Intern controleplan 2025 (Uitvoeringsorganisatie Laborijn)

Intern controleplan 20251.Inleiding Vanaf 2023 is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het Dagelijks Bestuur een verantwoording1Zie bijlage 2 modelverantwoording rechtmatigheidsverantwoording over rechtmatigheid af moet geven in plaats van de accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het Dagelijks Bestuur niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Uiteraard is het opstellen en publiceren van de verantwoordingstekst alleen niet voldoende. Er is binnen Laborijn een deugdelijke grondslag voor deze verantwoording nodig. Deze grondslag wordt de onderbouwing van de verantwoording genoemd. Het doel is om met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Dit interne controle plan 2025 draagt bij aan het creëren van een deugdelijke grondslag voor de verantwoording. In dit interne controleplan leest u achtereenvolgens: een stuk theoretisch kader, de inrichting van de interne controle, hoe de verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe de processen worden gecontroleerd op basis van risico’s, de planning en hoe de bevindingen worden gecommuniceerd en opgevolgd. 2.Het theoretisch kader 2.1De rechtmatigheidsverantwoording Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van de gemeenschappelijke regeling. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan claims inzake planschade. De ratio hiervan is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s, waarvoor door het Dagelijks Bestuur bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd. Verplicht model Het model (zie bijlage 2) wordt verplicht voorgeschreven, tekstuele aanpassingen zijn alleen op de aangegeven plaatsen toegestaan. Deze verplichting is opgenomen in de wetgeving. Criteria Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten (getrouwheid) Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Afgedekt door rechtmatigheids- verantwoording (rechtmatigheid) Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: begrotingscriterium voorwaardencriterium Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) In de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ van 20 maart 2020 licht de commissie BADO deze criteria toe en heeft zij in hoofdlijnen uitgewerkt wat nodig is voor een goede onderbouwing. Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: de constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. In de komende hoofdstukken werken we de mogelijke elementen van een goede onderbouwing nader uit. Dit doen wij aan de hand van de aspecten zoals genoemd in de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ van de commissie BADO. Het gaat hier om: uitkomsten van interne controles inclusief controle op de drie rechtmatigheidscriteria bevindingen naar aanleiding van gesprekken met het management bewuste keuzes om af te wijken van wet- en regelgeving fraudesignalen data-analyses Onderdeel van de interne controles is de controle op de eerdergenoemde drie rechtmatigheidscriteria. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het Laborijn-beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen Laborijn voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de voorwaarden in de Laborijn-verordeningen die in het normenkader zijn opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot: de verstrekking aan de juiste doelgroep hantering van gestelde termijnen voor aanvragen en toekennen van verstrekkingen toepassen van afgesproken grondslagen gestelde eisen aan administratieve bepalingen hanteren van opgenomen normbedragen functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden het aantoonbaar maken middels bewijsstukken toepassen van de criteria recht, hoogte en duur bij diverse verstrekkingen In de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV staan de minimale vereisten (recht, hoogte en duur) nader uitwerkt. Deze elementen (recht, hoogte en duur) zie je veelal bij subsidie- en uitkeringsprocessen. Bij inkopen gaat het vaak om het volgen van de aanbestedingsrichtlijnen. In de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang dat toereikend is vastgesteld dat binnen Laborijn aan deze voorwaarden is voldaan. Het derde criterium betreft Misbruik en Oneigenlijk gebruik. In artikel 8b van de Participatiewet is het M&O kader vastgelegd. Veelal zie je dat M&O-beleid geïntegreerd is binnen de werkprocessen van de organisatie. Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied kan daarom enerzijds gebruik worden gemaakt van de procescontroles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. Anderzijds gaat het bij Misbruik en Oneigenlijk gebruik ook over fraude- en integriteitsignalen. In de praktijk is het opstellen van frauderisicoanalyse mede een goede onderbouwing voor dit criterium. 2.2Three Lines of Defence model De ‘business’ (1st line of primair proces) is eindverantwoordelijk voor de keuzes die ze maken en de risico’s die ze in de dagelijkse praktijk aangaan. Zij kunnen de risicobeheersing dus nooit delegeren. De eerste lijn is daarmee de belangrijkste vorm van risicobeheersing. Als het de organisatie dus zou lukken om de eerste lijn intrinsiek gemotiveerd te maken om de doelstellingen scherp te hebben, te reflecteren, regelmatig de risicodialoog te voeren en te vragen naar incidenten en hiervan te leren, dan is dat de beste vorm van risicobeheersing. De second line ontwikkelt de systemen voor een goed proces van risicomanagement en beheersing, altijd ter ondersteuning van de ‘business’. In deze second line of defence zitten vaak veel verschillende risicofuncties waaronder juridisch, finance, data analyse, compliance, kwaliteit. Ook wel experts van bedrijfsvoering genoemd (PIOFACH2PIOFACH staat voor: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, huisvesting ). Elk van deze specialisten werkt met hun eigen identificatie- en rapportage-processen. De third line Internal Audit voorziet de hoogste leiding van zekerheid (assurance) over de kwaliteit van sturing en beheersing. Internal audit is daarmee het sluitstuk van de PDCA-cyclus. Ze is dus niet in directe zin verantwoordelijk voor de kwaliteit van het in control zijn van de organisatie maar wel verantwoordelijk voor de mate waarin ze in staat is om de inconsistenties in de opzet en het bestaan van de control frameworks te analyseren en zichtbaar te maken. Het auditprogramma wordt risico-gestuurd ingericht. De externe accountant kan gezien worden als de vierde (4th) line of defence. 2.3Grensbedragen en oordeelsvorming De verantwoordingsgrens is een door het Algemeen Bestuur vastgesteld bedrag, waarboven het Dagelijks Bestuur de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Grens voor afwijkingen Onder afwijkingen wordt afzonderlijk verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en posten waarvan bij het Dagelijks Bestuur onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid, omdat deskundigen en adviseurs (bijvoorbeeld juristen) van mening verschillen over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling die ten grondslag ligt aan baten en lasten en balansmutaties. Het kan hier onder andere gaan om staatsteun of (complexe) aanbestedingen. Bij staatsteun kan intern het vermoeden op staatsteun bestaan omdat een (klachten)procedure is ingesteld. Zo lang de procedure loopt, is niet duidelijk of sprake is van geoorloofde of ongeoorloofde staatsteun. Ook bij complexe aanbestedingen kan het voorkomen dat de jurist van de gemeente aangeeft dat een bepaalde wijze van gunnen van een opdracht toegestaan is, terwijl er klachten of signalen zijn dat het niet toegestaan is. Ook dan is de rechtmatigheid van een inkoop onduidelijk totdat eventueel een rechter een uitspraak doet. Het is belangrijk dat het Algemeen Bestuur ook over deze onduidelijkheden, voor zover ze de verantwoordingsgrens overschrijden, worden geïnformeerd via de rechtmatigheidsverantwoording. Effect verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door het Algemeen Bestuur vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het Dagelijks Bestuur niet duidelijk is of er financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door het Algemeen Bestuur vastgestelde percentage komen. Voor iedere gemeenschappelijke regeling (ongeacht de schaalgrootte) geldt dat het Algemeen Bestuur een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Dit gesprek binnen de gemeenschappelijke regeling tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur moet ten tijde van het bepalen van de verantwoordingsgrens gevoerd worden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordingsgrens is de informatiebehoefte van het Algemeen Bestuur het vertrekpunt. Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken. Omvang verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is vastgelegd in artikel 10 lid 2 van de financiële verordening en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Normenkader Bij de uitvoering van de interne controles wordt het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader als uitgangspunt gebruikt. Bij het opstellen van het normenkader wordt ook de actualisatie van de financiële-en controleverordening meegenomen. 3.Interne controles 3.1Inrichting interne controle De inrichting van de interne controle is per 1 januari 2023 zo onafhankelijk mogelijk vormgegeven onder de concerncontroller. De concerncontroller heeft een passeerbevoegdheid richting het Dagelijks Bestuur. Zie het plaatje hieronder: 3.2Verantwoordelijkheden Functionaris/orgaan Verantwoordelijk voor Algemeen Bestuur Vaststellen jaarstukken (inclusief getekende rechtmatigheidsverantwoording door het DB) Dagelijks Bestuur Verantwoordelijk voor de rechtmatigheid in de organisatie. Ondertekenen rechtmatigheidsverantwoording die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening Algemeen directeur Eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie, de rechtmatigheid in algemene zin en opvolging van de bevindingen Concerncontroller Inhoudelijk eindverantwoordelijk voor de interne controle Auditor en medewerker interne controle Verantwoordelijk voor het (tijdig en correct) uitvoeren van de interne controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in het interne controleplan (3th line of defence) Manager dienstverlening Verantwoordelijk voor de inrichting van de werkprocessen dienstverlening, een goed functionerende administratieve organisatie en inrichting van interne beheersmaatregelen in de werkprocessen (1st line of defence) Manager bedrijfsvoering Verantwoordelijk voor de inrichting van de werkprocessen bedrijfsvoering, een goed functionerende administratieve organisatie en inrichting van interne beheersmaatregelen in de werkprocessen (1st/2nd line of defence) Teamleider WLC Verantwoordelijk voor de inrichting van de werkprocessen intern werk, een goed functionerende administratieve organisatie en inrichting van interne beheersmaatregelen in de werkprocessen (1st line of defence) 3.3De hoofdlijnen van de interne controle per proces Het is van belang om eerst te bepalen binnen welke financiële stromen zich materiële rechtmatigheidsafwijkingen kunnen voordoen. Het is aan te bevelen daarvoor de financiële stromen binnen Laborijn in financiële omvang in beeld te brengen (zie tabel in deze paragraaf). Het gaat hierbij om de stromen per proces, zoals uitkeringsproces, inkoopproces, subsidieverstrekking etc. Op basis van de verantwoordingsgrens wordt per stroom de diepgang van de controle bepaald. Bij het opstellen van het controleplan kunnen de belangrijkste financiële stromen geïnventariseerd worden op basis van de begroting van dat begrotingsjaar of op basis van de werkelijke cijfers, wanneer controles jaarlijks achteraf plaatsvinden. Aan het eind van het boekjaar is het aan te bevelen om deze ‘scoping’ nog een keer te doen met de cijfers van het gehele boekjaar. Dit om vast te stellen of er stromen bij zijn gekomen of in omvang gewijzigd. De omvang van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de verantwoordingsgrens die is overeengekomen met het Algemeen Bestuur. Deze ligt tussen de 0% en 3% van de lasten. Als Laborijn kiest voor 0%, moet Laborijn elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. In de huidige situatie is de grens voor de accountantscontrole 1%. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat het bestuur minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeenschappelijke regeling dan in de huidige situatie. Er kan ook worden gekozen voor een groeimodel in de verantwoordingsgrens. Tijdens het gesprek over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording binnen Laborijn moet dan ook het gesprek over de hoogte van de verantwoordingsgrens plaatsvinden. Afhankelijk daarvan en van de kwaliteit en risico’s van de interne beheersing in de primaire processen wordt de omvang en de ‘controlemix’ van de interne controlewerkzaamheden bepaald. Het is dan ook maatwerk per gemeenschappelijke regeling. Een lage verantwoordingsgrens gecombineerd met hoog risico binnen een proces zal leiden tot diepgaandere controlewerkzaamheden en meer detailwaarnemingen door de VIC3Verbijzonderde interne controle dan waar een hogere verantwoordingsgrens en lage risico’s gelden. Voor 2025 geldt een verantwoordingsgrens van 1%4Dit is vastgelegd in artikel 10 lid 2 van de financiële verordening., dit is € 740.000 volgens de vastgestelde begroting

1. Lasten Laborijn totaal incl. dotatie aan reserves Begroting 2025 Inkomenszekerheid € 30.099.044 Mensontwikkeling € 4.633.039 Inburgering € 1.300.000 Wsw* € 20.202.431 Overhead € 16.948.586 Toevoeging aan reserves € 839.308 Totaal € 74.022.408 *De directe salarislasten zijn toegerekend aan het programma algemene overhead Inkomenszekerheid Lasten 1e lijns 2e lijns 3e lijns Risico op onrechtmatigheid Bijstand € 25.315.140 Systeemchecks in suite, functiescheiding, cursussen P-wet, duidelijke beleidsregels Maand- en kwartaalrapportages, analyse en bespreking in MT, instructies kwaliteit, data-analyse, controles, collegiale toetsing bij nieuwe medewerkers IC Laag Loonkostensubsidie € 3.809.181 Bijzondere bijstand € 249.000 Individuele inkomenstoeslag € 500.000 Vangnetvoorziening Zelfstandigen € 40.000 Individuele Studietoeslag € 175.000 Bbz kapitaalverstrekkingen € 10.723 € 30.099.044 Mensontwikkeling Lasten 1e lijns 2e lijns 3e lijns Risico op onrechtmatigheid Ontwikkeling inwoners € 253.402 Financiële administratie, functiescheiding, budgettering, cijferanalyse, duidelijke beleidsregels Maand- en kwartaalrapportages, analyse en bespreking in MT, instructies kwaliteit, data-analyse, controles, collegiale toetsing bij nieuwe medewerkers IC Laag Nieuwe inwoners € 578.755 Integrale samenwerking € 126.318 Arbeidstoeleiding € 1.601.825 Hulpmiddelen en vergoedingen € 179.900 Interne klantondersteuning € 1.892.839 € 4.633.039 Inburgering Lasten 1e lijns 2e lijns 3e lijns Risico op onrechtmatigheid Leerroutes € 800.000 Financiële administratie, functiescheiding, budgettering, cijferanalyse, duidelijke beleidsregels Maand- en kwartaalrapportages, analyse en bespreking in MT, instructies kwaliteit, data-analyse, controles, collegiale toetsing bij nieuwe medewerkers IC Laag Maatschappelijke begeleiding € 425.000 Onderwijsroute € 75.000 € 1.300.000 WSW Lasten 1e lijns 2e lijns 3e lijns Risico op onrechtmatigheid Loonkosten Wsw € 17.072.589 Salarisadministratie, controles Visma, standenregister Financiële administratie, loonwaardemeting, functiescheiding, budgettering, cijferanalyse, beleidsregels Data-analyse, financiële analyse bij maand- en kwartaalrapportages Maand- en kwartaalrapportages, analyse en bespreking in MT Strakke monitoring op DVO IC IC IC Laag Laag Laag Vervoerskosten Wsw € 664.742 Overige kosten Wsw € 420.140 Kosten begeleid werken € 809.742 Directe productiekosten € 28.777 Omzet deel af te dragen aan OIJ € 1.206.441 € 20.202.431 Algemene overhead Lasten 1e lijns 2e lijns 3e lijns Risico op onrechtmatigheid Loonkosten € 11.517.891 Salarisadministratie, controles Visma, standenregister Financiële administratie, budgettering, cijferanalyse Data-analyse, maand- en kwartaalrapportages, cijferanalyse Maand- en kwartaalrapportages, analyse en bespreking in MT IC IC Laag Gemiddeld Overige personeelskosten € 703.164 Huisvestingskosten € 1.523.006 Facilitaire kosten € 591.840 Automatiseringskosten € 1.579.481 Algemene kosten € 300.143 Incidentele laten € 733.061 € 16.948.586 Bij het programma algemene overhead is voor de lasten (m.u.v. de loonkosten) het risico op onrechtmatigheid op gemiddeld ingeschat. Dit houdt verband met het risico op het niet uitvoeren van een Europese aanbesteding terwijl dit wel had gemoeten. 3.4Controlewerkzaamheden per proces De interne controle richt zich naast de rechtmatigheid op de volgende 3 elementen: Opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing Bij de controle van de opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing richt de interne controle zich in eerste instantie op de beschreven werkprocessen en werkinstructies. Tijdens de interne controle worden de werkprocessen doorgenomen en worden de interne beheersingsmaatregelen onderkend. Tijdens het doornemen van de processen zal tevens gekeken worden naar verbetermogelijkheden. Bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing Bij de controle op het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing wordt op basis van 1 mutatie het bestaan van het werkproces met interne beheersingsmaatregelen vastgesteld. Door middel van deze controle kan worden vastgesteld of het proces zoals dit beschreven is, wordt nageleefd zoals beschreven en of de interne beheersingsmaatregelen worden vastgelegd zoals beschreven. Werking van de administratieve organisatie en interne beheersing Bij de controle op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing wordt middels enkele proceduretests gekeken of de interne beheersingsmaatregelen adequaat zijn werk doen. Beoordeeld wordt of afwijkingen worden gesignaleerd en gedane correcties worden vastgelegd. Per proces zal tevens het doel, de risico’s, de beheersingsmaatregelen en de inhoud van de interne controle beschreven worden. De controle op schakistbankieren en de renterisiconorm wordt gedaan bij het aangaan van een nieuwe lening. In bijlage 4 wordt aangegeven welke processen worden gecontroleerd. 3.5Planning uitvoering werkzaamheden Nummer Proces Planning Wie Rechtmatigheids- verantwoording 1 Uitkeringen: Bijstandsuitkering, IOAW, IOAZ, Bbz, bijzondere bijstand, individuele inkomenstoeslag en studietoeslag, leefgeldregeling Oekraïne. Maandelijks Auditor / Medewerker IC Ja 2 LKS Maandelijks Auditor / Medewerker IC Ja 3 Detacheringsovereenkomsten, urenverwerking en facturatie detachering Maandelijks Auditor / Medewerker IC Nee 4 Productie WLC Maandelijks Auditor / Medewerker IC Nee 5 Inkoop en Europese aanbestedingen Ieder kwartaal Auditor Ja 6 Betaalproces/prestatieleveringen Ieder kwartaal Auditor Ja 7 In- en uitdiensttreding en salarismutaties Ieder kwartaal Auditor Nee 8 IOP’s Ieder kwartaal Auditor Nee 9 Fiscale wet- en regelgeving Ieder kwartaal Auditor Nee 10 Inburgering Ieder kwartaal Auditor Ja Opstellen IC-verslag en aanlevering bij concerncontroller 1 maand na afloop kwartaal Auditor Nee 3.6Communicatielijnen over de bevindingen en hoe wordt de opvolging bewaakt Ieder kwartaal wordt het IC-verslag opgesteld door de auditor en aangeleverd bij de concerncontroller en bij het MT. In dit verslag staan de bevindingen van de uitgevoerde IC-werkzaamheden in het afgelopen kwartaal en de opvolging van de bevindingen uit het vorige verslag. Na bespreking in het MT wordt het IC-verslag één keer per halfjaar gedeeld met het DB. De manager dienstverlening en manager bedrijfsvoering zijn verantwoordelijk voor de opvolging van de bevindingen. De auditor bewaakt de opvolging van de bevindingen. Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van Laborijn op 29 november 2024.de secretaris, J.T. Spruitde voorzitter, drs. E.J. Huizinga MBABijlage1Interne Controle op de Participatiewet en aanverwante regelingen Voor de externe verantwoording over de rechtmatigheid van de verstrekkingen en ontvangsten van uitkeringsgelden in het kader van de Participatiewet en aanverwante regelingen, worden door de auditor en de medewerker interne controle controles uitgevoerd op de onderstaande regelingen: Gebundelde inkomensbudgetten (BUIG) PW levensonderhoud PW loonkostensubsidie Bbz levensonderhoud IOAW levensonderhoud IOAZ levensonderhoud Re-integratiebudget Uitgaven re-integratiebudget Overige regelingen Bijzondere bijstand (controle op de taken die door de gemeenten bij Laborijn zijn ondergebracht) Individuele inkomenstoeslag Individuele studietoeslag Leefgeldregeling Oekraïne (mandaat) Inburgering Kwaliteit in Controle (KiC) De controlewerkzaamheden op de Participatiewet en aanverwante regelingen worden vastgelegd in het controleprogramma KiC van Stimulansz. Het programma bevat standaard en op maat gemaakte normenlijsten aan de hand waarvan de auditor en de medewerker interne controle de controlewerkzaamheden uitvoeren. De vastlegging van de bevindingen en de bewaking op het herstellen van de fouten gebeurt ook in het controleprogramma. Daarnaast worden door het programma, op basis van betaallijsten, aselect de steekproeven getrokken. Steekproefgrootte De rechtmatigheidscontrole op de Participatiewet en aanverwante regelingen zal uitgevoerd worden op één controlemassa per regeling per gemeente. Door uniformering in procesuitvoering, beleid en richtlijnen is een aparte controle per gemeenten niet noodzakelijk. De steekproefaantallen zijn vastgesteld op basis van de omvang van de geldstromen, de bevindingen uit het verleden en op basis van een globale risico-inschatting. Bijlage2Modelverantwoording rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders5In deze tekst wordt gesproken over college van burgemeester en wethouders, maar deze geldt ook voor gedeputeerde staten van de provincie en het (dagelijks) bestuur van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Daar waar gemeente staat, dient ook provincie, waterschappen of gemeenschappelijke regeling gelezen te worden. De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober
2. Bevinding Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € <Y> bedraagt. Dit is lager/hoger dan de daarvoor gestelde grens van € <X>. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € <Z> acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken. Optioneel opnemen overzicht paragraaf 4.2.2 De geconstateerde afwijkingen betreffen6De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld. : • • In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Bijlage3Begrippen Rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het Dagelijks Bestuur een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. Onduidelijkheden: Indien het Dagelijks Bestuur in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het Dagelijks Bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden(a), de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c). Getrouwheid: Een oordeel van de accountant over of de informatie juist en toereikend/volledig is. Voorts geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt. En ten slotte of het bij de volksvertegenwoordigers en de burger (gebruikers van de verantwoording) geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. Normenkader: Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Rechtmatigheidsverantwoording: de rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het college vanaf het verslagjaar 2023 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden waren. Verantwoordingsgrens: de grens waarboven het Dagelijks Bestuur afwijkingen moet melden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt deze verantwoordingsgrens vast met een maximum van 3% van de totale lasten. Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Fraude: Dit omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Bijlage4Uit te voeren controles
3. Proces uitkeringen (voorwaardencriterium en juistheid) Het proces bestaat uit de deelprocessen aanvraag, beheer uitkering (waaronder mutaties, afstemming, boeteproces en het betaalbaar stellen van de uitkering), beëindigingen, terug- en invorderen, verhaal en beheer debiteuren met betrekking tot de uitkeringen en toeslagen van de Participatiewet, IOAW, IOAZ, Bbz, bijzondere bijstand, individuele inkomenstoeslag en studietoeslag, leefgeldregeling Oekraïne. Doel: Het doel van de IC is het vaststellen van de financiële rechtmatigheid en getrouwheid (volledigheid, tijdigheid en juistheid) van de betalingen. Tevens is het doel van de IC het vaststellen van het bestaan, de opzet en de werking van de AO/IB in en om het proces. Risico’s: Uitkeringsgelden worden onrechtmatig verstrekt als gevolg van een foutieve beoordeling van kring van rechthebbenden, voorliggende voorzieningen, ingangsdatum, hoogte norm, vermogen of inkomsten. Er wordt een te hoog of een te laag bedrag aan uitkering verstrekt in de maandelijkse uitkeringsrun. Uitkeringen worden niet of te laat betaalbaar gesteld. Uitkeringen worden op het verkeerde bankrekeningnummer uitbetaald. Wijzigingssignalen (uit wijzigingsformulieren, signaalafhandeling BRP, signaalafhandeling Inlichtingenbureau en overige signalen) worden niet of te laat opgepakt. Inkomsten worden niet of foutief gekort. Terugvorderingsacties worden niet opgestart. Verhaalsacties worden niet opgestart. Besluiten worden niet binnen de wettelijke beslistermijn genomen. Kostenveroordeling op grond van de wet dwangsom, reputatieschade en oninvorderbare vorderingen in verband met ten onrechte verstrekte voorschotten. Interne beheersingsmaatregelen: De kwaliteit van de uitvoering van nieuwe medewerkers wordt gecontroleerd totdat het akkoord bevonden is dat deze medewerkers het werk goed uitvoeren (1ᵉ). De kwaliteit van de uitvoering van medewerkers wordt periodiek gecontroleerd middels kwaliteitsonderzoeken (1ᵉ). Er wordt actief gewerkt aan scholing van de medewerkers (1ᵉ). Er is binnen de meeste subprocessen functiescheiding aangebracht tussen beschikkende medewerkers en medewerkers die in het uitkeringsdossier registreren (1ᵉ). Er is functiescheiding aangebracht tussen de beschikkende/ registrerende medewerkers en de medewerkers die de uitkeringen/ toeslagen betaalbaar stellen (1ᵉ). Er zijn ondersteunende processen ingericht voor het waarborgen van de signalering van wijzigingen in de BRP en voor de signalering van samenloopsignalen (Inlichtingenbureau) (2ᵉ). Er zijn waarborgen ingericht in het registratiesysteem Suite van Centric, zoals rollentoewijzing, matrix van de normeringen en andere voor het recht belangrijke criteria (bv leeftijd). Er is een goed ingerichte proces- en taakstroomlijning conform de procesbeschrijving in Engage. En er zijn zeer uitgebreide werkinstructies en richtlijnen in het juridisch handboek Schulinck (1ᵉ en 2ᵉ) De uitkeringsadministratie voert een aantal systeemcontroles uit, t.b.v. de juistheid van de boekingen in de betaalrun, voorafgaande aan het aanleveren van de betaalrun aan de boekhouding. Deze systeemcontroles zijn aanvullend op de meldingenlijst die vanuit Suite gegenereerd wordt aan de hand van de ingegeven matrixen (1ᵉ). Interne verbijzonderde controle: Maandelijkse steekproefcontrole op betaalregels van de diverse uitkeringen. De betaalregels worden gecontroleerd aan de hand van criterialijsten opgesteld door Stimulansz (officieel gecertificeerd). De bevindingen worden geregistreerd in het controleprogramma Kwaliteit in Controle (KiC) van Stimulansz. Voor 2025 is gekozen om de volgende aantallen te hanteren op jaarbasis: PW Doetinchem: 80 Aalten: 24 In totaal: 104 IOAW Doetinchem: 4 Aalten: 2 In totaal: 6 IOAZ Doetinchem: 3 Aalten: 1 In totaal: 4 Bbz Doetinchem: 2 Aalten: 1 In totaal: 3 Verdiepingscontrole bij signalering van financiële fouten of onzekerheden voortkomend uit onderzoeken van de interne controle, kwaliteit, bezwaar en beroep of op verzoek van de leidinggevende. Steekproefcontrole bij de processen waar functiescheiding tussen beschikken en registreren in het uitkeringsdossier niet middels rollentoewijzing is gewaarborgd. (Dit betreft het proces “aanvraag individuele inkomenstoeslag”) Controle op de signaalafwikkeling van 30 signalen van het Inlichtingenbureau. Controle op de signaalafwikkeling van 30 signalen vanuit de BRP-koppeling. De openstaande debiteuren, buiten invordering stellingen en correcties op de vorderingen worden elk kwartaal integraal gecontroleerd.
4. Verstrekking forfaitaire en langdurige loonkostensubsidies (voorwaardencriterium) Doel: Het vaststellen dat de forfaitaire en langdurige loonkostensubsidies (LKS) rechtmatig en doelmatig worden verstrekt en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het proces. Risico’s: De LKS wordt verstrekt zonder beschikking (onrechtmatig). De langdurige LKS wordt verstrekt zonder een loonwaardemeting middels Competensys uit te voeren (onrechtmatig). De LKS wordt onterecht verstrekt (doelmatig). Er wordt een foutief subsidiebedrag aan LKS betaald (meer/ minder betalen dan in de beschikking staat of betalen terwijl er sprake is van ziekteverzuim of betalen terwijl er sprake is van beëindiging werkzaamheden) De loonkostensubsidie wordt langer verstrekt dan volgens de beschikking is bepaald. De beschikking van de loonkostensubsidie wordt ondertekend door een niet bevoegde functionaris. De loonwaardemeting wordt uitgevoerd door een niet gecertificeerde medewerker. De langdurige LKS vindt wordt niet geregistreerd in de activiteiten in Suite4werk (financieel). Interne beheersingsmaatregelen: Registratie van de afgegeven loonkostensubsidies met bijbehorende looptijd in Suite en het actueel houden hiervan (1ᵉ). Monitoren of de werkelijke uitgaven in lijn liggen met de aangegane verplichting (2ᵉ). De nieuwe Suite-inrichting heeft meer waarborgen, zoals het ophogen van de subsidie bij indexering WML of WML-stijging door leeftijdsverandering, blokkade bij einde subsidietijdvak (2ᵉ). Interne verbijzonderde controle: Jaarlijks wordt vanuit de in Suite geregistreerde activiteiten langdurige LKS van 27 betaalde bedragen (12 voor Aalten en 15 voor Doetinchem) nagaan of: er een Competensys loonwaardemeting is uitgevoerd en of aan de voorwaarden is voldaan voor het toekennen van een langdurige LKS de Competensys loonwaardemeting door een gecertificeerde medewerker is uitgevoerd de loonwaarde correct is vastgesteld de uitbetaalde bedragen overeenkomen met de bedragen en looptijd uit de beschikking de beschikking is getekend door de bevoegde functionaris de langdurige LKS beschikkingen die verlengd gaan worden zijn opgeboekt middels een werkproces in Suite
5. Detacheringsovereenkomsten, urenverwerking detacheringen en facturatie detacheringen (volledigheid) Doel: Het doel van de interne controle is: het nagaan of de detacheringsovereenkomsten volledig, correct en tijdig zijn opgesteld het vaststellen van de juiste verwerking van de urensheets het vaststellen van de volledigheid van de opbrengsten van de detacheringen aan de hand van de verwerkte urensheets het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het proces Risico’s: Nieuwe detacheringen worden niet of niet tijdig doorgegeven aan de administratie waardoor er geen detacheringsovereenkomst opgesteld wordt en er niet gefactureerd wordt. De detacheringsovereenkomsten zijn onvolledig waardoor afspraken niet worden nagekomen. De afspraken staan niet juist in de detacheringsovereenkomsten waardoor de verkeerde prijzen worden gefactureerd. Detacheringsovereenkomsten worden niet getekend. Detacheringsovereenkomsten worden niet (op tijd) verlengd. Detacheringsovereenkomsten lopen onterecht door onder verkeerde condities. Urensheets worden niet ontvangen waardoor er niet of niet tijdig gefactureerd kan worden (volledigheid). Urensheets worden wel ontvangen maar worden niet juist verwerkt. De detacheringstarieven zijn verkeerd overgenomen op de urensheets. De prijsindexaties worden niet juist verwerkt op de urensheets. Afspraken die zijn gemaakt over verwerking van pauze-, stilstand- en overwerkuren worden niet correct verwerkt. Niet alle gewerkte uren worden gefactureerd. Niet voor alle gedetacheerden wordt een factuur gestuurd. De gewerkte uren worden tegen een te laag tarief gefactureerd. Interne beheersingsmaatregelen: Er is functiescheiding tussen het opstellen van de detacheringsovereenkomsten en de controle van de detacheringsovereenkomsten (1ᵉ). Er is functiescheiding tussen de registratie van de uren, de controle op de uren en de facturatie van de uren door Administratie Werk en het verwerken van de ontvangsten door Financiën (1ᵉ). Er is functiescheiding tussen de verwerking van tariefswijzigingen en afspraken over de verwerking van pauze-, stilstand- en overwerkuren op de urensheets en de controle hiervan. De contracten van de groepsdetacheringen zijn opgeslagen op Labobrein en de contracten van de individuele detacheringen zijn in Visma opgeslagen. Hierdoor zijn de contracten goed toegankelijk voor de medewerkers van de administratie (1ᵉ). Er wordt maandelijks een herrineringsmail naar de inleners gestuurd waarin gevraagd wordt om de uren van de afgelopen maand aan te leveren (1ᵉ). Er vindt maandelijks een omzetvergelijking per bedrijf plaats. Afwijkingen worden besproken en verklaard (2ᵉ). Maandanalyse van verantwoorde omzet en begrote omzet van de groepsdetacheringen per klant (2ᵉ). Bij naderend einde looptijd contract wordt een signaal aan de accountmanager gegeven via Visma zodat deze tijdig vernieuwd kan worden. Interne verbijzonderde controle: Maandelijks wordt een steekproef getrokken van 5 individueel gedetacheerde medewerkers en 5 medewerkers die in een groepsdetachering gedetacheerd zijn. Van deze 10 medewerkers wordt gecontroleerd: of de detacheringsovereenkomsten volledig, nog actueel en getekend zijn. of de jaarlijkse indexering van het uurtarief juist is toegepast. of de ontvangen urenbriefjes van deze medewerkers juist en volledig verwerkt zijn. of de urenbriefjes tegen het juiste tarief en in overeenstemming met de gewerkte uren gefactureerd zijn. of de verlofuren en ziekteuren juist geregistreerd zijn in Visma.
6. Productie werk-leercentrum (WLC) (volledigheid) Doel: Het vaststellen dat de omzet intern werk volledig wordt verantwoord en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het proces. Risico’s: Het werk wordt uitgevoerd maar er wordt geen of een te lage omzet gefactureerd (volledigheid en fraude risico). Er is geen goede registratie van prijsafspraken waardoor niet te achterhalen is wat de afgesproken prijs is met als risico dat “buiten de boeken om” iets afgesproken wordt (financieel en fraude risico). Orders worden niet tijdig geleverd (financieel). Interne beheersingsmaatregelen: De opdrachten zijn vastgelegd in een contractenregister (1ᵉ). De kostprijsberekening wordt bekeken voordat de prijs definitief wordt afgesproken. Indien de accountmanager een lagere prijs wil afspreken dan de kostprijsberekening wordt dit ter accordering voorgelegd aan de manager (1ᵉ). Er vindt een controle plaats tussen de aantallen genoemd in de overeenkomst en de geleverde aantallen en dit wordt zichtbaar vastgelegd