Verordening, regelende de instelling, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de begeleidingscommissie ter begeleiding van het proces to

De raden van de gemeenten Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Skarsterlân; overwegende dat het wenselijk is om regels te stellen voor de instelling, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de door hen ingestelde gemeenschappelijke begeleidingscommissie; gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; b e s l u i t e n : vast te stellen de volgende verordening: “Verordening, regelende de instelling, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de begeleidingscommissie ter begeleiding van het proces tot herindeling van Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Skarsterlân per 1 januari 2013, in de vorm van een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet”. Begripsbepaling Raden : de afzonderlijke raden van Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Skarsterlân Secretaris : één van de griffiers vervult de rol van secretaris van de commissie Voorzitter : één van de leden van de Gemeenschappelijke Begeleidingscommissie vervult de rol van voorzitter Plaatsvervangend voorzitter : bij afwezigheid van de voorzitter is er een plaatsvervangend voorzitter Commissie : gemeenschappelijke begeleidingscommissie (GBC) Stuurgroep : de commissie die de fusie van de drie gemeenten inhoudelijk voorbereidt, bestaande uit de drie Portefeuillehouders van de gemeenten en één plaatsvervangend portefeuillehouder, aangevuld met de adviserende leden, zijnde de gemeentesecretarissen en de griffiers van de drie gemeenten Interne begeleidingscommissie : begeleidingscommissie van de afzonderlijke gemeenten Artikel1Instelling Door de raden wordt een gemeenschappelijke begeleidingscommissie ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers van alle fracties uit de raden. Artikel2Taken 1.De commissie heeft tot taak de voorstellen die de stuurgroep ter besluitvorming aan de raden stuurt vooraf verkennend te bespreken. 2.De commissie biedt een forum voor informatieverstrekking door de stuurgroep of de bespreking van voorstellen van de colleges of stuurgroep. De commissie bepaalt of de voorstellen voldoende informatie bevatten om besluitvorming door de raden mogelijk te maken. 3.Met uitzondering van het bedoelde in artikel 17 worden er geen besluiten genomen door de commissie. 4.De commissie kan ook zelf voorstellen doen. Artikel3Samenstelling 1.De commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de fracties uit de raden van Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Skarsterlân, gekozen uit de raden. Bij verhindering kan een lid van deze commissie worden vervangen door een ander lid van zijn fractie of door een door de betreffende raad benoemde fractieassistent. 2.Het lidmaatschap van de commissie eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de betreffende raad, dan wel geen fractieassistent meer is. Artikel4Interne begeleidingscommissie 1.Iedere raad heeft een eigen interne begeleidingscommissie, die de agenda van de gemeenschappelijke begeleidingscommissie voorbereidt. 2.De Interne begeleidingscommissie bestaat bij de raden uit vertegenwoordigers van alle fracties. Artikel5Voorzitter 1.De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter van de commissie. In geval van afwezigheid van voorzitter en plaatsvervangend voorzitter wordt een ander lid van de commissie aangewezen als voorzitter. 2.De voorzitter spreekt zo nodig mee in de vergadering en heeft een stem in de vergadering. 3.De voorzitter, ondersteund door de secretaris van de commissie, stelt de agenda voor de commissievergaderingen op. 4.De voorzitter leidt de vergadering en is belast met de handhaving van de orde. Artikel6Secretaris 1.Het secretariaat van de commissie wordt verzorgd door één van de drie griffiers van de raden. 2.De griffiers wijzen de secretaris uit hun midden aan. 3.De secretaris kan bij diens afwezigheid worden vervangen door één van de andere griffiers. 4.De griffiers zijn aanwezig bij de vergadering van de commissie. Zij zijn geen lid van de commissie, zij zijn adviserende leden. 5.De secretaris of zijn/haar plaatsvervanger is belast met het verlenen van bijstand aan de commissie, het ondersteunen van de voorzitter en het verzorgen van een actielijst van de vergaderingen. Artikel7Aanwezigheid stuurgroep en anderen 1.De voorzitter van de commissie is bevoegd de leden en adviserend leden van de stuurgroep, de projectleider of andere personen uit te nodigen de vergaderingen van de commissie bij te wonen, teneinde aan de beraadslagingen deel te nemen en inlichtingen of adviezen te verstrekken. 2.De in lid 1 genoemde functionarissen worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld ook over niet op de agenda voorkomende onderwerpen aan de commissie mededelingen te doen. 3.De leden van de stuurgroep kunnen zich laten vergezellen van ambtenaren van de gemeenten of externe deskundigen. Artikel8Vergaderingen 1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of de leden dat nodig oordelen, danwel volgens een vooraf vastgesteld schema. 2.De commissie kan niet beraadslagen wanneer niet tenminste eenderde van de zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel9Verslaglegging 1.De secretaris stelt een actielijst van de vergadering samen. 2.De actielijst wordt verspreid onder de leden van de commissie en de stuurgroep. 3.Na vaststelling van de actielijst door de commissie, wordt de actielijst verspreid onder de leden van de raden. Artikel10Openbaarheid van vergaderingen 1.De vergaderingen van de commissie worden als regel in beslotenheid gehouden. 2.De gedachtewisseling in een besloten commissievergadering is vertrouwelijk. Artikel11Geheimhouding 1.De commissie is bevoegd bij meerderheid van stemmen de leden geheimhouding ten aanzien van stukken en/of mededelingen op te leggen. Het doen van mededelingen over onderwerpen, behandeld in een besloten commissievergadering, aan andere raadsleden indien nodig voor intern beraad, is geen schending van de vertrouwelijkheid als bedoeld in artikel 11, indien althans geen geheimhouding krachtens dit artikel is opgelegd. 2.Stukken zoals bedoeld in lid 1 liggen voor de raadsleden ter inzage bij de griffier van iedere raad, tenzij het openbaar belang zich hiertegen verzet.

1. Indien en voor zover de commissie tot openbaarmaking van het desbetreffende onderwerp overgaat, is ook de geheimhouding, voor zover de openbaarmaking strekt, opgeheven. 4.De voorzitter van de commissie kan de leden voorstellen een lid dat de vertrouwelijkheid van een commissievergadering of van een vertrouwelijk document heeft geschonden, uit te sluiten van de vergaderingen van de commissie en/of van de toezending van vertrouwelijke stukken. 5.Het voorstel tot uitsluiting en/of toezending wordt in stemming gebracht bij de aanvang van de eerste vergadering van de commissie na de dag waarop de voorzitter van de commissie daartoe een voorstel heeft gedaan. Artikel12Oproep 1.De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de leden van de commissie een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 2.De leden van de raden worden in kennis gesteld van de agenda. 3.In spoedeisende gevallen kan de voorzitter de commissie voorstellen terstond een voorstel te bespreken. De commissie beslist over de in behandelingneming van die voorstellen bij de aanvang van de vergadering. Artikel13Agenderingsrecht Elk lid van de commissie kan voorstellen doen tot behandeling van zaken die niet op de agenda zijn vermeld en dient die voorstellen minstens vijf dagen voor de vergadering schriftelijk bij de voorzitter of de secretaris in te dienen; in spoedeisende gevallen geldt een termijn van 24 uur. De commissie beslist over de in behandelingneming van die voorstellen bij de aanvang van de vergadering. Artikel14Initiatiefvoorstellen 1.Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. 2.De voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor al verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst. Artikel15Uitgaande stukken Alle officiële stukken die van de commissie uitgaan, worden getekend door de voorzitter en secretaris. Artikel16Handhaving orde; schorsing 1.Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren; een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2.Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. Artikel17Besluitvorming 1.Besluiten van de commissie aangaande: het ter besluitvorming voorleggen aan de raden zoals bedoeld in artikel 2, lid 2; geheimhouding zoals bedoeld in artikel 11, lid 1 en 3; het agenderingsrecht zoals bedoeld in artikel 13; door leden van de commissie ingediende initiatiefvoorstellen, zoals bedoeld in artikel 14 worden bij meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige commissieleden genomen. 2.Indien in een voltallige vergadering de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 3.Bij staking van stemmen in een niet voltallige vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering opnieuw gestemd. Wanneer de stemmen in deze vergadering wederom staken, wordt het voorstel eveneens geacht te zijn verworpen.
2. Artikel 28 van de Gemeentewet is voor zoveel mogelijk van toepassing op de leden van de commissie. Artikel18Pers Verzoeken van de pers om informatie over hetgeen in de commissie wordt besproken, worden behandeld door de voorzitter of door diegene die daartoe door de voorzitter wordt aangewezen. Artikel19Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening begeleidingscommissie fusie Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Skarsterlân per 1 januari 2013". Artikel20Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de dag van vaststelling. Aldus besloten door de raad van Gaasterlân-Sleat voornoemd in zijn openbare vergadering van 6 oktober 2010, voorzitter griffier Aldus besloten door de raad van Lemsterland voornoemd in zijn openbare vergadering van 6 oktober 2010, voorzitter griffier Aldus besloten door de raad van Skarsterlân voornoemd in zijn openbare vergadering van 6 oktober 2010, voorzitter griffier