Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpene

Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 2025De verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard; gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; op voordracht van het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard van 20 mei 2025; BESLUIT: Vast te stellen de volgende verordening Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 2025 Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met onder b omschreven accountantscontrole; accountantscontrole: de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle van de jaarrekening uitgevoerd door een door het algemeen bestuur benoemde accountant commissie: de commissie van de rekening zoals bedoeld in artikel 4 van het reglement van orde vv 2023-2027 en ingesteld bij besluit van het algemeen bestuur van 27 maart 2024; administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het hoogheemraadschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de organisatie van het hoogheemraadschap, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. financieel beheer: het totaal van de activiteiten die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is; financiële rechtmatigheid: de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de relevante verordeningen van het hoogheemraadschap. goedkeuringstolerantie: maximaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle tezamen voor het verstrekken van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening; rapporteringstolerantie: minimaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen; rechtmatigheid: mate waarin in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen de relevante verordeningen van het hoogheemraadschap alsmede besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld; rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de relevante verordeningen van het hoogheemraadschap. Artikel2(Verbijzonderde) interne controle 1.Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties minimaal jaarlijks een interne toetsing plaatsvindt. 2.Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het hoogheemraadschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. 3.Bij afwijkingen tijdens de toetsing zoals bedoeld in het eerste lid en in de registratie zoals bedoeld in het tweede lid neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 4.De resultaten van de interne toetsing en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden. Artikel3Opdrachtverlening accountantscontrole 1.De accountantscontrole vindt plaats door een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. 2.Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstolerantie bij de controle van de jaarrekening; de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage; de posten van de jaarrekening, de taken of organisatieonderdelen van het hoogheemraadschap met bijhorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. 4.Het algemeen bestuur kan in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de in het derde lid genoemde onderdelen vaststelt. 5.Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel4Overige controles en opdrachten 1.Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. 3.Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Artikel5Protocol accountantscontrole 1.Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het dagelijks bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is. 2.In het in eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op: de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd; de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd; de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; de looptijd van het controleprotocol. Artikel6Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3.Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, de leden van de commissie van de rekening, vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de organisatie. Artikel7Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur 1.Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving (normenkader) en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3.Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 2025’ voor aan het algemeen bestuur. 4.Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld. 5.De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de uitkomsten van de (verbijzonderde)interne controlewerkzaamheden van het hoogheemraadschap. 6.Het dagelijks bestuur overlegt de jaarstukken met de commissie van de rekening ten behoeve van de uitoefening van zijn taak. Artikel8Toegang tot informatie 1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante locaties en informatiedragers van het hoogheemraadschap . 2.De accountant is bevoegd om van alle bij het hoogheemraadschap werkende personen en leden van het algemeen en dagelijks bestuur mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. 3.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle bij het hoogheemraadschap werkende personen en leden van het algemeen bestuur zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken met uitzondering van de informatie waarvoor de geheimhoudingsplicht geldt. Dit met als doe dat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Artikel9Rapportage 1.Als de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt het dagelijks bestuur daarop te reageren. Als de accountant na het overleg met het dagelijks bestuur van mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur. 2.Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening voert de accountant een (tussentijdse) interim controle uit naar de inrichting van het financieel beheer en de administratieve organisatie en de interne controle. Hierover wordt aan de secretaris-directeur een verslag van bevindingen aangeboden. 3.De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren. 4.De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur. 5.De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarstukken, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met de voor dit doel ingestelde commissie van de rekening van het algemeen bestuur. Artikel10Intrekking, inwerkingtreding en tijdstip van ingang 1.De ‘Controleverordening hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard’ vastgesteld bij besluit van 8 oktober 2009 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op het jaarverslag, de jaarrekening en bijbehorende stukken en de deelverantwoordingen van het begrotingsjaar 2024. [Artikel 10, lid 1 bevat een kennelijke verschrijving, hier wordt bedoeld: De ‘Controleverordening hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard’ vastgesteld bij besluit van 8 oktober 2008 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op het jaarverslag, de jaarrekening en bijbehorende stukken en de deelverantwoordingen van het begrotingsjaar 2024.] 2.Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2025. Artikel11Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 2025’. Rotterdam, 9 juli 2025de verenigde vergadering voornoemd, secretaris, voorzitter,Toelichting Algemeen 1.Inleiding Artikel 109 van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur een verordening vaststelt die betrekking heeft op ‘de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie’ van het waterschap. Met deze verordening wordt uitvoering gegeven aan deze wettelijke bepaling. Door de Unie van Waterschappen is in 2008 een modelverordening vastgesteld. Het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en Krimpenerwaard heeft bij besluit van 8 oktober 2008 op basis van het model van de Unie een verordening vastgesteld. Sinds de inwerkingtreding van dit besluit (met ingang van 1 januari 2009) is deze verordening niet meer gewijzigd. In tegenstelling tot provincies en gemeenten waren de kaders voor deze verordening voorheen opgenomen in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit. Voor gemeenten en provincies was het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) van toepassing. Met ingang van het verslagjaar 2025 is het Bado ook van toepassing voor waterschappen en zal hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit worden ingetrokken. Dit is overigens niet de directe aanleiding voor het vaststellen van een nieuwe verordening. De gewijzigde rol van de accountant bij de controle van de jaarrekening is de belangrijkste reden. Het controleren of de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand waren gekomen was een taak van de accountant maar met ingang van het verslagjaar 2025 is dit een taak van het dagelijks bestuur. De rol van de accountant beperkt zich tot de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft waarbij ook de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgesteld door het dagelijks bestuur wordt betrokken. Deze “nieuwe” verordening wijkt verder in beperkte mate af van de bestaande verordening. De meest ingrijpende wijziging betreft de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf het verslaggevingsjaar 2025 legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur over de financiële rechtmatigheid van zijn handelen. Naast deze verordening stelt het algemeen bestuur ook een controleprotocol op waarin nadere richtlijnen worden opgenomen voor de accountantscontrole. Op basis hiervan stelt het algemeen bestuur jaarlijks het normenkader vast waarin de in- en externe wet- en regelgeving wordt opgenomen die de accountant in acht neemt. 2.Opbouw van deze verordening Er is voor gekozen om de bestaande regels zoals opgenomen in de bestaande verordening zoveel mogelijk in stand te houden tenzij de regelgeving tot aanpassing aanleiding geeft. De verordening bestaat uit een beperkt aantal