Controllerstatuut Provincie Limburg 2006 (Limburg)

Controllerstatuut Provincie Limburg 2006CONTROLLERSTATUUT PROVINCIE LIMBURG 2006 Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen Artikel 1 definities In dit statuut wordt verstaan onder: controlling: het geheel van toetsende en adviserende activiteiten en maatregelen dat is gericht op het verkrijgen van een situatie waarin: de werking van de organisatie transparant is; de organisatie doelgericht, doelmatig en doeltreffend werkt; de informatievoorziening aan management en bestuur over producten, middelen, maatschappelijke effecten en werkprocessen, juist is en tijdig plaatsvindt; risico’s inzichtelijk en aanvaardbaar zijn; audit: doorlichting op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van een organisatieonderdeel of beleidsveld; administratieve organisatie: het geheel van maatregelen gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële en bedrijfsvoeringgegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren en beheren van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; Unit Control : de Unit Control van de Provincie Limburg zoals bedoeld in bijlage 1. Hoofdstuk 2 Positie en bevoegdheden van de controllers Artikel 2 Controllers De controlling wordt uitgeoefend door een of meer door Gedeputeerde Staten te benoemen controllers. De in dit statuut omschreven bevoegdheden worden door de controllers zelfstandig uitgeoefend. . De functie van controller is onverenigbaar met enig ander dienstverband binnen de provinciale organisatie. Gedeputeerde Staten, of namens hen de secretaris/algemeen directeur, zijn opdrachtgever van de controllers. Artikel 3 Onafhankelijkheid De controllers hebben een een onafhankelijke en onpartijdige positie binnen het provinciale apparaat. De bevoegdheden van de controllers kunnen niet worden ingeperkt door die van provinciale commissies of instanties met een vergelijkbare taakstelling. De lijnverantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur ziet op beheersmatige en P&O-aangelegenheden van de controllers. De controllers dienen de jaarplanning en het werkplan af te stemmen met de secretaris/algemeen directeur. Artikel 4 Onbevooroordeeldheid, integriteit en Gedragscode De controllers zijn onbevooroordeeld en integer in hun functioneren. De controllers streven de hoogste mate van objectiviteit na bij het verzamelen, evalueren en communiceren van informatie over de resultaten van het beleid en de doelmatigheid en rechtmatigheid van handelen. De controllers houden geheim al hetgeen hen in het kader van hun functioneren als geheim is toevertrouwd, of wat daarbij als een vertrouwelijke aangelegenheid te hunner kennis is gekomen. De controllers oefenen hun taken en bevoegdheden uit met inachtneming van het bepaalde in de Gedragscode voor Registercontrollers, die is vastgesteld door de Vereniging van Registercontrollers. Artikel 5 Waarborg De controllers worden op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van hun taken krachtens dit statuut. Hoofdstuk 3 Reikwijdte van de bevoegdheden Artikel 6 Advisering en ondersteuning De controllers adviseren Gedeputeerde Staten en de directie gevraagd en ongevraagd. Indien het provinciebelang dit naar hun oordeel vereist en gehoord Gedeputeerde Staten, zijn de controllers bevoegd zich rechtstreeks tot Provinciale Staten te richten. De controllers ondersteunen en adviseren desgevraagd bijzondere commissies uit Provinciale Staten waaronder de Controle Commissie en de Commissie van Voorbereiding als bedoeld in de Verordening op de controle commissie en de commissie van voorbereiding van Provinciale Staten 2006. De ondersteuning en advisering geschiedt met inachtneming van het bepaalde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning Provincie Limburg 2003. De controllers onderhouden de contacten met de Gemeenschappelijke provinciale rekenkamer Noord-Brabant en Limburg (“Zuidelijke Rekenkamer”) en coördineren het doorgeleiden van provinciale gegevens naar deze rekenkamer. Voor zover door de accountant gekeken wordt naar het functioneren van de gehele organisatie of belangrijke aspecten daarvan zijn de controllers vanwege hun expertise en onafhankelijkheid naast de directie het aanspreekpunt van de accountant. Artikel 7 Gebruik van informatiebronnen De controllers zijn te allen tijde bevoegd om, langs hiërarchische weg of, zonodig, rechtstreeks en binnen de grenzen van de wet, informatie- en gegevensbronnen en bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken, processen en systemen te toetsen en te doen wat zij overigens noodzakelijk achten, teneinde hun taken te kunnen vervullen. Provinciale ambtenaren zijn verplicht hieraan hun medewerking te verlenen. Artikel 8 Relatie met afdelingen De controllers zijn niet in uitvoerende zin betrokken bij de planning- en controltaken van de provinciale afdelingen. Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 9 Ondersteuning controllers De controllers kunnen administratief worden ondersteund door andere medewerkers van de Provincie Limburg. Aan de controller(

1. s)kunnen –in samenspraak met de secretaris/algemeen directeur- (tijdelijk) medewerkers worden toegevoegd die, onder verantwoordelijkheid van de controller(s), meewerken bij de uitvoering van een audit / onderzoek. Het bepaalde in dit statuut, met uitzondering van artikel 2, artikel 3, artikel 4, vierde lid, artikel 6 en artikel 8, is van overeenkomstige toepassing op de medewerkers als bedoeld in dit artikel. Artikel 10 Rapportage De controllers rapporteren over elk onderzoek aan de opdrachtgever en voegen daarbij een voorstel voor verdere behandeling. Artikel 11 Citeertitel en inwerkingtreding Dit statuut kan worden aangehaald als: “Controllerstatuut Provincie Limburg 2006” Dit statuut treedt in werking na bekendmaking ervan in het Provinciaal Blad. Gedeputeerde Staten voornoemd, L.J.P.M. Frissen, voorzitterdrs. W.L.J. Weijnen, secretaris Uitgegeven, 3 augustus 2006 De Secretaris, drs. W.L.J. Weijnen Bijlage 1 De Unit Control van de Provincie Limburg Artikel 1 Positionering Unit Control Gedeputeerde Staten hebben voor de algemene dienst twee controllers benoemd. De controllers vormen samen de Unit Control. De controllers maken onderdeel uit van de ambtelijke organisatie en vallen organisatorisch rechtstreeks onder de secretaris/algemeen directeur. Artikel 2 Takenpakket Unit Control De controllers verrichten, ten behoeve van de onderbouwing van hun adviezen, de volgende taken: Het op metaniveau bewaken van en rapporteren over de kwaliteit en werking van de concerninstrumenten; Het controleren en beoordelen van de mate waarin binnen de provinciale bedrijfs- en beleidsprocessen voldaan wordt aan de gestelde normen en randvoorwaarden van beleidsmatige, financiële, juridische, personele en procedurele aard, alsmede op de vraag of de politieke wensen in relatie tot de beschikbaar gestelde middelen adequaat zijn vertaald in de uitvoering en het rapporteren van afwijkingen; Gevraagd en ongevraagd adviseren over beleidsvoornemens van de provinciale onderdelen op financieel-economische en budgettaire gevolgen in meerjarenperspectief en op inpasbaarheid binnen de begroting; Het verrichten of laten verrichten van beleids-, operationele en financiële onderzoeken (audits); Het initiëren en coördineren van onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het aan de begroting ten grondslag liggende beleid, met behulp van onder meer beleidsanalysetechnieken; Het toetsen van de algemene uitgangspunten voor het vastleggen van de administratieve organisatie; Het controleren en beoordelen van een actief intern controlebeleid binnen de provinciale onderdelen en van het ontwikkelen en actueel houden van de financiële administratieve organisatie; Het formuleren van maatregelen om de bedrijfsvoering te optimaliseren; Het kritisch volgen van de werking van de planning- en controlcyclus. Ten behoeve van de in het eerste lid omschreven taakuitoefening stelt de Unit Control jaarlijks een werkplan op, dat zij vervolgens –na overleg met de secretaris/algemeen directeur- ter vaststelling voorlegt aan Gedeputeerde Staten. De controllers blijven echter bevoegd om, indien actuele situaties dat naar hun inzicht vergen, zonodig af te wijken van een vastgesteld onderzoeksplan. Het in het tweede lid bedoelde werkplan wordt tevens ter sondering voorgelegd aan de SC FAZ. Artikel 3 Ondersteuning Unit Control De controllers worden ondersteund door een administratieve kracht die deel uit maakt van de Unit Control. Aan de Unit Control kunnen verder –in samenspraak met de secretaris/algemeen directeur- ter ondersteuning (tijdelijk) een of meer medewerkers worden toegevoegd, die onder verantwoordelijkheid van de controller(
2. s)meewerken bij de uitvoering van een onderzoek/audit.