Klachtenregeling gemeente Laren 2008 (Laren)

Klachtenregeling gemeente Laren 2008De raad van de gemeente Laren, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Laren, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; gelezen het voorstel d.d. 20 november 2007, van burgemeester en wethouders; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht; besluiten: vast te stellen de Klachtenregeling gemeente Laren 2008 HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. klacht een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een gemeentelijk bestuursorgaan, diens voorzitter of een lid ervan, of een persoon werkzaam onder verantwoordelijkheid van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon, een rechtspersoon of een andere entiteit heeft gedragen. b. bestuursorgaan de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad. c. klachtcoördinator de functionaris als bedoeld in artikel 3 d. Nationale ombudsman het bureau van de Nationale ombudsman te 's-Gravenhage die als onafhankelijke externe instantie onderzoek verricht naar de feiten die aanleiding gaven tot de klacht; het bureau rapporteert aan het gemeentebestuur over zijn bevindingen en geeft een behoorlijkheidsoordeel over de gedraging, eventueel voorzien van aanbevelingen. Artikel2Fasering De klachtbehandeling kent drie fasen, te weten: a. informele bemiddeling indien iemand zich persoonlijk of telefonisch met een klacht tot de gemeente wendt wordt door de ontvanger getracht de klacht direct op te lossen en de klager tevreden te stellen. De klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid om, indien hij ontevreden is over de wijze van afhandeling, alsnog schriftelijk een klacht in te dienen. Een eventueel verzoek om hulp hierbij wordt gehonoreerd. b. Formele behandeling in eerste instantie Een schriftelijk ingediende klacht wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen van afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en overigens met inachtneming met de bepalingen van deze regeling. c. Formele behandeling in tweede instantie Indien de klager niet tevreden is met de uitkomst van de formele behandeling in eerste instantie kan hij vervolgens nog een klacht indienen bij de Nationale ombudsman. Artikel3Klachtencoördinator 1Door of namens burgemeester en wethouders wordt een klachtencoördinator en een plaatsvervangend klachtencoördinator aangesteld. 2De klachtencoördinator ziet erop toe, dat de behandeling van een klacht conform de bepalingen van afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde in deze regeling plaatsvindt. 3Desgewenst verleent de klachtencoördinator klager medewerking bij het op schrift stellen van een klacht. 4De klachtencoördinator adviseert het bestuursorgaan over het voorkomen van klachten. 5De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van elke ingediende klacht en stelt het jaarverslag als bedoeld in artikel 12 op. 6Bij de klachtbehandeling in tweede instantie is de klachtencoördinator contactpersoon voor de Nationale ombudsman. HoofdstukIIIndiening van klachten Artikel4Wijze van indiening 1Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend. 2Mondeling kan een klacht zowel telefonisch worden ingediend als tijdens een bezoek aan het gemeentehuis. Hierop wordt door degene bij wie de klacht wordt geuit direct geprobeerd tot een oplossing te komen. Hierbij betrekt de ontvanger van de klacht degene op wie de klacht betrekking heeft (informele bemiddeling). 3Van elke mondeling geuite klacht wordt een notitie gemaakt, welke zo spoedig mogelijk aan de klachtencoördinator wordt overhandigd. 4Een schriftelijk ingediende klacht moet zijn ondertekend en ten minste de volgende gegevens bevatten: a. de naam en het adres van de klager; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. 5Bij het klaagschrift worden zo mogelijk kopieën van relevante stukken overgelegd. 6Het klaagschrift dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld dan wel te zijn voorzien van een Nederlandse vertaling. Artikel5Klachtbehandelaar 1Een klacht over de gemeenteraad of (raads)commissie, diens voorzitter of een lid ervan wordt behandeld door de gezamenlijke fractievoorzitters (d.w.z. het presidium), tenzij een of meer fractievoorzitters zelf het onderwerp van de klacht zijn, in welk geval de bedoelde fractievoorzitter(s) niet aan de behandeling van de klacht deelneemt/deelnemen. 2Een klacht over het college van burgemeester en wethouders of over een lid ervan wordt behandeld door de burgemeester, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval lid 3 van dit artikel van toepassing is. 3Een klacht over de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester. 4Een klacht over de gemeentesecretaris wordt behandeld door de burgemeester. 5Een klacht over de griffier of een griffiemedewerker wordt behandeld door het presidium als bedoeld in het eerste lid van deze bepaling. 6Een klacht over een medewerker in dienst van de gemeentelijke organisatie wordt behandeld door de gemeentesecretaris. 7Alle overige klachten worden behandeld door de burgemeester. Artikel6Ontvangst 1De ontvangst van een schriftelijk ingediende klacht wordt binnen één week schriftelijk aan de klager bevestigd. 2In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht zal behandelen en hoe het verloop van de procedure zal zijn. Artikel7Registratie 1Elke ingediende klacht wordt voorgelegd aan de klachtencoördinator, die zorg draagt voor de registratie van de klacht. 2Een mondeling ingediende klacht die niet in de informele fase wordt afgedaan, wordt door de klachtencoördinator op schrift gesteld en ter ondertekening voorgelegd aan de klager ter bevestiging van de juiste notering van de klacht. De klacht wordt vervolgens als een schriftelijke klacht in behandeling genomen. HoofdstukIIIBehandeling van klachten Artikel8Onderzoek 1De begeleiding van de behandeling van elke klacht vindt plaats door de klachtencoördinator. 2De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen. 3De klachtencoördinator kan, na overleg met de klachtbehandelaar, bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen om te worden gehoord. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging nodig van het college van burgemeester en wethouders, tenzij bedoelde kosten per advies niet meer bedragen dan € 300,

1. Artikel9Hoor en wederhoor 1Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt een kopie van de klacht, de eventueel daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging. 2De klachtbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid door hem te worden gehoord. Het horen van beide partijen vindt in elkaars aanwezigheid plaats en is in beginsel openbaar. 3Op verzoek van partijen of ambtshalve kunnen getuigen worden gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht aan deze oproep gehoor te geven. 4Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten vergezellen of doen bijstaan. 5Van het horen wordt door de klachtencoördinator een verslag gemaakt, dat wordt ondertekend door de klachtbehandelaar en de klachtencoördinator. Het wordt zo spoedig mogelijk ter kennisneming aan partijen toegezonden of uitgereikt. Artikel10Afdoening 1De klachtbehandelaar zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan het bestuursorgaan. Het verslag van het horen wordt aan dit rapport gehecht. Het rapport wordt ondertekend door de klachtbehandelaar en de klachtencoördinator. 2Het bestuursorgaan handelt de klacht binnen zes weken of, na verdaging, binnen tien weken na de ontvangst van het klaagschrift af. Van een verdaging wordt door de klachtencoördinator voor afloop van de termijn van zes weken schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. 3Het bestuursorgaan informeert de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de eventuele conclusies die daaruit getrokken zijn. HoofdstukIVNationale Ombudsman Artikel11Klachtbehandeling in tweede instantie 1Bij de toezending van de bevindingen als bedoeld in artikel 10, derde lid, wordt klager meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de conclusie die uit het onderzoek is getrokken, binnen één jaar na de ontvangst van de bevindingen zijn klacht kan voorleggen aan de Nationale ombudsman te 's-Gravenhage. Informatie over de Nationale ombudsman wordt als bijlage bij de bevindingen gevoegd. 2De klachtencoördinator treedt namens de gemeente op als contactpersoon voor de Nationale ombudsman en is in die hoedanigheid belast met de volgende taken: a. het registreren en coördineren van de schriftelijke klachten die bij de Nationale ombudsman tegen de gemeente zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daaromtrent; b. het adviseren van de bestuursorganen naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale ombudsman; c. het opstellen van het verslag als bedoeld in artikel 12, eerste lid. HoofdstukVRapportage Artikel12Verslag 1De klachtencoördinator brengt jaarlijks vóór 1 april aan het college van burgemeester en wethouders resp. de gemeenteraad verslag uit van alle klachten die in het voorafgaande jaar binnen de gemeente zijn behandeld, aangevuld met een verslag van alle klachten die in het voorafgaande jaar zijn ingediend bij de Nationale Ombudsman. 2Het verslag bevat informatie over het aantal en de aard van de klachten die formeel in behandeling zijn genomen alsmede over de wijze waarop in de informele fase met klachten wordt omgegaan en voorts over de wijze waarop alle klachten zijn behandeld. HoofdstukVISlotbepalingen Artikel13Uitzonderingsbepaling Deze regeling is niet van toepassing op klachten van medewerkers over seksuele intimidatie, racisme en discriminatie. Artikel14Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van de bekendmaking; zij werkt zo nodig terug tot 1 januari
2. Op dat tijdstip vervalt de Klachtenregeling gemeente Laren. Artikel15Overgangsregeling Klachten tegen functionarissen die per 1 januari 2008 in dienst zijn van de werkorganisatie BEL-gemeenten en die voor 1 januari 2008 zijn ingediend bij één van de drie BEL-gemeenten, maar nog niet in behandeling zijn genomen, worden behandeld conform deze regeling. Klachten tegen gemeentelijke bestuursorganen en functionarissen die per 1 januari 2008 in dienst zijn van één van de drie BEL-gemeenten, ingediend vóór 1 januari 2008, maar die nog niet in behandeling zijn genomen, worden behandeld conform de gemeentelijke klachtenregelingen. Artikel16Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als "Klachtenregeling gemeente Laren 2008". Vastgesteld in de raadsvergadering van 19 december 2007 De griffier, De voorzitter,drs. T.W. Zwemmer drs. E.J. Roest Vastgesteld door het college van 20 december 2007 De secretaris, De burgemeester,P.G. Arissen drs. E.J. Roest Vastgesteld door de burgemeester op 20 december 2007 De burgemeester,drs. E.J. Roest