Verordening op de financiële bijdrage aan Tegemoetkoming raadsfracties 2026 Tilburg (Tilburg)

Verordening op de financiële bijdrage aan Tegemoetkoming raadsfracties 2026 TilburgArtikel1Begripsbepalingen Team Financiële Inrichting en Beheer Het team/afdeling die de controle uitvoert op de verantwoording en daar een verslag van bevindingen over opstelt. reserve het verschil tussen de ontvangen subsidie en de bekostiging van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. fractie elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet. presidium overlegorgaan binnen de gemeenteraad waarin de fractievoorzitters, de voorzitter van de raad en de griffie plaatshebben gemeenteraad gemeenteraad van Tilburg nieuwe fractie elke groepering in de gemeenteraad die niet ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet maar die is gevormd ten gevolge van afsplitsing van een of meer raadsleden. splitsing een of meer raadsleden scheiden zich af van een fractie en sluiten zich aan bij een andere fractie of vormen een nieuwe fractie. stichting een door een fractie ter assistentie van de fractie aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend is belast met de besteding en verantwoording van de subsidie zoals bedoeld in deze verordening. subsidie fractieondersteuning in de vorm van een financiële bijdrage waarop een stichting jaarlijks aanspraak kan maken ingevolge deze verordening ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden van de fractie in de gemeenteraad. verantwoording een specificatie van de binnen het kader van deze verordening ten behoeve van de werkzaamheden door de fracties gemaakte kosten over het voorafgaande jaar. Artikel2.Jaarlijkse verlening financiële bijdrage; vast en variabel bedrag 1.De in de raad vertegenwoordigde raadsfracties ontvangen jaarlijks een subsidie als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2.Deze bijdrage bestaat uit een vast component van € 35.650,-- (prijspeil 1 januari 2026) voor elke fractie. 3.Deze bijdrage bestaat uit een variabel component van € 1.485,-- (prijspeil 1 januari 2026) per raadszetel. 4.Deze bedragen worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van de procentuele indexering overeenkomstig aan het gemeentelijke indexcijfer. 5.De in lid 1 genoemde bijdrage kan slechts worden verleend aan een stichting, welke statutair uitsluitend is belast met het ondersteunen van de fractie, besteding en verantwoording van de financiële vergoeding. Artikel3.Besteding financiële bijdrage 1.Fracties besteden de subsidie om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken en dient ter bestrijding van alle personele, materiële en andere kosten welke verband houden met de werkzaamheden van de fractie ten behoeve van raadswerkzaamheden. 2.De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; betalingen aan familieleden van leden van de fractie in de eerste lijn; giften, anders dan attenties van geringe financiële waarde (tot maximaal €50,--) in het kader van representatie; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raadsleden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; betalingen aan raads- en burgerraadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; uitgaven aan bedrijven waarover raads- en burgerraadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; partijuitgaven, zoals verkiezingsactiviteiten; leningen, beleggingen en voorschotten. Artikel4.Uitbetaling voorschot 1.De in artikel 1 bedoelde bijdrage wordt ieder jaar in de maand januari in de vorm van een voorschot van 75% van de jaarbijdrage aan een door de raadsfractie aangewezen stichting uitgekeerd, op een afzonderlijke voor dit doel bestemde bankrekening. Het restant (25%) wordt uitgekeerd in de maand september van het betreffende jaar; 2.In het jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, bestaat dat voorschot uit de bijdrage voor drie maanden en volgt de bijdrage voor de overige negen maanden in twee delen: in mei 50% van het restant en in september 50% het restant; 3.Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten over voorafgaande jaren. 4.De stichting maakt voor de ontvangst van de financiële bijdrage op grond van deze verordening en voor uitgaven in het kader van de fractiekosten-vergoeding gebruik van één bankrekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Artikel5Regeling subsidie bij verkiezingen 1.Indien het zetelaantal van een fractie ten gevolge van verkiezingen wijzigt, wordt de variabele component van de subsidie aangepast met ingang van 1 april van dat jaar. 2.Indien een fractie als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op subsidie met ingang van 1 april van dat jaar. 3.Indien een fractie als gevolg van verkiezingen toetreedt tot de raad, ontvangt de fractie vanaf 1 april van dat jaar 9/12e deel van de vaste en variabele component. Artikel6.Gevolgen stoppen of splitsen fractie 1.Bij afsplitsing van een fractie komt de vaste component zoals genoemd in artikel 2 lid 2 toe aan de fractie, die naar het oordeel van de gemeenteraad als voortzetting van de oorspronkelijke fractie kan worden aangemerkt. 2.Onverlet het bepaalde in lid 1, heeft bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode de nieuwe fractie met ingang van de maand, volgend op de dag waarop de splitsing is medegedeeld aan de voorzitter van de gemeenteraad, aanspraak op 50% van de in artikel 2 lid 2, genoemde vaste component gedurende de rest van de raadsperiode, behoudens het bepaalde in lid 9 van dit artikel. Daarnaast heeft de nieuwe fractie aanspraak op de in artikel 2 lid 3, genoemde variabele component voor elk lid van de nieuwe fractie. Deze aanspraak wordt in mindering gebracht op de variabele subsidiecomponent van de oorspronkelijke fractie. 3.Indien de afsplitsing van een fractie plaatsvindt 6 maanden of korter voor de gemeenteraadsverkiezingen heeft de afgesplitste fractie geen recht op de vaste component zoals genoemd in artikel 2 lid 2. De afgesplitste fractie heeft conform het bepaalde in artikel 6 lid 2 wel recht op de variabele component. 4.Bij afsplitsing 6 maanden of korter voor de gemeenteraadsverkiezingen heeft de afgesplitste fractie recht op de variabele component (artikel 6 lid 2). De bijdrage zal niet worden uitgekeerd, de fractie kan de gemaakte kosten conform de bestedingsdoelen (artikel 3) declareren tot het bedrag waar de afgesplitste fractie recht op heeft. 5.De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de fractie in oude samenstelling opgebouwde reserve. 6.Als bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode een of meer raadsleden zich aansluiten bij een andere fractie, heeft deze fractie aanspraak op de variabele component, zoals in artikel 2, lid 3, bepaald. Deze aanspraak wordt in mindering gebracht op de variabele subsidiecomponent van de oorspronkelijke fractie. 7.Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de subsidie met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan aan de voorzitter van de gemeenteraad. 8.Gelet op het bepaalde in artikel 2 lid 5 richt de afgesplitste fractie een stichting op, welke statutair uitsluitend is belast met het ondersteunen van de fractie. 9.In tegenstelling tot het bepaalde in lid 8 hoeft bij afsplitsing 6 maanden of korter voor de gemeenteraadsverkiezingen geen stichting op te richten, welke statutair uitsluitend is belast met het ondersteunen van de fractie. Artikel7.Gevolgen samengaan van bestaande fracties na de verkiezingen 1.Bestaande fracties die ná de verkiezingen zijn samengegaan ontvangen 9/12e deel van de vaste vergoeding. 2.Daarnaast heeft de nieuwe fractie aanspraak op de in artikel 2, lid 3, genoemde variabele component voor elk lid van de nieuwe fractie. 3.Bij het samengaan van bestaande fracties ná de verkiezingen komt de opgebouwde reserve van de grootste fractie vóór de verkiezingen toe aan de samengevoegde fractie. De opgebouwde reserve van de fractie(

1. s)die ophoudt/ophouden te bestaan restitueren de opgebouwde reserve rekening houdend met de bepalingen in artikel 8 lid 10. 4.De stichting(
2. en)van de fractie die als gevolg van het samengaan uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, dient uiterlijk binnen twee maanden na de verkiezingen de verantwoording in over de periode van dat lopende jaar tot 1 april. 5.De in lid 1 en 2 genoemde bijdragen kunnen slechts worden verleend aan een stichting, welke statutair uitsluitend is belast met het ondersteunen van de fractie, besteding en verantwoording van de financiële vergoeding. De samengevoegde fractie is zelf verantwoordelijk voor statutaire wijzigingen of het oprichten van een nieuwe stichting. Artikel8.Reserve 1.De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage, ter besteding door die fractie in volgende jaren. Het bestedingsdoel van de reserve is in overeenstemming met artikel 3 van deze verordening. 2.De reserve is niet groter dan 100% van de bijdrage over één jaar die de fractie toekomt. Als de reserve het toegestane maximum overschrijdt, moet het meerdere worden terugbetaald of wordt verrekend met de nog te ontvangen bijdrage van het lopende jaar. 3.Het is een stichting niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitsoverschot op een andere rekening te storten dan een uitsluitend voor dit doel geopende en beheerde spaarrekening. Indien een stichting dat wenst is het tevens mogelijk een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de gemeente. 4.De aard van de in het vorige lid bedoelde spaarrekening is zodanig dat de nominale omvang van de stortingen intact blijft en dat te allen tijde het gehele tegoed voor de stichting onmiddellijk en zonder betaling van boetes opeisbaar is. 5.Fracties die bij inwerkingtreding van deze verordening over een reserve beschikken die groter is dan de in dit artikel bepaalde omvang, mogen deze reserves behouden en kunnen deze inzetten ter dekking van toekomstige kosten voor fractieondersteuning. 6.De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de burgemeester als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 7.Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger is dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op het meerdere. 8.Bij splitsing van een fractie komt de reserve toe aan de fractie, die als voortzetting van de oorspronkelijke fractie kan worden aangemerkt. 9.Voor het bepalen van de hoogte van de reserve wordt het kosten-baten stelsel gehanteerd. 10.De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is verplicht de opgebouwde reserve te restitueren aan de gemeente, met uitzondering van het gedeelte van de reserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van nog lopende (personele) verplichtingen. Restitutie van de reserve dient plaats te vinden binnen een maand na vaststelling van de subsidie als bedoeld in artikel 10 lid 2 door de gemeenteraad, tenzij de voormalige fractie schriftelijk en gemotiveerd aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad aangeeft waarom deze termijn niet haalbaar is en daarbij tevens aangeeft voor welke datum restitutie zal plaatsvinden. Artikel9.Administratieve verplichtingen 1.De stichting van de fractie draagt zorg voor correcte administratieve verwerking en verantwoording van de uitgaven op basis van een kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle uitgaven en inkomsten alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn, waaronder mede begrepen de hoogte van de reserve per 31 december van het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft. 2.De stichting van de fractie documenteert van alle betalingen wat het doel van de besteding is geweest. 3.De stichting van de fractie heeft geen andere inkomstenbronnen dan de subsidie die op basis van deze verordening worden verstrekt, behalve eventuele rente van de spaarrekening die is gekoppeld aan de rekening waarop de subsidie wordt ontvangen. 4.Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door twee personen geautoriseerd. 5.De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen in dit artikel berust bij de stichting. Artikel10Verantwoording en controle 1.Elke stichting van de fractie legt jaarlijks vóór 15 april verantwoording en volledige administratie met boekingsbescheiden af conform de in het controleprotocol en de handleiding opgenomen modellen en voorschriften. Het controleprotocol en de handleiding worden door de griffier opgesteld en door het presidium vastgesteld en op bevindingen jaarlijks aangepast. 2.Op basis van de verantwoording wordt de subsidie vastgesteld. 3.De stichting van de fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, dient uiterlijk binnen twee maanden na de verkiezingen respectievelijk de kennisgeving als bedoeld in artikel 6, de verantwoording in over de periode van dat lopende jaar tot 1 april respectievelijk het moment van ophouden bestaan. 4.Behoudens het gestelde in lid 1 van dit artikel legt in een verkiezingsjaar elke stichting van de fractie vóór 1 juni verantwoording en volledige administratie met boekingsbescheiden af over de eerste 3 maanden van het lopende jaar. De verantwoording over de resterende 9 maanden dient de stichting van de fractie in vóór 15 april van het jaar volgend op het verkiezingsjaar. De verantwoording vindt plaats conform lid 1 van dit artikel. 5.Het Team Financiële Inrichting en Beheer controleert of de verantwoording in overeenstemming is met het gestelde in deze verordening (incl. bijlagen) en geeft hierover zijn oordeel. Bij de controle wordt een goedkeuringstolerantie gehanteerd ter hoogte van 1% van de uitgaven met een minimum ter hoogte van 1% van het voorschot van de subsidie van de grootste fractie in de gemeenteraad. Bij de berekening hiervan wordt de incidentele vaste component buiten beschouwing gelaten. Alle uitgaven, ongeacht het bedrag, worden in de controle betrokken. Voor alle uitgaven worden bescheiden overlegd. 6.Indien een stichting nalaat de verantwoording in te dienen, een zodanige aanvraag niet tijdig of onvolledig indient, stelt het presidium de subsidie ambtshalve vast uiterlijk op 1 juli. Het presidium kan daarbij de subsidie lager vaststellen. De betaling van het tweede voorschot van het lopende jaar als bedoeld in artikel 4 lid 1 kan worden opgeschort, totdat de stichting de verantwoording heeft aangeleverd. Daarnaast zal betaling van het voorschot voor het daaropvolgende jaar plaatsvinden in drie termijnen (50%, 25% en 25%). De helft van de door de gemeenteraad vastgestelde subsidie wordt in januari uitgekeerd. De tweede termijn (25%) wordt in juli uitgekeerd, tenzij de stichting op dat moment de aanvraag tot vaststelling van de subsidie nog steeds niet (volledig) heeft ingediend bij de gemeenteraad. In dat laatste geval vindt uitbetaling plaats op het moment dat de stichting alsnog een volledige aanvraag heeft ingediend. Als de stichting op 15 juli wel de verantwoording over het voorgaande boekjaar heeft aangeleverd wordt de derde termijn (25%) in september van het betreffende jaar uitgekeerd. 7.De Raadsgriffie publiceert jaarlijks het in lid 1 bedoelde overzicht op de website van de raad. Artikel11.Terugbetalingsverplichting 1.Indien een fractie ophoudt te bestaan, is de betreffende fractie gehouden om het restant-bedrag dat deze fractie nog aan fractievergoeding onder zich heeft, aan de gemeente terug te betalen. 2.Indien op grond van artikel 6 en artikel 10 lid 6, de vergoeding op een lager bedrag wordt vastgesteld, is de betreffende fractie gehouden het te veel betaalde aan de gemeente terug te betalen. 3.Indien op basis van de verantwoording en controle geen goedkeuring wordt gegeven aan bepaalde bestedingen, moet het teveel betaalde voorschot worden terugbetaald. 4.Indien uit de verantwoording en de uitgevoerde controle blijkt dat een fractie in strijd heeft gehandeld met artikel 3 of wanneer niet is voldaan aan andere bepalingen van deze verordening, vordert de gemeenteraad de in het geding zijnde uitgaven terug, dan wel verrekent deze uitgaven met het voorschot voor het volgende jaar. 5.Teveel ontvangen subsidie kan worden teruggevorderd (via een factuur) of worden verrekend met nog door de stichting van de fractie te ontvangen voorschotten. Artikel12Toepassing Algemene wet bestuursrecht Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt. Artikel13Mandaat De gemeenteraad verleent de griffier mandaat om alle correspondentie naar aanleiding van de in deze verordening genoemde besluiten van de gemeenteraad te ondertekenen. De griffier kan hiervoor ondermandaat verlenen aan een medewerker van de griffie. De stichting van de fractie ontvangt jaarlijks in ieder geval: een brief met het jaarbedrag en de berekende voorschotten een déchargebrief, inclusief de vaststelling van de reserve. Voor eventuele terugbetaling van teveel ontvangen bijdrage, ontvangt de stichting van de fractie een factuur van de gemeente Tilburg. Artikel14Onvoorzien gevallen In gevallen waarin deze verordening niet of niet genoegzaam voorziet beslist het presidium op voorstel van de griffier. Artikel15Slotbepalingen 1.De griffier is belast met de uitvoering van deze verordening. Indien naar het oordeel van de griffier daar aanleiding voor is, treedt de griffier vooraf in overleg met het presidium. 2.Deze verordening treedt in werking op 1 april 2026. 3.Op het tijdstip bedoeld in lid 2 vervalt de Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2021. 4.Deze verordening kan worden aangehaald als ‘ Verordening op de financiële bijdrage aan Tegemoetkoming raadsfracties 2026 Tilburg’. Toelichting Algemeen In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming in de fractiekosten is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming. De tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en door de griffier aan de stichtingen toezonden. Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel worden enkele belangrijke begrippen uit de verordening gedefinieerd. Artikel 2 . Jaarlijkse verlening financiële bijdrage; vast en variabel bedrag Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. Omdat de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is op de financiële middelen die een fractie ontvangt, wordt gesproken over subsidie. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel per raadszetel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding. Ter voorkoming van onnodige bureaucratie is het indienen van een aanvraag om voor een subsidie in aanmerking te komen niet nodig. Artikel 3 Besteding financiële bijdrage Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning hebben de fracties een ruime vrijheid. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage wordt besteed aan kosten die door de fractie ten behoeve van het raadswerk worden gemaakt. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met de administratieve ondersteuning en beleidsondersteuning voor de fractie en bijhorende bureaukosten. Bij twijfel raadplegen de fractie de griffier. De volgende kostenposten worden onderscheiden: ICT Fractieondersteuning Informatie & communicatie Reiskosten Representatie Scholing Secretariaat Vergaderkosten Overige kosten Fractievergoeding Overige inkomsten In de bij deze verordening horende handreiking, is een nadere duiding van de kostenposten opgenomen. In lid 2 is een limitatief overzicht van bestedingen opgenomen waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld of verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder c is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van het Rechtspositiebesluit en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers en de hierop gebaseerde verordening. Het gaat hierbij om onder meer de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen: vergoeding voor de werkzaamheden; onkosten; Reis- en verblijfkosten woon/werkverkeer en kosten voor reizen zowel binnen als buiten het grondgebied van de gemeente; ziektekosten; informatie- en communicatievoorzieningen voor de raadsleden; verzekering arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden. Hierbij geldt dat fracties deze regelingen niet mogen aanvullen uit de fractiebijdrage. Voor bijvoorbeeld de reis en verblijfskosten woon-/werkverkeer is in het Rechtspositiebesluit bepaald dat taxikosten niet worden vergoed. Taxikosten van raads- en commissieleden mogen dan ook niet uit de fractiebijdrage worden vergoed. Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben (zie onder e.), is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen aan het presidium, door tussenkomst van de griffier. In lid 2f is bepaald dat betalingen aan burgerraadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten niet zijn toegestaan. Concreet betekent dat burgerraadsleden geen fractieondersteuner mogen zijn. Onder g is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen. De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren. Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen om op een partij te stemmen in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen, gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen bij de griffier. Indien nodig legt de griffier de situatie voor aan het presidium. Artikel 4 Uitbetaling voorschot Dit artikel regelt het jaarlijks uitbetalen van de subsidie in de vorm van een voorschot van 75% in januari. Het restant (25%) wordt uitgekeerd in de maand september van het betreffende jaar. In een verkiezingsjaar krijgen de fractie 3/12e deel van de jaarbijdrage, zoals die geldt op 1 januari. Na de verkiezingen wordt de bijdrage opnieuw berekend. De nieuw berekende bijdrage (betreft 9 maanden) wordt uitbetaald in 2 termijnen vindt betaling plaats in twee termijnen: in mei 50% van het restant en in september 50% het restant. Artikel 5 Regeling subsidie bij verkiezingen Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de subsidie (vast bedrag en variabel deel) wordt aangepast bij verkiezingen. Situatie Bijdrage Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen Subsidie vervalt op 1 april (art. 5 lid 2) Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal) Subsidie wordt per 1 april berekend op basis van het (nieuwe) zetelaantal (art. 2 en art. 5 lid 1) Artikel 6 Gevolgen stoppen of splitsen fractie Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de subsidie (vast bedrag en variabel deel) wordt aangepast bij fractiesplitsing. Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Zodra een of meer raadsleden uit de fractie treden en zich aansluiten bij een andere fractie of een nieuwe fractie vormen, spreken we van splitsing. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen splitsing van een eenmansfractie en splitsing van een fractie met meer raadsleden. Voor die situatie is in artikel 6 geregeld dat een nieuwe fractie of een bestaande fractie waar een of meer raadsleden zich aansluiten aanspraak maken op de variabele component voor de ondersteuning van hun raadswerkzaamheden, met ingang van de maand volgend op de splitsing. Daarnaast heeft een nieuwe fractie recht op 50% van de vaste component. Dat blijft 50% gedurende de rest van de raadsperiode. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde reserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking. In artikel 6 is wel een tijdsbeperkende factor opgenomen: als een fractie zich afsplitst 6 maanden of korter voor de gemeenteraadsverkiezingen, heeft de afgesplitste fractie geen recht op de vaste component. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van de subsidie in de verschillende situaties. Situatie Bijdrage Tussentijdse splitsing Vaste vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 6 lid 1) De oorspronkelijke fractie heeft met ingang van de maand volgend op de splitsing geenrecht op de variabele vergoeding behorend bij het vertrekkende raadslid. De variabele vergoeding gaat naar de nieuwe fractie of de fractie waarbij het raadslid zich aansluit, met ingang van de maand volgend op de splitsing. (art. 6 lid 2, lid 4) Een nieuwe fractie krijgt daarnaast 50% van de vaste component, met ingang van de maand volgend op de splitsing. (art. 6 lid 2) Tussentijdse splitsing 6 maanden of korter voor de gemeenteraadsverkiezingen Vaste vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 6 lid 1) De oorspronkelijke fractie heeft met ingang van de maand volgend op de splitsing geenrecht op de variabele vergoeding behorend bij het vertrekkende raadslid. De variabele vergoeding gaat naar de nieuwe fractie of de fractie waarbij het raadslid zich aansluit, met ingang van de maand volgend op de splitsing. (art. 6 lid 2, lid 4) Een nieuwe fractie krijgt geen vaste component, (art. 6 lid 3) Fractie houdt tussentijds op te bestaan Bijdrage vervalt met ingang van de maand volgend op de kennisgeving aan de gemeenteraad. (art. 6 lid 5) Artikel 7 Gevolgen samengaan van bestaande fracties na de verkiezingen Dit artikel is er op gericht te verduidelijken wat het betekent als fracties ná de verkiezingen samengaan als één fractie en op welke wijze de subsidie (vast bedrag en variabel deel) wordt aangepast bij fractiesamenvoeging. Situatie Bijdrage Samengaan ná de verkiezingen De nieuwe fractie ontvangt 9/12e deel van de vaste vergoeding (artikel 7 lid 1). De variabele vergoeding wordt berekend aan de hand van het aantal zetels behaald door de samengevoegde fractie (artikel 7 lid 2). De reserve van de grootste fractie (vóór de verkiezingen) gaat over naar de nieuwe samengevoegde fractie. Artikel 8 Reserve Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een reserve. Onttrekkingen aan de reserve worden door het Team Financiële Inrichting en Beheer getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de reserve bedraagt maximaal 100% van het totaal door de stichting ontvangen subsidie over één jaar en wordt jaarlijks beoordeeld door het Team Financiële Inrichting en Beheer. Als de reserve het toegestane maximum overschrijdt, moet het meerdere worden terugbetaald of wordt verrekend met de nog te ontvangen bijdrage van het lopende jaar. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van (het terugbetalen van) de reserve in de verschillende situaties. Situatie Reserve Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal) Binnen 1 maand na vaststelling van de bijdrage die over het verkiezingsjaar, dient het bedrag dat het maximum overschrijdt te worden teruggestort (art. 7 lid 6) Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen Binnen 1 maand na vaststelling van de bijdrage dient de reserve te worden teruggestort (m.u.v. nog lopende personele verplichtingen) (art. 7 lid 7) Tussentijdse splitsing De opgebouwde reserve blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 6 lid 3) Fractie houdt tussentijds op te bestaan Binnen 1 maand na vaststelling bijdrage dient de reserve te worden teruggestort (m.u.v. nog lopende personele verplichtingen) (art. 7 lid 7) Artikel 9 Administratieve verplichtingen Het kasstelsel is de manier van boekhouden waarbij de inkomsten en uitgaven worden verwerkt op het moment dat ze ook daadwerkelijk zijn ontvangen en betaald. Als er bijvoorbeeld in november een bestelling wordt geplaatst en de rekening ervan wordt betaald in februari, worden de uitgaven in februari geboekt. De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van het Team Financiële Inrichting en Beheer of de griffier nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening of codering (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende facturen/bonnen/declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingsstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. De stichting heeft geen andere inkomsten dan eventuele rente van de spaarrekening die is gekoppeld aan de rekening waarop de subsidie wordt ontvangen. Artikel 10 Verantwoording en controle De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid. De stichting dient jaarlijks voor 15 april de verantwoording in, die wordt gezien als een aanvraag tot vaststelling van de subsidie. De verantwoording bestaat uit 3 onderdelen: een verantwoording overeenkomstige het model (bijlage 1), inclusief berekening van de reserve een door het bestuur getekend verantwoordingsblad alle bonnen/facturen/declaraties met herleidbare verwijzing naar de bestedingsdoelen Als in voorkomende gevallen de stichting een eigen model hanteert, moet het eigen model hetzelfde inzicht bieden als het model in bijlage 1. Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling onder opgaaf van redenen voor de vertraging. Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met een korting op de subsidie of opschorting van de betaling. Daarnaast zal betaling van de subsidie in het jaar daaropvolgend plaatsvinden in drie termijnen. Na vaststelling van de subsidie, wordt de verantwoording van de fracties openbaar gepubliceerd op de website van de gemeente. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van de verantwoording (lees: indienen aanvraag tot vaststelling van de subsidie) in de verschillende situaties. Situatie Verantwoording Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal) In een verkiezingsjaar legt elke stichting van de fractie vóór 1 juni verantwoording en volledige administratie met boekingsbescheiden af over de eerste 3 maanden van het lopende jaar. Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal) Voor 15 april van het jaar volgend op het verkiezingsjaar over 9 maanden (april tot met december). Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen Binnen 3 maanden na verkiezingen (art. 9 lid 2) Tussentijdse splitsing Voor 15 april van het jaar volgend het jaar waarover de nieuwe fractie de variabele subsidiecomponent heeft ontvangen (hoofdregel art. 9 lid 1 en art. 6 lid 2) Fractie houdt tussentijds op te bestaan Binnen 3 maanden na kennisgeving aan raad (art. 9 lid 2)