Procedureregeling Beoordelen (Zoetermeer)

Procedureregeling Beoordelen Artikel 1 Begripsbepalingen Medewerker:de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/ZUWO; Bevoegd gezag:de burgemeester, de raad, de algemeen directeur / gemeentesecretaris, de directeur van een hoofdafdeling, het hoofd van de concernstaf of directeur van de Brandweer dan wel de griffier waar de medewerker werkzaam is; Eerste beoordelaar:de direct leidinggevende van de medewerker, dan wel de door het bevoegd gezag in diens plaats aangewezen functionaris; Tweede beoordelaar:de direct leidinggevende van de onder lid 3 bedoelde functionaris, dan wel de door het bevoegd gezag in diens plaats aangewezen functionaris; Derde beoordelaar:in voorkomende gevallen, de direct leidinggevende van de onder lid 4 bedoelde functionaris; Informatie van derden:feiten door een derde naar voren gebracht, die een bijdrage leveren aan de oordeelsvorming; Afsprakenkaart:het format waarop de afspraken staan aangegeven die tussen de eerste beoordelaar en de medewerker zijn gemaakt; Beoordeling:het oordeel en de daarmee verband houdende gegevens, zoals vermeld op de beoordelingsstaat; Beoordelingsstaat:de versie van de afsprakenkaart die het oordeel en de daarmee verband houdende gegevens bevat; Beoordelingstijdvak:het tijdvak vanaf de periodiekdatum van de medewerker tot een jaar daarna; P&O adviseur:de adviseur op het gebied van P&O; Functie:het geheel van werkzaamheden dat door de medewerker is te verrichten. Onder ‘werkzaamheden’ wordt verstaan: de in de functiebeschrijving genoemde resultaatgebieden en de individueel gemaakte afspraken zoals vastgelegd op de afsprakenkaart van de medewerker; Artikel 2 Grondslagen De beoordeling vindt plaats op de tussen de eerste beoordelaar en de medewerker overeengekomen afspraken zoals vermeld op de afsprakenkaart van de medewerker. Zij geschiedt met inachtneming van de door of namens het bevoegd gezag voor de functievervulling gestelde eisen. Eisen, waarvan de medewerker buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing. Artikel 3 Frequentie Over de medewerker wordt tenminste eenmaal per jaar, aan het einde van het beoordelingstijdvak, een beoordeling uitgebracht. Indien de periodiekdatum verstrijkt zonder dat er een beoordeling heeft plaatsgevonden, wordt – indien van toepassing – per die datum automatisch de jaarlijkse periodiek toegekend.Dit laat onverlet dat de beoordeling alsnog plaatsvindt. Na een indiensttreding of een plaatsing van de medewerker in een nieuwe functie wordt een beoordeling, als bedoeld in artikel 2, binnen negen maanden uitgebracht. Indien een medewerker is overgeplaatst of met een nieuwe functie is belast, vangt op het tijdstip daarvan een nieuw beoordelingstijdvak aan. Indien de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak korter dan 9 maanden of 9 maanden ziek is, worden de afspraken over de resterende periode beoordeeld.Periodieke salarisverhoging wordt afhankelijk van de beoordeling, al dan niet toegekend. Indien de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak langer dan 9 maanden ziek is geweest, vindt geen beoordeling plaats. De jaarlijkse periodieke salarisverhoging wordt - indien van toepassing - automatisch toegekend. Artikel 4 Beoordelaars Een beoordeling, als bedoeld in artikel 2, geschiedt door de eerste beoordelaar. Op verzoek van het bevoegd gezag, de eerste dan wel de tweede beoordelaar of de medewerker, vindt de beoordeling plaats in aanwezigheid van de P&O adviseur. In het belang van een zo juist mogelijke beoordeling kan op verzoek van de eerste dan wel de tweede beoordelaar of de medewerker informatie van derden bij de beoordeling betrokken worden. Welke informatie van derden betrokken is bij de beoordeling en van wie deze informatie komt, wordt vastgelegd in de beoordelingsstaat. Het bevoegd gezag kan in het belang van een zo juist mogelijke beoordeling naast de in het eerste lid bedoelde beoordelaar, andere functionarissen aan de beoordeling doen deelnemen. Artikel 5 Werkwijze De beoordeling wordt vóór vaststelling met de medewerker besproken. De medewerker krijgt – ter voorbereiding - minimaal drie dagen voor het beoordelingsgesprek een afschrift van de beoordeling overhandigd. Het beoordelingsgesprek wordt gevoerd door de eerste beoordelaar, eventueel in aanwezigheid van de P&O adviseur, dan wel van door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen. De eerste beoordelaar kan toestaan dat op verzoek van de medewerker een door de medewerker aangewezen derde bij het beoordelingsgesprek aanwezig is. Deze derde neemt geen deel aan de inhoudelijke bespreking. De medewerker wordt tijdens het beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld zijn mening omtrent de beoordeling te geven. Naar aanleiding van door de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek naar voren gebrachte argumenten kan wijziging van de beoordeling plaatsvinden door de eerste beoordelaar, indien aanwezig in overleg met door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen en de P&O adviseur. Indien de medewerker aan het eind van het gesprek aangeeft niet voor akkoord te kunnen tekenen, vindt binnen een termijn van twee weken een tweede gesprek plaats.Uiterlijk na dit gesprek vindt vaststelling van de beoordeling plaats. Artikel 6 Beoordelingsstaat Een beoordeling, als bedoeld in dit voorschrift, wordt vastgelegd op de beoordelingsstaat, waarvan het model door het college is vastgesteld. De in het beoordelingsgesprek besproken afsprakenkaart van de medewerker maakt onderdeel uit van de beoordelingsstaat. De beoordelingsstaat wordt ingevuld door de eerste beoordelaar. De beoordelingsstaat wordt voor akkoord ondertekend door de eerste beoordelaar en door op grond van artikel 4 lid 4 eventueel bij de beoordeling betrokken functionarissen; voor gezien door de P&O adviseur en voor gezien door de tweede en eventuele derde beoordelaar. De medewerker tekent voor akkoord dan wel voor gezien. In het laatste geval wordt op de beoordelingsstaat aangegeven waarom de medewerker niet voor akkoord heeft getekend. Artikel 7 Vaststelling beoordeling De beoordelingsstaat wordt voorzien van de noodzakelijke ondertekeningen doorgezonden aan het bevoegd gezag van het organisatieonderdeel, waarbij de medewerker werkzaam is. Het bevoegd gezag stelt de beoordeling vast na onderzoek of de bepalingen van dit voorschrift in acht zijn genomen en of de beoordeling juist en volledig is en strookt met de hem bekende feiten of omstandigheden. Het bevoegd gezag kan beoordelaars naar aanleiding van zijn bevindingen op grond van het tweede lid opdragen de beoordeling opnieuw te doen plaatsvinden. Het bevoegd gezag stelt de medewerker, de beoordelaars en de P&O adviseur van de vaststelling van de beoordeling schriftelijk in kennis. Indien beoordeelde zelf de directeur van een hoofdafdeling dan wel de directeur Brandweer is, dient voor ‘het bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en het derde lid van dit artikel, te worden gelezen ‘de algemeen directeur / gemeentesecretaris’. Indien de beoordeelde zelf de griffier van de griffie is, dient voor ‘het bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en derde lid van dit artikel, te worden gelezen ‘de raad’. Indien de beoordeelde zelf de algemeen directeur / gemeentesecretaris is, dient voor het ‘bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en derde lid van dit artikel te worden gelezen ‘de burgemeester’. Artikel 8 Bezwaren De medewerker is bevoegd binnen zes weken na de dag waarop hem de vaststelling van de beoordeling ter kennis is gebracht, zijn bezwaren schriftelijk kenbaar te maken aan het college. Het college stelt het bezwaarschrift ter advisering in handen van de bezwarencommissie Personele Aangelegenheden. Het college neemt bij de beslissing de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht in acht Artikel 9 Slotbepaling Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Procedureregeling Beoordelen’ en treedt in werking op 1 januari

1. Met de invoering van deze regeling vervalt de ‘Procedureregeling Beoordelen’ van 1 januari
2. Algemeen In het kader van OP KOERS (op kwaliteit, ontwikkeling en resultaat sturen) maken leidinggevende en medewerker afspraken over de resultaten die de medewerker in enig jaar moet gaan behalen, de inzet van competenties en over zijn of haar ontwikkeling. Daarvoor is de afsprakenkaart het format. De medewerker wordt ieder jaar beoordeeld. In het beoordelingsgesprek bespreken leidinggevende en medewerker de resultaten uit de afgelopen periode. Vooraf heeft de medewerker ter voorbereiding op het gesprek het concept van de beoordeling ontvangen. Tijdens het gesprek wisselen betrokkenen zienswijzen uit omtrent de beoordeling. De beoordelaar weegt de argumenten van de medewerker in relatie tot de beoordeling. Aanpassing van de beoordeling is in dit stadium mogelijk. Na afloop worden de conclusies definitief vastgelegd in de beoordelingsstaat. Betrokkenen ondertekenen de beoordelingsstaat.De beoordeling wordt vastgesteld door het bevoegd gezag. Artikel 1 Dit artikel bevat een omschrijving van de in het beoordelingsvoorschrift gehanteerde begrippen. Artikel 2 Dit artikel geeft aan wat de grondslag is voor de beoordeling. In het traject OP KOERS is voorzien dat leidinggevende en medewerker samen afspraken maken over de resultaten die de medewerker in enig jaar moet gaan behalen, de inzet van competenties en over zijn of haar ontwikkeling. Deze afspraken worden vastgelegd op de afsprakenkaart.De medewerker wordt beoordeeld op die gemaakte afspraken. Artikel 3 Dit artikel regelt de frequentie waarmee medewerkers worden beoordeeld.Medewerkers worden ieder jaar beoordeeld. Wanneer de in deze Procedureregeling gehanteerde termijnen worden overschreden en hierdoor de periodiekdatum verstrijkt zonder dat een beoordeling heeft plaatsgevonden, wordt - indien van toepassing - de jaarlijkse periodieke salarisverhoging binnen de op de medewerker van toepassing zijnde schaal, automatisch toegekend.Wanneer achteraf blijkt dat de vastgestelde beoordeling deze beloning niet rechtvaardigde, blijft in dit geval de toegekende periodiek gehandhaafd.Langdurige ziekte van de eerste beoordelaar of een vacante functie kan geen reden zijn deze periodiek niet toe te kennen. In dat geval wordt de medewerker beoordeeld door de tweede (of in voorkomende gevallen de derde) beoordelaar. Artikel 4 Dit artikel regelt welke functionarissen bij de beoordeling zijn betrokken. Behalve de medewerker en zijn direct leidinggevende (de eerste beoordelaar) kan op verzoek van elk van hen de P&O adviseur aanwezig zijn. Ook op verzoek van het bevoegd gezag of de tweede beoordelaar kan dat.In relatie tot de span of control van de leidinggevende kan deze, maar ook de medewerker informatie van derden betrekken bij de beoordeling. Deze informatie is bedoeld om de beoordeling verder te objectiveren. In de beoordelingsstaat wordt onder “personen die bij de beoordeling waren betrokken” aangegeven wie zijn geraadpleegd en onder “beoordeling” in de toelichting welke informatie het betreft.Tenslotte heeft het bevoegd gezag de bevoegdheid om in voorkomende gevallen andere functionarissen aan de beoordeling te laten deelnemen. Een dergelijk besluit moet in het belang zijn van een zo juist mogelijke beoordeling.In voorkomende gevallen kan een interim-manager, mits deze voldoende geïnformeerd is, als eerste beoordelaar beoordelingsgesprekken voeren. Uiteraard blijft de tweede beoordelaar (en in voorkomende gevallen de derde beoordelaar) op de voorgeschreven wijze betrokken bij de vaststelling van de beoordeling. Indien de tweede beoordelaar van mening is dat de interim-manager over onvoldoende informatie beschikt om de beoordeling te kunnen opmaken, wordt het beoordelingsgesprek door de tweede beoordelaar gevoerd. De betrokken medewerker wordt hierover vooraf ingelicht. Artikel 5 In het beoordelingsgesprek bespreken leidinggevende en medewerker de resultaten uit de afgelopen periode. Vooraf heeft de medewerker ter voorbereiding op het gesprek het concept van de beoordeling ontvangen. Tijdens het gesprek wisselen betrokkenen zienswijzen uit omtrent de beoordeling. De beoordelaar weegt de argumenten van de medewerker in relatie tot de beoordeling. Aanpassing van de beoordeling is in dit stadium mogelijk. Na afloop worden de conclusies vastgelegd in de beoordelingsstaat. Behoudens vaststelling door het bevoegd gezag is hiermee de beoordeling definitief. Artikel 6 De beoordelingsstaat wordt na het beoordelingsgesprek definitief ingevuld en de betrokken functionarissen ondertekenen deze. Ook de tweede en eventuele de derde beoordelaar tekent de staat voor gezien vanuit zijn of haar managementverantwoordelijkheid voor personele aangelegenheden.Tekent de medewerker voor gezien, dan moet op de beoordelingsstaat worden aangegeven waarom betrokkene van mening is dat hij of zij niet voor akkoord kan tekenen. Artikel 7 De ondertekende beoordelingsstaat gaat naar het bevoegd gezag ter vaststelling. Het is de taak van het bevoegd gezag zich ervan te vergewissen dat de bepalingen van de procedureregeling Beoordelen correct zijn toegepast. Zeker in het geval dat de medewerker voor gezien heeft getekend en heeft aangegeven het niet met (een deel van) de beoordeling eens te zijn, is dit gelet op eventueel bezwaar wenselijk.Na ondertekening door het bevoegd gezag stelt deze betrokkenen van dit feit formeel op de hoogte. De vaststelling van de beoordeling door het bevoegd gezag is een formeel moment in het proces van beoordeling en levert de medewerker tevens een grondslag op voor eventueel bezwaar. Om vast te stellen wie als bevoegd gezag moet worden aangemerkt, is artikel 1 lid 2 leidend. Dit betekent dus bijvoorbeeld wanneer een afdelingshoofd wordt beoordeeld, dient de vaststelling van de beoordeling te gebeuren door het in dit geval bevoegde gezag. Dit is in dit geval de algemeen directeur / gemeentesecretaris. Artikel 8 Dit artikel regelt de bezwarenprocedure. In de praktijk behandelt het stafbureau P&O namens het college de bezwaren. Bezwaren worden in de regel voor advies doorgezonden naar de bezwarencommissie Personele Aangelegenheden. Artikel 9 Dit artikel geeft de benaming aan van de regeling en de datum waarop de regeling in werking is getreden.