Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad (Blaricum)

Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raadDe raad van de gemeente Blaricum: gelezen het voorstel van het presidium d.d. 2 september 2008; overwegende, dat de burgemeester - in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid - er recht op heeft tijdens zijn ambtsperiode van de gemeenteraad te horen hoe over zijn functioneren wordt gedacht; overwegende dat ook de raad het recht heeft van de burgemeester te vernemen hoe hij over het functioneren van de raad denkt; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 2 september 2008; gelet op de artikelen 147 jo. 149 en artikel 84 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de navolgende verordening: Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad met de burgemeester; b evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld in artikel 2; c adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien; d commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie. Artikel2Algemene bepalingen 1De raad stelt een evaluatiecommissie in, die gesprekken voert met de burgemeester. 2De gesprekken vinden tenminste éénmaal per jaar plaats. Artikel3Doel van de verordening Deze verordening geeft invulling aan de wens om te komen tot een gestructureerde evaluatiemethode van het wederzijds functioneren van burgemeester en raad ter verbetering van beider functioneren en samenwerking. Artikel4Procedure en tijdschema 1De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken. 2Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft. Artikel5Samenstelling commissie 1De commissie bestaat in principe uit de fractievoorzitters. De raad kan per evaluatieronde anders besluiten. 2De raad benoemt geen plaatsvervangende leden. 3De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier. Artikel6Voorzitterschap van de evaluatiecommissie 1De evaluatiecommissie wordt voorgezeten door de waarnemend voorzitter van de raad. 2De leden van de evaluatiecommissie wijst uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 3De voorzitter leidt het gesprek. 4De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder Artikel7Geheimhouding 1De evaluatiecommissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering. 2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden, behoudens het bepaalde in lid 6 van artikel 8, is niet toegestaan. 4De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de evaluatiecommissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 8, lid 1 en artikel 10, lid

1. 5De evaluatiecommissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op. 6De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheim-houding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de evaluatiecommissie van kracht. 8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en de adviseurs (artikel 8, lid 6). Artikel8Voorbereiding gesprek 1De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande evaluatieverslag in te zien. 2De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 4Het commissielid die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. 5Bij verhindering van meer dan één lid van de evaluatiecommissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. 6a - Ter verkrijging van een zo breed mogelijk beeld van het functioneren van de burgemeester en van de raad, worden de ervaringen en meningen van wethouders en de gemeentesecreta-ris meegenomen in het gesprek. b - De evaluatiecommissie vraagt het college en de gemeentesecretaris om schriftelijke input die binnen het college, inclusief burgemeester, is afgestemd. Dit gebeurt op basis van enkele heldere vragen. Artikel9Het gesprek 1De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid. 2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de evaluatiecommissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. 4De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek worden besproken: a de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters; b de burgemeester in het proces van dualisme; c de burgemeester als voorzitter van het college; d de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid; f de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; g de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; h de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; i de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit; j de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties. 5In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente. Artikel10Verslaglegging 1Door de griffier wordt het evaluatieverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. Artikel11Archivering 1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. 2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Artikel12Slotartikelen 1Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad gemeente Blaricum 2Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad d.d. 23 september
2. De heer P.C.M. de Groot Mevrouw J.N. de Zwart-Blochgriffier, voorzitter,