Kwaliteitssysteem informatievoorziening gemeente Best (Best)

Kwaliteitssysteem informatievoorziening gemeente BestHet college van B en W besluit: Het kwaliteitssysteem informatievoorziening gemeente Best vast te stellen. Kwaliteitshandboek informatievoorziening Inleiding De gemeente Best maakt, ontvangt en beheert iedere dag grote hoeveelheden informatie. Het is belangrijk dat we deze informatie goed beheren en bewaren. Zo hebben we grip op onze informatie, is informatie makkelijker te vinden en voldoen we beter aan wetgeving zoals de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo). Onze archivaris, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, controleert iedere twee jaar de kwaliteit van ons informatiebeheer. Het kwaliteitssysteem informatievoorziening is een hulpmiddel en verplichting uit de Archiefregeling om de kwaliteit van informatievoorziening te verbeteren. Archiefregeling, artikel 16 De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Doel van dit handboek Het doel van het kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer binnen de gemeente Best structureel te verbeteren en te voldoen aan de gestelde eisen, zodat informatie veilig, duurzaam en toegankelijk is. De gemeente werkt structureel aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Het handboek legt uit: Wat het kwaliteitssysteem informatievoorziening is; Hoe we informatie goed beheren; Welke wet- en regelgeving van toepassing is; Wie waarvoor verantwoordelijk is. 1.Kwaliteitssysteem 1.1.Wat is kwaliteit? Het woord “kwaliteit” heeft veel definities. In dit document wordt onder kwaliteit verstaan: de mate waarin het informatiebeheer van de gemeente Best goed is doordat het aan de gestelde eisen voldoet. Bij informatiebeheer draait het in de basis om het goed opslaan, terugvinden en bewaren van informatie. 1.2.Wat is een kwaliteitssysteem? Dit kwaliteitssysteem is een manier om te controleren of de gemeente informatie goed beheert. Het is het geheel aan afspraken, inzet van mensen, middelen en maatregelen om de kwaliteit van informatievoorziening te meten. Het kwaliteitssysteem toetst aan de hand van KIDO Light. Dit is een eenvoudigere versie van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Het volgt een PDCA-cyclus. Dit is nodig om te kunnen beoordelen of het informatiebeheer voldoet aan de gestelde eisen en waar nodig te verbeteren. Om invulling te geven aan het sturen op de kwaliteit van informatiebeheer binnen de gemeente Best is het kwaliteitssysteem ingericht aan de hand van KIDO Light in het ISMS van LIAS. Ook is dit handboek opgesteld. Om na te gaan of werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer goed worden uitgevoerd en het informatiebeheer aan de eisen voldoet, is het nodig om jaarlijks een interne inspectie plaats te laten vinden door de kwaliteitsmedewerker informatievoorziening. 1.3.Waarom een kwaliteitssysteem informatiebeheer? Het kwaliteitssysteem zorgt voor Een efficiëntere bedrijfsvoering; Betere dienstverlening aan burgers en bedrijven; Een open en transparante overheid; Reconstructie van overheidshandelen en historisch onderzoek; Het voldoen aan wettelijke verplichtingen. 1.4.Randvoorwaarden Randvoorwaarden voor het succesvol invoeren en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer zijn: Commitment vanuit de organisatie (management, leidinggevenden, proceseigenaren); Voldoende kennis en kunde van zowel de primaire processen als kwaliteitszorg; Goed gekwalificeerde medewerkers; Kwaliteitsmedewerker informatievoorziening; Kwaliteitssysteem. Daarnaast zijn de volgende punten belangrijk: Kwaliteit is onderdeel van het dagelijkse werk; Kwaliteit is een continue proces; Jaarlijkse interne inspectie aan de hand van het kwaliteitssysteem; Het in kaart hebben van processen, taken en verantwoordelijkheden; Samenwerking tussen kwaliteitsmedewerker informatievoorziening, medewerkers informatievoorziening, adviseur informatiebeheer, informatiemanagement, Functionaris Gegevensbescherming, proceseigenaren, applicatiebeheerders en gebruikers. 2.Organisatie en beleid Voor het succesvol toepassen van het kwaliteitssysteem informatievoorziening is het belangrijk om te weten wie er verantwoordelijk zijn voor informatiebeheer en wat de beleidskaders zijn. 2.1.Verantwoordelijken informatiebeheer Er zijn twee soorten applicaties met archieffunctie binnen de gemeente Best: verschillende vakspecifieke applicaties en Document Management Systeem Corsa. Daarnaast werkt de gemeente samen in Teams. In Teams is er sprake van informatiebeheer, maar beschikt niet over een archieffunctie die voldoet aan de Archiefwet. 2.1.1.Vakspecifieke applicaties Vakspecifieke applicaties zijn applicaties gericht op een specifiek domein, team of cluster. Denk hierbij aan Rx.Mission, X-Works en XCLLNC. Medewerkers van het betreffende domein, team of cluster zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van informatie in de applicaties. 2.1.2.Document Management Systeem Een Document Management Systeem (DMS) is speciaal ontworpen voor informatiebeheer en richt zich niet op een specifiek domein, team of cluster. De gemeente Best gebruikt het DMS Corsa voor het informatie- en archiefbeheer van organisatiebrede processen en processen waarvoor geen vakspecifieke applicatie met archieffunctie beschikbaar is. Binnenkomende post en e-mails die in Corsa thuishoren worden door medewerkers informatievoorziening geregistreerd. Informatie die wordt aangemaakt via SmartDocuments wordt ook geregistreerd in Corsa. Daarnaast slaan medewerkers zelf archiefwaardige informatie op in Corsa. De verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie binnen Corsa ligt bij het cluster Informatievoorziening. 2.1.3.Teams Teams is de samenwerkomgeving voor onder andere clusters en projecten. Teameigenaren zijn verantwoordelijk voor de informatie binnen Teams. Zij zorgen ervoor dat informatie in een goede structuur, op de juiste locatie wordt opgeslagen. Ook zien ze toe op dat de informatie juist wordt gelabeld en, wanneer nodig, wordt gearchiveerd in de juiste applicatie. 2.1.4.Verdere verantwoordelijkheden cluster Informatievoorziening Het cluster Informatievoorziening is gespecialiseerd in informatie- en archiefbeheer. De medewerkers van dit cluster hebben voornamelijk een adviserende rol. Zo kunnen zij onder andere adviseren over de inrichting van informatiebeheer in taakspecifieke applicaties en het oplossen van knelpunten met betrekking tot informatievoorziening. Ook is het cluster informatievoorziening verantwoordelijk voor de volgende punten: Het maken van beleid met betrekking tot informatie- en archiefbeheer; Het adviseren van de organisatie, management en/of medewerkers met betrekking tot informatie- en archiefbeheer; Voorbereiding en begeleiding tweejaarlijkse inspectie door toezichthouder RHCe; Het opstellen, uitzetten en borgen van verbeterpunten naar aanleiding van de inspectie; Het beheren van het kwaliteitssysteem informatievoorziening; Het jaarlijks uitvoeren van een interne inspectie aan de hand van het kwaliteitssysteem; Het opstellen, uitzetten en borgen van verbeterpunten naar aanleiding van de interne inspectie; Het beheer van analoge archieven; Het informatiebeheer binnen DMS Corsa; Het opstellen van de jaarlijkse verslaglegging Informatie- en archiefbeheer voor het college, de raad en de provincie. 2.2.Rol van kwaliteit Het onderwerp kwaliteit staat op verschillende manieren op de agenda van de organisatie. De werkzaamheden rond informatiebeheer zijn in de PDCA-cyclus opgenomen, waardoor er actief op de kwaliteit kan worden gestuurd. 2.3.Rol kwaliteitsmedewerker De kwaliteitsmedewerker focust zich specifiek op de kwaliteit van informatiebeheer binnen de organisatie. De rol van de medewerker is: De kwaliteitsmedewerker beheert het kwaliteitssysteem; Maakt gebruik van de kwaliteitscirkel van Deming; Voert elk jaar een controle uit binnen de organisatie; Stelt een verbeterplan op; Legt contact met collega's die verantwoordelijk zijn voor de verbeteringen; Begeleidt en adviseert medewerkers op het gebied van de kwaliteit van informatiebeheer; Stelt jaarlijks een rapport op over de kwaliteit van informatievoorziening; Houdt ontwikkelingen en trends in de gaten op het gebied van kwaliteit. 2.4.Instrumenten kwaliteitssysteem Om de kwaliteit van informatiebeheer te meten en verbeteren zijn er instrumenten nodig. De instrumenten zijn: KIDO Light; Kritische Prestatie indicatoren (KPI’s); Kwaliteitseisen uit het Handboek vervanging archiefbescheiden 2024; Beleid domeinen voor- en achterkant archief; Beleid Toekomstbestendige toegankelijkheid van digitale informatie; Overig informatie- archiefbeheerbeleid; Privacybeleid. 2.5.Toezicht en controle Er zijn voor informatie- en archiefbeheer vier vormen van toezicht en controle; Intern: jaarlijkse interne inspectie aan de hand van het kwaliteitssysteem informatievoorziening; Intern: Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op informatie- en archiefbeheer in relatie tot de verplichtingen vanuit de AVG en andere privacywetgeving; Extern: tweejaarlijkse inspectie door onze toezichthouder het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht); Extern: jaarlijks interbestuurlijk toezicht door de provincie (verticaal toezicht). 3.Uitvoering kwaliteitssysteem Om de kwaliteit te meten en verbeteren binnen een organisatie wordt de PDCA-Cyclus toegepast. De kwaliteitsmedewerker maakt gebruik van de Kwaliteitscirkel van Deming zoals omschreven in bijlage 2. Hierdoor is het relatief eenvoudig om procedures te evalueren en aan te passen. Ook wordt het sturen op informatiebeheer binnen processen mogelijk. 3.1.Kwaliteitsdoelen De kwaliteitsdoelen zijn gebaseerd op de KPI’s in het ISMS van LIAS en sluiten aan op de KPI’s waarop het RHCe toetst, relevante informatiewet- en regelgeving en intern informatiebeleid. Een overzicht van de opgenomen KPI’s voor het kwaliteitssysteem zijn benoemd in bijlage 1. 3.2.KIDO Light KIDO Light is een door de VNG opgestelde methodiek. De methodiek beschrijft een aanpak en biedt ruimte om met eigen in- en aanvullingen te komen waardoor de verbeterplannen meer aansluiten op de eigen, specifieke omstandigheden. Het maakt onderscheid tussen de vraagstukken en verwachtingen van het bestuur tot aan de medewerkers. Het KIDO Light werkdocument van de VNG geeft verschillende hulpmiddelen zoals een stappenplan voor de voorbereidingsfase en een opportunity canvas om verbeterpunten op te stellen. In het ISMS van LIAS zijn de belangrijkste vraagstukken en verwachtingen opgenomen. Wanneer de kwaliteit op een bepaald gebied niet voldoende is, dan wordt via KIDO Light bepaald wat de verbeterpunten zijn. 3.3.Informatiekwaliteit Informatie is versnipperd in de organisatie. Zo staat er informatie onder andere in Rx.Mission, X-Works, Corsa en Teams. Het doel is om periodiek te controleren of het beheer van informatie binnen de hele organisatie goed gebeurt. Zo niet, dan wordt het verbeterpunt opgenomen in het verbeterplan. Het verbeterplan wordt gecommuniceerd binnen Teamoverleggen waarin wordt ingegaan op wat er verbeterd moet worden binnen het betreffende Team, inclusief een planning en betrokkenen. 3.4.Informatiebeheer 2.0 Digitaal informatiebeheer dat is verdeeld over de gehele organisatie vraagt om een andere werkwijze dan centraal informatiebeheer. Een betere werkwijze betekent andere verantwoordelijkheden, andere processen en andere kennis en vaardigheden. Zowel in het (primaire) proces als voor het centrale informatiebeheer als voor medewerkers informatievoorziening als voor medewerkers van het betreffende proces. Het doel is om een duidelijke taakverdeling en inzicht in verantwoordelijkheden te hebben. Ook is het nodig om inzicht te hebben in de processen. De kwaliteitsmedewerker zorgt ervoor dat de verantwoordelijken binnen het proces ervoor zorgen dat informatie aan de gestelde eisen voldoet. 3.5.Grip op informatie Het is niet mogelijk om alles tegelijk te veranderen. Daarom voeren we stap voor stap verbeteringen door. Het doel is om goede afspraken te maken, uit te voeren en te zorgen dat we informatie binnen de gemeente Best op een duurzame en duidelijke manier gaan en blijven gebruiken. De afspraken gaan over lokaal beleid en landelijke wetten en regels. 3.6.Digitale dienstverlening en informatie Met de komst van nieuwe wetgevingen, zoals de Woo, is het belangrijk om het publiceren en openbaar maken van informatie goed te regelen. Dit betekent een andere ondersteuning van primaire processen en randvoorwaarden om informatie goed en veilig beschikbaar te stellen aan inwoners en bedrijven. 3.7.Wat wordt er gemeten? Het kwaliteitssysteem zorgt dat processen en kwaliteit rondom informatiebeheer structureel worden gemonitord en gecontroleerd. Er vindt signalering plaats. De rapportage met betrekking tot de kwaliteit van informatievoorziening wordt jaarlijks toegevoegd aan de RIB jaarverslag informatie- en archiefbeheer. Als iets niet goed gaat, wordt dat minstens een keer per halfjaar gemeld aan de betreffende teamleider en waar mogelijk verbeterd. Als er iets verandert in wet- en regelgeving, wordt gekeken naar wat er nodig is om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Er vindt jaarlijks een interne inspectie plaats. Daaruit komen verbeterpunten voor informatievoorziening. De gemeente Best gebruikt hiervoor de punten zoals beschreven in bijlage 1: ‘Toetsbare eisen KIDO Light.’ De eisen gaan over: Beleid Organisatie Informatiebeheer (zowel analoog als digitaal) Uitvoering Toezicht en evaluatie 3.8.Gewenste resultaten Wanneer kwaliteitszorg volledig is geïmplementeerd binnen de informatievoorziening zijn de volgende resultaten te verwachten: Optimaal informatiebeheer: het juiste document staat in de juiste applicatie in de juiste zaak of het juiste Team en wordt tijdig vernietigd of overgedragen. Optimale terugvindbaarheid en toegankelijkheid van informatie. Informatie is volledig, authentiek, betrouwbaar, integer en duurzaam beschikbaar. Daardoor kan de organisatie verantwoording afleggen over haar handelen. Kwalitatief hoogstaande scans. Dit ondersteunt het digitaal werken. Er wordt goed gestuurd op kwaliteit van het informatiebeheer door middel van een vastgestelde uniforme, gecontroleerde werkwijze. Optimale samenwerking tussen de medewerkers uit het primaire proces en medewerkers Informatievoorziening. Overzicht en inzicht in informatiestromen binnen de organisatie. Informatievoorziening verbetert doordat de kwaliteit regelmatig wordt gecontroleerd. 4.Wet- en regelgeving Voor informatiebeheer gelden verschillende wetten. Deze wetten bepalen hoe overheden met informatie moeten omgaan. Ook zijn er raakvlakken met beleid en werkwijzen met betrekking tot informatiebeheer. Waarom is de wet- en regelgeving belangrijk? Als de gemeente de wet- en regelgeving goed toepast: Is de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; Is het duidelijk en controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; Is de bedrijfsvoering efficiënter; Blijft belangrijke informatie bewaard voor het collectieve geheugen van de samenleving, bijvoorbeeld voor historisch onderzoek. 4.1.Archiefwetgeving De Archiefwet