Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Groene Metropool 2026 (Beuningen)

Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Groene Metropool 2026Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Beuningen, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, Afdeling 10.1.1 (Mandaat) van de Algemene wet bestuursrecht, besluit vast te stellen het navolgende: HOOFDSTUKI. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 Dit besluit verstaat onder: a.de wet: de Archiefwet 1995; b.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. c.documenten de In de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden; d.beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; e.het College het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Beuningen; f.ODGM Openbaar lichaam gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groene Metropool HOOFDSTUKII. HET MANDAAT Artikel2 Het College mandateert aan het Dagelijks Bestuur van de ODGM de verantwoordelijkheid om, overeenkomstig de bepalingen inzake het beheer van bij de ODGM van toepassing zijnde geldende regelgeving en de in dit mandaatbesluit genoemde instructies, het beheer vorm te geven van de archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het College aan de ODGM opgedragen taken. HOOFDSTUKIII. NADERE INSTRUCTIES Artikel3 In geval van uittreding van de gemeente Beuningen uit de ODGM en in geval van opheffing van de ODGM door de deelnemende partijen, zal het Dagelijks Bestuur van de ODGM alle, nog niet naar een archiefbewaarplaats overgedragen archiefbescheiden van het college, in goede, geordende en toegankelijke staat overdragen aan het College van de gemeente Beuningen. Artikel4 In aanvulling op de bepaling in artikel 3 geeft Het College na overdracht van archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt zijn in een werkproces waarbij meerdere, in de ODGM participerende, partijen betrokken zijn, de ODGM toegang tot (een kopie van) deze archiefbescheiden. Artikel5 De ODGM werkt, in alle processen die voortkomen uit de aan de ODGM door deelnemende partijen opgedragen taken, digitaal en zaakgericht. De archivering van de bij deze processen ontvangen en gevormde archiefbescheiden vindt daarom zaakgericht en digitaal plaats. Artikel6 De ODGM werkt bij archivering conform de verplichtingen die gesteld worden in de wet en overige regelgeving waaronder het stelsel van basisregistraties. Artikel7 In de uitvoering van de aan de ODGM door het College opgedragen taken, kan de ODGM brondocumenten in het kader van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) ontvangen of opmaken. Deze brondocumenten worden gearchiveerd conform de eisen die daaraan door de wet en BAG worden gesteld. Artikel8 Het mandaatbesluit heeft betrekking op alle documenten die door de ODGM zijn gegenereerd per 1 januari

1. Artikel9 In afwijking van artikel 4 van het ‘Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2017’ hebben partijen afgesproken dat alle archiefbescheiden van de gemeente Beuningen, welke nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgedragen, ook onder de verantwoordelijkheid van artikel 2 van dit mandaatbesluit vallen. Artikel10 Archiefbescheiden welke overgedragen dienen te worden naar een e-depot, zullen overgedragen worden naar het regionaal archief Nijmegen. Artikel11 Het mandaatbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari
2. Aldus vastgesteld op 24 februari 2026,Burgemeester en wethouders van Gemeente Beuningen,Dyanne Kockensecretaris Daphne BergmanBurgemeesterMemorie van toelichting Met dit Mandaatbesluit archiefbeheer wordt beoogd juridische duidelijkheid te geven over de verantwoordelijkheid voor - en het beheer van de archiefbescheiden, die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het College aan de ODGM gemandateerde taken. Archief wettelijk is, wanneer er hierover geen aanvullende afspraken gemaakt worden, het College zorgdrager voor de archiefbescheiden die door de ODGM ontvangen of opgemaakt worden, op grond van de, door het College, aan de ODGM gemandateerde taken. Dit betekent concreet dat het College ervoor zorg zou moeten dragen dat de zorg voor - en het beheer van deze archiefbescheiden plaatsheeft conform de bepalingen van de eigen Archiefverordening en het eigen Besluit Informatiebeheer en dat de ODGM maatregelen zou moeten treffen om aan al deze besluiten en verordeningen te voldoen. Dit Mandaatbesluit is opgesteld om hierover, voor alle partijen geldende, juridisch verantwoorde afspraken te maken. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 2 Met dit artikel wordt het beheer van de archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt worden op grond van, door het College gemandateerde taken, door het College gemandateerd aan het Dagelijks Bestuur van de ODGM, conform de bij de ODGM van toepassing zijnde regelgeving en de in dit mandaatbesluit opgenomen instructies. Artikel 3 Dit artikel regelt dat het College bij uittreding uit - of opheffing van de ODGM de beschikking krijgt over alle, nog niet naar een (digitale) archiefbewaarplaats overgedragen, documenten. Artikel 4 Hiermee wordt voorkomen dat de ODGM haar werk niet meer goed kan doen omdat archiefbescheiden die bij een werkproces behoren, niet meer compleet zijn. Dit kan door het verstrekken van digitale kopieën of door het openstellen van het informatiesysteem van het College voor de ODGM. Artikel 6 Met dit artikel wordt geregeld dat het archiefbeheer voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld vanuit de Archiefwet en overige regelgeving waaronder het Stelsel van Basisregistraties. Artikel 7 De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) kennen een aantal brondocumenten, die de basis vormen voor de registraties in de BAG. Zo kan een omgevingsvergunning brondocument zijn voor registraties m.b.t. een gebouw In de BAG. In de BAG dient d.m.v. een uniek nummer geregistreerd te worden welk brondocument ten grondslag ligt aan de registratie. Dit brondocument moet met hetzelfde unieke nummer terug vindbaar zijn in het informatiesysteem waarin dit document is opgeslagen. Met dit artikel wordt geregeld dat de brondocumenten conform de eisen vanuit de BAG en Archiefwet worden gearchiveerd.