De raad van de gemeente Graft-De Rijp; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 oktober 2003; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet b e s l u i t : vast te stellen de navolgende Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Graft-De Rijp Titeldeel1 Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. organisatie-eenheid:iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig is aangewezen, te weten de afdelingen Algemene Zaken, Financiën, Technische Zaken en Welzijn. b. administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Graft-De Rijp en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. c. financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Graft-De Rijp, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- de financieel-economische positie;
- het financiële beheer ;
- de uitvoering van de begroting;
- het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. d. administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. e. financieel beheer :het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Graft-De Rijp. f. rechtmatigheidhet in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten. g. doelmatigheidhet realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. h. doeltreffendheidde mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Titeldeel1Begroting en verantwoording Artikel2Programmabegroting 1De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast. 2De raad stelt per programma vast:a. de beoogde maatschappelijke effecten;b. de te leveren goederen en diensten;c. de baten en lasten. 3Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten. 4De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast. 5Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. Artikel3Producten 1Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s. 2De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. Artikel4Kaders begroting 1Het college biedt uiterlijk vóór 1 juni van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel
- 2De raad stelt deze nota uiterlijk vóór 1 juli vast. Artikel5Uitvoering begroting 1Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming; b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Artikel6Interne controle 1Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. 3Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. Artikel7Tussentijdse rapportage en informatie 1Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over elk kwartaal van het lopende boekjaar. 2De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 3De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:a. inkomsten uit de algemene uitkering;b. de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;c. resultaten uit grondexploitatie;d. realisatie op begrote subsidieverwachtingen. 4Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:a. investeringen groter dan € 10.000;b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 10.000; Artikel8Jaarstukken 1Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording. 2Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:a. wat is bereikt;b. welke goederen en diensten zijn geleverd;c. wat de kosten zijnd. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Titeldeel2Financiële positie Artikel9Financiële positie 1Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen. 2Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 3De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Artikel10Waardering 1Het college biedt eenmaal in de vier jaar een geactualiseerde nota activa aan. 2De nota geeft het geldende activering- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Graft-De Rijp weer. Artikel11Voorziening voor oninbare vorderingen 1Voor openstaande vorderingen betreffende:a. onroerende zaakbelasting gebruikers;b. onroerende zaakbelasting eigenaren;c. rioolrechten;d. afvalstoffenheffing;wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. 2Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. Artikel12Reserves en voorzieningen 1Het college biedt eenmaal in de vier jaar een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen aan. 2De nota behandelt:a. de vorming en besteding van reserves;b. de vorming en besteding voorzieningen;c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen. Artikel13Kostprijsberekening 1Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Graft-De Rijp wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 3De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald op basis van het rentetotaal van de uitstaande leningen en bij begroting vastgesteld. Artikel14Financieringsfunctie Het college biedt eenmaal in de vier jaar een geactualiseerde nota over de uitoefening van de financieringsfunctie (treasury-statuut) aan. Titeldeel3Financiële organisatie en administratie Artikel15Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel16Financiële administratie Het college draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten. Artikel17Financiële organisatie Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden;b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatie-eenheden van de gemeente;e. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten. Artikel18Aanbesteding en inkoop Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie. Titeldeel4Slotbepalingen Artikel19Inwerkingtreding 1Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2De “Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de geldmiddelen van de gemeente Graft-De Rijp”, vastgesteld bij raadsbesluit van 19 maart 1981, vervalt zodra de jaarrekening 2003 is vastgesteld. Artikel20Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Graft-De Rijp”. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 30 oktober
- de burgemeester, de griffier, H.R. Oosterop-van Leussen F. de Jong