Archiefverordening van Eemnes 2002 (Eemnes)

Archiefverordening van Eemnes 2002De gemeenteraad van de gemeente Eemnes gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Eemnes 27 januari 1998; gelet op artikelen 30 eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995; Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze regeling en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a de wet de Archiefwet 1995; b gemeentelijke de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de organen wet, voor zover behorende tot de gemeente; c de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d de archivaris de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris e de beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; g informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Archief Eemland, Stadhuisplein 7 te Amersfoort, HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaats Artikel8 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel9 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel10 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd. Artikel11 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen naar in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd. Artikel12 De uitvoering van onderzoek en verstrekkingen genoemd onder artikel 11 wordt vanwege de archivaris verricht door medewerkers van Archief Eemland te Amersfoort. De daarmee gemoeide kosten worden op verzoek door die archiefdienst in rekening gebracht volgens het door de gemeente gehanteerd tarief. Deze tariefopbrengsten komen de archiefdienst ten goede. Artikel13 De archivaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel14 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel15 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek, als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel16 1De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel17 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 De beheerder(s) doet (doen) aan de archivaris tenminste mededeling van het voornemen tot; a: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon, b: bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimten; c: verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, d: ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, e: voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel19 De archivaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukVISlotbepalingen Artikel20 De Archiefregeling van de gemeente Eemnes 1996 wordt ingetrokken. Artikel21 Deze verordening treedt, drie dagen na bekendmaking in werking. Artikel22 Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening van Eemnes 2002". Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Eemnes, op 18 januari 2002 de secretaris, de voorzitter, mr. A.J.M. de Bruijn mr. J.G. BijlBijlageBijlagen Archiefverordening van Eemnes 2002 Toelichting