Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst UtrechtEen gezonde, veilige en duurzame provincie Utrecht; nu en in de toekomst. Inleiding De Omgevingsdienst Utrecht (ODU) voert in mandaat taken uit voor vergunningverlening, toezicht en handhaving en advisering binnen het Omgevingsrecht namens de Provincie Utrecht en 26 Utrechtse gemeenten. Daarnaast fungeert de ODU als kennis- en adviescentrum op het gebied van milieu en duurzaamheid. Dit document beschrijft het inkoopbeleid van de ODU. Het beleid geeft richting aan de wijze waarop de inkoopfunctie wordt ingezet ter ondersteuning van de organisatiedoelstellingen. Het biedt kaders voor het nemen van beslissingen rondom inkoop, aanbesteding en contractmanagement. De inkoopquote van de ODU bedraagt circa 20%. Dit onderstreept het belang van een professioneel en strategisch inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door duidelijke doelstellingen, uitgangspunten en kaders te formuleren, wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt. De ODU streeft naar een inkooppraktijk die: Professioneel is: deskundig en strategisch ingericht. Doelmatig is: efficiënt en effectief in het gebruik van middelen. Rechtmatig is: in lijn met de Aanbestedingswet en relevante regelgeving. Het beleid is gebaseerd op de vier basisbeginselen van de Aanbestedingswet: Transparantie Gelijkheid Objectiviteit Proportionaliteit Het cluster Inkoop is zodanig doorontwikkeld dat het een proactieve en ondersteunende rol vervult voor interne klanten. Dit betreft het gehele inkoopproces: Behoeftebepaling Ontwikkeling van inkoopstrategie Uitvoering van aanbestedingen Contract- en leveranciersmanagement De ODU wil maatschappelijke waarde creëren met impact. Thema’s als duurzaamheid, innovatie en social return (on investment) zijn daarom geïntegreerd in het inkoopbeleid. Per inkooptraject wordt bekeken hoe deze thema’s concreet kunnen worden toegepast. Om haar taken goed uit te voeren, is de ODU deels afhankelijk van marktpartijen. Zij leveren producten en diensten die de ODU zelf niet in huis heeft of wil nemen. Een goede samenwerking met deze partijen is essentieel voor het realiseren van een veilige, duurzame en gezonde fysieke leefomgeving. Het inkoopbeleid wordt beheerd door het cluster Inkoop. De ODU streeft naar continue professionalisering van de inkoop- aanbestedings- en contractbeheerpraktijk. Indien nodig wordt het beleid herijkt en aangepast. Inkopen vindt plaats in een dynamische omgeving. Daarom is het van belang dat de ODU voortdurend werkt aan verbetering van haar inkoopprocessen. De geformuleerde doelstellingen vormen hierbij steeds het uitgangspunt. Het inkoop- en contractmanagementbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de ODU. Definities Hieronder wordt uitgelegd wat wordt verstaan onder welke definitie. Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de ODU. Contractmanagement Het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Inhuur Het tijdelijk inzetten van externe personen (zelfstandigen of medewerkers via een intermediair) voor het uitvoeren van werkzaamheden binnen de organisatie, waarbij er geen sprake is van een arbeidsovereenkomst met de organisatie zelf. Inhuur vindt plaats op basis van een overeenkomst van opdracht of via een detacheringsconstructie. Inhuurbeleid Het geheel aan richtlijnen, procedures en kaders dat bepaalt hoe de organisatie omgaat met het inhuren van externe capaciteit. Het inhuurbeleid waarborgt rechtmatigheid, doelmatigheid, transparantie en risicobeheersing bij het inhuren van externen, en sluit aan op strategische personeelsplanning en inkoopbeleid. Leveranciersmanagement Het managen van de leveranciers. Dit bestaat uit alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de ODU voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen. Ondernemer Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die als aannemer, leverancier of dienstverlener deelneemt aan het economische verkeer en goederen, werken of diensten aanbiedt aan een aanbestedende dienst. De ondernemer is geen onderdeel van de interne organisatie en levert prestaties op basis van een overeenkomst, doorgaans tegen betaling. Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. 1Doelstellingen 1.1Inkoopdoelstellingen Bij het maken van een inkoopstrategie worden de uitgangspunten en doelen van de ODU concreet gemaakt. De ODU is een samenwerking tussen de Provincie Utrecht en 26 gemeenten. Met dit beleid wil de ODU haar ambities waarmaken en de volgende doelen bereiken: A. Doelmatig en rechtmatig inkopen. De ODU houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving en aan haar eigen inkoop- en contractmanagementbeleid. Inkopen gebeurt op een efficiënte en effectieve manier: uitgaven moeten bijdragen aan het doel van de opdracht. De kosten moeten in verhouding staan tot het resultaat, en het verstandig omgaan met middelen is belangrijk. De ODU vindt het daarnaast belangrijk dat alle organisaties, groot en klein, een eerlijke kans krijgen om mee te dingen naar opdrachten. Zo blijft de toegang tot overheidsopdrachten open en transparant.. B. Bijdragen aan duurzaamheid en innovatie. De ODU koopt op een bewuste en zakelijke manier in. Dit betekent dat er goed wordt nagedacht over wat er nodig is, hoe de markt eruitziet en welke regels gelden. De ODU blijft zich ontwikkelen en investeert in kennis over producten, diensten, werken en de markt. Professioneel opdrachtgeverschap betekent: Betrokkenheid bij de inkoopdoelen. Duidelijke en snelle besluitvorming. Goed omgaan met risico’s. Vertrouwen en respect in de samenwerking met leveranciers. De ODU legt uit hoe een opdracht in de markt wordt gezet en op basis waarvan de keuze wordt gemaakt. Potentiële leveranciers krijgen de informatie die zij nodig hebben om goed mee te kunnen doen aan het inkoopproces. C. Samenwerken met betrouwbare marktpartijen. De ODU werkt graag samen met marktpartijen die betrouwbaar zijn en kwaliteit leveren. Dit betekent dat afspraken worden nagekomen, er open en eerlijk wordt gecommuniceerd en dat er wederzijds vertrouwen is. De ODU kiest leveranciers die passen bij de opdracht en die bijdragen aan een goede uitvoering. Zo ontstaat een samenwerking die voor beide partijen werkt. D. Transparant en professioneel werken. De ODU werkt op een open en professionele manier. Dit betekent dat keuzes en processen duidelijk worden uitgelegd, en dat beslissingen goed worden onderbouwd. De ODU zorgt ervoor dat leveranciers weten hoe een opdracht in de markt wordt gezet en op basis waarvan de opdracht wordt gegund. Professioneel werken betekent ook dat de ODU investeert in kennis, zorgvuldig omgaat met risico’s en respectvol samenwerkt met leveranciers. Zo ontstaat een betrouwbare en eerlijke inkooppraktijk. E. Maatschappelijke waarde creëren. De ODU wil met haar inkopen bijdragen aan een betere samenleving. Dit betekent dat er aandacht is voor duurzaamheid, sociale impact en innovatie. De ODU kijkt bij elke opdracht of er kansen zijn om iets extra’s te doen voor mens, milieu of maatschappij. Bijvoorbeeld door samen te werken met sociale ondernemingen of door duurzame oplossingen te kiezen. 1.2Kernwaarden Bij het uitvoeren van de werkzaamheden laat de ODU zich leiden door de missie en visie, die haar handelen naar gemeenten, inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en collega’s onderling bepalen. In haar handelen gaat de ODU uit van de volgende kernwaarden: Aanbestedingswet De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gids Proportionaliteit De ODU hanteert de Gids Proportionaliteit als het aangewezen richtsnoer op grond van het Aanbestedingsbesluit. De richtlijnen uit de Gids worden toegepast, tenzij daar gemotiveerd van wordt afgeweken (comply or explain).. Aanbestedingsreglement Werken In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen. 2Juridische uitgangspunten 2.1Algemeen juridisch kader De ODU leeft de relevante wet- en regelgeving na. Eventuele uitzonderingen op (Europese) regels past de ODU zorgvuldig en terughoudend toe, zodat de bedoeling en werking van deze regelgeving behouden blijft.. De voor het inkoop- en contractmanagementbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: 2.2Algemene beginselen bij Inkopen en algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De ODU neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie Discriminatie op grond van geslacht, ras, kleur, etnische of sociale afkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuigingen, politieke of andere denkbeelden, het behoren tot een nationale minderheid, vermogen, geboorte, een handicap, leeftijd of seksuele gerichtheid, is verboden. Transparantie De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid) De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De ODU past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de ODU. 2.3Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De ODU neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 2.4Uniforme documenten De ODU streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat leveranciers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschil- lende procedureregelingen worden geconfronteerd. De ODU past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe: Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor leveringen (ARIV) Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) Verwerkersovereenkomst (VNG) Indien noodzakelijk, wordt in het kader van de AVG een verwerkersovereenkomst opgesteld. Algemene voorwaarden van marktpartijen worden in de regel afgewezen. 2.5Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de ODU. De ODU wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 2.6Afwijkingsbevoegdheid In bijzondere gevallen mag worden afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de ODU, zolang dit past binnen de geldende wet- en regelgeving. De Algemeen Directeur beslist over afwijkingen. Bij diens afwezigheid kan de Directeur Bedrijfsvoering deze bevoegdheid uitoefenen. Afwijkingen zijn alleen toegestaan bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsgrens. Ook een overbruggingsovereenkomst geldt als afwijking. Elke afwijking moet vooraf schriftelijk worden gemotiveerd en vastgelegd. De motivering omvat in ieder geval waarom een afwijking noodzakelijk is, welke risico’s zijn afgewogen en hoe rechtmatigheid en proportionaliteit worden geborgd. 2.7Klachtenregeling Gestimuleerd wordt dat de ODU en (potentiële) leveranciers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag neemt de ODU op hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de ODU de klacht vervolgens zal behandelen. Bij klachten over een inkoop- of aanbestedingstraject geldt de interne Klachtenregeling Inkopen en Aanbesteden. 3Ethische en ideële uitgangspunten 3.1Integriteit De ODU stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Zo heeft zij hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, zodat bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. 3.1.1De ODU contracteert enkel met integere leveranciers De ODU wil enkel zakendoen met integere leveranciers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van leveranciers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. 3.2Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Bij Inkopen neemt de ODU sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (hierna: MVI) betekent dat de ODU de effecten waar mogelijk op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. De ODU heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de ODU als opdrachtgever en inkoper invloed op leveranciers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door leveranciers stimuleren. De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding door duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. 4Economische uitgangspunten 4.1Product- en marktanalyse 4.1.1Marktbenadering Bij de start van een inkooptraject is het belangrijk dat de ODU goed nadenkt over hoe zij marktpartijen wil betrekken. Dit helpt om het contract goed af te stemmen op de opdracht en de markt. De ODU vindt het belangrijk om de markt te kennen. Daarom wordt – waar passend – vooraf een product- en/of marktanalyse gedaan. Dit geeft inzicht in: Wat voor soort product of dienst nodig is. Welke partijen actief zijn in de markt. Welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn. Soms wordt ook een marktconsultatie gehouden. Leveranciers krijgen dan de kans om mee te denken over de opdracht en hun ideeën te delen. Dit kan leiden tot slimme en vernieuwende oplossingen. Om meer inzicht te krijgen in het aanbod en mogelijke inschrijvers, kan de ODU gebruik maken van digitale hulpmiddelen die openbare aanbestedingsdata verzamelen en analyseren. 4.2Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen 4.2.1De ODU heeft oog voor de lokale economie En doet dit zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van leveranciers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale leveranciers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de ODU moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkopen. 4.2.2De ODU heeft oog voor lokaal en zelfstandigen (ZZP) Uitgangspunt is dat alle leveranciers gelijke kansen moeten krijgen. De ODU wil lokale leveranciers stimuleren en daarom worden regionale en lokale bedrijven gericht uitgenodigd om samen te werken. 4.2.3De ODU heeft oog voor sociale ondernemingen Bij Inkopen kan de ODU opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben. 4.3Samenwerkingsverbanden De ODU hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenschappelijke Regelingen. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 4.4Bepalen van de inkoopprocedure Voor elke inkoop bepaalt de ODU welke aanbestedingsprocedure nodig is. Dit gebeurt op basis van de totale waarde van de opdracht, zonder btw, over de hele looptijd van de overeenkomst. Daarbij wordt gekeken of het gaat om een levering, dienst, werk of een specifieke dienst zoals cursussen, trainingen of juridische ondersteuning. Bij diensten hoort ook de inhuur van personeel, dit wordt gedaan op basis van tijdelijke inzet van mensen voor projecten of ondersteuning. De ODU zorgt ervoor dat inhuur op een rechtmatige, doelmatige en transparante manier gebeurt. De ODU houdt bij het kiezen van de procedure rekening met de Gids Proportionaliteit. Deze gids helpt om een passende aanpak te kiezen bij de waarde van de opdracht. De interne drempelbedragen worden jaarlijks aangepast om marktconform te blijven. De drempelbedragen zoals hieronder weergegeven zijn afgeleid van de Gids Proportionaliteit, zie link. De opdrachtwaarde in onderstaande tabellen is exclusief btw. De Europese aanbestedingsgrens is van toepassing op 2026 en 2027. Bij wijzigingen van de Europese aanbestedingsgrens wordt de meest actuele grens toegepast. 4.5.1Leveringen en Diensten Opdrachtwaarde Procedure tot (<) € 80.000,- Enkelvoudig onderhands (EVO) € 80.000,- tot (<) € 216.000,- Meervoudig onderhands (MVO) > € 216.000,- Europese aanbesteding (EUA) 4.5.2Sociale en andere specifieke diensten Opdrachtwaarde Procedure < € 30.000,- Enkelvoudig onderhands (EVO) € 30.000,- tot (<) € 115.000,- Enkelvoudig onderhands (EVO) € 115.000,- tot (<) € 750.000,- Meervoudig onderhands (MVO) > € 750.000,- Europese aanbesteding (EUA) 4.9Raming en financiële budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De ODU wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. 4.9Eerlijke mededinging en commerciële belangen De ODU bevordert eerlijke mededinging. De betrokken leveranciers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de ODU een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De ODU wenst geen leveranciers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. 5Organisatorische uitgangspunten 5.1Inkoopproces Voor meervoudig onderhandse aanbestedingen en Europese aanbestedingen geldt dat aankondigingen en gunningen in principe plaatsvinden via het elektronische online platform voor (de publicatie van) aanbestedingen, te weten TenderNed (www.tenderned.nl). Publicaties die horen bij Europese aanbestedingsprocedures worden bovendien gepubliceerd in het online Publicatieblad van de Europese Unie via www.ted.europa.eu (Tenders Electronic Daily: TED). 5.2Inkoopdossier Van ieder doorlopen inkoopprocedure moet een inkoopdossier worden aangemaakt. In het inkoopdossier zijn alle stappen en (belangrijke) gemaakte keuzes en documenten uit het inkoopproces inzichtelijk. Het inkoopdossier maakt dat verantwoording gedurende het inkoopproces en achteraf (zowel extern als intern) mogelijk is. 6Contractadministratie 6.1Contractmanagement Contractmanagement helpt de ODU om afspraken met leveranciers goed te volgen en na te komen. Dit draagt bij aan het behalen van de doelen van de organisatie. Als het nodig is, wijst de ODU bij de start van een aanbesteding een contractmanager aan. Deze persoon bewaakt het contract en voert gesprekken met de opdrachtnemer. 6.2Contractbeheer Ieder afgesloten contract moet worden opgenomen in het contractbeheersysteem. Dit contractbeheersysteem maakt dat er een overzicht aanwezig is van de contracten inclusief de indexerings- en expiratiedata en (financiële) verplichtingen die de ODU is aangegaan. Tevens geeft de ODU de mogelijkheid deze contracten te beheren, zodat er altijd een actueel overzicht is van deze verplichtingen en op tijd verlengd, opgezegd en/of opnieuw aanbesteed kan worden. Het contractregister wordt centraal bij het cluster Inkoop en Facilitair beheerd. De verantwoordelijkheid voor het aanleveren van contracten ligt bij de afdelingen en clusters. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het invoeren van de gegevens in het contractbeheersysteem.
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.