Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Baarn 2025Voorwoord Dit document is bedoeld voor opdrachtgevers, opdrachtnemers en medewerkers van de gemeente Baarn. Als gemeente streven wij naar het beste voor Baarn. Om onze ambities te realiseren koopt de gemeente jaarlijks voor circa 20 miljoen euro in. Dat betekent dat leveranciers een belangrijke bijdrage leveren aan die ambities. In een tijd van digitale innovaties en veranderende marktomstandigheden is het belangrijk dat wij onze inkoopstrategie steeds afstemmen op de markt en de behoeften van de samenleving. Door samen te werken, te verbinden en duidelijke afspraken te maken, zorgen wij ervoor dat onze leveranciers weten wat er van hen wordt verwacht. We volgen onze contracten precies, zodat we onze uitgaven kunnen verantwoorden en we geleverd krijgen wat is afgesproken. Deze aanpak zorgt voor een transparante en efficiënte inkoop, waarbij we samen bouwen aan een duurzame toekomst. De gemeente Baarn heeft het VNG-model Inkoopbeleid als uitgangspunt gebruikt. Zaken die al in de wet en in lokale regelgeving zijn geregeld, zijn omwille van de leesbaarheid niet in het inkoopbeleid opgenomen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemeen beleid van de gemeente Baarn (hierna ’de gemeente’). Juridische uitgangspunten Doelmatig en rechtmatig De gemeente voldoet aan de bestaande wet- en regelgeving en volgt haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij al haar inkopen neemt de gemeente Baarn de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en het bestuursrecht in acht. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. Mandaat en volmacht De bevoegdheden voor het aangaan van overeenkomsten zijn vastgelegd in het gemeentelijk mandaatbesluit en de budgethoudersregeling. Inkoopsamenwerking/ alleenrecht Soms is gewenst dat de gemeente samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes of de provincie. Het werken in een samenwerkingsverband kan betekenen dat het inkoopbeleid van de gemeente niet wordt gehanteerd. De gemeente neemt alleen deel aan samenwerkingsverbanden waarin de geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd. De gemeente heeft alleenrechten gevestigd (ook wel ‘uitsluitend recht’). Dit houdt in dat een aantal ondernemingen een uitsluitend recht hebben om voor de gemeente een dienst te mogen verrichten of een activiteit mogen uitvoeren. Overeenkomsten en inkoopvoorwaarden De gemeente Baarn hanteert standaard haar eigen algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Deze zijn gebaseerd op het VNG-Model Algemene Inkoopvoorwaarden en zijn te raadplegen en downloaden via www.baarn.nl. Voor o.a. werken, IT-dienstverlening en architect- en ingenieursdiensten kunnen specifieke branchegerichte voorwaarden worden gehanteerd. Bij voorwaarden die gezamenlijk tot stand zijn gekomen (paritair vastgestelde voorwaarden) worden deze voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente in bepaalde gevallen gemotiveerd afwijken. De gemeente neemt dit dan op in de aanbestedingsdocumenten. Algemene voorwaarden van ondernemers worden in beginsel afgewezen. Afwijken van het gebruik van genoemde voorwaarden kan alleen na akkoord van team Inkoop en de gemandateerde medewerker. Persoonsgegevens Als we een derde partij persoonsgegevens laten verwerken, sluiten we met deze partij een verwerkersovereenkomst. Zo zorgen we ervoor dat deze derde partijen hun verplichtingen en verantwoordelijkheden kennen en zorgvuldig met de persoonsgegevens om gaan. Klachtenregeling De gemeente hanteert de Uniforme klachtenregeling aanbesteden. Klachten over een aanbestedingsprocedure kunnen worden ingediend via het klachtenformulier op de gemeentelijke website: www.baarn.nl/klacht-indienen. Afwijkingsbevoegdheid Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders. Ethische en ideële uitgangspunten Integer handelen De bestuurders dienen zich te houden aan de vastgestelde Gedragscode voor het college van B&W. De ambtenaren dienen zich te houden aan de vastgestelde Gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Baarn. Zij handelen zakelijk en objectief, zodat belangenverstrengeling wordt tegengegaan. Betrouwbare en zakelijke opdrachtgever De gemeente wil een betrouwbare en zakelijke opdrachtgever zijn. Als overheid heeft zij een voorbeeldfunctie in de samenleving. Bij de inkoop van producten, diensten en werken neemt de gemeente Baarn het gemeentebelang als uitgangspunt, maar houdt zij ook rekening met de belangen van de opdrachtnemer. Integere ondernemers De gemeente doet geen zaken met ondernemers die zich bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers bij inkoop behoort tot de mogelijkheden. Dit kan onder andere door het hanteren van uitsluitingsgronden, het opvragen van een gedragsverklaring aanbesteden of het (laten) uitvoeren van een Bibob-onderzoek. Lokaal voorkeursbeleid Bij onderhandse gunning en meervoudig onderhandse aanbestedingen mag een gemeente een voorkeursbeleid toepassen wanneer dit niet leidt tot discriminatie. In geval van enkelvoudig onderhandse gunning zal, als een lokale of regionale ondernemer het gevraagde kan leveren, de voorkeur uitgaan naar een lokale of regionale ondernemer. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt ten minste één lokale of regionale leverancier gevraagd om een offerte uit te brengen, mits de lokale of regionale ondernemer het gevraagde kan leveren. Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) De gemeente wil haar ecologische voetafdruk verkleinen en werkt toe naar klimaatneutraliteit. Dat wil zeggen dat de gemeente ervoor zorgt dat er steeds minder vervuiling ontstaat via het direct en indirect handelen van de gemeente. De gemeente heeft ambities vastgesteld om op het gebied van broeikasgassen, energie en circulariteit haar impact op onze leefomgeving te verminderen. Dit betekent voor aanbestedingen dat we duurzaamheidseisen zwaar laten meewegen en actief afspraken met ketenpartners over hoe zij hun dienstverlening verduurzamen. De gemeente neemt zo verantwoordelijkheid voor haar bijdrage aan klimaatverandering en geeft het goede voorbeeld. Ook is zij daarmee maar geeft zo ook het goede voorbeeld en is een aanjager van economische innovatie en duurzame verdienmodellen. Sociale Werkvoorziening We onderzoeken de mogelijkheden om gebruik te maken van de inzet van werkenden vanuit de sociale werkvoorziening. Er zijn drie mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningsschappen:
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.