Instructie griffier (Ameland)

Instructie griffierDe raad van de gemeente Ameland - gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 14 december 2010; - gelet op artikel 107a, lid 2 Gemeentewet; besluit: vast te stellen de instructies voor de griffier:

1. Begripsbepalingen
2. Instructie voor de griffier
3. Slotbepalingen Artikel1:1Begripsbepalingen griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;griffie: de organisatie valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewetingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie® is gedelegeerd;agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies);termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van(meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad. Artikel2:1Taak en bevoegdheden 1De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad inge-stelde commissies, werkgroepen en overige organen en draag zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan; 2De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van proce-dures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad. Artikel2:2Leidinggeven en management 1De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan mede-werkers van de griffie. 2De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie dieverantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoekenom ambtelijke bijstand. 3De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die tenbehoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. 4De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van deGriffie. 5De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrij-dingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. Artikel2:3Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling vande werkgeversrol door de raad. 2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris. 3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. 4De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening. 5De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties. Artikel2.4Agendering 1De griffier ondersteunt de agendacommissie c.q. het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en de raadscommissies). 2De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda van de raad. 3De griffier adviseert de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agenderingin de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. Artikel2.5Bestuurlijke besluitvorming 1De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenfactoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aaneen uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en deburgemeester. 5De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties,Amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. Artikel2.6Onderzoek 1De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, diedoor de raad is ingesteld op grond van artikel 81a van de Gemeentewet of die via VAST wordt ingesteld 2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 3De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste Onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet. Artikel2.7Communicatie en voorlichting 1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebe-beleid van de raad. 2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluitenen de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 3De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. 4De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting in inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van Algemene wet bestuursrecht. Artikel2.8Verhindering en vervanging 1Indien de griffier meer dan 21 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvantijdig mededeling aan de werkgeverscommissie. 2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raadaangewezen plaatsvervanger. Artikel3.1 In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Artikel3.2 Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Ameland 2011' Artikel3.3 Deze instructie treedt in werking acht dagen na bekendmaking. Op hetzelfde moment vervalt de instructie voor de griffier van de gemeente Ameland, vastgesteld op 24 februari
4. Ballum, 31 januari 2011 Albert de Hoop, voorzitterJacqueline Metz, griffier