Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Geertruidenberg 2026Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg; -gelet op artikel 52 v

an de gemeentewet; -besluit het volgende reglement vast te stellen: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Geertruidenberg 2026 Hoofdstuk1Algemene bepaling Artikel1Definities Dit reglement verstaat onder: college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg; gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Geertruidenberg of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; raad: de gemeenteraad van de gemeente Geertruidenberg; voorzitter: de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer. Hoofdstuk2Verdeling van werkzaamheden, onderlinge vervanging en vergaderingen Artikel2Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Artikel3Dag en plaats van de vergaderingen / extra vergadering Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als er een van de andere leden van het college daarom verzoekt een aangeeft wat het bespreekpunt is. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden. De vergaderingen zijn in beginsel besloten, tenzij het college anders beslist. Artikel4.Opnieuw belegde vergaderingen Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering (behoudens spoedgevallen) minstens 2 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 1 uur vóór de vergadering aan de leden van het college. Hoofdstuk3Verhindering, ontstentenis en ondersteuning Artikel5Verhindering of ontstentenis Bij verhindering of ontstentenis van: de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis. Artikel6Ambtelijke ondersteuning De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Artikel7Deelneming derden aan de vergadering Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde het bieden van ondersteuning of zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een toelichting te verschaffen op een agendapunt. Hoofdstuk4Voorbereiding vergaderingen Artikel8Agenda Voor elke vergadering wordt door de gemeentesecretaris een agenda met bespreekstukken opgesteld. Een voorstel wordt op de agenda geplaatst als de gemeentesecretaris oordeelt dat een voorstel gelet op de kwaliteit, volledigheid en gevolgde procedure, gereed is voor behandeling in de vergadering. De agenda wordt op donderdag voorafgaand aan de vergadering door of namens de gemeentesecretaris digitaal verzonden aan de leden van het college. De stukken die voor agendering worden aangeboden zijn in beginsel vertrouwelijk, in ieder geval tot het moment waarop het college daarover een besluit heeft genomen. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het derde lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie door het betreffende collegelid uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen 16.00 uur, worden aangemeld bij de gemeentesecretaris. Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering. De agenda bestaat uit een openbaar en niet openbaar gedeelte. De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar. Hoofdstuk5Besluitvorming en verslaglegging Artikel9Stemmingen Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot. Artikel10Verslag / besluitenlijsten / publieksversie De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van een verslag, (openbare en niet-openbare) besluitenlijst en publieksversie openbare besluiten van de vergadering. Het verslag bevat ten minste: de namen van de aan- en afwezige leden; de namen (en hoedanigheid) van de andere personen die aanwezig waren en of hebben deelgenomen aan de beraadslaging; een formulering van de door het college genomen besluiten (openbare en niet-openbare besluitenlijst); een bondige weergave van relevante onderwerpen tijdens de rondvraag. een stemverhouding indien een lid van het college hierom vraagt. Het verslag, besluitenlijsten en publieksversie worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. De openbare besluitenlijst en publieksversie worden zo spoedig mogelijk (uiterlijk 3 dagen na vaststelling) openbaar gemaakt en aan de raad verstrekt. De raad kan vanaf 3 dagen na vaststelling ervan het verslag van de vergadering van het college opvragen. Periodiek worden niet-openbare besluiten getoetst of deze aangemerkt kunnen worden als openbaar. Voor zover de aard en de inhoud van het besluit zich daartegen niet verzet, wordt het besluit geplaatst op de openbare besluitenlijst en treedt lid 4 in werking. Hoofdstuk6Slotbepalingen Artikel11Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter. Artikel12Intrekking oude regelement / Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Op dat moment vervallen alle eerder vastgestelde reglementen van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Geertruidenberg. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 2 maart 2026.de secretaris, de burgemeester,J. Donkers, M.M. van ToorenburgTOELICHTING Algemeen Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan. Artikelsgewijs Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde. Artikel

1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt. Artikel
2. Dag en plaats van de vergaderingen / extra vergadering Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing. Uit het derde lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept. In het derde lid, staat ook dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen. Artikel
3. Opnieuw belegde vergaderingen Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen. In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden (behoudens spoedgevallen), een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruit ziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is. Artikel
4. Verhindering en ontstentenis Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren. Artikelen 6 en
5. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt. Artikel
6. Agenda In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen. Artikel
7. Stemmingen In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering. Artikel 10 Verslag / besluitenlijst In artikel 10 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten. Ook gaat artikel 10 op de besluitenlijst in. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden (protocol actieve informatieplicht). In dit artikel is tegen die achtergrond uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt.