Verordening documentaire informatie gemeente Boskoop 2002 (Boskoop)

Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. de archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bijbesluit van de gemeenteraad Boskoop.b. de gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;c. de archiefbewaarplaats: de door het college overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats in de zin van art. 31 Archiefwet zijn overgebracht;e. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; f. informatiesysteem: het geheel van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.g. archiefbescheiden: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden. Hoofdstuk2De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige ruimten, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel3 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van een beheerder. Artikel4 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de niet naar de overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 1Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de gemeente voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het college van burgemeester en wethouders stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht; de commissie voor algemeen bestuurlijke zaken wordt daarover geïnformeerd. Artikel8 Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij legt daarbij het verslag over dat door de beheerder aan hen is uitgebracht. Hoofdstuk3Het beheer van de archiefbescheiden. Artikel9 1Het college van burgemeester en wethouders draagt het beheer van de nog niet aan een archiefbewaarplaats overgedragen archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen op aan de gemeentesecretaris, hierna aangeduid als de beheerder. 2Het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen vindt plaats overeenkomstig de daarvoor door het gemeentebestuur van Boskoop vastgestelde voorschriften. Artikel10 De beheerder is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht. Artikel11 De beheerder brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de beheerder desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen en ten behoeve van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de beheerder verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Boskoop bij legesverordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel14 De Archiefverordening van de gemeente Boskoop vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 18 september 1969 komt hierbij te vervallen. Artikel15 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de datum van vaststelling. Artikel16 Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening Documentaire Informatie Gemeente Boskoop". Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad voornoemd, gehouden op 13 juni 2002 de secretaris, de voorzitter,