Regeling inzake de taak, samenstelling en werkwijze van de gemeentelijke Beeldende Kunstcommissie (BKC) (Geertruidenberg)

Regeling inzake de taak, samenstelling en werkwijze van de gemeentelijke Beeldende Kunstcommissie (BKC)Burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg; overwegende, dat bij besluit d.d. 29 november 2001 door de raad van de gemeente Geertruidenberg werd vastgesteld de: “Verordening Beeldende Kundsadviescommissie”; dat op 7 maart 2002 de wijziging van de Gemeentewet tot dualisering van het gemeentebestuur van kracht is geworden; dat in artikel 84, lid 1, van de gewijzigde Gemeentewet is bepaald:“De raad, het college of de burgemeester kan andere commissies dan bedoeld in de artikelen 82, eerste lid, en 83, eerste lid, instellen”; dat in het kader van gemeentelijk beeldende kunstbeleid het wenselijk is een commissie in te stellen die het college van burgemeester en wethouders adviseert inzake Beeldende Kunst; gelet op het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet; <vet>BESLUITEN</vet>

1. in te stellen een commissie ex artikel 84 van de Gemeentewet, die het college adviseert inzake aangelegenheden van beeldende kunst in de gemeente Geertruidenberg;
2. Vast te stellen de volgende: <vet>Regeling inzake de taak, samenstelling en werkwijze van de gemeentelijke Beeldende Kunstcommissie (BKC).</vet> INHOUD Artikel 1: Begripsomschrijving.Artikel 2: Taken.Artikel 3: Specifieke taken.Artikel 4: Samenstelling, zittingsduur, taakverdeling en stemverhouding.Artikel 5: Werkwijze en werkzaamheden.Artikel 6: Bezoldiging adviseurs.Artikel 7: Onderhoud en beheer.Artikel 8: Verslag en evaluatie.Artikel 9: Citeertitel.Artikel 10: Inwerkingtreding. Artikel1Begripsomschrijving 1In deze regeling wordt verstaan onder: aregeling: regelingen inzake taak, samenstelling en werkwijze van de gemeentelijke Beeldende Kunstcommissie; bde commissie: de gemeentelijke Beeldende Kunstcommissie; cbeeldende kunst: ieder vormgevingsproces -beeldende, schilderachtige en (media) technisch vormgegeven objecten, architectonische kunst buiten beschouwing gelaten- waarbij een beeldende kunstenaar is betrokken Artikel2Taken. aDe commissie heeft tot taak het College, gevraagd en ongevraagd, te adviseren over aangelegenheden betreffende het verlenen van opdrachten alsmede het doen van aankopen bij de realisering van kunstuitingen in de openbare ruimte in Geertruidenberg. De commissie krijgt als taak de uitvoering van de met betrekking tot die onderdelen door het College genomen besluiten. bDe commissie is belast met het opstellen van een uitvoeringsplan. In dit plan zullen de mogelijkheden worden beschouwd om kunstuitingen tot stand te brengen.Daarnaast vindt inventarisatie en registratie plaats van de reeds in Geertruidenberg aanwezige kunst. cDe commissie stelt jaarlijks een werkplan op, waarin de voor het volgende jaar voor-genomen activiteiten worden opgenomen. dBij de advisering dient de commissie zich te baseren op de uitgangspunten zoals die voor het beleid op het terrein van de beeldende kunst in de gemeente Geertruidenberg zijn vastgelegd of zullen worden vastgelegd. eDe adviezen van de commissie worden aan het College uitgebracht door het secretariaat van de commissie. Artikel3Specifieke taken 1De commissie heeft -in willekeurige volgorde- tot taak: aHet doen van voorstellen met betrekking tot een nadere ontwikkeling van het gemeentelijk kunstbeleid; bHet doen van voorstellen over de besteding van het budget ‘Beeldende Kunstvoorwerpen’; cBij het verstrekken van een opdracht om een kunstwerk te vervaardigen:
3. adviseren over een kunstena(a)r(es) en mogelijke objecten welke in aanmerking komen voor een opdracht;
4. adviseren over stijl, originaliteit, kwaliteit, duurzaamheid van het te vervaardigen kunstwerk;
5. adviseren over mogelijke locaties voor de plaatsing van het te vervaardigen kunstwerk; dBij de aankoop van kunstwerken adviseren over stijl, originaliteit, kwaliteit en duur-zaamheid van het aan te kopen kunstwerk; eBij het aanbieden van kunstwerken door instellingen, particulieren en bedrijven;
6. adviseren over het voorlichten van derden, die de gemeente Geertruidenberg in de toekomst een kunstobject willen aanbieden;
7. adviseren over een aangeboden kunstwerk;
8. indien de commissie van mening is dat het aangeboden kunstwerk als waardevol kan worden aangemerkt, adviseren over te volgen handelingen zoals verzekering en dergelijke;
9. adviseren over mogelijke locaties voor de plaatsing van het aangeboden kunstwerk; fBij de bevordering van de belangstelling voor de beeldende kunst:
10. het bevorderen en stimuleren van de organisatie van exposities en tentoonstellingen;
11. het verzorgen van publicaties naar aanleiding van aangekochte dan wel in opdracht vervaardigde kunstwerken; gHet adviseren over het onderhoud en het beheer van gemeentelijke beeldende kunstwerken. Artikel4Samenstelling, zittingsduur, taakverdeling en stemverhouding 1Samenstelling:De commissie is als volgt samengesteld: aDrie externe deskundigen (kunstenaars of vormgevers), in deze regeling verder ‘adviseur’ genoemd, door het College te benoemen. bEen door het college aan te wijzen voorzitter. cEen vertegenwoordiger uit de Monumentencommissie gemeente Geertruidenberg. dEen door de secretaris van de gemeente aan te wijzen ambtenaar als commmissiesecretaris; de commmissiesecretaris is geen lid van de commissie. 6Zittingsduur eDe leden van de commissie worden benoemd voor een periode van vier jaren. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd. fLeden kunnen, mits daartoe aanleiding is dan wel is verzocht, door het College tussentijds van hun taak worden ontheven. gIndien door omstandigheden leden tussentijds van hun taak worden ontheven, zullen vervangende leden voor de resterende periode worden aangewezen door het College. 10Taakverdeling hDe door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar is belast met het secretariaat van de commissie. 12Stemverhouding iDe commissie besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij door elk commissielid een stem wordt uitgebracht. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. jLeden en familieleden van de leden van de commissie komen gedurende het lidmaatschap van de commissie (alsmede tot zes maanden daarna) niet in aanmerking voor kunstopdrachten waarover de commissie zich uitgesproken heeft. Artikel5Werkzaamheden en werkwijze 1Werkzaamheden aDe projectmatige werkzaamheden van de commissie bestaan uit:
12. Het doen vervaardigen van een opdrachtomschrijving.
13. Een eerste selectie van de documentatie.
14. Beoordeling van het schetsontwerp.
15. Beoordeling van het definitieve ontwerp.
16. Begeleiding uitvoering van projecten.
17. Oplevering project. 3Werkwijze bDe vergaderingen van de commissie zijn openbaar. Indien daarom door een of meer van de leden wordt verzocht, kan het beraad over een advies achter gesloten deuren plaatsvinden. cGezien lid b. van artikel 5 zullen de vergaderingen worden aangekondigd in een plaatselijke krant. dBij aankopen en opdrachten, als bedoeld in artikel 2 is de werkwijze als volgt:
18. De commissie brengt in eerste instantie over elk voornemen om een traject tot aankoop of opdracht met betrekking tot een bepaalde locatie in te gaan, advies uit aan het College. In het advies dient aandacht te worden besteed aan de locatie, de aard van de kunsttoepassing, de in dit kader te hanteren financiële randvoorwaarde, de technische randvoorwaarden en beperkingen, het gebruik en het onderhoud en de wijze waarop inspraak van betrokkenen vorm zal krijgen.Na verkregen instemming van het College:
19. Het voornemen tot het verlenen van een door de provincie Noord-Brabant gesubsidieerde opdracht waarvoor een kunstbudget groter dan € 13.613,- beschikbaar wordt gesteld, wordt in beginsel bekend gemaakt door het plaatsen van een advertentie in een kunstvakblad of landelijke krant. Voor aankopen en opdrachten met een budget lager dan € 13.613,- of een niet gesubsidieerde opdracht kan een gerichte aanschrijving van kunstenaars plaatsvinden.
20. De commissie maakt een selectie uit het ingezonden materiaal en nodigt minimaal één en maximaal drie kunstenaars uit voor het maken van een betaald schetsontwerp als het een opdracht betreft.
21. Betreft het een aankoop dan selecteert de commissie enige kunstenaars op wier aangeboden werk een nadere oriëntatie volgt.
22. Waar mogelijk zullen, waar het de keuze van de kunstenaar en het schetsontwerp betreft, belanghebbende instellingen in de gemeente Geertruidenberg (bijvoorbeeld wijkverenigingen) en particulieren bij de besluitvorming worden betrokken.
23. Gedurende het gehele proces zal de commissie rekening houden met algemene en specifieke eisen die de gemeente stelt aan aspecten van (verkeers)veiligheid. Inhoudelijk advies is gezien artikel 3 van deze regeling een taak van de commissie.
24. De commissie beoordeelt de ingezonden schetsontwerpen op artistieke kwaliteiten en nodigt daarna eventueel één kunstenaar uit tot het maken van een definitief ontwerp.
25. Voor het maken van een schetsontwerp ontvangen de kunstenaars een honorarium. Dit is mede afhankelijk van het totale budget en van de eisen die aan het schetsontwerp worden gesteld.Een richtlijn van de NBKS is dat ongeveer 10 % van het totale kunstbudget wordt genomen. Bij een meervoudig schetsontwerp wordt dit percentage naar beneden bijgesteld.
26. De commissie toetst het definitieve ontwerp aan de oorspronkelijke opdracht. Bij een positief oordeel brengt de commissie hierover een advies inzake opdrachtverlening uit aan het College. Indien het definitieve ontwerp niet kan worden aanvaard zijn de ontwerpkosten voor de opdrachtgever. Normaliter worden de ontwerpkosten vastgesteld op ca. 10% van het totaal beschikbare budget. Indien het een aankoop betreft dan wordt mutatis mutandis dezelfde procedure doorlopen.
27. De uitvoering van het kunstwerk is uiteraard de verantwoordelijkheid van de kunstenaar. In samenspraak met de afdeling die het beheer en het onderhoud gaat verzorgen zal moeten worden beoordeeld of het kunstwerk op basis van de overeengekomen uitgangspunten is gerealiseerd. Na goedkeuring wordt het kunstwerk aan de gemeente opgeleverd.
28. Het verlenen van een opdracht wordt in de vorm van een contract vastgelegd. Artikel6Bezoldiging adviseurs aOp basis van een door de raad van de gemeente Geertruidenberg vastgestelde of nog vast te stellen verordening ontvangen de leden van de commissie en hun plaatsvervangers een vergoeding wegens vacatie en reiskosten. In aanvulling op het voorgaande zullen de reiskosten – gemaakt voor atelierbezoek van de commissieleden- worden vergeod door de gemeente. Het aantal uren die men besteedt aan atelierbezoek wordt niet vergoed. bHet maximum aantal, voor de uitvoering van de in artikel 4 omschreven werkzaamheden aan de adviseurs te stellen werkuren, zal jaarlijks bij de vaststelling van het werk-plan worden bepaald. cBetaling van de hiervoor bedoelde vergoeding gebeurt halfjaarlijks op basis van presentielijsten en ingeleverde kilometerdeclaraties die door de secretaris worden bijgehouden. Artikel7Onderhoud en beheer 1De auteurswet verplicht de eigenaar van een kunstwerk het goed te beheren en te onder-houden. Onderhoud en herstelwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd, zolang de kos-ten daarvan in verhouding staan tot de waarde van het (herstelde) kunstwerk. Verder wordt een onderhoudsplan opgesteld, dat minimaal bevat: aeen inventarisatie van alle te onderhouden en te herstellen kunstwerken; bhet vastleggen van de verantwoordelijkheden voor uitvoering van het plan; cde kosten van het plan. Artikel8Verslag en evaluatie 1De voorzitter is belast met het uitvoeren van de beslissing van de commissie. 2De secretaris tekent met de voorzitter de uitgaande stukken. 3De secretaris maakt van het besprokene tijdens een commissievergadering een verslagop, waarvan een afschrift wordt verzonden aan de leden van de commissie, alsmede aan de andere die aan de vergadering hebben deelgenomen en aan het College. 4De commissie brengt jaarlijks aan het college verslag uit van haar werkzaamheden. 5De commissie evalueert haar adviezen, plan, werkwijze en uitvoering elke twee jaar. Artikel9Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Regeling beeldende kunstcommissie (BKC)’. Artikel10Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking. Geertruidenberg,Burgemeester en wethouders, voornoemd,De secretaris, De burgemeester, mr. J.H. Willems M.J.A. Meijer Toelichting1Toelichting op de artikelen van het besluit ter aanname van de gemeentelijke <vet>Artikel 2 &amp;
29. Taken.</vet>De taak van de commissie is tweeledig, te weten:- Adviserend in de zin van het opstellen van een uitvoeringsplan waarin de kaders en mogelijkheden geschetst worden: het jaarlijks opstellen van een werkplan waarin concrete voornemens gekoppeld aan de hiervoor benodigde budgetten worden verwerkt. Op basis van dit werkplan zal vervolgens de advisering inzake afzonderlijke aankopen en opdrachten vorm moeten krijgen.- Uitvoeringsgericht in de zin van de begeleiding van de totstandkoming van het kunstwerk inclusief het betrekken van bewoners daarbij, het doorlopen van de benodigde (vergunning) procedures en de oplevering van het kunstwerk.Er is bewust gekozen voor een commissie die niet slechts adviserend te werk gaat, maar ook als taak heeft de uitvoering en de oplevering te begeleiden. Het is elders gebleken dat een rol van de commissie bij de begeleiding van de uitvoering en oplevering veel misverstanden kan voorkomen en recht doet aan het uitgangspunt dat het totale proces van opdrachtformulering tot oplevering een eenduidige benadering vraagt. <vet>Artikel
30. Samenstelling, zittingsduur, taakverdeling en stemverhouding</vet>De beoordeling van de artistiek-inhoudelijke kwaliteiten van beeldende kunstwerken is een zaak van onafhankelijk deskundigen. Advisering door een commissie waar deskundigen deel uitmaken, draagt in grote mate bij aan de kwaliteit van de aankoop of opdracht.Op basis van de door het college van burgemeester en wethouders voor deze en volgende collegeperioden vastgestelde aandachtspunten ligt het in de rede in de commissie een plaats in te ruimen voor externe deskundigen die kennis hebben van en/of ervaring hebben met geïntegreerde toepassingen. <vet>Artikel 5: Werkzaamheden en werkwijze.</vet>Gelet op de centrale rol van de opdrachtverlening en uitvoering is de in dit kader te doorlopen procedure in de regeling uitgewerkt. Beslissingen en opdrachten, genomen en gegeven door de commissie, worden niet uitgevoerd zonder goedkeuring van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Geertruidenberg.Bij opdrachten is duidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van groot belang. Het is aan te bevelen voor elke opdracht één coördinator aan te stellen die als contactpersoon fungeert voor alle partijen.Het betreft hier een functionele commissie die zich uitlaat over c.q. advies geeft aan personen. Tegelijkertijd heeft de commissie het over vertrouwelijke gemeentebudgetten, eventuele schenkingen en provinciegelden. Vandaar dat het mogelijk moet zijn om op verzoek van een van de leden de vergadering te houden of voort te zetten achter gesloten deuren.Voor aankopen en het verstrekken van opdrachten met een budget lager dan € 13.613,- kan een gerichte aanschrijving van kunstenaars plaatsvinden. De Nieuwe Brabantse Kunst Stichting beschikt bijvoorbeeld over een recent geactualiseerd en op beroepsmatigheid en kwaliteit getoetst bestand van professionele beeldende kunstenaars. Door belanghebbende instellingen en burgers te betrekken bij de besluitvorming wordt er gestreefd naar een verhoogd draagvlak. <vet>Artikel
31. Bezoldiging adviseurs.</vet>De hoogte van de vergoeding is vastgelegd in de ‘Verordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden 2004’, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 29 januari
32. Deze vergoeding komt overeen met het normbedrag zoals dat ook elders in de regio gebruikt wordt en als zodanig ook door de Nieuwe Brabantse Kunst Stichting te Breda als redelijk ervaren wordt. De Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden voorziet niet in de reiskosten die gemaakt worden door atelierbezoek. Vandaar dat de reiskostenvergoeding voor dit atelierbezoek apart vermeld is in de verordening Beeldende Kunstadviescommissie (BKC). <vet>Artikel
33. Onderhoud en beheer.</vet>Na overleg tussen de Beeldende Kunstadviescommissie en de kunstenaar zal middels een contract worden vastgelegd wie het onderhoud op zich zal nemen. Tevens zullen er aandachtspunten worden opgesteld in het onderhoudscontract die aangeven waarmee men met betrekking tot dit onderhoud rekening moet houden.Om de draagkracht van de zorg voor kunstwerken te vergroten moet de mogelijkheid worden geboden aan scholen, buurtverenigingen, bewonersgroepen en dergelijke om een kunstwerk te gaan onderhouden (bijvoorbeeld adoptie). <vet>Artikel
34. Verslag en evaluatie.</vet>Van het verhandelde in een vergadering van de commissie wordt door de secretaris zo spoedig mogelijk een verslag gemaakt, dat de zakelijke inhoud van het gesprokene bevat. Gevraagde en ongevraagde adviezen worden eveneens in een verslag opgenomen. Verslagen moeten in de eerstvolgende commissievergadering ter vaststelling worden aangeboden.