Verordening, regelende het archiefwezen binnen de gemeenteDe raad van de gemeente Noordoostpolder, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 december 1994, no. 25031-1; gelet op de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet; B E S L U I T : in te trekken de "Archiefverordening", vastgesteld bij raadsbesluit van 22 juli 1976, nr. 6507, met ingang van de datum van inwerkingtreding van de volgende verordening; vast te stellen de volgende "Verordening, regelende het archiefwezen binnen de gemeente" Afdeling I.Algemene bepalingen Artikel
- In deze regeling wordt verstaan onder: wet : Archiefwet 1962 archiefbewaarplaats : de in artikel 24 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats; archief- en documentatiebescheiden : bescheiden als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder b van de wet alsmede bescheiden, die geen archiefstuk als bedoeld in de wet zijn; archiefruimte : ruimte, bestemd of aangewezen, voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats; beheerder : de in artikel 25, eerste lid, van de wet bedoelde ambtenaar; besluit : Archiefbesluit 1968; bestuursorgaan : het college van burgemeester en wethouders; deskundige : een op grond van artikel 5, lid 2, door het bestuursorgaan aangestelde, die de beheerder bijstaat. Adeling III.Inrichten en instandhouden Artikel
- Het bestuursorgaan zorgt voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats en -ruimten overeenkomstig de bij of krachtens de wet gestelde eisen. AfdelingIII.Personeel Artikel
- Het bestuursorgaan zorgt voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerde ambtenaren voor het beheer van de archiefbewaarplaats en de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden. Afdeling IV. Voorschriften. Artikel
- De ordening en beschrijving van de archiefbescheiden moeten zodanig zijn, dat deze op doelmatige wijze voorzien in de behoefte van de administratie aan gegevens. De voor dit doel op te stellen plannen behoeven de goedkeuring van het bestuursorgaan. De secretaris wordt ter zake gehoord. Het bestuursorgaan draagt er zorg voor, dat tenminste éénmaal in de vijf jaren tot vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden wordt overgegaan. De beheerder kan bij de overbrenging van de archiefbescheiden het bestuursorgaan verzoeken de openbaarheid van die archiefbescheiden te beperken. De secretaris wordt ter zake gehoord. AfdelingV.Toezicht op het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen Artikel
- 1.Onder de bevelen van het bestuursorgaan oefent de beheerder toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen; 2.Het bestuursorgaan kan één of meer deskundigen aanstellen die de beheerder bijstaan. Artikel
- De beheerder ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en van het besluit alsmede van de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. AdelingVI.Rapportage omtrent het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden Artikel
- De beheerder of de deskundige brengt ter zake van het toezicht tenminste één keer in de vijf jaar verslag uit aan het bestuursorgaan. Artikel
- De deskundige deelt de beheerder van de archiefbescheiden zijn bevindingen mede voortvloeiende uit het in artikel 5, eerste lid, bedoeld toezicht, onder vermelding van de voorzieningen welke naar zijn mening moeten worden getroffen. Als daartoe aanleiding bestaat deelt hij vervolgens - na overleg met de beheerder - ook het bestuursorgaan zijn bevindingen mee. AdelingVII.Overige bepalingen Artikel
- De beheerder en de in artikel 3 en in artikel 5 lid 2 bedoelde personen hebben, met inachtneming van de voorschriften en ten aanzien van de beveiliging van de geheimen, toegang tot de ruimten waarin de archiefbescheiden worden bewaard. Artikel
- Het bestuursorgaan draagt er zorg voor dat de naar haar oordeel noodzakelijke, uitgaven ter bestrijding van de kosten, die aan de uitoefening van de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden, jaarlijks op de gemeentebegroting worden geraamd. Artikel
- Het bestuursorgaan kan, de beheerder gehoord, bepalen dat ook niet-gemeentelijke bescheiden in de archiefbewaarplaats worden opgenomen, als hiermee een algemeen belang wordt gediend. Afdeling VIII. Slotbepalingen. AfdelingVIII.Slotbepalingen Artikel
- Deze verordening kan worden aangehaald als "Archiefverordening 1995". Artikel
- De verordening treedt in werking op 1 januari
- Aldus vastgesteld in de openbarevergadering van 21 december 1994.De secretaris, de voorzitter