Mandaatbesluit beleidsproducten c.a. projecten en Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 (Steenwijkerland)

Mandaatbesluit beleidsproducten c.a. projecten en vaststelling Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009Het college van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland; overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hen toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer van in de begroting per beleidsproduct c.q. project vermelde budgetten en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan de gemeentesecretaris in de hoedanigheid van master-budgethouder en hem wordt toegestaan ondermandaat te verlenen; dat het voorts gewenst is ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden bijzondere instructies te geven in de vorm van een budgethoudersregeling; gelet op de artikelen 10:3, 10:5, 10:6 en 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 26 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland; b e s l u i t e n : de uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van de in de programmabegroting door de gemeenteraad en de in de beleidsbegroting door het college vastgestelde budgetten voor baten en lasten per beleidsproduct c.q. project, met inbegrip van de onderte­kening van stukken, op te dragen aan de gemeentesecretaris, in de hoedanigheid van master-budgethouder; de gemeentesecretaris in de hoedanigheid van master-budgethouder en de door hem aan te wijzen budgethouders toe te staan ten aanzien van de onder de beleidsproducten c.q. projecten ressorterende administratieve producten c.q. projecten ondermandaat te verlenen; vast te stellen de in bijlage I van dit besluit opgenomen Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009; ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene instructies (het mandaatstatuut d.d. 29 april 2008) van toepassing te verklaren; te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende op die waarop het is bekendgemaakt. Burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, drs. A.F. Peterson de burgemeester, drs. H.H. Apotheker REGELING BUDGETHOUDERS BEGROTING EN KREDIETEN GEMEENTE STEENWIJKERLAND 2009 BIJLAGE 1 Bijlage 1 behorend bij het mandaatbesluit beleidsproducten c.q. projecten d.d. .. .. …. Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 Artikel1Begripsbepalingen. In deze regeling wordt verstaan onder: Budget: een deel van de begroting tot uitdrukking komend in baten respectievelijk lasten verbonden aan een programma, (administratief) product c.q. project, met de daarbij behorende taakstelling per programma, (administratief) product c.q. project. Master-budgethouder: de gemeentesecretaris, die krachtens mandaat bevoegd is in naam van burgemeester en wethouders besluiten te nemen ten aanzien van alle door de gemeenteraad per programma vastgestelde budgetten. Budgethouder: een door de master-budgethouder aangewezen functionaris die belast is met het beheer van een of meer van de onder de beleidsproducten c.q. projecten ressorterende administratieve producten en aan wie ter zake krachtens ondermandaat de bevoegdheid is verleend om in naam van burgemeester en wethouders besluiten te nemen. Deel-budgethouder: een door een budgethouder aangewezen functionaris die belast is met het beheer van een of meer van de onder de beleidsproducten c.q. projecten ressorterende administratieve producten en aan wie ter zake krachtens ondermandaat de bevoegdheid is verleend om in naam van burgemeester en wethouders besluiten te nemen. Toeleverancier: het hoofd van een organisatie-onderdeel, die activiteiten verricht ten behoeve van een (administratief) product c.q. project waarvoor het hoofd geen budgethouder is. Senior medewerker administratie: de functionaris die belast is met het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van door het bestuur, het management en/ of de burger gevraagde informatie. (Onder)mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Dienstverleningsovereenkomst (DVO): een bijzondere vorm van ondermandaat, waarbij de budgethouder afspraken maakt met de toeleverancier over de te leveren diensten. Artikel2Master-budgethouder a.De master-budgethouder is voor het college van burgemeester en wethouders aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten. b.De master-budgethouder ziet er op toe, dat middels het jaarlijks door de master-budgethouder vast te stellen afdelingsplan voor alle (administratieve) producten c.q. projecten (deel)budgethouders worden aangewezen en dat deze (deel)budgethouders worden geregistreerd in het afdelingsplan en in de financiële administratie. c.Ingeval van afwezigheid van de master-budgethouder wordt door de master-budgethouder een vervanger aangewezen. Artikel3Ondermandaat a.Het verlenen van ondermandaat is uitsluitend mogelijk aan medewerkers op het hiërarchisch naastlagere niveau. b.Onverminderd het bepaalde in het vorige lid kan door middel van het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst ondermandaat worden verleend aan een toeleverancier. c.De toeleverancier kan binnen zijn organisatie-onderdeel ondermandaat verlenen. d.Met uitzondering van de master-budgethouder is voor elk ondermaat de instemming nodig van het hiërarchisch naasthogere niveau. Artikel4Budgethouder en deel-budgethouder a.De budgethouder is voor de master-budgethouder aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per beleidsproduct c.q. project. b.De deel-budgethouder is voor de budgethouder aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per administratief product c.q. project. c.Een (deel)budgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de (administratieve) producten c.q. projecten. Indien hij voor een adequate budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, komt hij dit overeen met de senior medewerker administratie. Artikel5Verplichtingen a.De (deel)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie en interne controle van de processen en activiteiten nodig voor het realiseren van het (administratief) product c.q. project. b.De (deel)budgethouder rapporteert bij (dreigende) budgetoverschrijding ingevolge een voorgenomen aanbesteding of opdrachtverlening aan het college. Deze beslist of tot aanbesteding of opdrachtverlening mag worden overgegaan. c.De (deel)budgethouder maakt in de eerstvolgende managementrapportage melding van de resultaten van de aanbestedingsprocedure. d.Onverminderd het bepaalde in lid b, mogen verplichtingen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat er sprake is van een toereikend budget en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling. e.Verplichtingen mogen alleen worden aangegaan met inachtneming van geldende gemeentelijke regelingen. f.De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende. g.Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met schriftelijke toestemming, in de vorm van een elektronische paraaf, van de aangewezen (deel)budgethouder c.q. toeleverancier. Daarbij wordt aangegeven ten laste c.q. ten gunste van welk administratief product c.q. project en kostensoort de betalingsopdracht/ inningsopdracht moet worden geboekt. h.De (deel)budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af in het kader van de budgetcyclus. i.De toeleverancier is verantwoordelijk voor de te verrichten activiteiten tegen de maximaal afgesproken kosten en kwaliteit van de toelevering. j.De toeleverancier verstrekt al of niet op verzoek tijdige en betrouwbare informatie aan de budgethouder ten einde de budgethouder in de gelegenheid te stellen verantwoording af te leggen overeenkomstig deze regeling. Artikel6Overige instructies a.De budgethouder draagt zorg dat in zijn budget ruimte is opgenomen voor de toelevering en draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. b.De master-budgethouder kan ondermandaat verlenen aan het hoofd van een afdeling voor het verrichten van activiteiten ten behoeve van een (administratief) product c.q. project, waarvoor het hoofd geen budgethouder is. c.De budgethouder kan ondermandaat verlenen aan een deel-budgethouder, die niet tot zijn organisatie-onderdeel behoort als er op basis van een bestuursopdracht sprake is van een project en in de bestuursopdracht is vastgelegd dat de deel-budgethouder is aangewezen als projectleider. d.De (deel)budgethouder draagt er zorg voor dat hij permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen die door hem zijn aangegaan. e.De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaft hieromtrent de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren beleidsproducten. f.De (deel)budgethouder is verplicht voorcalculaties te leveren ten aanzien van het (administratieve) product c.q. project met bijbehorend budget waarvoor hij verantwoordelijk is. g.De budgethouder maakt via de DVO afspraken met de toeleverancier wat toegeleverd zal worden en tegen welke kosten en kwaliteit die toelevering zal geschieden. h.De (deel)budgethouder ziet er op toe, dat op de juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte activiteiten. i.De deelbudgethouder kan slechts ondermandaat verlenen voor de aan hem toevertrouwde budgetten voor zover het de operationele inkoopfunctie betreft. Artikel7Informatie master-budgethouder De master-budgethouder draagt overeenkomstig de budgetcyclus zorg voor het verstrekken van periodieke informatie aan het college van burgemeester en wethouders. Artikel8Condities/ beperkingen a.Bevoegdheden ten aanzien van het budget zijn ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders dezelfde integrale bevoegdheid hebben ten aanzien van een (administratief) product c.q. project. b.De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met de functies van senior medewerker administratie, inkoop-coördinator en kassier, alsmede met de registrerende functie. c.Per organisatie-onderdeel en/ of per (deel)budgethouder kunnen - voor zover niet strijdig met deze regeling en/ of andere algemene regels - aan de uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht. d.Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten uitgeoefend door de master-budgethouder of door een door de master-budgethouder aan te wijzen vervanger. e.Bij afwezigheid van de deel-budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten uitgeoefend door de naasthogere budgethouder of door een door de budgethouder aan te wijzen vervanger. Artikel9Budgetregistratie De senior medewerker administratie is verantwoordelijk voor: een adequate registratie van de budgetten overeenkomstig de opzet van de begroting en eventuele nadere afspraken die overeenkomstig artikel 4 zijn gemaakt; de kwaliteit van informatievoorziening in verband met de registratie van budgetten. Een en ander met inachtneming van - uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie - te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, alsmede van de geldende voorschriften. Artikel10Aanwijzing a.Medewerkers worden uit hoofde van hun functie master-budgethouder, budgethouder of deel-budgethouder. b.In de begrotingen wordt aangegeven welke functionaris (deel)budgethouder is, alsmede de budgetten die aan deze functionaris zijn toegekend. c.De in de begrotingen opgenomen (deel)budgethouders worden jaarlijks bij afzonderlijk besluit aangewezen. In het aanwijzingsbesluit vindt een verwijzing plaats naar de specificatie zoals die in de begrotingen opgenomen is. Op het niveau van de master-budgethouder wordt één besluit genomen (zie bijlage 2) en op het niveau van de budgethouders zoveel besluiten als er afdelingen zijn (zie bijlage 3). Van ieder besluit wordt één exemplaar door de betreffende functionarissen ondertekend. Door ondertekening wordt formeel vastgelegd dat de mandaatgever instemt met de in de begroting opgenomen ondermandatering en dat de gemandateerde kennis neemt van de ondermandatering. Het ondertekende besluit wordt bewaard door de senior medewerker administratie en in kopie verstrekt aan de betreffende functionarissen en de afdeling Burger en Bestuur. d.Structurele wijzigingen of aanvullingen op de aanwijzingsbesluiten worden doorlopend genummerd en ondertekend. Daarna worden deze toegevoegd aan de officiële exemplaren die in bewaring zijn bij de senior medewerker administratie en in kopie verstrekt aan de betreffende functionarissen en de afdeling Burger en Bestuur. e.Iedere budgethouder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de ondertekende versie van het aanwijzingsbesluit en wijzigingen / aanvullingen daarop. Uitsluitend op basis van de ondertekende versie is de senior medewerker administratie gemachtigd om in overeenstemming daarmee een betalingsopdracht/ inningsopdracht te verwerken. f.Bij ziekte of vervanging van de (deel)budgethouder is artikel 8 van deze regeling van toepassing. In die gevallen kan volstaan worden met een schriftelijke mededeling omtrent de vervanging van de naasthogere budgethouder aan de senior medewerker administratie. Die mededeling wordt toegevoegd aan de officiële exemplaren die in bewaring zijn bij de senior medewerker administratie. g.De aanwijzing van toeleveranciers vindt plaats in de betreffende DVO. De artikelen 10c tot en met 10f zijn hierop van overeenkomstige toepassing. Artikel11Overige regelingen De (deel)budgethouders en toeleveranciers dienen tevens rekening te houden met de regelen zoals die in het kader van de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle zijn gesteld en alle overige regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden. Artikel12Geschillen Geschillen tussen de budgethouder en de toeleverancier worden door de budgethouder onverwijld voorgelegd aan de algemeen directeur. De algemeen directeur neemt of een beslissing of legt het geschil voor aan het college van burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, drs. A.F. Peterson de burgemeester, drs. H.H. Apotheker Artikelsgewijze toelichting regeling budgethouders begroting en kredieten. Artikel1Begripsbepalingen Budget: Budgetten kunnen betrekking hebben op baten en lasten van zowel de exploitatie, de kostenplaatsen als de investeringen. Wat betreft “ de daarbij behorende taakstelling” wordt opgemerkt dat wordt geopteerd voor een situatie waarbij de koppeling van middelen aan inhoudelijke taakstellingen (te realiseren prestaties, activiteiten, kostendekkingspercentages, kengetallen en normen) zo concreet mogelijk is. De aan het budget verbonden prestaties of activiteiten dienen zoveel mogelijk in het budget c.q. de begroting te worden opgenomen en aansluitend in de registratie en bewaking van het budget te worden betrokken. Senior medewerker administratie: De toegevoegde waarde van de administratie bestaat uit het faciliteren en het (doen) beheren van een gecertificeerde en gedigitaliseerde registratie, archivering en beschikbaarstelling van financiële en niet-financiële effect-, prestatie- en productiegegevens in overeenstemming met de door het bestuur, het management en/ of de burger gespecificeerde vraag. De senior medewerker administratie is verantwoordelijk voor het realiseren van deze toegevoegde waarde. Artikel2Master-budgethouder De master-budgethouder onderscheidt zich van een (deel)budgethouder door de omstandigheid dat hij rechtstreeks door het college van burgemeester en wethouders wordt aangewezen. De master-budgethouder draagt zijn bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budgetten verbonden werkzaamheden op aan de afdelingshoofden, die daarmee als budgethouder optreden. Het verlenen van bevoegdheden leidt ertoe dat tussen de master-budgethouder en de budgethouder duidelijkheid ontstaat over taakstellingen, budgetten en randvoorwaarden. Onder een afdelingsplan wordt verstaan een ontwikkelingsplan voor de middellange termijn met daarin opgenomen een werkplan. Het werkplan is een voortschrijdend jaarplan voor de direct productieve uren per afdeling, dat aansluit bij de begrotingen en een opsomming bevat van primaire activiteiten met bijbehorende capaciteitsplanning, met een detaillering op het niveau van het werkoverleg/ acties voor de eerste twee kwartalen. Artikel3Ondermandaat Dit artikel biedt de mogelijkheid om te komen tot decentralisatie van bevoegdheden voor het financiële beheer naar lagere niveaus in de organisatie, waarbij die bevoegdheden nog juist op een verantwoorde wijze kunnen worden uitgeoefend. Ook wordt aandacht besteed aan de positie van een toeleverancier in het geval van een dienstverleningsovereenkomst. Door het verlenen van ondermandaat aan de (deel)budgethouder wordt deze bevoegd tot bijvoorbeeld het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en/ of verlening van diensten binnen het hem toegekende budget etc. Kortom de (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitoefening van zijn krachtens ondermandaat verkregen bevoegdheid. Deze bevoegdheid kan hij: ondermandateren aan een eigen medewerker neerleggen bij een toeleverancier in de vorm van een DVO. Ondermandatering aan een medewerker van een andere afdeling is ook mogelijk bij projecten; zie daarvoor artikel

1. ad a. De budgethouder verleent ondermandaat aan een deel-budgethouder overeenkomstig hetgeen staat vermeld in de toelichting op artikel
2. De deel-budgethouder treedt namens de budgethouder op als opdrachtgever en is bevoegd ten aanzien van het betreffende budget. ad b. De (deel)budgethouder kan gebruik maken van de deskundigheid van een andere afdeling (toeleverancier). Met de toeleverancier maakt de budgethouder afspraken over de te leveren diensten in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De essentie van een DVO is dat: de te leveren diensten worden uitgedrukt in prestaties wordt omschreven welke (geld)middelen hiervoor mogen worden ingezet wordt omschreven welke bevoegdheden door de (deel)budgethouder worden verleend Een (deel)budgethouder kan echter nooit meer bevoegdheden aan een toeleverancier verlenen dan hij krachtens ondermandaat heeft ontvangen. De sturing door de budgethouder vindt dus via de DVO plaats. Daarbij fungeert de budgethouder als opdrachtgever en de toeleverancier als opdrachtnemer. De toeleverancier is verantwoordelijk voor de te leveren diensten (prestatieverantwoordelijkheid). Als voorbeeld van een DVO kan worden genoemd het onderhoud van schoolgebouwen. Daarbij is de afdeling MO budgethouder en de afdeling OPWE toeleverancier. Het vorenstaande kan als volgt in schema gezet worden. Artikel4Budgethouder en deel-budgethouder Op grond van het mandaatbesluit is de master-budgethouder bevoegd om namens het college van burgemeester en wethouders budgetten te beheren en ter zake besluiten te nemen. Voorts is het de gemandateerde toegestaan ondermandaat te verlenen (zie ook artikel 3). Vastgelegd is dat de administratieve indeling van de producten c.q. projecten leidend is voor de (deel)budgethouder, doch dat in overleg met de senior medewerker administratie aanpassingen mogelijk zijn. De senior medewerker administratie komt zoveel als mogelijk tegemoet aan de wensen van de budgethouder ten einde deze in de gelegenheid te stellen het budgetbeheer optimaal te voeren, rekening houdende met de binnen de gemeente geldende richtlijnen ten aanzien van de inrichting van de administratie. Het is derhalve de bedoeling dat de budgethouders zoveel als mogelijk gebruik maken van de centrale administratie en slechts bij uitzondering een eigen administratie gaan aanleggen. Verwezen wordt ook naar de toelichting bij artikel
3. Artikel5Verplichtingen De in dit artikel opgenomen bepalingen moeten de beheersing van de aangegane verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven waarborgen. Overigens geldt de beheersing ook voor de inkomsten. Aanbestedingen gaan aan verplichtingen vooraf en leiden vaak tot budgetafwijkingen. Dit artikel geeft aan hoe met een aanbestedingsprocedure moet worden omgegaan. In het geval een aanbesteding zou leiden tot een (dreigende) budgetoverschrijding, moet dit in een zo vroeg mogelijk stadium aan het college voorgelegd worden. Ook onderschrijdingen zijn mogelijk. Deze komen ten gunste van de algemene middelen en mogen dus niet worden benut voor eventuele aanvullende, niet in de voorcalculatie (programma van eisen) opgenomen wensen, tenzij het college anders besluit. In dit verband zijn in ieder geval van belang: het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en het verplicht zaken doen met partijen waarmee een mantelcontract is afgesloten. In artikel 5, sub f wordt aangegeven dat slechts de budgethouders bevoegd zijn bestedingen ten laste van een budget te doen. Dit impliceert dat degenen die een hogere budgetbevoegdheid hebben zich moeten onthouden van uitoefening daarvan zonder tussenkomst van of voorafgaande kennisgeving aan betrokken lagere budgethouder. Voor de betaling van een factuur of het uitvaardigen van een vordering wordt volstaan met één (elektronische) paraaf, namelijk de paraaf van de (deel)budgethouder of van de toeleverancier zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de AO/ IC en waarmee een overdadige parafencultuur wordt voorkomen. Artikel6Overige instructies Bij artikel 6b gaat het om centraal gevoerde administraties van waaruit verschillende producten c.q. projecten worden belast. Bijvoorbeeld de verdeling van de salariskosten vanuit de salarisadministratie over de diverse budgetten voor vaste capaciteit. De masterbudgethouder verleent ondermandaat aan het hoofd van de afdeling MIDD voor het belasten van de budgetten voor vaste capaciteit van de verschillende afdelingen. De budgethouder doet er goed aan zich tussentijds op de hoogte te stellen van de stand van de budgetten. Voor het realiseren van een product c.q. project is slechts één budgethouder verantwoordelijk. De verantwoordelijke budgethouder maakt bij de te vervaardigen voorcalculatie afspraken met de benodigde toeleveranciers uit andere organisatie-onderdelen en deze afspraak wordt in een DVO vastgelegd. Daarbij kan worden gedacht aan het aantal in te zetten uren en uitbesteding van werkzaamheden. De verantwoordelijkheden liggen dan vast: de toeleverancier is verantwoordelijk voor de te verrichten toelevering, overeenkomstig de afspraak zoals die vastligt in de DVO. Het toeleverende organisatie-onderdeel is inhoudelijk verantwoordelijk voor het geleverde of het gepresteerde (prestatieverantwoordelijkheid). Een toeleverancier is nu eenmaal de deskundige; de budgethouder is verantwoordelijk voor het totale product c.q. project, inclusief de afspraak; de afspraken worden vastgelegd in de vorm van een DVO. Bij een project is sprake van een opdrachtgever – opdrachtnemer relatie. De rol van opdrachtgever wordt vervuld door de algemeen directeur of het hoofd van de afdeling, terwijl de rol van opdrachtnemer wordt ingevuld door de projectleider. De projectleider kan functioneel tot een andere afdeling behoren dan de opdrachtgever. In artikel 6c wordt de mogelijkheid geboden tot het verlenen van ondermandaat door het hoofd van de afdeling (budgethouder) aan een medewerker, zijnde de projectleider (deel-budgethouder) van een andere organisatie-eenheid. Voorwaarde is dat in de bestuursopdracht is vastgelegd dat er sprake is van een project. Uitgangspunt is dat ondermandaat aan externe projectleiders uitgesloten is, tenzij in de bestuursopdracht anders staat vermeld of de master-budgethouder hiermee instemt. Een permanent inzicht in de stand van de budgetten vereist ook het voeren van een adequate verplichtingenadministratie. Overigens is het de (deel)budgethouder toegestaan om naast de op concernniveau geboden mogelijkheden eigen administraties te voeren. Echter de nodige terughoudendheid moet daarbij in acht worden genomen. Verwezen wordt ook naar de toelichting bij artikel
4. Inkopen is een proces dat bestaat uit de volgende zes stappen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. De laatste drie stappen vormen samen de operationele inkoopfunctie. Onder de operationele inkoopfunctie valt dus alleen het plaatsen van afroepen c.q. bestellingen binnen de kaders van afgesloten schriftelijke (mantel)overeenkomsten en niet het aangaan van volledig nieuwe overeenkomsten. Artikel8Condities/ beperkingen De in dit artikel gespecificeerde condities en beperkingen dienen met name als waarborgen voor een deugdelijke administratieve organisatie. Afwijkingen zijn alleen mogelijk op basis van een beslissing van het daartoe bevoegde orgaan. Welk orgaan dat is hangt van het concrete geval af. Bij afwezigheid van het hoofd van de afdeling (budgethouder) worden de bevoegdheden uitgeoefend door de master-budgethouder als naasthogere budgethouder. De activiteiten die voortvloeien uit het budgetbeheer zijn van uitvoerende aard. De master-budgethouder moet in de gelegenheid worden gesteld zijn vervangingsplicht gedurende de afwezigheid van de budgethouder onder te mandateren aan een of meerdere medewerkers. Artikel9Budgetregistratie Dit artikel regelt de verantwoordelijkheid van de senior medewerker administratie ten aanzien van de budgetregistratie en de kwaliteit van de informatievoorziening. Het vorenstaande laat onverlet dat de (deel)budgethouder c.q. toeleverancier inhoudelijk verantwoordelijk is voor een juiste en tijdige autorisatie van de verplichtingen en rechten, terwijl de senior medewerker administratie procesverantwoordelijk is voor de registratie van deze verplichtingen en rechten. Artikel10Aanwijzing De master-budgethouder is uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk voor alle budgetten. Daarbij volstaat een éénmalige aanwijzing (zie mandaatbesluit). Op het niveau van (deel)budgethouder is het van belang dat er jaarlijks een goede aanwijzing plaats vindt. Dit artikel voorziet daarin. In de bijlagen 2 en 3 zijn modellen (voorbeelden) opgenomen van deze aanwijzingsbesluiten. Tevens is in dit artikel geregeld hoe met structurele wijzigingen of aanvullingen op de aanwijzingsbesluiten wordt omgegaan. Daarnaast voorziet het artikel in een praktische oplossing voor het geval er sprake is van ziekte of vervanging van de (deel)budgethouder. In de toelichting op het door het college van burgemeester en wethouders onderscheidenlijk de burgemeester van Steenwijkerland d.d. 29 april 2008 vastgestelde “Mandaatstatuut, houdende instructies ter zake van uitoefening van gemandateerde bevoegdheden” staat vermeld dat omwille van de overzichtelijkheid, uniformiteit en wettelijke mogelijkheden het beheer van de mandaatbesluiten wordt ondergebracht bij de afdeling Burger en Bestuur. De afdeling is daarmee het centrale coördinatiepunt t.a.v. de formulering, de vastlegging en het beheer van mandaatbesluiten. De aanwijzingsbesluiten hebben echter ook een directe relatie met de administratie en de accountant. Om die reden is er voor gekozen dat de aanwijzingsbesluiten worden bewaard door de senior medewerker administratie en dat deze in kopie worden verstrekt aan de afdeling Burger en Bestuur. Artikel11Overige regelingen De verantwoordelijkheid van de budgethouder betreft ook de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/ IC). Deze dient te voldoen aan de jaarlijks door de algemeen directeur te bepalen kwaliteitseisen per (administratief) product c.q. project. Tevens moet een adequate organisatie van de processen en activiteiten plaatsvinden binnen de rechtmatigheidseisen. BIJLAGE 2 MODEL Onderwerp: Ondermandaat budgethouders Steenwijk, Uitgegaan: De master-budgethouder; overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hem krachtens mandaat toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer van in de begrotingen vermelde budgetten en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan budgethouders; dat het de master-budgethouder op grond van het bepaalde in het mandaatbesluit en de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 is toegestaan ondermandaat te verlenen; b e s l u i t : aan te wijzen als budgethouder de functionarissen zoals die zijn opgenomen in de begrotingen (jaar); ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene instructies (het mandaatstatuut d.d. 29 april 2008) van toepassing te verklaren; te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende op die waarop het is bekend gemaakt. De master-budgethouder A.F.Peterson (handtekening) Voor gezien, de budgethouder, hoofd afdeling .................... Naam: …………………………………………………….. (handtekening) Voor gezien, de budgethouder, hoofd afdeling .................... Naam: …………………………………………………….. (handtekening) BIJLAGE 3 MODEL Onderwerp: Ondermandaat deel-budgethouders. Steenwijk, Uitgegaan: De budgethouder van de afdeling ........; overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hem krachtens ondermandaat toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer van in de begrotingen vermelde budgetten en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan deel-budgethouders; dat het de budgethouder op grond van het bepaalde in het mandaatbesluit en de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 is toegestaan ondermandaat te verlenen; b e s l u i t: aan te wijzen als deel-budgethouder de functionarissen zoals die zijn opgenomen in de begrotingen (jaar); ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene instructies (het mandaatstatuut d.d. 28 april 2008) van toepassing te verklaren; te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende op die waarop het is bekend gemaakt. Voor akkoord, de master-budgethouder A.F. Peterson (handtekening) De budgethouder, hoofd afdeling ... Naam…………………………………………………………………………. (handtekening) Voor gezien, de deel-budgethouder, (senior)medewerker afdeling Naam: …………………………………………………………………………. (handtekening) Voor gezien, de deel-budgethouder, (senior)medewerker afdeling Naam: …………………………………………………………………………. (handtekening)