Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement va

Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo Behorende bij de Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo (hierna: Samenwerkingsovereenkomst) ten behoeve van de gezamenlijke uitvoering van taken en wijze van samenwerking. Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen, Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Beek, Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stein, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Overwegende dat De samenwerkende gemeenten Westelijke Mijnstreek (Sittard-Geleen, Beek en Stein) een samenwerking zijn overeengekomen waartoe afspraken zijn vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst voor de periode vanaf 1 april 2025; Vanuit deze samenwerking de inkoop, het contractmanagement, het contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, alsmede de uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo, gezamenlijk wordt uitgevoerd; Voor de wijze van samenwerking is gekozen voor een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst, met een opdrachtnemer welke de werkzaamheden voor en namens de gemeenten Beek en Stein uitvoert; De colleges en de burgemeesters van de gemeenten Beek en Stein hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren aan het college en de burgemeester van de opdrachtnemer, gemeente Sittard-Geleen; Binnen en onder leiding van de Teammanager van Team Zorg van de opdrachtnemer wordt uitvoering gegeven aan deze Samenwerkingsovereenkomst; Opdrachtnemer ter uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst (onder)mandaat krijgt voor de uitvoering van de afgesproken taken binnen de Samenwerkingsovereenkomst en de hierbij behorende begroting; Het college en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen in de rol van opdrachtnemer haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Teammanager van Team Zorg ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse uitvoering; Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet; Besluiten: vast te stellen het volgende Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo. Artikel1.Begripsomschrijving 1.In dit mandaatbesluit wordt verstaan onder; Machtiging: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn; Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen; Dienstverleningsovereenkomst: Regionale Dienstverleningsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo; Mandaatbesluit: het mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo zoals vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Sittard-Geleen, Beek en Stein; Ondermandaat: het verlenen van het mandaat door de gemandateerde aan een ander; Opdrachtgever: de gemeenten Beek en Stein Opdrachtnemer: de gemeente Sittard-Geleen; Samenwerkingsovereenkomst: Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo; Teammanager: de teammanager van Team Zorg van opdrachtnemer; Volmacht: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam privaatrechtelijke handelingen te verrichten. Artikel2Mandaat aan opdrachtnemer Het college en de burgemeester van opdrachtgevers verlenen, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft en met inachtneming van artikel 10:4 van de Awb en dit mandaatbesluit, mandaat aan het college en de burgemeester van opdrachtnemer, overeenkomstig het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister. Artikel3Mandaat aan Teammanager De Teammanager is volgens het Mandaatregister van opdrachtnemer bevoegd om namens het college (opdrachtnemer) besluiten te nemen. Artikel4Ondermandaat Opdrachtnemer en de Teammanager zijn bevoegd voor de bevoegdheden in artikel 2 (schriftelijk) ondermandaat te verlenen aan onder haar ressorterende functionarissen, voor zover die bevoegdheden zien op aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben. Artikel5Vervanging bij afwezigheid In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger. Artikel6Instructies 1.Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven: De uitoefening van de bevoegdheden waarvoor mandaat is verleend, geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 van de Awb. Er mag geen overschrijding plaatsvinden van de bij de Dienstverleningsovereenkomst behorende begroting; Door de gemandateerde wordt aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan periodiek een overzicht van de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten verstrekt; De opdrachtnemer legt verantwoording af over de uitvoering van de aan hem opgedragen taken en het gebruik van de gemandateerde bevoegdheden op de navolgende wijze: Regulier overleg tussen de (onder)gemandateerden, en; indien nodig, ad hoc overleg tussen de (onder)gemandateerden. Artikel7De ondertekening van besluiten en overeenkomsten 1.Een krachtens mandaat genomen besluit of overeenkomst ter uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 2 dient te vermelden dat het namens de colleges van burgemeester en wethouders of de burgemeesters van de gemeenten Beek en/of Stein is genomen. 2.Een besluit of overeenkomst dat in mandaat of in ondermandaat is genomen namens de colleges van burgemeester en wethouders of de burgemeesters van de gemeenten Beek en Stein dient als volgt te worden ondertekend: Burgemeester en wethouders van ……… (naam betreffende gemeente), namens dezen, functienaam van de (onder)gemandateerde, de handtekening van de (onder)gemandateerde, en onder vermelding van de naam van deze (onder)gemandateerde of Burgemeester van …… (naam betreffende gemeente), namens deze, functienaam van de (onder)gemandateerde, de handtekening van de (onder)gemandateerde, en onder vermelding van de naam van deze (onder)gemandateerde Artikel8Volmacht en machtiging Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging. Artikel9.Slotbepalingen 1.Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 april 2025. 2.Het ''Mandaatbesluit Wmo 2015, onderdeel arrangement Beschermd Wonen Gemeente Beek 2025” en het “Mandaatbesluit uitvoering inkoop, contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement Wmo en Leerlingenvervoer Gemeente Beek 2023” worden ingetrokken met ingang van 1 april 2025; 3.Het ''Mandaatbesluit Wmo 2015, onderdeel arrangement Beschermd Wonen Gemeente Stein 2025” en het “Mandaatbesluit uitvoering inkoop, contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement Wmo en Leerlingenvervoer Gemeente Stein 2023” worden ingetrokken met ingang van 1 april 2025; 4.Dit mandaatbesluit wordt aangehaald als het “Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo”. Voor akkoord, Aldus in tweevoud opgemaakt te Gemeente Sittard-Geleen,Mr. J.Th.C.M. VerheijenBurgemeesterDrs. P. SennemaGemeentesecretaris Datum: 10-07-2025Gemeente Beek,Mevr. C. van Basten-BoddinBurgemeesterDe heer P. de JongeGemeentesecretaris Datum: 01-07-2025Gemeente Stein, Mevr. M.F.H. Leurs-MordangBurgemeesterMevr. C.G. Klesman-NackenGemeentesecretarisDatum: 04-09-2025Bevoegdhedenregister mandaat, volmacht en machtiging, behorende bij het Mandaatbesluit Onder opdrachtgever wordt verstaan de gemeenten Beek en Stein. Onder opdrachtnemer wordt verstaan de gemeente Sittard-Geleen. Nr Omschrijving bevoegdheid Bevoegd orgaan (opdracht-gevers) Mandaat / volmacht / machtiging (opdracht-nemer) Ondermandaat, ondervolmacht, ondermachtiging Specifieke instructie van bevoegd orgaan Algemeen ALG 1. Het verrichten van alle feitelijke en privaatrechtelijke (rechts) handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden College/ Burgemeester College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Administratieve ondersteuner Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: Jurist, medewerker bezwaar en beroep ALG 2. Het besluiten om namens de gemeente(

1. n)rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden College College en Teammanager Team Ondersteuning, VIDAR: Jurist, medewerker bezwaar en beroep ALG 3. Het vertegenwoordigen van de gemeente(
2. n)in en buiten rechte met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden College/ Burgemeester College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist, medewerker bezwaar en beroep ALG 4. Het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden College/ Burgemeester College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist, medewerker bezwaar en beroep ALG. 5 Beslissen op klachten met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden College/ College/ Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist Nr Omschrijving bevoegdheid Bevoegd orgaan (opdracht-gevers) Mandaat / volmacht / machtiging (opdracht-nemer) Ondermandaat, -volmacht, -machtiging Specifieke instructie van bevoegd orgaan 1 Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen, beleid etc.) College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur De ingekochte zaken en diensten sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeenten zowel op het gebied van beleid als de uitvoering. Betreft tevens de gunning en ondertekening van de overeenkomsten 2 Het verzorgen van het complete proces van een aanbestedingsprocedure College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur . De bevoegde organen zijn middels een afgevaardigde vertegenwoordigd bij het opstellen van de inkoopstrategie, welke na afstemming gezamenlijk wordt vastgesteld. 3 Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de inkoop (bijv. over nieuwe productcodes). College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur . 4 Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders. College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Betreft alle onderhandelingen binnen de lopende aanbesteding en tussentijdse mogelijkheid tot instroming. 5 Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij tijdelijk contract in verband met zorgcontinuïteit op grond van de Wmo 2015 en leerlingenvervoer. College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager 6 Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes College College en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Administratief medewerker Kwaliteitsmedewerker 7 Voeren van correspondentie inzake inkoop Wmo waaronder besluiten met samenhangende extern gericht stukken, een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht, gunning, afwijzing, opzegging, kortgeding en rechtsgang. College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist De bevoegde organen worden te allen tijde geïnformeerd. 8 Aanbestedingsdossier op orde maken en (na afronding) ter archivering aanbieden aan de betreffende deelnemende partij College College en Teammanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur 9 Contracten en dossiers samenstellen College College en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Nieuwe of gewijzigde overeenkomsten met (nieuwe) opdrachtnemers worden na ondertekening (samen met het bijhorende inkoopdossier) binnen 5 werkdagen digitaal verstrekt aan opdrachtgevers. 10 Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders. College College en Teammanager Toezichthouder Team Zorg: Contractmanager kwaliteit Wmo 11 In kaart brengen totale pallet aan aanbieders, risico's en kwetsbaarheden binnen de inkoop van Wmo College College en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager 12 Inhuren van derden als extra capaciteit indien uit het “Jaarplan Wmo inkoop, contractmanagement, leveranciersmanagement”, “Jaarplan Toezicht Wmo”, projectplannen of onvoorziene projecten blijkt dat er onvoldoende expertise en capaciteit aanwezig is voor de uitvoering binnen de drie gemeenten. College College en Teammanager Nee Dit wordt vooraf ambtelijk afgestemd met het bevoegd orgaan 13 Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productie-verantwoordingen en accountantsverklaringen. College College en Teammanager Team Financiën: Financial controller 14 Het voeren van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders. College College en Teammanager Team Zorg: Contractmanager 15 Uitvraag van gegevens bij zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus. College College en Teammanager Team Financiën: Financial controller 16 Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid; technische controles, materiele controles en steekproefsgewijze controle aanbieders op daadwerkelijk geleverde zorg. College/ Burgemeester College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Team Financiën: Financial controller 17 Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces. College/ Burgemeester College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Team Bestuur en Communicatie: Communicatieadviseur Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur 18 Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen en klachten. College/ Burgemeester College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager 19 Uitvoeren van toezichtonderzoeken op naleving van de Wmo 2015 (rechtmatigheid & kwaliteit). College College Toezichthouder Wmo Nee Volgens vastgesteld beleidskader, toezichtkader, handhavingskader en werkprocessen. 20 Beheren en registreren van toezichtinformatie. College College Toezichthouder Wmo Nee Dit komt te staan in het gezamenlijk systeem PGAX voor de drie gemeenten. 21 Signaleren van risico’s m.b.t. interne werkprocessen en rapporteren hiervan. College College Toezichthouder Wmo Nee 22 Inzien van cliëntdossiers, indicaties, declaraties e.d. t.b.v. onderzoek. College College Toezichthouder Wmo Nee Alleen indien noodzakelijk en proportioneel. 23 Versturen van informatieverzoeken of medewerkingsverzoeken i.h.k.v. toezicht Wmo. College College Toezichthouder Wmo Nee 24 Voeren van gesprekken met cliënten en aanbieders in het kader van toezicht. College College Toezichthouder Wmo Nee 25 Overleggen met interne toezichthouders en domeinen over structurele risico’s of ernstige tekortkomingen. College College Toezichthouder Wmo Nee Alleen bij functionele noodzaak en met waarborging van wetgeving. 26 Overleggen met externe toezichthouders (zoals IGJ, NZa) over structurele risico’s of ernstige tekortkomingen. College College Toezichthouder Wmo Nee Alleen bij functionele noodzaak en met waarborging van wetgeving. 27 Opstellen van toezichtrapportages met bevindingen, analyses en aanbevelingen. College College Toezichthouder Wmo Nee 28 Informeren van aanbieders over constateringen, verbeterverplichtingen en termijnen. College College Toezichthouder Wmo Nee 29 Adviseren over herstel- of verbetermaatregelen richting handhaving, inkoop of contract- en leveranciersmanagement College College Toezichthouder Wmo Nee 31 Rapporteren aan het college over toezichtresultaten en opvolging. College College Toezichthouder Wmo Nee Conform vastgestelde formats jaarplan en jaarverslag. 32 Voeren van gesprekken met cliënten en aanbieders in het kader van de uitvoering van beschermd wonen (hieronder vallen ook gesprekken met Safehouse cliënten en aanbieders). College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator 33 Uitvoeren van onderzoek in het kader van beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse). College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker 34 Inzien van cliëntdossiers in het kader van onderzoek t.b.v. beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse). College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker 35 Stellen van indicaties en maken van beschikkingen t.b.v. beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse). College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Wmo consulent 36 Uitvoeren van heronderzoeken, stagnatiegesprekken en herplaatsingsgesprekken gedurende de gestelde indicatie beschermd wonen met cliënten (hieronder vallen ook Safehouse cliënten). College College/ Burgemeester en Teammanager Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker