Richtlijnen depothygiëne (Helmond)

Richtlijnen depothygiëneVaststellen richtlijnen depothygiëne 1Voorwoord Goed archiefbeheer komt tot stand door zowel een juiste materiële verzorging van de analoge archiefbescheiden alsook door het op orde houden van de archiefruimte zelf. Dit houdt in dat er gezorgd wordt voor een goede depothygiëne. In de geldende Archiefregeling1wetten.nl - Regeling - Archiefregeling - BWBR0027041 en het daaraan gerelateerde Archiefbesluit 19952wetten.nl - Regeling - Archiefbesluit 1995 - BWBR0007748 worden eisen gesteld aan het duurzaam, zorgvuldig en bewust bewaren van fysieke documenten in archiefruimten. Dit document vertaalt die eisen vertaald naar een richtlijn om de hygiëne in de archiefruimte van gemeente Helmond te waarborgen. Doel Het doel van deze richtlijn3Deze richtlijn is gebaseerd op de informatie verkregen van Module Depothygiëne | Nationaal Archief is te voldoen aan zowel de huidige alsook aan de toekomstige Archiefregeling4In de nieuwe Archiefregeling (inwerkingtreding voorzien op 1 juli 2026) is depothygiëne een nieuw onderdeel (artikel 5.16). . Deze richtlijn bevat de instructies en benodigde stappen om de archiefruimte op een goede manier schoon te maken, te houden en systematisch te controleren op plaagdieren en schimmel. Scope Deze richtlijn heeft uitsluitend betrekking op de archiefruimte gelegen aan de Beemdweg 10 (Gemeentewerf Helmond). Buiten scope Deze richtlijn bevat geen informatie m.b.t. een quarantaineruimte. Deze is niet aanwezig binnen de gemeente Helmond. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de voorzieningen aanwezig in de archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. Deze richtlijn bevat geen praktische informatie over het behandelen van ruimten of archiefbescheiden waarin schimmelgroei of de aanwezigheid van plaagdieren geconstateerd is. Hiervoor wordt verwezen naar het, op het moment van constatering, geldende Calamiteitenplan Analoge Archieven5Calamiteitenplan Analoge Archieven van de gemeente Helmond. 2Richtlijnen (protocollen) per onderdeel Dit hoofdstuk bevat protocollen opgesteld conform de Archiefregeling en de norm in de Handreiking Behoud en beheer fysiek Archief6Handreiking Behoud en beheer fysiek archief | Nationaal Archief Deze handreiking biedt handvatten voor organisaties om beheer en behoud van fysiek archief volgens de nieuwe Archiefregeling te regelen en de daaruit volgende Module depothygiëne7Module Depothygiëne | Nationaal Archief Deze module verduidelijkt wat depothygiëne inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kan of zelfs moet nemen en hoe je deze kunt documenteren.. Per onderdeel is beschreven welke elementen deze tenminste moeten bevatten. In hoofdstuk 3 is voor elk protocol een sjabloon (inclusief een voorbeeld) aanwezig. Ingevulde protocollen worden als aparte (jaar) zaak opgenomen in het zaaksysteem. 2.1Protocol schoonmaak archiefruimte Gemeente Helmond Het protocol voor schoonmaak bevat tenminste de volgende elementen: Een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de schoonmaak van de depotruimte. Deze persoon organiseert de schoonmaak en controleert de uitvoering ervan. Een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten daartoe aanleiding geven. Een omschrijving van wanneer, hoe vaak en hoe de verschillende ruimtes en hun inrichting schoongemaakt moeten worden (voorportaal depot/depot/quarantaineruimte). Een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden: frequentie en methode van schoonmaak; aftekenlijst: datum en schoonmaak voldoet wel/niet; omschrijving wat schoongemaakt is en hoe; paraaf van uitvoerder/controleur; afwijkingen en opmerkingen. 2.2Protocol Schimmelcontrole Gemeente Helmond Het protocol voor reactieve (incidentele) controle op schimmel bevat tenminste de volgende elementen: een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de controle op schimmel; een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten dat aangeven; een beschrijving van de wijze waarop monsters genomen worden; voor monstername een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden: datum monstername; aanleiding monstername; locatie(s) monsters; resultaat van de monsters: aantal kiemvormende eenheden; interpretatie van het resultaat van de controle; afwijkingen en opmerkingen; ondernomen actie (indien van toepassing). 2.3Protocol Integrated Pest Management (IPM) Gemeente Helmond Het protocol voor controle op plaagdieren bevat tenminste de volgende elementen: een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de controle op plaagdieren; een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten daar aanleiding toe geven; een plattegrond waarop aangegeven is waar valletjes geplaatst zijn; een schema voor controle en vervanging van de valletjes in maart, juni, september en december; een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden: locaties valletjes; datum / schema controle van de valletjes; resultaat van de controle: soort plaagdier en aantal; interpretatie van het resultaat van de controle; afwijkingen en opmerkingen; ondernomen actie (indien van toepassing). NB. Er is een overeenkomst plaagdierenbestrijding met Zungo Pest Control (Djuma zaak 50907560, document 50907569) met daarin een overeengekomen plaagdier preventieplan. Hoewel opgenomen in deze richtlijn, is het niet nodig om een afzonderlijk protocol Integrated Pest Management (IPM) te hanteren. 3Sjablonen per protocol 3.1Sjabloon Protocol schoonmaak archiefruimte Gemeente Helmond Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor de reinheid van de archiefruimte. De uitvoering ligt bij de door het team facilitair daartoe aangewezen bedrijf, in afstemming met Informatiebeheer. Visuele controle op de reinheid van de archiefruimte vindt ten minste 4x per jaar plaats door een medewerker Informatiebeheer. 1. Beschrijving van de schoon te maken onderdelen en de frequentie van schoonmaak: Onderdeel Frequentie schoonmaak Vloeren: hoofdgangpaden 1x per 3 maanden Stellingen: Topborden, lege legborden, zijkanten 1x per 6 maanden Vloeren: gangpaden 1x per 6 maanden Armaturen en buizen 1x per 2 jaar Muren, plinten, uitstekende randjes etc. 1x per 2 jaar Dozen: Boven- en voorzijde 1x par 2 jaar 2. Voor de schoonmaak worden de in de tabel genoemde middelen gebruikt: Oppervlak Materiaal Geleverd door Vloeren Grote stofzuiger Schoonmaakbedrijf (schoon met stoffilter) Armaturen, buizen, overige items (bijv. trap) Microvezeldoekjes Schoonmaakbedrijf (in nieuwstaat) Stellingen Microvezeldoekjes Schoonmaakbedrijf (in nieuwstaat) Dozen Microvezeldoekjes Schoonmaakbedrijf (in nieuwstaat) 3. Bij dit protocol is een (blanco) aftekenlijst voor reguliere en extra schoonmaak opgesteld. Reguliere schoonmaak Onderdeel Datum Paraaf Controle: Voldoet / Voldoet niet Opmerkingen Hoofdgangpad