Informatiebeheer, besluit Oud-Beijerland 1997Burgemeester en wethouders van de gemeente Oud-Beijerland; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening Oud-Beijerland 1997; besluiten vast te stellen de volgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 Dit besluit verstaat onder: archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid en 31 van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 29 september 1997; documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen val voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; informatiebestand documenten, waarin een bepadde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht Iran worden; informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten. HoofdstukIIVerantwoordelijkheid Artikel2 Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: de afdeling Facilitaire Zaken. Artikel3 Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de iilformatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel4 Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. HoofdstukIIIArchiefvorming en -ordening Paragraaf1Produktie van documenten Artikel5 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel7 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel8 Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Paragraaf1Identificering van documenten Artikel9 1Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel10 Het hoofd van de beheersenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Paragraaf1Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel11 1Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. 2Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. 3Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Paragraaf1Selectie en vernietiging van documenten Artikel20 1Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriiten. 2In geval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris. Artikel21 Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. Paragraaf1Overbrenging van documenten Artikel22 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel23 Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Oud-Beijerland
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.