Instructie voor de Griffier (Bodegraven-Reeuwijk)

Instructie voor de GriffierDe raad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, B e s l u i t: vast te stellen de volgende verordening: Instructie voor de Griffier Artikel1Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Artikel2Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van hun vergaderingen. Artikel3Bijstand raadsvoorzitter 1.De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2.De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel4Vergaderingen van de raad en raadscommissies 1.De griffier of een vertegenwoordiger van de griffie is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen 2.De griffier of een vertegenwoordiger van de griffie is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 3.De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel5Ondersteuning Presidium en Agendacommissie 1.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging hiervan. 2.Indien het presidium/de agendacommissie aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat dit gegeven wordt. Artikel6Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel7ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Artikel8Organisatie griffie 1.De griffier geeft leiding aan de griffie. 2.De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3.De griffie bestaat uit de griffier, plaatsvervangend(e) griffier(s), commissiegriffier(s), griffiemedewerkers en toegevoegde ambtelijke ondersteuning. 4.De griffier beheert het budget voor de griffie. 5.De griffier houdt zich bij het aangaan van verplichtingen ten laste van de in de gemeentebegroting voorkomende budgetten ten behoeve van de 'huishouding' van de gemeenteraad, voor zover hij daartoe van het college van burgemeester en wethouders volmacht heeft ontvangen, aan de regels zoals die door het college van burgemeester en wethouders voor de B&W organisatie zijn gesteld in ondermeer de Bevoegdhedenregeling 2011, de Regeling budgetbeheer 2011 en het Inkoop- en aanbestedingsbesluit

1. Artikel9verhindering en vervanging 1.Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2.De gemeenteraad kan een plaatsvervangend griffier aanwijzen, die de griffier bij diens afwezigheid vervangt. Artikel10Slotbepaling In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. Deze instructie treedt in werking met ingang van 01-01-
2. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, gehouden op 3 januari
3. De griffier, De voorzitter, drs. J.H. Rijs drs. J.P.J. Lokker Toelichting bij de instructie Artikel 1De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Artikel 2De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium/de agendacommissie. De agenda’s van de andere raadscommissies worden vastgesteld door de raadscommissies. De griffier en/of de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. Artikel 3 en 4De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Het is mogelijk dat tijdens commissievergaderingen een commissiegriffier aanwezig is en niet de griffier. Artikel 5Voor het presidium/ de agendacommissie als belangrijk instituut van de raad gelden dezelfde bepalingen als voor de raad in het algemeen. De griffier ondersteunt het presidium/de agendacommissie en is aanwezig bij vergaderingen. Optie 1: Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en alle fractievoorzitters.Optie 2: De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de voorzitter van de raad.Artikel 6Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 7De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt, zoals neergelegd in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak om de ondersteuning goed te laten verlopen, kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de ondersteuning wordt verleend. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikel 8Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 9Bij verhindering van meer dan 14 dagen dient de griffier dit door te geven aan de raad. De griffier kan dan worden waargenomen door een plaatsvervangende griffier. Zie voor de plaatsvervangende griffier ook artikel 3 reglement van orde van de gemeenteraad. Artikel 10Dit artikel behoeft geen toelichting