Handvest informatieplicht gemeente Bergen (L) 20251.Inleiding In 2014 heeft de raad van de gemeente Bergen (L) het Handvest actieve informatieplicht Bergen vastgesteld. Dit document wordt geactualiseerd om de dualistische bestuursvorm en een evenwichtige verhouding tussen de gemeenteraad en het college te bevorderen. Op grond van de Gemeentewet kan er onderscheid worden gemaakt tussen: Actieve informatieplicht (Gemeentewet artikel 169, 180, 60 en 81); Specifieke informatieplicht (Gemeentewet artikel 169 en 160); Passieve informatieplicht (Gemeentewet artikel 155, 169 en 180). Zie voor een nadere uitleg de bijlage ‘Wettelijk kader’. Met dit handvest leggen de gemeenteraad, het college en de burgemeester vast welk afsprakenkader er geldt voor de drie soorten informatieplicht (actieve, passieve en specifieke). Zij spreken met elkaar af zich aan deze spelregels te houden. Dit handvest creëert duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen en bevordert de samenwerking en communicatie tussen de betrokken bestuursorganen. Uitgangspunten hierbij zijn: Het college en de burgemeester voorzien de raad tijdig van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Het college en de burgemeester informeren de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen. De raad moet tijdig over informatie beschikken om zijn rol uit te kunnen voeren; informatie die nog niet compleet is kan later worden aangevuld. De raad verplicht zich actief op de hoogte te blijven over relevante thema’s en ontwikkelingen door het college en de burgemeester hierover te bevragen, aan de hand van raadsinformatiebrieven en het bijwonen van lokale en regionale raadsinformatiebijeenkomsten. Informatievoorziening is daarmee geen eenrichtingsverkeer maar een kwestie van halen en brengen. 2.Actieve informatieplicht Het college informeert de raad actief over de uitvoering van de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 160, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, in combinatie met artikel 169, vierde lid. Kan de uitoefening van een bevoegdheid geen uitstel lijden, dan wordt de raad zo spoedig mogelijk na het nemen van een besluit geïnformeerd. De raad wordt in ieder geval geïnformeerd wanneer een van de volgende zaken speelt: Er zijn interne of externe ontwikkelingen die aanzienlijke maatschappelijke, financiële of juridische consequenties voor de gemeente hebben. Er zijn bestuurlijke risico’s, zoals mogelijke aantasting van integriteit, conflicten met andere overheden of maatschappelijke onrust. De uitvoering van raadsbesluiten kan niet of niet tijdig kan plaatsvinden, of beleidsdoelstellingen van de raad staan onder druk. De raad wordt gedurende het gehele beleidsproces geïnformeerd voor zover dit zijn kaderstellende en controlerende rol raakt. Als om een reden, genoemd in Hoofdstuk 5 van de Wet open overheid (Woo), informatie die aan de raad wordt verstrekt niet in de openbaarheid mag komen, verstrekt het college of de burgemeester deze informatie onder geheimhouding. De raad neemt deze geheimhouding in acht tot het moment dat de raad haar opheft. 2.1Collegevoorstellen en besluitvorming Het college kondigt raadsvoorstellen tijdig aan, zodat deze opgenomen kunnen worden in de langetermijnagenda van de raad. Het presidium (de agendacommissie) kan dan de conceptagenda’s voor de commissie- en raadsvergaderingen vaststellen. Raadsvoorstellen moeten de raad in staat stellen een zelfstandige afweging te maken. Zij bevatten minimaal: Achtergrond en aanleiding; Mate van keuzeruimte; Argumentatie; Overwogen alternatieven; Risico’s; Financiële consequenties; Inbreng van de samenleving; Proces na besluitvorming (uitvoering, planning). 2.2Planning, Reporting & Control De Planning-, Reporting- & Control-cyclus vormt een belangrijk instrument voor de actieve informatieplicht. Instrumenten hierbij zijn onder andere de kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening. Voordat het college een kadernota aan de raad voorlegt, wordt in een ophaalsessie geïnventariseerd welke kaders de fracties voor het komende begrotingsjaar willen stellen. De auditcommissie bespreekt de conceptjaarrekening aan de hand van een ambtelijke en bestuurlijke toelichting en een toelichting door de accountant. 2.3Besluiten en communicatie Direct nadat het college een besluitenlijst heeft vastgesteld, wordt deze in het raadsinformatiesysteem geplaatst waarvan een kennisgeving wordt gestuurd aan alle raads- en commissieleden. Raadsleden kunnen de onderliggende stukken bij de griffier opvragen. Raads- en commissieleden ontvangen namens het college te verzenden persberichten eerder dan de pers. Raadsleden hoeven zo belangrijke informatie niet via de media te vernemen. 2.4Moties, toezeggingen en adviezen Het college informeert de raad over de uitvoering van moties en toezeggingen. De Adviesraad Sociaal Domein brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over beleid(svoornemens) in het sociaal domein. Het college voegt deze adviezen bij de betreffende raadsvoorstellen of stuurt deze, indien ze hierop geen betrekking hebben, door naar de raad. 2.5Raadsinformatie en -bijeenkomsten Het college maakt gebruik van raadsinformatiebrieven en actuele mededelingen in commissievergaderingen om raads- en commissieleden actief te informeren. Het betreft informatie over voor de commissie- en raadsleden belangrijke ontwikkelingen én om informatie uit gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, stichtingen, verenigingen en vennootschappen waarvan wethouders en de burgemeester namens de gemeente (bestuurs)lid zijn. Raadsleden die namens de raad zijn afgevaardigd in samenwerkingsverbanden delen hun inbreng in en bevindingen uit de bijgewoonde vergaderingen met college en raad. In (informele) raadsinformatiebijeenkomsten kan het college de raad niet slechts informeren, maar ook consulteren, vooruitlopend op een voorstel aan de raad. Het is belangrijk dat de deelnemers aan dit soort bijeenkomsten een goede afspiegeling vormen van de raad en zelf hun fractie informeren. Raads- en commissieleden ontvangen uitnodigingen voor bewonersbijeenkomsten en zijn daar welkom als toehoorder. 3.Specifieke informatieplicht Het college moet de raad vooraf inlichtingen geven over bepaalde besluiten voordat deze worden genomen, mits de raad daarom verzoekt of de uitoefening van de bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Het gaat om bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, zoals: het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals contracten), het voeren van rechtsgedingen, het voorbereiden van civiele verdediging en het instellen, afschaffen of veranderen van markten. Deze informatieplicht geldt ook bij deelname in stichtingen, vennootschappen of gemeenschappelijke regelingen. De raad kan zijn wensen en bedenkingen kenbaar maken via een amendement. 4.Passieve informatieplicht De raad heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol te vervullen. Dit recht gaat verder dan het recht op informatie uit hoofde van de Wet open overheid (Woo). Wanneer informatie niet verstrekt kan worden vanwege strijdigheid met het openbaar belang of privacywetgeving, wordt de raad op hoofdlijnen geïnformeerd. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt er geheimhouding opgelegd . De raad beschikt over instrumenten zoals het stellen van schriftelijke en mondelinge vragen, debat en interpellatie. De toepassing hiervan is geregeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, de raadscommissies en het presidium van de gemeente Bergen (L)
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.