Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren (Buren)

Hoofdstuk1Inleiding op herziening van het Collegebeleid inzake inkoop en aanbesteding Paragraaf1Wettelijke basis Conform artikel 27 van de Gemeentelijke verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet draagt het College zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie. Paragraaf2Achtergronden opstellen nieuw aanbestedingsbeleid Onder inkoop vallen alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. Onder Aanbesteden vallen alle handelingen in het inkoopproces tot en met het sluiten van een koopovereenkomst. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid beslaat daarmee dus alle inkoophandelingen van de gemeente. Er is een groeiende aandacht binnen de (gemeentelijke) overheid voor inkopen en aanbesteden. Deze groeiende aandacht heeft verschillende redenen. <vet>Toenemend bewustzijn relevante wet- en regelgeving</vet>De invoering van de verbrede toets op de rechtmatigheid door de accountant geeft een impuls om meer inhoud en uitvoering te geven aan wet- en regelgeving. Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet, alsmede op basis van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten moet de accountant met ingang van de jaarrekening 2004 onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijk uitgaven. Een toets op naleving van de (Europese) aanbestedingsregels zal in ieder onderdeel gaan uitmaken van de accountantscontrole. Niet- rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgelegde goedkeuringstoleranties leiden tot een niet- goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening.<vet>Streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit</vet>De groeiende aandacht voor inkopen en aanbesteden binnen de overheid is verder een gevolg van het streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan de controleerbaarheid. De gemeente moet zich tot doel stellen een integere en doelmatige inkoper te zijn. Met integer wordt bedoeld handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Bij doelmatigheid gaat het om effici&#xEB;nt inzetten van publieke middelen. <vet>Kostenbesparing en kwaliteitsverbetering</vet>Verder zijn voor veel overheidsorganisaties de voordelen van het volgen van de Europese wet- en regelgeving steeds duidelijker. Uit diverse bronnen blijkt dat (Europese) aanbesteding van overheidsopdrachten tot aanzienlijke kostenbesparingen kan leiden. Voorts leidt professionele aanbesteding tot een betere kwaliteit van de opdracht en van het verkregen product. Wil een overheidsorganisatie deze doelstellingen kunnen bereiken, dan kan zij niet zonder een helder en uitvoerbaar inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid legt de gemeente vast welke uitgangspunten zij hanteert bij inkopen en aanbesteden en hoe zij de inkoopfunctie organisatorisch vormgeeft.<vet>Evaluatie</vet>Begin 2005 hebben de afdelingen Ruimtelijk Beheer (RB) en Bestuurs- en Bedrijfsondersteuning (BBO) in het kader van de AO- beschrijvingen de procedures en werkwijzen rondom aanbestedingen op de afdeling Ruimtelijk Beheer in kaart gebracht. Naar aanleiding van deze werkzaamheden is een schriftelijk voorstel tot verbetering van het aanbestedingsbeleid bij de Directie ingebracht. De belangrijkste vaststellingen die in dit voorstel zijn opgenomen zijn: het bestaande aanbestedingsbeleid uit 1999 onvoldoende is getoetst op rechtmatigheid, effici&#xEB;ntie en integriteit. Het bestaande beleid verwijst naar verouderde reglementen; De uitgangspunten en randvoorwaarden voor aanbestedingen zijn onvoldoende duidelijke geformuleerd en vastgelegd in de uitvoering; Binnen de gemeente Buren is geen inkoopbeleid vastgesteld. Het is van belang dat dit beleid wordt beschreven en vastgelegd. De nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn nog niet ge&#xEF;mplementeerd in het bestaande beleid. De rol van het Gemeenschappelijk Regionaal Inkoopbureau dient (nog) beschreven te worden, waarover meer verderop in dit voorstel; Het beeld dat uit de voorafgaande vaststellingen naar voren komt verdient enige relativering in de zin dat de situatie bij de gemeente Buren niet negatief afwijkt van het landelijke beeld. Naar het oordeel van de accountant (Deloitte) is het toetsbaar naleven van aanbestedingsbeleid &#xE9;&#xE9;n van de probleemgebieden in het kader van de rechtmatigheidscontroles. Niet naleving van deze regels zal volgens Deloitte een belangrijke oorzaak zijn voor het niet afgeven van goedkeurende verklaringen. Uit onderzoek van het ministerie van Economische zaken blijkt dat van alle Nederlandse aanbestedende diensten de regels door gemeenten het slechtst worden nageleefd. Het ontbreken van voldoende deskundigheid kan worden aangemerkt als het probleem hierachter. Inkopen is een professioneel vak geworden, ondermeer als gevolg van de toepassing van complexe Europese regelgeving.De Directie heeft n.a.v. deze constateringen een ambtelijke werkgroep, bestaande uit de afdelingen RB, BBO en facilitaire zaken, ingesteld die de opdracht meekreeg om nieuw beleid te formuleren. Het Regionale Inkoopbureau is als adviseur aan de werkgroep toegevoegd.<vet>Aanpak</vet>Bij het opstellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het stappenplan uit 'de handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop aanbesteding, Ministerie van Binnenlandse zaken 2004' gevolgd door allereerst de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te bepalen. Eind 2005 heeft het College door vaststelling van de notitie "Randvoorwaarden inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Buren" de volgende doelstellingen geformuleerd: Het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving; Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden Het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbesteden het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit, in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding; het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Op basis van de in de vorige stap bepaalde doelstellingen kan thans door Het College van Burgemeester en wethouders het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden vastgesteld. Het inkoop en aanbestedingsbeleid is verwoord in 17 inkoop- en aanbestedingsregels.Het basismodel voor het Collegebeleid inzake inkoop en aanbesteding is geleverd door het Regionaal Inkoopbureau. Dit model is na bespreking in de werkgroep en terugkoppeling naar de verschillende organisatieonderdelen op een aantal onderdelen gewijzigd. Deze wijzigingen zijn met name ingegeven door het verschil in prioriteitsstelling. Het basismodel 'kiest' voor een benadering waarin direct op een hoog streefniveau invulling wordt gegeven aan inkoop- aanbesteding. Zo zijn in dit model naast de Europese richtlijnen de VNG- richtlijnen voor openbaar en onderhands aanbesteden betrokken. De werkgroep legt op dit moment de prioriteit bij de naleving van de bestaande -overigens complexe - wettelijke en gemeentelijke kaders. Het model van het inkoopbureau achten wij op korte termijn niet uitvoerbaar. Om de bestaande regels na te kunnen leven is het in ieder geval van belang dat na vaststelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid de processen worden beschreven en de interne deskundigheid wordt bevorderd. Bovendien dient een aantal zaken nog verder te worden uitgewerkt. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de genomen en nog te nemen stappen van de handreiking.<vet>De rol van het inkoopbureau bij inkoop en aanbestedingsprocedures </vet>Het regionaal inkoopbureau heeft de volgende functies: <vet>advisering bij inkooptrajecten en aanbestedingen</vet>Bij inkooptrajecten en aanbestedingen kan het zeer zinvol zijn dat een extern bureau -zo objectief mogelijk- aanvullend adviseert en zo mogelijk bij de voorbereiding meedenkt. <vet>gecombineerde aanbestedingen en inkooptrajecten</vet>Vanwege de deelname van andere gemeenten binnen de regio is het bij het inkoopbureau bekend welke inkooptrajecten en aanbestedingen er gaan komen. Binnen de regio wordt het daardoor eenvoudiger om gelijksoortige aanbestedingen en inkooptrajecten in gezamenlijkheid uit te voeren. Mede vanwege de kwantiteit kan dit tot financi&#xEB;le inkoopvoordelen leiden. <vet>Aanbestedingsbeleid en inkoopprocessen</vet>Bij het inkoopbureau is expertise aanwezig om te adviseren bij aanbestedingen en inkoopprocedures. Bij het inkoopbureau zijn professionele inkopers in dienst. Van deze professionaliteit kan gebruik worden gemaakt. In voorkomende gevallen is het beter een adviseur te consulteren die op een bepaald gebied meerwaarde heeft ten opzichte van de inkopers van het inkoopbureau.<vet>Tot slot</vet>Het Ministerie van Economische zaken werkt op dit moment aan een dwingend uniform kader voor alle overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken van Rijk provincies en publiekrechtelijke instellingen (streefdatum invoering medio 2007). Dit kader zal voor opdrachten boven en onder de Europese aanbestedingsgrens (drempelwaarde) moeten gelden. Deze zullen ongetwijfeld het aanbestedingskader voor de gemeente Buren aanscherpen. Het is dus van groot belang dat vooruitlopend daarop de professionalisering van de aanbesteding wordt doorgezet.Met betrekking tot de drempelbedragen is er voor gekozen deze niet stringenter te hanteren dan het reeds geldende aanbestedingsbeleid, welke binnen de wettelijke regelingen past. Bij de keuze voor deze drempelbedragen is in overweging genomen de slagvaardigheid in inkoopprocedures en een beperking van de administratieve handelingen teneinde de overheadkosten gering te houden. Eerst nadat de nationale wetgeving aangepast is zullen de drempelbedragen aangepast worden Hoofdstuk2Aanbestedingsregels gemeente Buren De gemeente Buren kent een aantal aanbestedingsvormen.Het gaat om de volgende aanbestedingsvormen: <vet>Enkelvoudig onderhandse aanbesteding</vet>Het aanbieden aan 1 enkele aanbieder. <vet>Meervoudig onderhandse aanbesteding</vet>Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste 2 natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd. <vet>Openbaar procedure </vet>Openbare procedures zijn aanbestedingsprocedures in &#xE9;&#xE9;n ronde, die algemeen bekend worden gemaakt en waaraan iedere ge&#xEF;nteresseerde aanbieder kan deelnemen.Onder het begrip 'openbare procedure' wordt in dit verband eveneens de openbare procedure met voorselectie gerekend (formeel de niet - openbare procedure genaamd). Een aanbesteding in 2 ronden, die algemeen bekend wordt gemaakt. In de 1e ronde kan iedere ge&#xEF;nteresseerde aanbieder zich als gegadigde aanmelden. In de 2e ronde - de eigenlijke inschrijving- wordt door de aanbesteder een aantal gegadigden toegelaten dat aan de door de aanbesteder gestelde selectiecriteria voldoet. <vet>Europese aanbestedingsprocedure</vet>Boven een bepaald drempelbedrag dienen leveringen, diensten en werken openbaar te worden aanbesteed volgens de Europese richtlijnen. De Europese richtlijnen hebben betrekking op de wijze van publicatie, de te volgen procedures en termijnen en de selectie- en gunningscriteria. Paragraaf1De aanbesteding vindt plaats binnen daartoe vastgestelde drempelwaarden. Om te bepalen op welke wijze de opdracht dient te worden aanbesteed, moet de aanbestedingsvorm worden bepaald aan de hand van grensbedragen. Binnen de gemeente Buren worden drempelbedragen gehanteerd die reeds in 1999 zijn vastgesteld en waarvan gebleken is dat deze goed toepasbaar zijn. Mochten als gevolg van wijzigingen in wetgeving de drempelbedragen in onderstaande tabel lager komen te liggen dan zullen deze bedragen gehanteerd worden.Het is altijd toegestaan een aanbestedingsprocedure te volgen die bij een hoger drempelbedrag hoort (bv. openbaar in plaats van meervoudig onderhands).De grensbedragen/drempelwaarden worden als volgt vastgesteld: Gunning uit de hand < € 25.000 < € 25.000 Onderhands, meervoudig > € 25.000 en < € 100.000 > € 25.000 - < € 1500.000 Openbaar > € 100.000 > € 1500.000 Europees vanaf geldend drempelbedrag Vanaf geldend drempelbedrag <vet>Toelichting:</vet> In de inleiding op de aanbestedingsregels is uitgebreid gesproken over achterliggende redenen van deze drempelwaarden. De handhaving van de Europese richtlijnen is een absolute voorwaarde om van rechtmatige besluitvorming te spreken. Deze richtlijnen fungeren als Gemeenschapswetgeving waarvoor geen speelruimte is gegeven. Door middel van haar drempelbedragen voor openbaar en onderhands aanbesteden geeft de gemeente invulling aan opdrachten die buiten de Europese richtlijnen vallen. Afhankelijk van de omvang, die gemoeid is met een opdracht, dient het inkoopproces doorlopen te worden. Een meer openbare werkwijze dan de drempelwaarde voor openbaar aanbesteden is altijd mogelijk. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks bijgesteld. Vandaar dat verwezen wordt naar de geldende drempelbedragen welke in bijlage 2 zijn opgenomen.De nabije toekomst zal uitwijzen of deze invulling juridisch passend is. In dit verband wijzen wij nogmaals op het in voorbereiding zijnde uniform aanbestedingskader. Het spreekt voor zich dat zodra de wetgeving rond het uniforme aanbestedingskader in werking is getreden deze prevaleert boven het thans vastgestelde kader. <vet>Waardebepaling van de opdracht</vet>In de reeds vastgestelde randvoorwaarden heeft het College in de lijn van de jurisprudentie bepaald dat de waarde van de opdracht wordt bepaald over de gehele looptijd. In geval van opdrachten voor onbepaalde duur dient de waarde te worden bepaald door de waarde over 48 maanden te berekenen. Paragraaf2Opdrachten mogen niet worden gesplitst De Europese richtlijnen bepalen dat het splitsen van opdrachten om de toepassing van de richtlijnen te ontduiken niet zijn toegestaan. Dit verbod wordt in de praktijk vaak (ook onbewust) overtreden. Het gaat om drie vormen van splitsen die verboden zijn: <vet>Organisatorisch splitsen</vet>Het opsplitsen van soortgelijke diensten over (

1. de)verschillende onderdelen/afdelingen van de organisatie. <vet>Inhoudelijk splitsen</vet>Het splitsen van een opdracht in deelopdrachten (b.v. de aanschaf van de telefooncentrale en de bijbehorende installatie- werkzaamheden). Opdrachten die een functionele eenheid vormen mogen niet worden opgesplitst. <vet>In de tijd splitsen</vet>Een opdracht die over een periode van meerdere jaren doorloopt mag niet per jaar worden vergeven, om daarmee complexe(
2. re)procedures te voorkomen. Paragraaf3 <vet>De gemeentelijke afdelingen beraden zich in de specificatiefase van een aanbesteding op de mogelijke inzet van het inkoopbureau. Het inkoopbureau heeft een faciliterende rol en kan desgevraagd advies uitbrengen over de te doorlopen procedure. In voorkomende gevallen kan ook van expertise van andere specialisten gebruik gemaakt worden. Het inkoopbureau kan ingeschakeld worden om gezamenlijke inkooptrajecten uit te voeren dan wel te begeleiden.</vet>Met de komst van het inkoopbureau beschikken de gemeenten in de Regio Rivierenland over een adviseur op het gebied van inkoop en tevens een organisatie die inkoop en aanbestedingstrajecten kan begeleiden.De inzet van het inkoopbureau is ondermeer waardevol als het gaat om gemeenteoverstijgende Inkooppakketten. Het Inkoopbureau kan jaarlijks de dienstoverstijgende inkooppakketten identificeren t.b.v. gebundelde inkoop (regiefunctie). Onder gemeenteoverstijgende inkooppakketten wordt verstaan: leveringen, diensten of werken van gelijksoortige aard die door meer dan één gemeente ingekocht worden. Paragraaf4 <vet>Het College kan vanwege zwaarwegende en onvoorziene bestuurlijke dan wel operationele redenen afwijken van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid; voorzover de opdrachten buiten de Europese richtlijnen vallen. Voorstellen tot afwijking van het aanbestedingsbeleid dienen goed beargumenteerd ter beslissing worden voorgelegd aan het college. </vet>Mede op advies van de huisaccountant wordt een 'hardheidsclausule' opgenomen om af te kunnen wijken van het vastgestelde beleid. Daarbij geldt natuurlijk dat afwijking eerder uitzondering dan regel moet zijn. Er moet sprake zijn van onvoorziene dan wel bijzondere omstandigheden. Het criterium 'onvoorzien' is afkomstig uit de begrotingsregels, die het College - onder nadere voorwaarden - toestaan om niet begrote middelen in te zetten voor onvoorziene omstandigheden. Omdat beslissingen tot afwijking van het staande beleid risicovol zijn; is het van belang dat deze worden voorzien van een gedegen advies.. Zodoende worden evt. risico' s voldoende in kaart gebracht om tot een afgewogen beslissing te komen. Afwijking is nadrukkelijk geen optie als het gaat om de Europese aanbestedingsrichtlijnen.. Paragraaf5Uitgangspunt als gunningscriterium is in eerste instantie de economisch meest voordelige aanbieding, zowel bij diensten, leveringen en werken. Er zijn slechts twee gunningcriteria waaraan een aanbieding kan worden getoetst, te weten: de laagste prijs de economisch meest voordelige aanbieding In een aantal gevallen kan gekozen worden voor het criterium 'de laagste prijs'. De leverancier met het laagste aanbod, wordt de opdracht gegund. Er vindt dan geen vergelijking plaats tussen de Inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Laagste prijs kan daarom alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er hierbij sprake van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.Indien niet aan de hiervoor beschreven voorwaarden is voldaan, dient gekozen te worden voor het criterium "de economisch meest voordelige aanbieding'. Er vindt dan een inhoudelijke vergelijking plaats tussen de aanbiedingen en een optimale afweging van de prijs- kwaliteitverhouding. Hierbij dient o.a. gedacht te worden aan criteria, waaronder prijs, gebruikskosten, kwaliteit, service, planning, uitvoeringstermijn, garanties en technische waarde. Paragraaf6Duurzaam inkopen dient bevorderd te worden. De gemeente Buren heeft het duurzaamheidbeleid hoog in het vaandel staan. Zij stelt op dit punt niet alleen eisen aan burgers en bedrijven, die stelt zij ook aan haarzelf. in de inkoop- en aanbestedingsprocedures worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk betrokken. Ook bij het beoordelen van offertes wordt het aspect duurzaamheid, indien mogelijk, een standaard te hanteren gunningcriterium, waarbij het kostenaspect echter niet uit het oog mag worden verloren. Paragraaf7 <vet>De gemeente Buren past bij haar aanbestedingen, zoveel mogelijk en toegestaan, uniforme en bestaande aanbestedingsreglementen toe, inclusief de nog nader door het college vast te stellen Algemene Inkoopvoorwaarden en Reglement voor het aanbesteden van diensten en leveringen. Voor werken past de gemeente bij haar aanbestedingen het ARW2005 toe. </vet>De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het hanteren van aanbestedingsreglementen, (inkoop)voorwaarden en standaard bestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen. Deze reglementen bevatten regels voor de wijze van aanbesteden, de bekendmakingen, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen. Paragraaf8Uitgangspunt bij meervoudig onderhands aanbesteden is regelmatige afwisseling van aannemers, leveranciers en/of dienstverleners. Juist bij onderhands aanbesteden is er het gevaar dat meerdere keren achter elkaar slechts een beperkte groep leveranciers wordt gekozen. Dit kan de objectiviteit en keuze voor de meest economische aanbieding in de weg staan. Het is van belang om regelmatig nieuwe leveranciers uit te nodigen om een prijsaanbieding te doen. Aan het gunnen van opdrachten dient altijd de optimale prijs/kwaliteitsverhouding de doorslag te geven. De selectiecriteria geven de doorslag voor de keuze van de leverancier. Paragraaf9De aanbestedingen worden op een passende manier via de gebruikelijke communicatie kanalen kenbaar gemaakt. Europese aanbestedingen moeten worden aangekondigd in het supplement van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.Daarnaast dient er per aanbesteding gekeken te worden naar andere goede Publicatie mogelijkheden. Hiervoor kan gedacht worden aan www.aanbestedingskalender.nl (gratis) en daarnaast eventueel melding in de regionale, landelijke publicatiebladen en/of de website van de gemeente Buren. Paragraaf10Afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleggen en bijhouden van een aanbestedingsdossier. Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: in geval van een rechtszaak het proces van aanbesteding aan te tonen; te worden gebruikt voor het opstellen van rapporten aan het bestuur; als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Buren bevorderd. Paragraaf11 <vet>Iedere afdeling inventariseert één op één (vaste) relaties en/of afspraken met huisleveranciers voor 1 mei 2008 . Indien uit de inventarisatie blijkt dat een bestaand contract niet conform de geldende procedure is ingekocht c.q. is aanbesteed worden deze contracten met inachtneming van de bestaande opzegtermijnen zoveel mogelijk voor 1 mei 2010 beëindigd en opnieuw ingekocht of aanbesteed. </vet>In het basismodel van het inkoopbureau wordt de gemeente verplicht om deze contracten binnen een jaar te inventariseren, te beëindigen en opnieuw in te kopen of aan te besteden. Deze lijn achten wij niet realiseerbaar. Er is meer tijd nodig om deze werkintensieve activiteiten in te kunnen plannen en uit te kunnen voeren. Anderzijds kan de gemeente er niet onderuit om bestaande contracten op rechtmatigheid te bezien. De eis van rechtmatigheid is immers niet voorbehouden voor nieuwe opdrachten, maar geldt evenzogoed voor bestaande contracten. Waar nodig zullen bestaande contracten met inachtneming van de geldende opzegtermijn moeten worden opgezegd. Uitgangspunt daarbij is dat deze contracten voor 1 mei 2010 opnieuw zijn ingekocht of zijn aanbesteed. Paragraaf12 <vet>Eens per vier jaar zal het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd. Indien de wetgeving hier aanleiding toe geeft, zal eerdere aanpassing plaatsvinden.</vet>In ieder geval zal het beleid opnieuw onder de loep moeten worden genomen zodra de wetgeving rond het uniforme aanbestedingskader rond is. Paragraaf13Het gebruik van mantelovereenkomsten voor gebundelde opdrachten zal worden bevorderd. Onder een mantelovereenkomst wordt verstaan elke vorm van een overeenkomst, waarin voor een langere periode (maximaal 4 jaar) met een leverancier is overeengekomen dat bepaalde producten, diensten of werken tegen van tevoren overeengekomen condities worden ingekocht.Er worden twee soorten mantelovereenkomsten onderscheiden: met afname verplichting zonder afnameverplichting De beste prestaties tegen het beste kostenniveau worden verkregen met mantel overeenkomsten voor een langere periode, met een minimale vaste afnameverplichting. Bij mantelovereenkomsten, waarbij niet kan worden vastgesteld wat de afname gaat worden, is de tweede mogelijkheid een goed alternatief. Paragraaf14 <vet>Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, kan advies worden gevraagd bij het inkoopbureau, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.</vet>De vraag of er sprake is van geldig of passende inschrijvingen, de vraag wat redelijke onderhandelingen in dit verband zijn en of alsnog tot heraanbesteding kan worden overgegaan is voor de wat omvangrijkere projecten complex. In dit geval zal een advies bij bijvoorbeeld het inkoopbureau kunnen worden ingewonnen. Paragraaf15De gemeente Buren hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend. Paragraaf16Het aanbestedingsbeleid wordt vastgelegd in de Administratieve Organisatie (A.O.) procedures; Om risico's van een inconsistent, onjuist, onzorgvuldig en ondoelmatig procedure verloop te voorkomen, wordt het aanbestedingsbeleid in de A.O. procedures vastgelegd. Paragraaf17In het onderzoeksplan rechtmatigheid wordt nader invulling gegeven aan de interne controle op het aanbestedingsproces. De interne controle op het aanbestedingsproces is een wezenlijk onderdeel van het gemeentelijk rechtmatigheidproces. Gelet op het feit dat er sprake is van een financieel proces zal de controle op het aanbestedingsproces onderdeel gaan uitmaken van de periodieke toetsing van de rechtmatigheidonderzoeken. Nadere invulling hiervan vindt plaats in het onderzoeksplan rechtmatigheid. Dit plan zal in de tweede helft van 2006 door het College worden vastgesteld. Checklist stappen uit de handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop 1 1. vaststellen doelstellingen Nu 2. vaststellen nota Nu 3. inrichten gecoördineerde inkoopfunctie Regionaal Inkoopbureau Voltooid 4. inrichten centrale adviesfunctie Idem Voltooid 5.vastleggen interne controle 2007 6. vastleggen beslissingsbevoegdheden Mandaatregeling Buren 2005 jaarlijks 7. bepalen te hanteren aanbestedingsprocedure Nu 8. verplichting tot hanteren aanbestedingsreglement ARW 2005 + RVOI NuNu 9. stel verbod op splitsen opdrachten vast Nu 10. bepaal wanneer dooronderhandeld mag worden Nu 11. bepaald wanneer nacalculatie plaats vindt Nu 12. bepaal wanneer inschakeling NMA plaats vindt Nu 13. bepaal wanneer adviesaanvraag Bibob plaats vindt Nu 14. besluit omtrent vergoeding inschrijvingskosten Nu 15. verplichting tot aanleggen dossiers aanbestedingen Nu 16. verplichting tot hanteren checklist Europees aanbesteden Verder uitwerken Nu 17. vaststellen dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden Nu 18. vastleggen bepaling omtrent periodieke evaluatie Nu 19. vastleggen bepaling omtrent toepassing Bibob In het kader van beleidsregel Bibob heeft het College ervoor gekozen bibob vooralsnog niet op aanbestedingstrajecten toe te passen. Nu <vet>Korte toelichting op de stappen</vet><vet>Stap 3 en 4</vet> uit de handreiking behelst de inrichting van een geco&#xF6;rdineerde inkoopfunctie respectievelijk een centrale adviesfunctie. Deze stappen zijn al genomen door de inrichting van het inkoopbureau. In het beleid wordt de rol van het inkoopbureau nader omlijnd.<vet>Stap 5 </vet>uit de handreiking behelst de vastlegging van de interne controle. Gelet op het feit dat er sprake is van een financieel proces zal het de controle op het aanbestedingsproces onderdeel gaan uitmaken van de periodieke toetsing van de rechtmatigheidonderzoeken. Nadere invulling hiervan vindt plaats in het onderzoeksplan rechtmatigheid. <vet>Stap 6</vet> betreft de vaststelling van de beslissingsbevoegdheden. In de gemeente Buren zijn deze opgenomen in het mandaatbesluit gemeente Buren 2005. Dit mandaatbesluit wordt jaarlijks geactualiseerd. <vet>Stap 7</vet> omvat de bepaling van de te hanteren aanbestedingsprocedure. Dit punt is opgenomen in het onderhavige beslisdocument. <vet>Stap 8 </vet>behelst het opstellen van een aanbestedingsreglement. De gemeente kan ervoor kiezen om vast te leggen dat net als het aanbesteden van werken ook bij het aanbesteden van leveringen en diensten gebruik wordt gemaakt van een aanbestedingsreglement. In een dergelijke reglement worden de eisen van de wetgeving vertaalt naar de praktijk. Een aanbestedingsreglement bevat de (nadere) eisen waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder: de in acht te nemen inschrijvingstermijn de te verstrekken gegevens de te hanteren selectie- en gunningscriteria de verplichting tot motivering van de gunning. Er kan worden gekozen voor een door rijk vastgesteld standaardreglement (ArvD- EG) of een eigen reglement worden ontwikkeld. Verders dient een checklist Europees aanbesteden te worden ontwikkeld. Nieuwe Bijlage2 <vet>Europese drempelbedragen</vet>De drempelbedragen per 1 januari 2006 t/m 31 december 2007 zijn voor:leveringen en diensten : € 211.000 excl. btwwerken : € 5.278.000 excl. btw.