Besluit Informatiebeheer Vlaardingen (Vlaardingen)

Besluit Informatiebeheer Vlaardingen Het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen: gelet op artikel 8 van de “Archiefverordening van Vlaardingen 1996” besluit vast te stellen de volgende: Voorschriften voor het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 Dit besluit verstaat onder:

1. a)archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 8 december 1999;
2. b)het college het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen
3. c)documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
4. d)beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
5. e)informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
6. f)informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;
7. g)beheerseenheid een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel.
8. h)de wet De Archiefwet 1995. HoofdstukIIVerantwoordelijkheid Artikel2 Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit de verschillende diensten aangemerkt. Dit zijn de Bestuursdienst, de Facilitaire Dienst, de Dienst Stadswerk en de Dienst Welzijn. Artikel3 De hoofden van de beheerseenheden zijn belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hen ressorterende taken. Artikel4 De hoofden van de beheerseenheden kunnen de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. Artikel5 De DIV-sectoren van de beheerseenheden zijn belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de beheerseenheden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIIIArchiefvorming en -ordening Productie van documenten Artikel6 De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel7 De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel8 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als gewaarmerkt archiefexemplaar. Artikel9 De hoofden van de beheerseenheden dragen — voor zover van toepassing — zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel10Identificering van documenten De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel11 De hoofden van de beheerseenheden dragen in overleg met de sector DIV zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Artikel12Ordening en toegankelijkheid van documenten De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor dat de onder hun staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Artikel13 De hoofden van de beheerseenheden zien erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Artikel14 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer, onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. HoofdstukIVBeheer van documenten Artikel15Bewaring van documenten De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de onder hun beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel16 De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder hun beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel17 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel18Beveiliging en raadpleging van documenten De hoofden van de beheerseenheden dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel19 De hoofden van de beheerseenheden laten bijhouden welke documenten uit de onder hun beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de 1jdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid. Artikel20 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel21 De hoofden van de beheerseenheden dragen zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 5 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college van burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Artikel22Vervanging van documenten Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel23Vervreemding en overdracht van documenten Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel24 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 28 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel25 Selectie en vernietiging van documenten De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan het college van burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Wet. Artikel26 Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 13 bedoelde inventaris. Artikel27 Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel28Overbrenging van documenten Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel29 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt het besluit “Archiefvoorschriften van de gemeente Vlaardingen (Besluit B&W d.d. 23 november 1971 nr. V. 15.820) ingetrokken. Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer van Vlaardingen 2001 en treedt met ingang van 1 oktober in werking. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouder van de gemeente Vlaardingen, 17 september 2001 Burgemeester Secretaris