Beleidsuitgangspunten evaluatie evenementen (Amsterdam)

Beleidsuitgangspunten evaluatie evenementen Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam, gelet op artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht, artikel 2.40a Algemene plaatselijke verordening en artikelen 4.4 en 4.5 Nadere regels evenementenkalender Amsterdam 2025 besluit de volgende regeling vast te stellen: Beleidsuitgangspunten evaluatie evenementen Artikel1 Uitgangspunten Plannen worden alleen ingediend als er sprake is van schaarste. Als er geen schaarste is, worden er geen plannen beoordeeld en kunnen plannen niet geëvalueerd worden. De evaluatie is erop gericht om te voorkomen dat schaarste wordt verdeeld op basis van (te mooie) plannen die niet worden uitgevoerd. De gemeente gaat uit van vertrouwen tenzij er signalen, vermoedens of bevindingen zijn die aanleiding geven om een uitgebreide evaluatie uit te voeren, op het moment dat deze wijzen op een afwijking in de uitvoering ten aanzien van de plannen op basis waarvan een plek is toebedeeld. De gemeente voert aanvullend een steekproef uit. 10% van de evenementen met een driejarige plek op de kalender wordt jaarlijks uitgebreider geëvalueerd op uitvoering van het evenement conform de ingediende plannen. Als blijkt dat een evenement niet wordt uitgevoerd conform de plannen, en daarmee de plek op de kalender onterecht is toegekend, dan volgen consequenties zoals opgenomen in de bijgevoegde tabel. Standaard op te leveren informatie door organisatoren Ongeacht of een uitgebreide evaluatie plaatsvindt moeten alle organisatoren die zijn beoordeeld door de adviescommissie na afloop van hun evenement de volgende informatie aanleveren: Culturele doelgroepenmodel Verplicht voor evenementen met meer dan 6.001 bezoekers en evenementen die een subsidie ontvangen van de gemeente Amsterdam voor het onderzoek van het Culturele doelgroepenmodel. Vrijwillig voor evenementen <6000 bezoekers die geen subsidie ontvangen voor het onderzoek van het Culturele doelgroepenmodel. Financiële toegankelijkheid Alleen voor organisatoren die in hun plannen punten hebben gekregen voor gratis toegang, lage ticketprijzen of het aanbieden van een stadspasregeling (of andersoortige regeling voor mensen met kleine beurs) Programmering Programmaboekje Pamflet of anderszins (fysiek of digitaal) overzicht van het evenement Daarnaast wordt intern de VTH-evaluatie (inclusief bevindingen m.b.t. toegankelijkheid bij de schouw) gedeeld met het SEB. Uitgebreide evaluatie per beoordeling Naast de standaard evaluatie wordt 10% van de evenementen met een meerjarige plek jaarlijks uitgebreider geëvalueerd. Het principe dat hier wordt gehanteerd is dat de organisator wordt gevraagd aan te tonen dat het evenement volgens de ingediende plannen is uitgevoerd. Daarbij geldt dus een ‘toon aan’-principe. De selectie vindt plaats op basis van een aselecte steekproef, maar als er indicaties zijn van het niet naleven van de plannen (signalen, bijvoorbeeld uit de VTH-evaluatie, klachten of uit de standaard opgeleverde informatie) is dat aanleiding om ook voor deze evenementen een uitgebreide evaluatie uit te voeren. Daarnaast zal door de gemeente rond de locaties voor de grote evenementen ook geregeld een onderzoek worden gedaan onder omwonenden waarin wordt gevraagd naar hun ervaringen met de evenementen. Dit is een onafhankelijk onderzoek op basis van een aselecte steekproef. Dit wordt gebruikt bij evaluatie op het criterium binding met de buurt. Publieksbereik & toegankelijkheid (62 punten) Wat Score op basis van Hoe wordt geëvalueerd Doelgroepen Culturele doelgroepenmodel en uitvraag van commissie Onderzoek naar culturele doelgroepenmodel (verplicht vanaf 6001 bezoekers, ook bij geen schaarste) Financiële toegankelijkheid Gemiddelde prijs ticket (obv verkoopcijfers) Daadwerkelijke verkoopcijfers (door organisator aangeleverd X weken na het evenement) Sociale, fysieke en digitale toegankelijkheid Checklist toegankelijkheid Bezoek evenement (tijdens VTH schouw) Check website over toegankelijkheid (icoontjes, informatie op website over toegankelijkheid, apart telefoonnummer, buddy’s/vrijwilligers, korting voor begeleiders, etc.) Kwaliteit van het plan (50 punten) Wat Score op basis van Hoe wordt geëvalueerd Onderscheidendheid van concept, programmering, aankleding etc. Concept Programmering Aankleding Innovatie & vernieuwing Programmering (door organisator gedeeld 2 weken na het evenement). ‘Toon aan’- principe. *Manier van evalueren is afhankelijk van wijze waarop het evenement onderscheidend is. Verbondenheid met de stad Amsterdam Draagt waarden van Amsterdam uit Hoge publiekswaardering Beoordeling door expertise van commissie Krantenartikelen Recensies Waarden die het uitdraagt toetsen bij of dat past bij de waarden van Amsterdam. Binding met de buurt (60 punten) Wat Score op basis van Hoe wordt geëvalueerd Samenwerking met lokale ondernemers, culturele instellingen en opleidingen uit Amsterdam (1-10) Uit toelichting moet blijken in hoeverre organisator zich inspant samenwerkingen op te zetten of al samenwerkingen te hebben en het effect dat dit teweeg brengt. ‘Toon aan’-principe, bijvoorbeeld voorleggen van stukken waaruit samenwerking(en) blijkt/blijken. Proactieve communicatie en gesprek met bewoners over het evenement (1-10) Uit toelichting moet blijken in hoeverre organisator zich inspant om in gesprek te komen en zijn met bewoners over het evenement ‘Toon aan’-principe -> Controle op plannen (buurtbijeenkomst, apart nummer, gehandeld op meldingen, vermindering van de meldingen of eventueel een verklaring voor meldingen). Gebiedsmakelaar en evenement coördinatoren raadplegen Contact met lokale buurtverenigingen en/of bewonersorganisaties (1-10) Uit toelichting moet blijken in hoeverre organisator in contact is met buurtverenigingen en luistert naar eventuele feedback, zorgen en daar naar handelt. ‘Toon aan’- principe In contact kunnen komen met buurtverenigingen Lokale programmaraden Gebiedsmakelaar en evenement coördinatoren raadplegen De organisator zorgt op een nog andere manier voor binding met de buurt en de stad of draagvlak voor het evenement (1-30) (buurt positief betrekken, inzetten voor jongeren, zuidoost in positief daglicht zetten, evenement voor de buurt, in gesprek met de buurt over wat buurt wil met het terrein en daarmee investeren). Uit toelichting moet blijken op welke andere manieren organisator zich inspant om binding met de buurt en draagvlak voor het evenement te versterken Afhankelijk van ingediende plannen van organisator. Consequenties Als het aantal behaalde punten bij de evaluatie afwijkt van de score die is toegekend bij de beoordeling van de ingediende plannen zijn er consequenties. Onderstaande tabel toont de uitgangspunten voor de consequenties bij het niet leven van de ingediende plannen. Hier kan in bijzondere omstandigheden vanaf worden geweken bij onevenredige bevoor- of benadeling, voor zover de aangeleverde onderbouwing van een organisator daar aanleiding toe geeft Mate van afwijking t.o.v. ingediende plannen Gevolgen < 5 punten Toelichting op afwijking Geen verdere maatregelen 5-10 punten Toelichting op afwijking In volgende jaar strengere controle door middel van een uitgebreide evaluatie 10-25 punten Toelichting op afwijking Bij onvoldoende toelichting --> verlies meerjarige plek. Bij voldoende toelichting --> volgend jaar strengere controle door middel van uitgebreide evaluatie + toets op maatregelen. Organisator neemt maatregelen voor verbetering in volgende jaren Twee opeenvolgende jaren 5-25 punten afwijken Verlies meerjarige plek, tenzij in tweede jaar duidelijk is verbeterd. > 30 punten (op totaal) Verlies meerjarige plek > 15 punten afwijken in één criterium Verlies meerjarige plek. Artikel2Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Gemeenteblad. Artikel3Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Beleidsuitgangspunten evaluatie evenementen. Aldus vastgesteld in de vergadering van 3 maart 2026De burgemeester Femke Halsema De gemeentesecretaris (wnd.) Thea de Vries