De verordening artikel 213a Gemeentewet (Harderwijk)

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Harderwijk De gemeente stelt de verordening artikel 213a Gemeentewet vast. Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Doelmatigheid De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid De mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Artikel2.Onderzoeksfrequentie 1.Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid wordt minimaal eens in de acht jaar aan een externe toets onderworpen. 2.Het college kan jaarlijks de doeltreffendheid van gemeentelijke inspanningen onderzoeken.. Artikel3.Onderzoeksplan 1.Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 31 december ter kennisname een onderzoeksplan naar de raad en de rekenkamercommissie van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2.In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: het object van onderzoek de reikwijdte van het onderzoek de onderzoeksmethode de doorlooptijd van het onderzoek de wijze van uitvoering 3.In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. Voorzover dit niet of onvoldoende het geval is naar mening van het college zal het college hiertoe voorstellen doen bij de eerstvolgende kadernota en/of begroting. Artikel4.Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid . Artikel5.Rapportage en gevolgtrekking 1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad en de rekenkamercommissie aangeboden. Artikel6.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2006, met uitzondering van artikel 3 dat in werking treedt met ingang van 1 juni 2005. Artikel7.Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Harderwijk”. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeenteHarderwijk in zijn openbare vergadering van 19 mei 2005, onder nummer 38.Toelichting op de artikelen Artikel 2. OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren externe doelmatigheidsonderzoeken per jaar van het college. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Een eerste invalshoek is de gemeentelijke organisatie, een tweede invalshoek is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. De onderzoeken naar doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen wordt, uit oogpunt van onafhankelijkheid, door derden onderzocht. Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke organisatie-eenheid minimaal eens in de acht jaar worden onderzocht. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3. OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. Aard en diepgang per onderzoek kunnen uiteraard verschillen. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

1. a)Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de organisatieonderdelen. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
2. b)De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.
3. c)Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).
4. d)Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.
5. e)Onderzoeken naar de doeltreffendheid van beleid kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek niet mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk verantwoordelijk zijn voor het onderzoeksobject. Artikel 4. Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Artikel 6. Inwerkingtreding Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad heeft bij raadsbesluit het vaststellen van de verordening een jaar uitgesteld. Ook deze termijn is niet gehaald. De noodzakelijke bezuinigingen zijn hier mede debet aan. Voorgesteld wordt de verordening in te laten gaan met ingang van 1 januari 2006 omdat met terugwerkende kracht moeilijk haalbaar en niet zinvol lijkt. Artikel 3 (het opstellen van het onderzoeksplan) moet echter eerder ingaan omdat anders het eerste plan pas in december 2006 zou hoeven te worden opgesteld. Artikel 7. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen. Vaststelling De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 Gemeentewet). Door de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b Gemeentewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die alle uitgaande stukken van de raad mede ondertekent. De griffier moet de uitgaande stukken van de raadsvergaderingen medeondertekenen (artikel 107c Gemeentewet).