Archiefverordening 2011 (Bodegraven-Reeuwijk)

Archiefverordening 2011De raad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, b e s l u i t: vast te stellen de volgende verordening: Archiefverordening 2011 HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: De wet: de Archiefwet 1995; archiefbeschweiden: de in artikel 1, sub c, van de wet bedoelde bescheiden; Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de Wet, voor zover behorende tot de gemeente; Regionaal Historisch Centrum: het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard te Woerden; de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de streekarchivaris: de streekarchivaris, hoofd van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard; de beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de nog niet formeel naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden van de gemeentelijke organen; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, waarmee archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard in het Stadhuis van Woerden, De Bleek 2 te Woerden. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen, dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten, die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Ondertekening Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaats Artikel9 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de streekarchivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel10 De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden op te nemen, afkomstig van particuliere instellingen of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel11 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de streekarchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel12 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden, die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de streekarchivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de in de legesverordening voor het regionaal historisch centrum vermelde tarieven en voorwaarden. HoofdstukVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het toezicht. Artikel13 De streekarchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel14 De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2, van de wet opgedragen toezicht zich, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, te doen vervangen door aan hem ondergeschikte medewerkers, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel15 De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene, die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de documenten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin documenten zijn opgenomen. Artikel16 De archivaris en degenen, die hem in de uitvoering van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de documenten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel17 De streekarchivaris doet van zijn bevinden bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 Het hoofd van de beheerseenheid doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot: bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem. Artikel19 De gemeentesecretaris doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon, voor zover dit consequenties heeft ten aanzien van het archief. Artikel20 De streekarchivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening HoofdstukVISlotbepalingen Artikel21 De Archiefverordening van Bodegraven, vastgesteld op 22 januari 1998 wordt ingetrokken.De Archiefverordening van Reeuwijk, vastgesteld op 31 oktober 1996 wordt ingetrokken. Artikel22 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011. Artikel23 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Bodegraven-Reeuwijk. Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van gemeente Bodegraven-Reeuwijk,gehouden op 3 januari 2011. De griffier,drs. J.H. RijsDe voorzitter,drs. J.P.J. Lokker