Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder, houdende regels over de vergaderingen en andere werkzaamheden van h

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder, houdende regels over de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Den Helder)Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; besluit: het volgende reglement vast te stellen. Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Den Helder Hoofdstuk1- Algemene bepalingen Artikel1.Definities Dit reglement verstaat onder: college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder; gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Den Helder of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; raad: de gemeenteraad van de gemeente Den Helder; voorzitter: de burgemeester van de gemeente Den Helder of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer. Hoofdstuk2- Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen Artikel2.Verdeling werkzaamheden en vervanging 1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. 2.Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Artikel3.Dag en plaats van de vergaderingen 1.Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het stadhuis of op een door de voorzitter aangewezen andere locatie. 2.Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats of op digitale wijze te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. Artikel4.Extra vergaderingen 1.Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is. 2.De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. Artikel5.Opnieuw belegde vergaderingen 1.Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het vereiste aantal leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens twee uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering. 2.De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk twee uur vóór de vergadering aan de leden van het college. 3.In afwijking van het in de vorige leden bepaalde kan de voorzitter direct aansluitend aan de oorspronkelijke vergadering een nieuwe vergadering beleggen indien: reeds in de uitnodiging voor de eerste vergadering is vermeld dat, wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, direct aansluitend een tweede vergadering wordt gehouden; en de afwezige leden van het college hierdoor niet in hun belangen worden geschaad. Hoofdstuk3- Verhindering, ontstentenis en ondersteuning Artikel6.Verhindering en ontstentenis 1.Bij verhindering of ontstentenis van: de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over; de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over. Artikel7.Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen 1.De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak en conform zijn ambtsinstructie, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college. 2.Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen. Hoofdstuk4- Voorbereiding vergaderingen Artikel8.Aanlevering van voorstellen en andere stukken 1.a. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd. b. Voorstellen en andere stukken die na woensdag 12.00 uur worden aangeleverd moeten met de reden voor de te late indiening worden voorgelegd aan de gemeentesecretaris, die vervolgens besluit over eventuele agendering. 2.De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd in het stafoverleg, of in overleg met de gemeentesecretaris op andere wijze, met het verantwoordelijke lid van het college en het verantwoordelijke lid van het college moet akkoord gaan met de agendering. 3.De gemeentesecretaris kan, in overleg met de voorzitter, overgaan tot agendering van voorstellen of andere documenten. 4.De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaakssysteem. Artikel9.Agenda 1.Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en maakt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering kenbaar aan de leden van het college. 2.De vergaderstukken liggen voor de leden van het college in de digitale vergaderomgeving ter inzage. 3.Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college. Hoofdstuk5- Besluitvorming en verslaglegging Artikel10.Stemmingen 1.Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt. 2.Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is. 3.Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes. 4.Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot. 5.Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot. Artikel11.Digitaal besluit 1.Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een digitaal besluit. 2.Een digitaal besluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college op het voorstel akkoord heeft gegeven. 3.De gemeentesecretaris vermeldt op het digitaal besluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is en neemt deze op de besluitenlijst van de voorafgaande vergadering op. Artikel12.Verslag en besluitenlijst 1.De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college. 2.In het verslag staan in ieder geval: de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris; een aantekening van de leden van het college die afwezig waren; bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en een formulering van de door het college genomen besluiten. 3.Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt. 4.Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 5.De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op. 6.Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de concept besluitenlijst zo spoedig mogelijk aan de raad gestuurd. 7.De concept besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 8.Na vaststelling wordt de besluitenlijst openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst. 9.Alle definitieve besluiten worden door de gemeentesecretaris geregistreerd in het zaaksysteem. Hoofdstuk6- Slotbepalingen Artikel14.Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter. Artikel15.Intrekking oude reglement Het Reglement van orde college 2015 wordt ingetrokken. Artikel16.Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit reglement treedt in werking op de dag na die waarop het is bekendgemaakt in het elektronisch Gemeenteblad. 2.Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Den Helder. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 10 maart 2026.J.A. (Jan) de Boer MSc. burgemeesterK. (Koen) van Veen secretarisTOELICHTING Algemeen Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan. Artikelsgewijs Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde. Artikel

1. Verdeling werkzaamheden en vervanging Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt. Artikel
2. Dag en plaats van de vergaderingen Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal en hybride te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale of hybride vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing. Artikel
3. Extra vergaderingen Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaatsvindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen. Artikel
4. Opnieuw belegde vergaderingen Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen. In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruit ziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is. Het laatste lid is opgenomen zodat in bijvoorbeeld reces periode, waarin vooraf duidelijk is dat het quorum niet wordt gehaald, direct vergaderd kan worden. Artikel
5. Verhindering en ontstentenis Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren. Artikel
6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt. Artikel
7. Aanlevering van voorstellen en andere stukken Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college. Artikel
8. Agenda In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen. Artikel
9. Stemmingen In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Artikel
10. Verslag en besluitenlijst In artikel 12 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten. Artikel 12 gaat ook op de besluitenlijst in. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Gekozen is voor een regeling waarbij de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld, tenzij daar inhoudelijke, juridische of bestuurlijke redenen voor zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij vertrouwelijkheid, onvolledigheid of benodigde correcties. De besluitenlijst wordt via de griffie aan de raad gestuurd en daarna openbaar gemaakt en op de website geplaatst.