Controleverordening Provincie Fryslân 2003 (Fryslân)

Controleverordening Provincie Fryslân 2003PROVINCIALE STATEN van FRYSLAN; Controleverordening Provincie Fryslân 2003 Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: accountant: een door de Provinciale Staten benoemde: Registeraccountant, of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening. accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de Provinciale Staten benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college van Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. deelverantwoording: een in opdracht van de Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. goedkeuringstolerantie: het bedrag (of de procentuele afwijking), dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. rapporteringstolerantie: een bedrag (of procentuele afwijking) dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen (afwijkingen) voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van de rapporteringstolerantie vindt rapportering plaats in het Verslag van Bevindingen. Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van in beginsel vijf jaar. Provinciale Staten bereiden in overleg met het college van Gedeputeerde Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen: omschrijving van het takenpakket; specificatie van de werkzaamheden; de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening, voorzover deze afwijken van de minimaal geldende wettelijke vereisten, waarbij dit programma van eisen aansluit bij de algemeen gangbare standaard in Nederland. Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen als aanvullende bepaling opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale programma’s en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke goedkeurings- en rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Gedeputeerde Staten kunnen aanvullingen vragen op de in lid 4 genoemde bepaling. Artikel 3 Informatieverstrekking door college van Gedeputeerde Staten Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het Verslag van Bevindingen uiterlijk 1 juni aan Provinciale Staten. Provinciale Staten stellen de jaarrekening voor 1 juli vast. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan Provinciale Staten en de accountant gemeld. Artikel 4 Inrichting accountantscontrole De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole zoekt de accountant aansluiting bij het systeem van interne controle van de provincie. Omschrijving van het periodieke overleg tussen de accountant en betrokkenen van provinciaal bestuur en provinciale organisatie is opgenomen is het programma van eisen, dat is genoemd in artikel

1. Artikel 5 Toegang tot informatie De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. Het college van Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor, dat alle organisatieeenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 6 Overige controles en opdrachten Het college van Gedeputeerde Staten kan de door Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college licht Provinciale Staten vooraf in over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Het college van Gedeputeerde Staten draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. Het college van Gedeputeerde Staten draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. Artikel 7 Rapportering Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan het college. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven Verslag van Bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, verslag uit aan de directeur. De accountantsverklaring en het Verslag van Bevindingen worden vóór verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan behandeling in Provinciale Staten van de jaarstukken het Verslag van Bevindingen met Provinciale Staten. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later. Met inwerkingtreding van deze verordening komt te vervallen het Besluit van Provinciale Staten van 24 september 1986, no. 7, tot vaststelling van de Verordening met betrekking tot de controle op de financiële administratie en op het beheer van vermogenswaarden van de provincie Friesland (Provinciaal blad 1986, no. 97). Artikel
2. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening Provincie Fryslân 2003”. Leeuwarden 5 november 2003voorzitter drs. E.H.T.M. Nijpelsgriffier O. Bijlsma