Nota financieel beleid (Meppel)

Nota financieel beleid Besloten in de vergadering van 03-07-

1. Bijlage Bijlage 1 Overzicht actiepunten nota financieel beleid 2007 hfst Omschrijving planning 2.3
2. actualiseren van de financiële beheersverordening ex art 212
3. in de begroting en de rekening een overzicht opnemen van de onderdelen uit de beheersverordening die nog niet op orde zijn en die op orde zijn gebracht. Nog bepalen Sept 07 3.3
4. Uniformeren tussentijdse managementrapportages (2007 en 2008)
5. Uniformeren opmaak voor afdelingsplannen
6. Processen voor jaarrekening, 1e marap/berap en perspectiefnota beter op elkaar afstemmen 2e helft 2007 2e helft 2007 2008 3.4.3
7. Aan de raad voorstellen om bij het vaststellen van een incidenteel budget voor een éénmalig project, er tevens mee in te stemmen dat het budget voor nog niet uitgevoerd werk één jaar mag worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar, mits het project nog actueel is.. Opnemen in raadbesluit bij deze nota 3.4.6
8. opstellen (afronden) van het handboek grondexploitatie waarin ook de financiële beleidsuitgangspunten worden vastgelegd voor de bestaande en toekomstige grondvoorraad en de hierin vastgelegde of vast te leggen financiële middelen.
9. opstellen nota grondbeleid
10. Jaarlijks opstellen van een bijgestelde raming van de verschillende complexen grondexploitatie (vertrouwelijk). 2007 2007 zomer 2007 4.1.2
11. Opstellen standaardberekening voor iedere heffing; deze jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming (vaststelling college) en de samenvattende resultaten opnemen in de paragraaf lokale heffingen. In het bijzonder aandacht voor bedrijfsafval. In begr 08 (PUZA, vakafdeling) 4.1.3
12. uitwerken richtlijnen voor nieuwe (wel of niet marktconforme) huurtarieven en voor de berekening van verhuurtarieven van sportaccommodaties, muziekschool en multifunctionele gebouwen, waarbij ook een relatie wordt gelegd met de gemaakte kosten en het subsidie-instrumentarium. 2008 (MAZA) 4.1.5
13. Administratief beheer van alle geldleningen centraal bij één (financiële) functionaris onderbrengen, rekening houdend met functiescheiding.. Juni-juli 07 4.2.2
14. Opnieuw vaststellen van de verdeelsleutels voor de interne producten aan de externe producten en afdelingskostenplaatsen, deze verdeelsleutel jaarlijks actualiseren en vastleggen in een bijlage bij de productenraming.
15. Uitwerken hoe bij declarabele projecten duidelijk onderscheid kan worden gemaakt in interne producten en afdelingskostenplaatsen, waarbij voor alle afdelingen(óók voor BMO en FO) dezelfde systematiek van urendoorbelasting wordt gehanteerd.
16. Vastleggen hoe de niet-compensabele BTW uiteindelijk via meng­percentages wordt verdeeld over de producten en projecten. Jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming. Juni – sept 07 Inbegr 08 (BMO) Juni – sept 07 4.2.3
17. Ontwikkelen organisatiebrede richtlijnen voor de centrale tijdregistratie en de financiële doorbelasting van de uurkosten van eigen personeel en ingehuurd personeel. 2e helft 2007
18. Bij de uitwerking van de begroting 2008 ontwikkelen van nieuwe berekeningswijze voor de uurtarieven, waarin zo mogelijk onderscheid wordt gemaakt in salarisgroep en binnendienst/ buitendienst;
19. verbeterslag werkwijze urenboeking en urendoorberekening;
20. in de urenbegroting onderscheid maken in formatieuren voor regulier werk en formatie die kan worden doorberekend (aan projecten, aan tariefproducten of aan derden);
21. Standaardraming opzetten voor berekening productieve uren;.
22. Ontwikkelen format voor investeringskrediet, waarbij duidelijk wordt hoe eigen uurkosten en de externe kosten over de jaren worden verdeeld. In begr 08 2e helft 2007 productbegr 08 In begr 08 aug – sept 08 4.2.5
23. De hulpkostenplaats sportaccommodaties samenvoegen met het exploitatieproduct sportaccommodaties met tevens de interne verrekening tussen de producten sportaccommodaties en onderwijs vereenvoudigen.
24. Kostenplaats tractiekosten ombouwen tot kostenplaats wagenpark. Op die kostenplaats worden alle gemeentelijke voertuigen ondergebracht. Er wordt gewerkt met een beperkt aantal gedifferentieerde uurtarieven. In begr 08 In begr 08 5.1
25. Keuzevoorstel aan de raad doen om het restant van de reserve CCM en de reserve Nieuwbouw Stadhuis toe te voegen aan de algemene reserve, ofwel deze reserves benutten voor balanssanering.
26. Raadsvoorstel uitwerken om kleine geactiveerde investeringen op te schonen. 1e + 2e berap 07 najaar 2007 5.1.1
27. in de nieuwe begroting en bestuursrapportages opnemen welk deel van de kapitaallasten naar verwachting incidenteel vrijvalt door vertragingen in de investeringen;
28. Nieuwe afschrijvingstermijnen en het afschrijvingsbeleid vastleggen in de te wijzigen financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet. Vanaf begr 08 en 1e berap 07 Zie 1 5.1.2
29. opstellen van een meerjarig investeringsplan met onderscheid in incidentele en vervangings­investering en waarin ook meerjarig de kapitaallasten en de prijsindexering zijn opgenomen;
30. opstellen spelregels in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen hoe in de begroting wordt omgegaan met kapitaallasten in relatie tot de onderhoudskosten voor kapitaalgoederen. In begr 08 2008 5.1.3
31. Opstellen uitvoeringsplanning treasury, waarin rekening is gehouden met de pieken in de inkomsten en uitgaven en het meerjarige investeringsschema, inclusief uitgaven van gronden;
32. In de paragraaf financiering bij de begroting de verwachte financieringsbehoefte aangegeven en hoe dat zal worden ingevuld. Start 2e helft 2007 In begr 08 5.3.1
33. Bestaande reserves nader onderbouwen en beheren. Juli 07 5.3.2
34. De berekening van het weerstandsvermogen en de toelichting daarop in de paragraaf weerstandsvemogen geleidelijk uitbreiden tot een systeem van risicomanagement. Eind 2008 5.5
35. Regelen van het structureel beheer van reserves en voorzieningen
36. Opstellen van een nota inventarisatie en opschoning voorzieningen Juni 07 5.7
37. Onderbouwing van het financierings­tekort, de renteberekening en het financieringstekort/ overschot opnemen in de paragraaf financiering en in de productenraming;
38. Bij de opstelling van de perspectiefnota en de begroting afwegen welk deel van de reserve vrij inzetbaar moet blijven en waarvan (na bestemming) de rente moet worden toegevoegd aan de reserves. In begr 08 In begr 08 6.1
39. De raad voorstellen nieuwe beleidsafspraken over geldverstrekkingen en garantiestellingen vast te stellen en de verouderde nota gemeentelijke financiële medewerkingen (uit 1994) in te trekken. In raadsbeluit bij deze nota 6.2
40. Notitie opstellen over hypothecaire geldleningen aan ambtenaren. Op termijn 6.3
41. Opstellen van een inventarisatie van de arbeidskosten gerelateerde verplichtingen en nagaan of de getroffen voorziening toereikend is. Nov 07 6.4
42. Aanpassen financiële administratie zodat de informatie aan derden ieder kwartaal snel, goed en betrouwbaar kan worden opgeleverd. Loopt 6.6
43. Opstellen van duidelijke richtlijnen voor uniform grootboekbeheer met verduidelijking van de naamgevingen, het omgaan met verschillen op tussenrekeningen en duidelijke voorschriften voor het aanleveren van gewone en memoboekingen . Sep-okt 2007 6.7
44. Inventariseren van de gemeentelijke bezittingen die niet op de balans zijn geactiveerd en dit opnemen in de bezittingenregistratie (als onderdeel van de activamodule) Start eind 2007 (OW, FO, BMO) Bijlage 2 Relevante bestaande verordeningen en beleidsnota’s Zie voor actuele stand en voor exacte omschrijving http://www.meppel.digitalebalie.nl/ OMSCHRIJVING actueel planning Organisatiebesluit Niet aanwezig Financiële beheersverordening, ex artikel 212 Aanpassing gewenst, o.a. ivm afschrijvings­beleid Controleverordening, ex artikel 213 Actueel Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid, ex artikel 213a Actueel Budgethoudersregeling gemeente Meppel 2006 Actueel, 22 mei 2006 Mandaatbesluit 2005 Wordt momenteel geactualiseerd Treasury statuut 2001 heroverwegen Algemene subsidieverordening Meppel heroverwegen Diverse subsidieverordeningen en beleidsregels welzijnssubsidies Veelal verouderd, heroverwegen Diverse verordeningen voor heffing en invordering van belastingen en leges Verschilt per verordening Overwegen om tarieven te vereenvoudigen Instructie voor kassiers en voor comptabele Van 1998 Financieringsregeling huisvesting ambtenaren van 1998 Notitie reserves en weerstandsvermogen