Instellingsbesluit Bureau Screening- en Bewakingsaanpak (Gelderland)

Vastgesteld bij besluit van Gedeputeerde Staten van 28 februari 2006, nr. DS2006.121 (Provinciaal Blad nr. 2006/30 van 9 maart 2006). Op 10 maart 2006 in werking getreden. Laatstelijk gewijzigd bij besluit van Gedeputeerde Staten van 28 februari 2008. In werking getreden op 23 juli 2008. Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder: Bureau SBA: het Bureau Screening en Bewakingsaanpak als bedoeld in artikel 2. Beleidsregels aanbesteding: Beleidsregels aanbesteding vastgesteld bij besluit van Gedeputeerde Staten van 17 februari 2004. Artikel 2. 1 Er is binnen de provincie Gelderland een Bureau SBA ter uitvoering van integriteitsbeoordelingen bij openbare aanbestedingsprocedures voor werken en milieuvergunningen. 2 Bureau SBA brengt dienaangaande advies uit. Artikel 3. 1 In geval van openbare aanbestedingsprocedures heeft het Bureau SBA in het kader van het verstrekken van opdrachten tot het leveren van werken tot taak: het screenen van een betrokkene als bedoeld in artikel 1, sub e, van de Beleidsregels aanbesteding met de daaraan gelieerde directieleden, commissarissen, sleutelfunctionarissen en groepsondernemingen, die voor de verkrijging van een opdracht in aanmerking willen komen; de initiëring, de coördinatie van en participatie in de integrale bewaking gedurende de uitvoering van een aanbesteding. 2 Het bureau SBA heeft in het kader van het verstrekken van milieuvergunningen tot taak: het screenen van aanvragers en houders van milieuvergunningen met ondermeer de eventueel aan hen verbonden directieleden, commissarissen, sleutelfunctionarissen, aandeelhouders, vennoten en groepsondernemingen; het initiëren, coördineren van en participeren in de integrale bewaking op het gebied van milieuvergunningen. Voorts stelt SBA bewakingsmaatregelen voor de diensten. 3 Het Bureau SBA screent in opdracht van het college van Gedeputeerde Staten. 4 Het Bureau SBA pleegt bewakingsactiviteiten en verstrekt adviezen. Artikel 4. 1 De inrichting van het Bureau SBA wordt vastgesteld door chef Kabinet; 2 Aan het hoofd van het Bureau SBA staat chef Kabinet; 3 De Commissaris van de Koningin is als portefeuillehouder verantwoordelijk voor het functioneren van het Bureau SBA; 4 De controle op de werkzaamheden kan worden uitgeoefend door het college van Gedeputeerde Staten en het College Bescherming Persoonsgegevens. Het bureau verstrekt desgewenst alle daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 5. 1 Alvorens advies uit te brengen stelt het Bureau SBA belanghebbenden in de gelegenheid hun zienswijze kenbaar te maken op het conceptadvies. 2 De belanghebbenden als bedoeld in het eerste lid krijgen een afschrift van het advies van het Bureau SBA. 3 De adviezen van het Bureau SBA zijn niet openbaar. Artikel 6. Het Bureau SBA voert zijn taak uit met inachtneming van het bepaalde van Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 7. 1 Een ieder die bij de uitvoering van werkzaamheden van het Bureau SBA is betrokken, verricht geen werkzaamheden ten behoeve van het organisatieonderdeel dat het advies aanvraagt. 2 Een ieder die bij de uitvoering van werkzaamheden van het Bureau SBA is betrokken, heeft op generlei wijze een relatie met een onderneming die voor gunning van een opdracht van de provincie in aanmerking wil komen of met een houder of aanvrager van een milieuvergunning waarvoor Gedeputeerde Staten het bevoegd gezag zijn. 3 Een ieder die bij de uitvoering van werkzaamheden van het Bureau SBA is betrokken, verricht geen nevenwerkzaamheden waardoor de juiste vervulling van zijn betrekking in het geding kan komen dan wel waardoor de belangen van de provincie kunnen worden geschaad, voorzover deze in verband staan met de functievervulling. 4 Een ieder die bij de uitvoering van werkzaamheden van het Bureau SBA is betrokken, wordt een Verklaring Omtrent het Gedrag verlangd. 5 Een ieder die bij de uitvoering van werkzaamheden van het Bureau SBA is betrokken, tekent voor aanvang van de werkzaamheden een verklaring van geheimhouding. 6 Op de werkzaamheden van het Bureau SBA is de gedragscode Screening- en bewakingsaanpak van toepassing. Artikel 8. Dit besluit kan worden aangehaald als Instellingsbesluit Bureau Screening- en Bewakingsaanpak. Artikel 9. Dit besluit treedt in werking met ingang van dag na dagtekening van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst. Gedragscode Registratie Screening- en Bewakingsaanpak Artikel 1 Definities Bureau Screening- en Bewakingsaanpak (SBA): op 1 maart 2006 door Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland ingesteld Bureau, dat belast is met screening- en bewakingsaanpak met als portefeuillehouder de Commissaris van de Koningin; Screening: onderzoek door het Bureau SBA naar de integriteit en financieel-economische stabiliteit van een gegadigde; Bewaking: het formuleren van maatregelen om ongewenste ontwikkelingen ten aanzien van betrokkene in relatie tot de opdracht of aanvraag; Advies: advies van het Bureau SBA ten aanzien van een gegadigde, waarin de resultaten van een screening zijn opgenomen; Verantwoordelijke: Commissaris van de Koningin; Bewerker: de manager van het Bureau Screening- en Bewakingsaanpak, of een door de manager Bureau Screening- en Bewakingsaanpak gevolmachtigde medewerker, aan wie door de verantwoordelijke de dagelijkse zorg voor de registratie is opgedragen; Betrokkene: de aanvrager van een beschikking, de subsidie-ontvanger, de vergunninghouder, de gegadigde, de partij aan wie een overheidsopdracht is gegund of de onderaannemer alsmede degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; Derde: ieder niet zijnde gegadigde, opdrachtgever, medewerkers Bureau Screening- en Bewakingsaanpak, verantwoordelijke of ambtenaren die op verzoek van Bureau SBA belast zijn met screening- en bewakingstaken; Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Gegevensleverancier: een persoon, bedrijf, organisatie of instantie die al dan niet op verzoek van de manager van het Bureau Screening- en Bewakingsaanpak gegevens levert of verstrekt ter opname in de registratie; Wet: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302), houdende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in relatie tot de registratie van persoonsgegevens; College Bescherming Persoonsgegevens: een bij wet ingesteld zelfstandig bevoegd orgaan belast met de controle op en toetsing van de verwerking van persoonsgegevens; Registratie: het gestructureerde geheel van gegevens aan Bureau SBA verstrekt of door Bureau SBA verzameld dat betrekking heeft op personen; Ontvanger: degene aan wie volgens artikel 6 van deze gedragscode persoonsgegevens worden verstrekt; Wet BIBOB: wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Stb. 2002, nr. 347), per 1 juni 2003 volledig in werking getreden wet die zich richt op het voorkomen dat de overheid 'onbedoeld' criminele organisaties en/of personen faciliteert bij het verlenen van subsidies, vergunningen en gunnen van aanbestedingen; Bureau BIBOB: Bureau ressorterend onder het Ministerie van Justitie, belast met de uitvoering van de Wet Bevordering Integiteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur. Artikel 2 Doel van de registratie De registratie heeft tot doel uitvoering van wat gesteld in artikel 2, lid 1 van het Instellingsbesluit Bureau Screening- en Bewakingaanpak mogelijk te maken. Artikel 3 Verantwoordelijkheid en beheer De bewerker is namens de verantwoordelijke belast met de dagelijkse leiding over de registratie. De bewerker draagt zorg voor naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de gedragscode Registratie Screening- en Bewakingsaanpak. De bewerker treft daartoe de nodige organisatorische en technische voorzieningen ter beveiliging van het register tegen verlies, beschadiging of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van de geregistreerde gegevens. De bewerker treft maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de geregistreerde gegevens. Artikel 4 Categorieën van gegevens in de registratie In het register worden gegevens van de volgende categorieën van gegevens opgenomen: Gegevensleverancier met bijbehorende gegevens; Gegevens van natuurlijke personen die in aanmerking te komen voor de verkrijging van een gunst van de provincie Gelderland. Gegevens van natuurlijke personen die deel uitmaken van een rechtsvorm of rechtspersoon welke in aanmerking wenst te komen voor de verkrijging van een gunst van de provincie Gelderland. Bijvoorbeeld directieleden, bestuursleden, commissarissen en functionarissen die de facto directie voeren of direct leiding geven; Bedrijfsgegevens. Artikel 5 Soorten van gegevens Omtrent de in artikel 4 genoemde categorieën van personen worden de volgende soorten van gegevens opgenomen: Voor de categorie 'gegevensleverancier' geldt de registratie van de volgende gegevens: - naam organisatie, persoon of dienst, vestigingsadres dan wel woonadres en plaats, telefoonnummer, contactpersoon, datum van levering, nummer van het dossier ten behoeve waarvan geleverd is; - datum waarop de screeningsactiviteiten zijn uitgevoerd; - alle gegevens van de betrokken gegevensleverancier die ten behoeve van de screening aangewend zijn. Voor de categorie natuurlijke personen geldt de registratie van de volgende gegevens: - naam, geboortedatum, geboorteplaats, zakelijk adres, woonadres, telefoonnummer, faxnummer, elektronisch postadres. Voor de categorie natuurlijke personen die deel uitmaken van een rechtsvorm of rechtspersoon geldt de registratie van de volgende gegevens: - naam en handelsna(a)m(

1. en)van de gegadigde,handregistratienummer; - naam, functie, adres, telefoonnummer, faxnummer en elektronisch postadres van de contactpersoon van de gegadigde; - rechtsvorm, vestigingsadres, statutaire zetel, telefoonnummer, faxnummer, elektronisch postadres van de gegadigde; - naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats van directieleden, bestuurders, commissarissen en sleutelfuctionarissen; - oprichtingsdatum, laatste wijziging van de statuten, maatschappelijk kapitaal, gestort kapitaal en geplaatst kapitaal van de gegadigde; - rechtspersonen, rechtsvormen en natuurlijke personen die direct of indirect zeggenschap hebben over de gegadigde; - rechtspersonen, rechtsvormen en natuurlijke personen waarover direct of indirect zeggenschap wordt uitgeoefend; - plaats van inspectie belastingen, nummer bedrijfsvereniging nummer G-rekening, nummer Belastingdienst (loonheffing, vennootschapsbelasting en naheffing); - naam en adres van de accountant of belastingconsulent van de gegadigde; - vestigingsvergunning (of ontheffing hiervoor), aantal werknemers, gemiddelde loonsom over de afgelopen drie boekjaren; - organogram van de groepsstructuur, namen van de gelieerde rechtspersonen/rechtsvormen, percentage van zeggenschap, vestigingsplaats van deze rechtspersonen/rechtsvormen en diens hoofdactiviteiten; - een lijst van uitgevoerde werken, diensten of leveringen die in aard en omvang overeenkomen met de te vergeven gunst met een omschrijving van deze uitgevoerde werken, diensten of leveringen, namen en adressen van de opdrachtgevers, de aanneemsommen, gefactureerde bedragen, opleveringsdata, overeengekomen uitvoeringsduur (inclusief eventueel verleende uitstel); - bij uitvoering in combinatie, het aandelenpercentage en juridische participatieverhouding, volgens welke kwaliteitsnormering de opdracht is uitgevoerd, verklaringen inzake de goede uitvoering van uitgevoerde projecten; - een lijst met de tien belangrijkste onderaannemers waarmee door de gegadigde de afgelopen vijf jaar het meeste is gewerkt, (handels)namen van deze onderaannemers, vestigingsadres, telefoonnummer, faxnummer, elektronisch postadres, jaarlijkse onderlinge omzet en aard van de werkzaamheden; - vraagstelling SBA vragenlijst en antwoorden van de gegadigde en betrokkenen met betrekking tot de uitsluitingsgronden van respectievelijk de Europese Richtlijn(
2. en)voor overheidsopdrachten en de Wet BIBOB; - vraagstelling SBA vragenlijst en antwoorden van de gegadigde met betrekking tot de professionele integriteit van de gegadigde; - andere door de gegadigde of betrokkene verstrekte gegevens; - alle gegevens van gegevensleverancier(
3. s)die door het Bureau SBA zijn aangewend ten behoeve van de screening van de gegadigde; - gegevens die verstrekt zijn aan het Bureau BIBOB door het Bureau SBA ten behoeve van een adviesaanvraag in het kader van de wet BIBOB; - gegevens die aan het Bureau SBA geleverd zijn door het Bureau BIBOB, als gevolg van een adviesaanvraag in het kader van de wet BIBOB. Artikel 6 Ontvangers Gegevens uit de registratie kunnen verstrekt worden aan: - Betrokkene, ter mogelijke aanvulling of correctie; - Betrokkene, naar aanleiding van diens verzoek; - De directeur van organisatie-onderdeel die de opdracht tot screening verstrekt; - De verantwoordelijke portefeuillehouder van het organisatie-onderdeel die de opdracht tot screening verstrekt; - Ambtenaren van het Bureau BlBOB, belast met de uitvoering van hun wettelijke taak in het kader van de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur; - Het Openbaar Ministerie indien er sprake is van aangifte van een strafbaar feit. Artikel 7 Beveiliging Verantwoordelijke ziet erop toe dat het niveau van beveiliging van de persoonsgegevens in de registratie SBA minimaal overeenkomt met de beveiligingseisen die van toepassing zijn op gegevensverwerkingen met een risicoklasse indeling II, conform het rapport Beveiliging van persoonsgegevens (23 april 2001) van het CBP. Artikel 8 Doeleinden waarvoor de gegevens of categorieën van gegevens worden verzameld Gegevens als bedoeld in artikel 5 worden uitsluitend in de registratie Screening- en Bewakingsaanpak opgenomen: - in het geval van het verlenen van vergunningen en/of subsidies door provincie Gelderland; - in het geval van een overheidsopdracht die volgens de Europese Richtlijnen aanbesteedt wordt of aanbesteed is; - in het geval van een overheidsopdracht die volgens nationale richtlijnen aanbesteed wordt of aanbesteed is; - in het geval van een overheidsopdracht die (elementen van) de volgende criteria bevat: Een grote mate van complexiteit; Strategische of kwetsbare onderdelen; Een kwetsbare bedrijfsvoering; Een grote invloed van het project op informatiehuishouding en gegevensoverdracht; Een hoog afbreukrisico met betrekking tot de realisatie van het project; Een bestuurlijk risico. Artikel 9 Verwijdering en Vernietiging Gegevens worden uit het register verwijderd: - wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie; - uiterlijk 2 jaar na oplevering van het project waar de screening- en bewakingsactiviteiten zijn toegepast. Afwijkingen ten aanzien van de verwerking worden vastgelegd en gedurende ten minste drie jaren bewaard; De vernietiging van gegevens uit de registratie geschiedt met inachtneming van de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde regels. Artikel 10 Toegang Toegang tot de registratie hebben naast verantwoordelijke en bewerker: De medewerker van het Bureau Screening- en Bewakingsaanpak voor zover deze op grond van zijn benoeming daartoe bevoegd is. Artikel 11 Rechten en plichten Het Bureau Screening- en Bewakingsaanpak verricht geen screening zonder dat de gegadigde hiervan conform artikel 33 en 34 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in kennis wordt gesteld; De betrokkene kan zich schriftelijk wenden tot de verantwoordelijke met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Het verzoek dient gericht te worden aan de verantwoordelijke; De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt; Indien gegevens van de betrokkene worden verwerkt, bevat de mededeling een omschrijving van het doel van de registratie, welke gegevens van de betrokkene zijn opgenomen, van welke gegevensleverancier de opgenomen gegevens zijn verkregen en wie de ontvangers zijn van deze gegevens; Wanneer bij een voorgenomen beslissing gegevens van derden opgenomen zijn waartegen deze redelijkerwijs bedenkingen zouden kunnen hebben, is verantwoordelijke conform artikel 4:8 AWB eveneens verplicht om deze derden naar hun zienswijze te vragen; De betrokkene aan wie mede is gedeeld dat zijn gegevens zijn verwerkt kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Dergelijk verzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de verantwoordelijke. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering gemotiveerd en voorzien van de nodige bewijsstukken aangegeven te worden; De verantwoordelijke bericht de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering wordt gemotiveerd. Bij weigering van een verzoek van de betrokkene kan de betrokkene conform artikel 45 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens gebruik maken van de procedures uit de Algemene Wet Bestuursrecht, dan wel het College Bescherming Persoonsgegevens verzoeken om bemiddeling of advies; Indien de verantwoordelijke op gond van het verzoek van betrokkene persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is de verantwoordelijke verplicht om aan derden aan wie de gegevens voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost; Artikel 12 Inzage Betrokkene kan bij verantwoordelijke een verzoek doen tot inzage in de gegevens die op hem betrekking hebben. Verantwoordelijke zal betrokkene binnen vier weken meedelen of er aan het verzoek van de betrokkene kan worden voldaan. Indien aan het verzoek tot inzage voldaan wordt, zal betrokkene een afschrift danwel kopie ontvangen van louter op hem betrekking hebbende persoonsgegevens uit de registratie Screeningen Bewakingsaanpak. Betrokkene krijgt geen inzage in persoonsgegevens waarvan de gegevensleverancier heeft aangegeven dat deze, gelet op het karakter van die gegevens (bijvoorbeeld politie- en beIastinggegevens), niet aan desbetreffende persoon ter kennis mogen worden gebracht. Artikel 13 Geheimhouding Een ieder die beschikking krijgt over gegevens uit de registratie is verplicht tot geheimhouding daarvan. Bij schending van deze geheimhoudingsplicht kan op last van verantwoordelijke aangifit gedaan worden bij het Openbaar ministerie. van GelderlandGedeputeerde Staten