Instructie griffier van de gemeente Slochteren (Slochteren)

Instructie griffier van de gemeente SlochterenDe raad van de gemeente van de gemeente Slochteren; gelezen het voorstel van 5 december 2003; gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; b e s l u i t vast te stellen INSTRUCTIE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE SLOCHTEREN Artikel1 Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Artikel2 Agendering De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de agenda van de raadsvergaderingen. Artikel3 Bijstand raadsvoorzitter De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. Artikel4 Vergaderingen van de raad De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier draagt zorg voor de verzending van de agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel5 Ondersteuning seniorenconvent De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt. Artikel6 Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Artikel8 Verhindering en vervanging Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door een door de raad daartoe aangewezen ambtenaar, te weten de loco-griffier. Artikel9 Slotbepaling In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 december 2003. De raad voornoemd: , voorzitter. , loco-griffier. Toelichting op de model-instructie voor de griffier Artikel 1 De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de secretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Artikel 2 De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het seniorenconvent (zie toelichting artikel 5). De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Artikel 5 Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het seniorenconvent wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In het convent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Artikel 6 Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffier verschaft zal worden. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikelen 9 en 10 Deze artikelen behoeven geen toelichting.