Procedureregeling Beoordelen (Zoetermeer)

Procedureregeling BeoordelenProcedureregeling Beoordelen Artikel 1 Begripsbepalingen Medewerker:de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO. Bevoegd gezag:de burgemeester, de raad, de algemeen directeur / gemeentesecretaris, de directeur van een hoofdafdeling, het hoofd van de concernstaf en de griffier of het hoofd van de afdeling waar de medewerker werkzaam is. Leidinggevende:diegene die uit hoofde van zijn generieke functiebeschrijving, vallend onder de functiefamilie Leiding, vanuit een hiërarchische positie volledig en / of partieel leiding geeft. Eerste beoordelaar:de direct leidinggevende van de medewerker, dan wel de door het bevoegd gezag in diens plaats aangewezen functionaris. Tweede beoordelaar:de direct leidinggevende van de onder lid 34 bedoelde functionaris, dan wel de door het bevoegd gezag in diens plaats aangewezen functionaris. Informatie van derden:feiten door een derde naar voren gebracht, die een bijdrage leveren aan de oordeelsvorming. Afsprakenkaart:het format waarop de afspraken staan aangegeven die tussen de eerste beoordelaar en de medewerker zijn gemaakt. Beoordeling:de versie van de afsprakenkaart die het oordeel en de daarmee verband houdende gegevens bevat. Beoordelingstijdvak:het tijdvak vanaf de periodiekdatum van de medewerker tot een jaar daarna. P&O adviseur:de adviseur op het gebied van P&O. Functie:het geheel van werkzaamheden dat door de medewerker is te verrichten. Onder ‘werkzaamheden’ wordt verstaan: de in de functiebeschrijving genoemde resultaatgebieden en de individueel gemaakte afspraken zoals vastgelegd op de afsprakenkaart van de medewerker. Artikel 2 Grondslagen De beoordeling vindt plaats op de tussen de eerste beoordelaar en de medewerker overeengekomen afspraken zoals vermeld op de afsprakenkaart van de medewerker. Zij geschiedt met inachtneming van de door of namens het Concern Management Team voor de functievervulling gestelde eisen. Eisen, waarvan de medewerker buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing. De beoordeling wordt vastgesteld door het hoofd van de afdeling waar de betreffende medewerker werkzaam is. Is het afdelingshoofd eveneens de eerste beoordelaar, dan wordt de beoordeling in hiërarchische lijn door het naast hogere bevoegd gezag vastgesteld. Artikel 3 Frequentie Over de medewerker wordt tenminste eenmaal per jaar, aan het einde van het beoordelingstijdvak, een beoordeling uitgebracht. Indien de periodiekdatum verstrijkt zonder dat er een beoordeling heeft plaatsgevonden, wordt – indien van toepassing – per die datum automatisch de jaarlijkse periodiek toegekend.Dit laat onverlet dat de beoordeling alsnog plaatsvindt. Na een indiensttreding of een plaatsing van de medewerker in een nieuwe functie wordt een beoordeling, als bedoeld in artikel 2, binnen negen maanden uitgebracht. Indien een medewerker is overgeplaatst of met een nieuwe functie is belast, vangt op het tijdstip daarvan een nieuw beoordelingstijdvak aan. Indien de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak korter dan 9 maanden of 9 maanden ziek is, worden de afspraken over de resterende periode beoordeeld. Periodieke salarisverhoging wordt afhankelijk van de beoordeling, al dan niet toegekend. Indien de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak langer dan 9 maanden ziek is geweest, vindt geen beoordeling plaats. De jaarlijkse periodieke salarisverhoging wordt - indien van toepassing - automatisch toegekend. Artikel 4 Beoordelaars Een beoordeling, als bedoeld in artikel 2, geschiedt door de eerste beoordelaar. Op verzoek van het bevoegd gezag, de eerste dan wel de tweede beoordelaar of de medewerker, vindt de beoordeling plaats in aanwezigheid van de P&O adviseur. In het belang van een zo juist mogelijke beoordeling kan op verzoek van de eerste dan wel de tweede beoordelaar of de medewerker informatie van derden bij de beoordeling betrokken worden. Welke informatie van derden betrokken is bij de beoordeling en van wie deze informatie komt, wordt in de beoordeling vastgelegd. Het bevoegd gezag kan in het belang van een zo juist mogelijke beoordeling naast de in het eerste lid bedoelde beoordelaar, andere functionarissen aan de beoordeling doen deelnemen. Artikel 5 Werkwijze De beoordeling wordt vóór vaststelling met de medewerker besproken. De beoordeling wordt minimaal drie dagen voor het beoordelingsgesprek via Mijn PROFIT digitaal aan de medewerker aangeboden. Het beoordelingsgesprek wordt gevoerd door de eerste beoordelaar, eventueel in aanwezigheid van de P&O adviseur, dan wel van door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen. De eerste beoordelaar kan toestaan dat op verzoek van de medewerker een door de medewerker aangewezen derde bij het beoordelingsgesprek aanwezig is. Deze derde neemt geen deel aan de inhoudelijke bespreking. De medewerker wordt tijdens het beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld zijn mening omtrent de beoordeling te geven. Naar aanleiding van door de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek naar voren gebrachte argumenten kan wijziging van de beoordeling plaatsvinden door de eerste beoordelaar, indien aanwezig in overleg met door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen en de P&O adviseur. Indien de medewerker aan het eind van het gesprek aangeeft de beoordeling vanwege de inhoud niet via Mijn PROFIT te kunnen accorderen,vindt binnen een termijn van twee weken een tweede gesprek plaats. Uiterlijk na dit gesprek stelt het bevoegd gezag de beoordeling digitaal vast. Artikel 6 Beoordeling Een beoordeling, als bedoeld in dit voorschrift, wordt digitaal vastgelegd in de versie van de afsprakenkaart die het oordeel en de daarmee verband houdende gegevens bevat. Een beoordeling wordt opgesteld door de eerste beoordelaar en via Mijn PROFIT tijdig digitaal aangeboden aan de medewerker. De beoordeling wordt door de eerste beoordelaar en de door op grond van artikel 4 lid 4 eventueel bij de beoordeling betrokken functionarissen, via PROFIT Web op de voor betrokkene aangewezen wijze,digitaal geaccordeerd. Via Mijn PROFIT accordeert de medewerker de beoordeling. Artikel 7 Vaststelling beoordeling De beoordeling wordt door het bevoegd gezag via PROFIT Web, vastgesteld. Het bevoegd gezag kan beoordelaars opdragen de beoordeling opnieuw te doen plaatsvinden. Het bevoegd gezag stelt de medewerker schriftelijk in kennis van de beoordeling. Indien beoordeelde zelf het hoofd van de afdeling is, dient voor het ‘bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en het derde lid van dit artikel te worden gelezen ‘de directeur van de hoofdafdeling, het hoofd van de concernstaf, of de griffier, al naar gelang waar de medewerker werkzaam is. Indien beoordeelde zelf de directeur van een hoofdafdeling is, dient voor ‘het bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en het derde lid van dit artikel, te worden gelezen ‘de algemeen directeur / gemeentesecretaris’. Indien de beoordeelde zelf de griffier van de griffie is, dient voor ‘het bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en derde lid van dit artikel, te worden gelezen ‘de raad’. Indien de beoordeelde zelf de algemeen directeur / gemeentesecretaris is, dient voor het ‘bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en derde lid van dit artikel te worden gelezen ‘de burgemeester’. Artikel 8 Slotbepaling Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Procedureregeling Beoordelen’ en treedt in werking op 1 oktober

1. Met de invoering van deze regeling vervalt de ‘Procedureregeling Beoordelen’ van 1 januari
2. Algemeen In het kader van OP KOERS (op kwaliteit, ontwikkeling en resultaat sturen) maken leidinggevende en medewerker afspraken over de resultaten die de medewerker moet gaan behalen, de inzet van competenties en over zijn of haar ontwikkeling. Daarvoor is de afsprakenkaart het format. De medewerker wordt ieder jaar beoordeeld. In het beoordelingsgesprek bespreken leidinggevende en medewerker de resultaten uit de afgelopen periode. Vooraf krijgt de medewerker ter voorbereiding op het gesprek inzage in het concept van de beoordeling. Tijdens het gesprek wisselen betrokkenen zienswijzen uit omtrent de beoordeling. De beoordelaar weegt de argumenten van de medewerker in relatie tot de beoordeling. Aanpassing van de beoordeling is in dit stadium mogelijk. Na afloop legt de leidinggevende de conclusies definitief vast in de beoordeling. De beoordeling wordt vastgesteld door het bevoegd gezag. Artikel 1 Dit artikel bevat een omschrijving van de in het beoordelingsvoorschrift gehanteerde begrippen. Artikel 2 Dit artikel geeft aan wat de grondslag is voor de beoordeling. In het traject OP KOERS is voorzien dat leidinggevende en medewerker samen afspraken maken over de resultaten die de medewerker moet gaan behalen, de inzet van competenties en over zijn of haar ontwikkeling. Deze afspraken worden vastgelegd op de afsprakenkaart. De medewerker wordt beoordeeld op die gemaakte afspraken. Artikel 3 Dit artikel regelt de frequentie waarmee medewerkers worden beoordeeld. Medewerkers worden ieder jaar beoordeeld.Wanneer de in deze Procedureregeling gehanteerde termijnen worden overschreden en hierdoor de periodiekdatum verstrijkt zonder dat een beoordeling heeft plaatsgevonden, wordt - indien van toepassing - de jaarlijkse periodieke salarisverhoging binnen de op de medewerker van toepassing zijnde schaal, automatisch toegekend.Wanneer achteraf blijkt dat de vastgestelde beoordeling deze beloning niet rechtvaardigde, blijft in dit geval de toegekende periodiek gehandhaafd.Langdurige ziekte van de eerste beoordelaar of een vacante functie is geen reden deze periodiek niet toe te kennen. In dat geval wordt de medewerker beoordeeld door de tweede beoordelaar. Artikel 4 Dit artikel regelt welke functionarissen bij de beoordeling zijn betrokken. Behalve de medewerker en zijn direct leidinggevende (de eerste beoordelaar) kan op verzoek van elk van hen de P&O adviseur aanwezig zijn. Ook op verzoek van het bevoegd gezag of de tweede beoordelaar kan dat. In relatie tot de span of control van de leidinggevende kan deze, maar ook de medewerker informatie van derden betrekken bij de beoordeling. Deze informatie is bedoeld om de beoordeling verder te objectiveren. In de beoordeling wordt onder “personen die bij de beoordeling waren betrokken” aangegeven wie zijn geraadpleegd. Tenslotte heeft het bevoegd gezag de bevoegdheid om in voorkomende gevallen andere functionarissen aan de beoordeling te laten deelnemen. Een dergelijk besluit moet in het belang zijn van een zo juist mogelijke beoordeling. In voorkomende gevallen kan een interim-manager, mits deze voldoende geïnformeerd is, als eerste beoordelaar beoordelingsgesprekken voeren. Uiteraard blijft de tweede beoordelaar op de voorgeschreven wijze betrokken bij de vaststelling van de beoordeling. Indien de tweede beoordelaar van mening is dat de interim-manager over onvoldoende informatie beschikt om de beoordeling te kunnen opmaken, wordt het beoordelingsgesprek door de tweede beoordelaar gevoerd. De betrokken medewerker wordt hierover vooraf ingelicht. Artikel 5 In het beoordelingsgesprek bespreken leidinggevende en medewerker de resultaten uit de afgelopen periode. Vooraf krijgt de medewerker ter voorbereiding op het gesprek inzage in de beoordeling. Tijdens het gesprek wisselen betrokkenen zienswijzen uit omtrent de beoordeling. De beoordelaar weegt de argumenten van de medewerker in relatie tot de beoordeling. Aanpassing van de beoordeling is in dit stadium mogelijk. Na afloop worden de conclusies vastgelegd in de beoordeling. Behoudens vaststelling door het bevoegd gezag is hiermee de beoordeling definitief. Artikel 6 De beoordeling wordt na het beoordelingsgesprek definitief ingevuld en de betrokken functionarissen accorderen deze. Ook de tweede beoordelaar accordeert op de voor hem aangewezen wijze de beoordeling.Tekent de medewerker voor gezien, dan moet op de beoordeling worden aangegeven waarom betrokkene de beoordeling niet kan accorderen. Artikel 7 De geaccordeerde beoordeling wordt door het hoofd van de betreffende afdeling vastgesteld. Het is de taak van het bevoegd gezag zich ervan te vergewissen dat de bepalingen van de procedureregeling Beoordelen correct zijn toegepast. Zeker in het geval dat de medewerker voor gezien heeft getekend en heeft aangegeven het niet met (een deel van) de beoordeling eens te zijn, is dit gelet op eventueel bezwaar wenselijk.Na ondertekening door het bevoegd gezag stelt deze betrokkenen van dit feit formeel op de hoogte. De vaststelling van de beoordeling door het bevoegd gezag is een formeel moment in het proces van beoordeling en levert de medewerker tevens een grondslag op voor eventueel bezwaar.Om vast te stellen wie als bevoegd gezag moet worden aangemerkt, is artikel 1 lid 2 leidend. Dit betekent bijvoorbeeld dat, wanneer het afdelingshoofd eerste beoordelaar is, de vaststelling van de beoordeling dient te gebeuren door het in dat geval bevoegde gezag, zijnde de betreffende directeur of een daarmee gelijkgestelde. Wordt het afdelingshoofd zelf beoordeeld, dan is het bevoegd gezag de algemeen directeur. Artikel 8 Dit artikel geeft de benaming aan van de regeling en de datum waarop de regeling in werking is getreden.