Archiefverordening gemeente Roerdalen 2007<vet>Raadsbesluit Jaar 2007/01/02 14</vet>Onderwerp: Archiefverordening gemeente Roerdalen 2007.DE RAAD van de gemeente Roerdalen;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethoudersgelet op de artikelen 30, eerste lid, en 31 van de Archiefwet 1995;<vet>b e s l u i t :</vet>vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk2De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is in Herkenbosch de kluisruimte, die zich in het aldaar gelegen gemeentehuis bevindt onder de kamer van Interne Zaken en als zodanig is goedgekeurd door Gedeputeerde Staten van Limburg bij besluit van 12 december 1978 respectievelijk 11 september 1979 en in St.Odiliënberg isdat de bewaarplaats, die zich bevindt in het souterrain van het aldaar gelegen gemeentehuis en als zodanig is goedgekeurd door Gedeputeerde Staten van Limburg bij besluit van 1 april
- Hoofdstuk3De zorg van burgemeester en wethouders voor de Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatigearchiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijkebescheiden de documentaire verzamelingen. Artikel6eerste lid Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel6tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per vier jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hoofdstuk4Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel10 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel15 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel16 De gemeentesecretaris brengt tenminste éénmaal per vier jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel17 De Archiefverordeningen van de gemeente Ambt Montfort van 23 februari 2000 en van de gemeente Roerdalen van 3 juni 2004 worden hierbij ingetrokken. Artikel18 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van de vaststelling. Artikel19 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Roerdalen
- Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 januari 2007 .De raad van de gemeente Roerdalen,De Griffier, De voorzitter, R.J.J. Notermans Drs. R.J. Persoon