Archiefverordening 2008 (Heiloo)

Archiefverordening 2008De gemeenteraad van de gemeente Heiloogelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Heiloo gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 5 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; De verordening vast te stellen betreffende: de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1Algemene bepalingen 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig aritkel 31 van de Archiefweg aangewezen archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum RHC te Alkmaar; de archiefruimte: een door het college van Burgemeester en Wethouders aangewezen ruimte voor de bewaring en bewerking van documenten, in afwachting van de voerbrenging van deze bescheiden naar de archiefbewarplaats. De ruimte bevindt zich in de kleder van het gemeentehuis; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Heiloo, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De beheerder is de gemeentesecretaris; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel. De beheerseenheid is Documentaire Informatievoorziening; de gemeenschappelijke regeling: Regionaal Historisch Centrum (RHC) Alkmaar informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; de wet: de Archiefwet 1995; HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 1Burgemeester en wethouders dragen zorg voor: het inrichten van voldoende en doelmatige archiefruimten voor de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van deze archiefbeschieden; Artikel3 1Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een juiste vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden zodat het behoud ervan is gewaarborgd. 2Dit geldt tevens voor de bescheiden die bestemd zijn voor een ander overheidsorgaan of belanghebbenden, waarvan in redelijkheid kan worden aangenomen dat zij voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel4 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. (art. 30 lid 2 van de wet) Artikel5 1Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Genoemde voorschriften staan in het Besluit Informatiebeheer Heiloo 2008. Artikel6 1Burgemeester en wethouders doen tenminste één keer per twee jaar verslag aan de Raad over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht i.v.m. het beheer en het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbeschieden, bedoeld in Artikel 9. HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel7 1De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruiknemening van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel8 1De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris doet tenminste eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Artikel9Slotbepalingen 1De Archiefverordening Heiloo 1996 vastgesteld bij besluit van de raad van 6 januari 1997 wordt ingetrokken. Artikel10 1Deze verordening treedt in werking met ingang van 9 juni 2008. Artikel11 1Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Heiloo 2008. Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente 9 juni 2008.