Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025 (Beesel)

Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beesel; gelet op het bepaalde in de Financiële verordening gemeente Beesel 2024; Gezien het voorstel van 1 juli 2025; b e s l u i t: vast te stellen de Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025; in te trekken: de Budgethoudersregeling 2016, vastgesteld op 4 april 2016. 1.Definities/begrippen Budget: Besteedbaar bedrag om door de raad vastgestelde doelen te realiseren Budgethouder: Is verantwoordelijk voor het bewaken van het toegewezen budget en zorgt voor afhandeling van facturen en nota’s. Houdt beleidsmatige ontwikkelingen in de gaten. Geeft de gevraagde gegevens voor de P&C documenten. Het GMT wijst de budgethouder aan Budgetverantwoording: Toelichten van aanvraag, besteding en afwijkingen van het budget Concessieopdracht: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meerdere dienstverleners en de overheid, bedoeld als in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet Contractbeheerder: Budgethouder of regionale partij die de (raam)overeenkomsten afsluit namens de gemeente Beesel en is contactpersoon van de gemeente Beesel bij de aanbieder Contractenbank: Overzicht lopende contracten waarbij contractbeheerder, datum van ingaan, de waardebepaling en datum van opzegging zijn opgenomen Diensten: Leveren van niet-fysieke producten die niet vallen onder werken, als bedoeld als in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet Documentatie prestatielevering: De documentatie van de prestatielevering (het bewijs) dient van dusdanige kwaliteit te zijn dat de gemeente kan aantonen dat de vastgelegde of toegelichte transacties en gebeurtenissen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Daarnaast dient de documentatie te onderbouwen dat de transacties en gebeurtenissen bedrijfsmatig van aard zijn en betrekking hebben op de gemeente Factuurafhandeling: Het controleren op de juistheid en verwerking van een factuur Inkoopdossier: Digitaal dossier dat in het zaaksysteem Djuma Inkoop (procedure): (Rechts)handelingen van de gemeente Beesel gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben Kostprijsverhogende Btw: De btw die we niet via de btw-compensatiefonds of regulier via de Belastingdienst kunnen verrekenen Levering: Aankoop, lease of huur van fysieke producten, als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Ontoereikend budget: Overschrijding of ontbreken van budget waarvoor mogelijk toestemming moet worden gevraagd, of een verklaring moet worden gegeven Prestatielevering: Bewijs van leveren van levering, dienst en werken Raamovereenkomst: Schriftelijke overeenkomst met één of meerdere aanbieders om gelijksoortige opdrachten te kunnen plaatsen. Er worden voorwaarden afgesproken zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd Sociaal en andere specifieke diensten (SAS): Diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten Waardebepaling opdracht: Het op objectieve wijze ramen naar waarde van uitnodiging tot inschrijving of aankondigen van een opdracht Werken: Leveren van bouwkundige en civieltechnische werkzaamheden, als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2.Algemene bepalingen inkoopprocedures 1.Bij het sluiten van overeenkomsten nemen we wettelijke- en gemeentelijke bepalingen in acht. Met name passen we de meest recente versie toe van: de Aanbestedingswet, de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken en het inkoopbeleid van de gemeente Beesel. 2.Bij inkoop besteden we aandacht aan de doelstellingen zoals opgenomen in het inkoopbeleid van de gemeente Beesel 3.De budgethouders vragen het college, en de raad waar het nodig is, altijd goedkeuring als we voorzien dat het sluiten van een overeenkomst kan leiden tot beleidsmatige consequenties en/of politiek gevoelig is. 4.ln gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, houden we rekening met de lokale- en regionale economie en lokale- en regionale ondernemers. 3.Bevoegdheden budgethouder / (raam)overeenkomst 1.De budgethouder kan een (raam)overeenkomst afsluiten. 2.De (raam)overeenkomst heeft bij voorkeur een looptijd van 4 jaar. Hierbij kan gemotiveerd worden afgeweken. 4.Waardebepaling van de opdracht De aanbestedende dienst raamt de waarde van de voorgenomen overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van artikel 2.13 uit de Aanbestedingswet. 5.Inkoopprocedure leveringen, diensten en werken Bij het bepalen van de inkoopprocedure gaan we uit van onderstaande schema’s. Proportioneel Aantal offertes Waarde leveringen en diensten Waarde werken Opmerking Enkelvoudig 1 offerte tot € 40.000 tot €100.000 Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd Meervoudig onderhands minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders € 40.000 - € 150.000 Toestemming college nodig € 100.000 tot € 1.500.000 Toestemming college nodig Geldt niet voor woningaanpassing in het kader van de Wmo De teammanager kan gemotiveerd toestemming verlenen om minder aanbieders te raadplegen voor een offerte. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen Nationaal openbaar aanbesteden Aanbesteden € 150.000 tot Europees drempelbedrag Toestemming college nodig € 1.500.000 tot Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Een meervoudig onderhandse procedure kan proportioneel zijn mits goed gemotiveerd en geaccordeerd door teammanager. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen Europees aanbesteden Aanbesteden Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten Proportioneel Aantal offertes Waarde overheidsopdracht Opmerking Enkelvoudig 1 offerte tot € 100.000 Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd Meervoudig minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders € 100.000 tot € 340.000 Toestemming college nodig Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan moet de opdracht aangekondigd worden Nationaal openbaar aanbesteden Aanbesteden € 340.000 tot aan Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Een meervoudig onderhandse procedure kan proportioneel zijn mits goed gemotiveerd en geaccordeerd door teammanager. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen Europees aanbesteden Aanbesteden Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel Concessieovereenkomst Proportioneel Aantal offertes Waarde Diensten/Werken Opmerking Enkelvoudig 1 offerte tot € 100.000 Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd Meervoudig minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders € 100.000 tot Europees drempelbedrag Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan moet de opdracht aangekondigd worden Europees aanbesteden Aanbesteden Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel 6.Inkoopdossier 1.We vormen bij elke inkoop vanaf € 10.000 een inkoopdossier in Djuma. 2.De budgethouder volgt de stappen/checklist in Djuma om het inkoopdossier te vormen 3.Aanbestedingen of overeenkomsten die via de regio zijn afgesloten dienen eveneens in Djuma opgeslagen te worden. 7.Juridische toets team AJZ 1.De budgethouder dient voordat er een overeenkomst/contract wordt afgesloten dit verplicht ter consultatie aan team AJZ voor te leggen. AJZ zal toetsen op de consequenties van het aangaan van de overeenkomst/contract en advies uitbrengen. 2.Nadat de overeenkomst daadwerkelijk is aangegaan, dient met dit aan AJZ door te geven. 3.Team AJZ neemt de overeenkomst op in de contractenkalender 8.Ontoereikend budget 1.De budgethouder gaat alleen overeenkomsten aan als hij heeft geconstateerd dat het daarvoor bestemde budget toereikend is. 2.Voor afwijkingen (onder- en overschrijdingen) van budgetten hanteren we de volgende regels: De budgethouder heeft toestemming* van het college nodig: als er nieuwe ontwikkelingen (beleid) zijn; voor onder- en overschrijdingen van 10% van het budget met een minimum van € 10.000 op functioneel classificatie (FCL) niveau per kalenderjaar; 3.Het college informeert de raad vooraf als het verwacht dat: er een overschrijding plaats vindt van meer dan 10% van het geautoriseerde krediet, met een minimum van € 25.000 op FCL-niveau; de baten 10% lager zijn dan begroot met een minimum van € 25.000 op FCL-niveau *Deze toestemming geldt niet voor lasten die gedaan worden in het kader van de open einde regelingen sociaal domein (WMO, Jeugdzorg, leerlingenvervoer, uitkeringen e.d.). Het betreft lasten waar een wettelijke regeling aan ten grondslag ligt. Over deze lasten rapporteren we via de bestuursrapportages en de jaarrekening. 4.De budgethouder heeft toestemming van de gemeenteraad nodig voor de herziening van de exploitatieopzetten van het grondbedrijf. Deze exploitatieopzetten worden minimaal 1 keer per jaar herzien. Dit gebeurt gelijktijdig met het vaststellen van de jaarrekening. 5.De budgethouder houdt er rekening mee dat het college vooraf toestemming van de raad nodig heeft voor: investeringen die naar het oordeel van het college politiekgevoelig zijn; het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000; investeringskredieten > € 50.000 (conform artikel 7, lid 5 onder b van de financiële verordening gemeente Beesel