Controleprotocol Stadsbank Oost Nederland 2025-20261.Inleiding Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van de jaarrekening, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het Dagelijks Bestuur van SON. Het controleprotocol inclusief normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vóór 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling voorgelegd. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van het Algemeen Bestuur of wijziging van accountant kunnen aanleiding geven tot aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van Bado en BBV (Staatsblad 2025, 99) geeft aanleiding om het geldende controleprotocol van 2024 aan te passen. De wijzigingen gaan met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025 in voor verantwoording over het begrotingsjaar
- De wijzigingen gelden ook voor het begrotingsjaar
- Aangezien het controleprotocol inclusief normenkader voor het begrotingsjaar 2025 nog niet is vastgesteld hebben wij een gewijzigd controleprotocol opgesteld voor begrotingjaar 2025 en
- De wijzigingen in het bovengenoemde Besluit van 21 maart 2025 hebben betrekking op: • De goedkeuringstolerantie bedraagt momenteel voor fouten 1% van de totale lasten en voor onzekerheden in de uitvoering van de controle 3%. In deze wijziging vervalt het onderscheid tussen fouten en onzekerheden. Voortaan zal worden uitgegaan van één percentage, namelijk van 2%; • Ook de verantwoordingsgrens wordt gesteld op 2% van de totale lasten, exclusief de toevoeging aan de reserves. Deze grens was 3%. Met deze systematiek geldt feitelijk voor zowel getrouwe beeld als de rechtmatigheid een tolerantiegrens van maximaal 2%. De aangepaste grenzen zijn in dit controleprotocol verwerkt. Voor het overige zijn er geen wijzigingen in het protocol. 2.Doel van het controleprotocol Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening. Daarnaast zijn in dit controleprotocol de rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording beschreven. 3.Normenkader Het normenkader komt tot stand via een inventarisatie van de relevante regelgeving. Het gaat hier om zowel externe wetgeving als de eigen regelgeving. Van SON wordt verwacht dat zij beschikt over een volledig overzicht van de relevante wet- en regelgeving, die tevens met de accountant wordt gedeeld. Alleen de wet- en regelgeving die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn van belang. Belangrijkste wet- en regelgeving waaraan gedacht kan worden zijn: • wetgeving waaraan SON haar bestaan ontleent, zoals de Grondwet, Burgerlijk Wetboek, Wet Gemeenschappelijke Regelingen, Gemeentewet; • wetgeving en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de Europese Unie, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties; • wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voor de organisatie voorschrijven, zoals statuten, verordeningen en reglementen; - fiscale en sociale wet- en regelgeving die door SON moet worden nageleefd; - algemene wet- en regelgeving, zoals de Algemene Wet Bestuursrecht, Algemene Verordening Gegevensbescherming, bezoldigingswetten en -besluiten, voor zover deze van invloed zijn op financiële beheershandelingen; - de organisatiespecifieke bepalingen, zoals besluiten van het Algemeen Bestuur waaraan geldstromen zijn verbonden of die rechtstreeks betrekking hebben op financiële beheershandelingen en transacties. Het te hanteren normenkader is uitgewerkt in bijlage I. Dit normenkader wordt voor zover nodig jaarlijks geactualiseerd. Voor de verdere invulling van de reikwijdte van de controle worden de uitgangspunten gehanteerd die zijn opgenomen in de actuele “Notitie Rechtmatigheidsverantwoording”, zoals opgesteld door de commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (Bado). 4.Rollen en verantwoordelijkheden rechtmatigheid Rechtmatigheid en getrouwheid De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat het Algemeen Bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Met ingang van 2023 is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de (accountants) controle bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar de het Besluit accountantscontrole decentrale overheid (Bado), de Notitie Rechtmatigheids-verantwoording (Bado) en de Kadernota Rechtmatigheid van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Er worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden: Figuur 1: Rechtmatigheidscriteria In de Verbijzonderde Interne Controles (VIC) van SON worden alle negen criteria meegenomen. De rechtmatigheidsverantwoording gaat alleen over de laatste drie criteria (in rood): begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. De overige zes criteria (in blauw) worden afgedekt door de toets van de accountant over getrouwheid en hoeven niet afzonderlijk te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, dit als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het Dagelijks Bestuur neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de door het Dagelijks Bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de Kadernota Rechtmatigheid en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheidscontrole Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen (kunnen) betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst wordt door SON opgenomen in de jaarrekening. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • Begrotingscriterium • Voorwaardencriterium • Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheids-verantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: de constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het AB zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” In de financiële verordening is vastgelegd op welke wijze het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het Algemeen Bestuur. Zodra het Algemeen Bestuur de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden en hoeven geen aparte begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Ook begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van het Algemeen Bestuur passen, moeten in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar hoeven niet te worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onder misbruik wordt verstaan: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”. SON dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (afgekort M&O) te voorkomen. De controle richt zich op: • Toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen, alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen; • Actualiteit van het M&O-beleid. Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door SON zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het Dagelijks Bestuur wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen SON voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de regels opgenomen, die het Dagelijks Bestuur in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden. Ten aanzien van de verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het Algemeen Bestuur of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van Dagelijks Bestuur naar de ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende besluiten van het Dagelijks Bestuur vallen hierbuiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het Dagelijks Bestuur in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken aan welke regels het betreft. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie brengt zwaarwegende adviezen uit en doet stellige uitspraken. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door SON te worden gedocumenteerd. 5.Te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties De accountant hanteert bij de uitvoering van de controle bepaalde toleranties. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaalt de strekking van de af te geven accountantsverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen volgens de voorgeschreven minimumeisen volgens het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van Bado en BBV (Staatsblad 2025, 99). Het Algemeen Bestuur past deze goedkeuringstoleranties toe met de vaststelling van dit controleprotocol: Oordeel goedkeuringstolerantie Goedkeurende verklaring Verklaring met beperking Verklaring van oordeel onthouding/Afkeurende verklaring Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ≤ 2% >2%<4% ≥ 4% Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door het Algemeen Bestuur vastgesteld bedrag, waarboven het Dagelijks Bestuur de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van SON, exclusief de dotaties aan de reserves”. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van SON, exclusief de dotaties aan de reserves. Voor het begrotingsjaar 2025 en 2026 gaat het om een grensbedrag van €290.000 (zie onderstaand schema). Hierbij is het van belang om op te merken dat fouten en onduidelijkheden bij elkaar opgeteld moeten worden. Rapportagegrens Het Dagelijks Bestuur is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering, indien de geconstateerde onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens overschrijden. Zij zal zich niet alleen beperken tot het geven van een toelichting louter bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het Dagelijks Bestuur rapporteert alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de afgesproken rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting Algemeen Bestuur. Met de vaststelling van dit controleprotocol stelt het Algemeen Bestuur deze rapportagegrens vast op 10% van de verantwoordingsgrens. Dit sluit aan bij de aanbevelingen die in de Kadernota Rechtmatigheid zijn gedaan. Voor het begrotingsjaar 2025 en 2026 betekent dit voor SON: Begrotingsjaar Totale lasten exclusief dotaties aan reserves Verantwoordings grens t.b.v. rechtmatigheids-verantwoording van 2%: Rapportagegrens waarboven onrechtmatigheden worden toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf van 10% van de verantwoordingsgrens (afgerond): 2025 € 14,5 miljoen € 290.000 € 30.000 2026 € 14,5 miljoen € 290.000 € 30.000 De geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 30.000 worden nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarbij moeten fouten en onduidelijkheden bij elkaar worden opgeteld. 6.Rapportage Dagelijks Bestuur: rechtmatigheid Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een rapportage op voor het Algemeen Bestuur in de vorm van de jaarstukken, bestaande uit een jaarverslag en een jaarrekening. Het Dagelijks Bestuur legt in de jaarrekening ook zelfstandig verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording geeft het Dagelijks Bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering een aanvullende toelichting op de rechtmatigheid, over de kwaliteit van de interne beheersing en de eventuele leer- en verbeterpunten. Deze paragraaf is onderdeel van het jaarverslag en de accountant toetst deze dan ook anders dan de rechtmatigheidsverantwoording, namelijk op de getrouwheid van de toelichting. Accountant: Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interim-controle een managementletter uitgebracht aan het Dagelijks Bestuur. Accountant: Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen (ook bekend als een Accountantsverslag) uitgebracht. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de getrouwheid van de opzet en de uitvoering van het financiële beheer en/of de beheersorganisatie, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur. Het verslag van bevindingen wordt conform planning van de P&C-cyclus opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning rapporteert de accountant hierover aan het Algemeen Bestuur, gehoord hebbende het Dagelijks Bestuur. Accountant: Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur. Deze Controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 7.Vaststellen door Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Stadsbank Oost Nederland (SON) stelt op d.d. 10 juli 2025 het Controleprotocol 2025-2026 inclusief de bijlage Normenkader 2025-2026 vast. Bijlage1:Overzicht van relevante externe wetgeving en interne regelgeving met financiële consequenties (Normenkader 2025-2026) In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van voor de rechtmatigheids-controle relevante algemene wet- en regelgeving, het zogenaamde normenkader: Onderwerp Wetgeving Regelgeving Algemeen - Gemeentewet - Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) - Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) Gemeentewet Begroting en verantwoording Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) Financiële verordening 2024 ex. artikel 212 Gemeentewet Controleverordening 2023 ex. artikel 213 Gemeentewet Controleprotocol 2025-2026 inclusief Normenkader 2025-2026 Belastingen Fiscale wetgeving (waaronder Btw, Vpb) Inkoop Europese wetgeving aanbestedingsrecht Aanbestedingswet Gids Proportionaliteit Gemeentelijke inkoop bij IT (GIBIT) Personeels(lasten) Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten Cao SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties) Wet Normering bezoldigingen topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (Wnt) Financiën Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) Bekostigingsmodel SON Kredietverlening Burgerlijk Wetboek Wet financieel toezicht (Wft) Wet Consumenten-krediet (Wck) Wet financiering decentrale overheden (wet fido) Bankreglement Schuldhulpverlening Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening (Wgs) Burgerlijk Wetboek Wet Consumentenkrediet (Wck) Faillissementswet Bankreglement Beschermingsbewind Burgerlijk Wetboek Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermings-bewindvoerders en mentoren Regeling beloning curatoren, bewindvoerders en mentoren