldoende gedetailleerd? Zijn er bijvoorbeeld nog interne mogelijkheden om meer zicht te krijgen op de relevante feiten? Positie of persoon van de bron: Heeft de melder voldoende kennis over het gebeurde? Hoe betrouwbaar is de bron? Spelen er politieke belangen mee? Positie of persoon van de ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft: Kan de eventuele schending zijn gepleegd door de politieke ambtsdrager in kwestie? Was het bijvoorbeeld wel plausibel dat de ambtsdrager daartoe in de positie verkeerde op het moment van de vermeende schending? Waarschijnlijkheid: Is er een logisch verband tussen de feiten uit de melding en andere bekende feiten? Actualiteit: Hoe spoedeisend is de melding? Betreft het een zittende politieke ambtsdrager of een voormalig ambtsdrager? Is onderzoek opportuun of dateert de kwestie van te lang geleden? Een termijn van vier jaar geldt als richtsnoer. De beoordeling als hiervoor beschreven kan leiden tot de volgende conclusies: De melding krijgt geen vervolg, bijvoorbeeld omdat de melding niet over integriteit gaat of er overduidelijk geen sprake is van een integriteitsschending. De melder krijgt dan een gemotiveerd bericht dat de melding geen verdere opvolging krijgt. Indien van toepassing wordt de melder doorverwezen naar een ander orgaan. De feiten zijn voldoende helder en eenduidig vast te stellen. De burgemeester informeert de politieke ambtsdrager over wie is gemeld over de melding en het dan bekende feitencomplex. Bezien wordt of en op welke wijze opvolging wordt gegeven aan de melding. De burgemeester weegt af of het seniorenoverleg wordt geïnformeerd. In de overweging betrekt de burgemeester onder meer de aard en de ernst van de zaak en de kans op ruchtbaarheid. Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. De burgemeester gaat met ambtelijke ondersteuning na of er redenen zijn om aan te nemen dat de melding gegrond is. Op basis van de uitkomst van het vooronderzoek besluit de burgemeester vervolgens tot conclusie a) -geen opvolging- of conclusie b) –feitenonderzoek-. . De ambtelijke ondersteuning wordt geboden door een of meer personen die voldoende deskundig, objectief en politiek neutraal kunnen adviseren en geen betrokkenheid hebben bij de kwestie waarover de melding is ingediend. Er is een feitenonderzoek nodig. De burgemeester besluit hiertoe en informeert het seniorenoverleg en betreffende politieke ambtsdrager over de beslissing om een feitenonderzoek uit te laten voeren. Wel of niet informeren politieke ambtsdrager bij feitenonderzoek? In sommige situaties is het beter de persoon in kwestie niet onmiddellijk te informeren over het op handen zijnde feitenonderzoek, bijvoorbeeld als diegene dan mogelijk bewijsmateriaal kan of zal vernietigen. In een dergelijk geval worden eerst maatregelen genomen zodat mogelijk relevant bewijs niet verdwijnt. Deze beschermingsmaatregelen zijn het veiligstellen van dossiers, bestanden, stukken etc. Bij het veiligstellen hiervan draagt de burgemeester er zorg voor dat de informatie beschikbaar blijft voor de beschuldigde zodat deze er desgewenst gebruik van kan maken bij diens verweer. Fase 3: Vooronderzoek Uitvoering vooronderzoek De burgemeester kan besluiten tot een vooronderzoek. Een vooronderzoek is bedoeld als eerste screening van de melding en is gericht op het bepalen van een juiste opvolging van de melding: door de eerste screening worden nut en noodzaak van nader onderzoek in kaart gebracht en wordt stilgestaan bij de wenselijkheid van een andere opties voor opvolging van de melding. In geval nader onderzoek opportuun is, dient het vooronderzoek ook om de doelstelling en de reikwijdte van nader onderzoek te bepalen. Het vooronderzoek beperkt zich uitdrukkelijk tot het verzamelen van die feiten die nodig zijn om de opvolging van de melding te bepalen. De burgemeester voert in ieder geval een gesprek met de melder en met de politieke ambtsdrager in kwestie. De burgemeester kan besluiten ook met andere betrokkene(n), waaronder begrepen mogelijke getuigen, in gesprek te gaan. De gesprekspartners ontvangen voor aanvang van het gesprek een schriftelijke uitnodiging en dit protocol. In de uitnodiging staat een korte omschrijving van de aard van de melding en de aard van het te voeren gesprek. De betrokken politieke ambtsdrager wordt op gepaste wijze geïnformeerd over de inhoud van de schriftelijke melding of ontvangt een kopie. Van de gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter controle op juistheid en volledigheid voorgelegd aan de personen met wie is gesproken. De burgemeester komt tot een gemotiveerde schriftelijke beoordeling van de melding. Hierbij hanteert de burgemeester ten minste de volgende criteria: aard van het feit; ernst van de zaak; valideerbaarheid; positie of persoon van de bron; positie of persoon van de ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft; waarschijnlijkheid; actualiteit. Bij de beoordeling legt de burgemeester schriftelijk het advies over het vervolg op het vooronderzoek vast. De conclusies naar aanleiding van het advies kunnen luiden: De melding behoeft geen vervolg, omdat er geen sprake is van een schending; De feiten zijn voldoende helder en eenduidig vast te stellen; De melding bevat een redelijk vermoeden van een strafbaar feit, aangifte ligt in de rede of is wettelijk vereist; De melding behoeft een vervolg door middel van een nader onderzoek, omdat er sprake is van een redelijk vermoeden van een schending. De burgemeester stelt een concept onderzoeksopdracht op. Zie hierover onder fase 4 feitenonderzoek. De burgemeester beslist op basis van de uitkomst van het vooronderzoek over de verdere opvolging van de melding. De burgemeester informeert het seniorenoverleg, de politieke ambtsdrager over wie is gemeld en de melder over het advies en de wijze waarop er opvolging aan wordt gegeven. Als de betreffende politieke ambtsdrager wethouder is informeert de burgemeester ook het college. Dit tenzij er een zwaarwegend belang is een of meer van deze personen niet te informeren. Afhandeling als er geen feitenonderzoek nodig is Concludeert de burgemeester na de eerste screening of op basis van het vooronderzoek dat er geen nader feitenonderzoek nodig is, dan stelt de burgemeester een verslag op. Dit wordt gedeeld met de melder en de betrokken politieke ambtsdrager. Bij voorkeur wordt dit verslag persoonlijk met hen besproken. Als sprake is van een vooronderzoek, maakt de beoordeling daarvan onderdeel uit van het verslag. De melder en de betrokken ambtsdrager mogen binnen twee weken na ontvangst van het verslag verzoeken om alsnog een uitgebreid nader onderzoek uit te laten voeren. De burgemeester informeert en hoort het seniorenoverleg over dit verzoek en laat zich adviseren door de griffier of secretaris. Gehoord deze functionarissen, neemt de burgemeester het besluit om al dan niet een nader feitenonderzoek in te stellen. Fase 4: Feitenonderzoek Als wordt besloten dat er een feitenonderzoek nodig is, formuleert de burgemeester een concept onderzoeksopdracht. De burgemeester bespreekt dit concept vertrouwelijk in een overleg met het seniorenoverleg Hierna verleent de burgemeester namens de gemeenteraad aan een (externe) onderzoeker de opdracht tot uitvoering van het onderzoek. Een feitenonderzoek bestaat uit de volgende stappen: De burgemeester komt met de onderzoeker(s) een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen. De onderzoeksopdracht bestaat in elk geval uit: Een beschrijving van de aanleiding voor het onderzoek; de opdracht zelf (wat moet worden onderzocht, met een duidelijke afbakening); de onderzoeksvragen; het normatieve kader dat wordt gebruikt als leidraad. Vaste onderdelen zijn de wettelijke integriteitsnormen en de gedragscode politieke ambtsdragers van de gemeente. Het normatieve kader kan echter ook breder zijn dan alleen de normen die volgen uit de wet en de gedragscode; een verwachting t.a.v. de onderzoeksmethode(n) en personen waarmee in ieder geval gesproken dient te worden; onderzoekscapaciteit (wie voert het onderzoek uit); aanwijzingen ten aanzien van de toepassing van proportionaliteit en subsidiariteit en de toepassing van hoor- en wederhoor; een onderzoeksplanning en tijdspad; communicatie met de opdrachtgever tijdens en na het onderzoek. In overleg met de onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld. De burgemeester informeert per brief de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en het seniorenoverleg dat er een onderzoek wordt ingesteld. Vaste onderdelen in deze brief zijn: de aanleiding voor het onderzoek, het integriteitsprotocol en de contactgegevens van de onderzoeker(s). Er wordt door de burgemeester zorgvuldig afgewogen welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het onderzoek. Het uitgangspunt hierbij is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de gemeente alsook externe partijen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan voor emotionele of juridische ondersteuning. Van de interviews worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter controle op juistheid en volledigheid voorgelegd aan de gesproken personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op feitelijke onjuistheden in het verslag. Als de gesprekspartner nieuwe verklaringen toevoegt, wordt hier melding van gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de onderzoeker(s) en worden niet gedeeld met de gemeente. De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek. De betrokken politieke ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen. Het rapport van het feitenonderzoek bestaat uit de volgende onderdelen: De onderzoeksopdracht en eventuele latere wijzigingen; Een onderzoeksverantwoording met daarin: een beschrijving van de gebruikte onderzoeksmiddelen en de manier waarop deze zijn ingezet; een weergave van de bevindingen op grond van het onderzoek: de feiten, omstandigheden, percepties en overige waarnemingen die betrekking hebben op de vermoedelijke integriteitsschending en de context waarbinnen deze zou hebben plaatsgevonden; een overzicht van relevante wet- en regelgeving (van toepassing zijnde wettelijke voorschriften, procedures, beleidstukken et cetera); een overzicht van geraadpleegde bronnen; de eventuele overige uitkomsten die op grond van het onderzoek naar voren zijn gekomen. De onderzoekers geven in hun rapport een zo feitelijk en objectief mogelijke weergave van gebeurtenissen en onthouden zich van uitspraken over personele en/of organisatorische implicaties van de bevindingen. In een onderzoeksrapport worden geen persoonsgegevens of herleidbare persoonlijke gegevens opgenomen tenzij daar toestemming voor is gegeven door betrokkenen. De onderzoeker duidt medewerkers van de gemeente in het onderzoeksrapport uitsluitend aan met hun functie. De betrokken politiek ambtsdrager mag in het kader van hoor- en wederhoor een zienswijze geven op het eindrapport, feiten, overige bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport. Wanneer het feitenonderzoek is afgerond, leveren de onderzoeker(s) het onderzoeksrapport op aan de burgemeester. Fase 5: Afronding De burgemeester stelt het rapport van het feitenonderzoek ter beschikking aan de onderzochte politiek ambtsdrager. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek besluit de burgemeester over het verdere vervolg. Als uit het rapport blijkt dat geen sprake is van een integriteitsschending worden de personen die door het vooronderzoek en/of het feitenonderzoek al op de hoogte waren van de melding op passende wijze geïnformeerd over de uitkomst van het feitenonderzoek. De burgemeester weegt af of de gemeenteraad ook moet worden geïnformeerd en op welke wijze. Als wel sprake is van een vastgestelde integriteitsschending legt de burgemeester in het rapport voor aan de gemeenteraad. De burgemeester beslist of daarbij geheimhouding wordt opgelegd. In deze bijeenkomst wordt besloten over de consequenties die aan de uitkomst van het onderzoek worden verbonden en wordt besloten over openbaarmaking ervan. De raad besluit om de geheimhouding al dan niet op te heffen. Tegen dit besluit staan rechtsmiddelen open voor belanghebbenden. Nazorg Ongeacht de uitkomst van de behandeling van een melding is het bieden van nazorg van belang, voor eenieder die betrokken is. De burgemeester gaat na welke nazorg voor de melder, de betrokken politieke ambtsdrager en eventuele anderen nodig is. De burgemeester evalueert ook het doorlopen proces en maakt zo nodig afspraken voor de toekomst. Onderdeel van de nazorg is ook het leren van een integriteitsschending. Integriteitskwesties dragen bij aan de vorming van de eigen mores. De burgemeester stimuleert na afronding van een kwestie dat tijd en ruimte wordt genomen om van die kwestie te leren. Opzettelijk valse melding Als de burgemeester het vermoeden heeft dat er sprake is geweest van een opzettelijk valse melding, kan de burgemeester een onderzoek instellen naar de melder. Rapportage Jaarlijks brengt de burgemeester verslag uit aan de gemeenteraad over het aantal meldingen en uitgevoerde onderzoeken op het gebied van bestuurlijke integriteit.
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.