Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoongegevens Gemeente Roosendaal Burgemeester en wethouders van de gemeente , Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Besluiten vast te stellen: de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Besluit d.d.: 23 april 2002 Eerste herziening d.d. : 19 april 2005 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; GBA-systeem: de toepassingsprogrammatuur waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd; Berichtenverkeer: berichten, die worden verzonden en ontvangen via het landelijke GBA netwerk; Foutberichtenverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten; Autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden. Artikel 2
- Het hoofd van de afdeling Burgerzaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder, privacybeheerder en beveiligingsbeheerder.
- Deze beheerstaken kunnen geheel of gedeeltelijk worden doorgemandateerd aan één of meer aan het hoofd van de afdeling Burgerzaken ondergeschikte ambtenaren. Artikel 3
- De systeembeheerder van het team ICT van de afdeling Facilitaire Zaken is belast met het systeembeheer en het technisch applicatiebeheer.
- De seniormedewerker van de afdeling Burgerzaken is belast met het functioneel applicatiebeheer en het gegevensbeheer.
- De medewerker Dienstverlening is belast met de gegevensverwerking. Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer Artikel 4 Verantwoordelijkheid De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor: jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten; een jaarverslag waarin mededeling wordt gedaan van de uitvoering van de beheersactiviteiten; uitvoering en verantwoording van de driejaarlijkse ‘periodieke audit GBA’; de opstelling en naleving van administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien; de opstelling en naleving van een meldingsprocedure met betrekking tot inbreuken op de informatiebeveiliging; advisering aan het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens inzake de kwaliteit van de gegevens en de persoonsinformatievoorziening. Artikel 5 Bevoegdheid De informatiebeheerder beslist over en geeft opdracht tot de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-systeem. Artikel 6 Toezicht De informatiebeheerder ziet toe op: een juiste naleving van de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; een juiste naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen; een goede communicatie tussen de in artikel 3 genoemde functionarissen. Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer Artikel 7 Verantwoordelijkheid De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; het documentatiebeheer van de Wet en overige relevante regelgeving. Artikel 8 Bevoegdheid De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 7 toegewezen verantwoordelijkheden de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hoofdstuk 4 Het systeembeheer Artikel 9 Verantwoordelijkheid De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop het GBA-systeem is geïnstalleerd. Artikel 10 De systeembeheerder draagt zorg voor: de fysieke beveiliging van het GBA-systeem; de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het GBA-systeem; de beschikbaarheid van het GBA-systeem conform de daarover gemaakte afspraken; het treffen van een uitwijkvoorziening en het jaarlijks testen daarvan; een dagelijkse back-up van het GBA-systeem en een juiste bewaring daarvan; het transport, de veilige opslag en de deugdelijke vernietiging van verwijderbare gegevensdragers; de logging in het GBA-systeem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het GBA-systeem. Artikel 11 Bevoegdheid De systeembeheerder is bevoegd: in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het GBA-systeem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; aanwijzingen te geven aan de informatiebeheerder over: het beheer van het GBA-systeem; het beheer van de GBA-bestanden; het treffen van beveiligingsmaatregelen. Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer Artikel 12 In de taken en bevoegdheden inzake het applicatiebeheer wordt een onderscheid gemaakt in het technisch applicatiebeheer en het functioneel applicatiebeheer. Artikel 13 Verantwoordelijkheid De technisch applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor: de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking, die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA; het signaleren, registreren en oplossen van storingen in het GBA-systeem; het aanmaken van een gebruikersprofiel in de AS 400 en het aanmaken van een user-account in de Globit-omgeving ten behoeve van de toegang tot het GBA-systeem; het documentatiebeheer van het GBA-systeem. Artikel 14 De functioneel applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor: de ondersteuning van gegevensverwerkers bij het gebruik van het GBA-systeem; het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; het tijdig opschonen van gegevensbestanden; de planning van en het geven van opdracht tot periodieke gegevensverstrekking op basis van autorisatiebesluiten van de Minister van Binnenlandse Zaken en de Verordening GBA; het treffen van maatregelen bij verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen; het toekennen van autorisatieniveau’s aan gegevensverwerkers conform de opgestelde instructie; de logging van: medewerkers die gegevens raadplegen; medewerkers die gegevens muteren; melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder; het testen en evalueren van nieuwe systeemversies en/of nieuwe apparatuur; de voorlichting aan gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van nieuwe systeemversies; de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend; de afhandeling van verzoeken om managementgegevens. Hoofdstuk 6 Het privacybeheer Artikel 15 Verantwoordelijkheid De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: de toetsing van verzoeken om gegevensverstrekking aan de Wet en de Verordening GBA en de afhandeling van die verzoeken; de toetsing van verzoeken om directe toegang tot het GBA-systeem aan de Wet en de Verordening GBA en de afhandeling van die verzoeken; het dagelijks toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet, de Verordening GBA en de Wet bescherming persoonsgegevens; bekendmaking naar de burger van de mogelijkheden tot geheimhouding, inzage, correctie en wijziging van persoonsgegevens; een juiste afhandeling van verzoeken om geheimhouding, inzage, correctie en wijziging van persoonsgegevens; advisering aan het college van burgemeester en wethouders in zaken, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel 16 Bevoegdheid De privacybeheerder is bevoegd alle gebruikers van het GBA-systeem aanwijzingen te geven inzake het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens afkomstig uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking Artikel 17 Verantwoordelijkheid De gegevensverwerker draagt zorg voor: het verwerken van persoonsgegevens conform de Wet, het Logisch Ontwerp en de Handleiding Uitvoeringsprocedures; het verzamelen en archiveren van de voor verwerking gebruikte brondocumenten; de afhandeling van het berichtenverkeer met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking; de afhandeling van het foutberichtenverslag; de controle van de in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangebrachte actualiseringen; de toezending van persoonslijsten bij een eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en bij een vervolginschrijving uit het buitenland; de toezending van informatie over de hoofdlijnen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens conform de wettelijke bepalingen; de kennisgeving aan de geregistreerde van wijzigingen van zijn persoonsgegevens conform de wettelijke bepalingen; de afhandeling van verzoekschriften en aangiften conform de wettelijke bepalingen voor zover daarin door deze regeling niet op andere wijze in is voorzien. Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer Artikel 18 Verantwoordelijkheid De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor: het opstellen van de veiligheidsvoorschriften voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de naleving van de veiligheidsvoorschriften voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de advisering aan het college van burgemeester en wethouders inzake beveiligingsaspecten, die voortvloeien uit wettelijke regelgeving. Artikel 19 Bevoegdheid De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van de afdeling Burgerzaken aanwijzingen te geven ten aanzien van de naleving van de veiligheidsvoorschriften. Hoofdstuk 9 Slotbepalingen Artikel 20 Deze beheerregeling wordt aangehaald als : Beheerregeling GBA. Artikel 21 Deze beheerregeling treedt in werking op 1 mei 2002 en werkt terug tot 1 september 2001 Burgemeester en wethouders van , De secretaris, De burgemeester,